Rollierende Reserven sind ein finanzieller Puffer zwischen Zahlungsabwicklern und Unternehmen. Zahlungsabwickler behalten einen bestimmten Prozentsatz jeder Transaktion ein, die ein Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums abwickelt. Sie behalten diesen Betrag als Schutz vor potenziellen Risiken wie Rückbuchungen, Betrug und anderen finanziellen Verbindlichkeiten. Die Vertragsbedingungen und das wahrgenommene Risikoniveau eines Unternehmens bestimmen, welcher Prozentsatz reserviert wird und wie lange.

Nach Ablauf des Rückstellungszeitraums erhält das Unternehmen die zurückgestellten Gelder. Dies geschieht in der Regel auf einer rollierenden Basis. Wenn der Rückstellungszeitraum beispielsweise sechs Monate beträgt, erhält das Unternehmen die Gelder von Januar im Juli, die Gelder vom Februar im August usw. Daher sollte ein Unternehmen über einen konstanten finanziellen Puffer aus den letzten Transaktionen verfügen, um potenzielle Probleme abzudecken, die auftreten könnten.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie rollierende Reserven funktionieren, für welche Unternehmenstypen sie sich am besten eignen, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen und vieles mehr.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bewirken rollierende Reserven?
  
• Wie funktionieren rollierende Reserven?
  
• Feste (statische) und rollierende Reserven
  
• Für welche Arten von Unternehmen eignen sich rollierende Reserven am besten?
  
• Vor- und Nachteile rollierender Reserven
  
• Wie lange sollten Sie rollierende Reserven zurückstellen?
  
• Arten von zurückgestellten Geldern: Gedeckelte und Vorabrückstellungen
  
• Beendigung einer rollierenden Reserve
  

Was bewirken rollierende Reserven?

Rollierende Reserven dienen als Sicherheitsnetz bei der Zahlungsabwicklung. Zahlungsabwickler erheben sie für die abgewickelten Transaktionen eines Unternehmens, nicht als Strafe, sondern als Vorsichtsmaßnahme. Dieser proaktive Schritt schafft einen Puffer, um unerwartete Probleme wie Rückbuchungen und Betrug zu bewältigen. Für Unternehmen können rollierende Reserven den Cashflow vorübergehend einschränken und sich darauf auswirken, wie sie mit der Finanzplanung und Umsatzprognose umgehen. Für Zahlungsabwickler erfüllen sie die folgenden Zwecke:

• Rückbuchungsschutz: Im Jahr 2023 fochten Amerikaner über 65 Milliarden USD an Kreditkartengebühren an. Rollierende Reserven helfen Unternehmen und Zahlungsabwicklern, die Kosten von Anfechtungen, wie Rückbuchungen und Rückerstattungen, zu decken. Dies sorgt für finanzielle Stabilität beim Zahlungsabwickler.

• Betrugsprävention: Rollierende Reserven halten Unternehmen von risikoreichen Aktivitäten ab, indem sie einen Teil der Gelder zurückhalten, um potenzielle Verluste zu decken.

• Onboarding von Unternehmen mit hohem Risiko oder neuen Unternehmen: Bei Unternehmen, die aufgrund ihrer Branche, ihres Produkts oder ihrer geringen bisherigen Transaktionen als risikoreich eingestuft werden, kann es sein, dass Zahlungsabwickler einer Zusammenarbeit nur zustimmen, wenn sie rollierende Reserven verwenden.

Wie funktionieren rollierende Reserven?

So halten Zahlungsabwickler Gelder von rollierenden Reserven ein und geben sie frei:

• Konditionen festlegen: Wenn ein Unternehmen die Zahlungsabwicklung mit einem Dienstleister implementiert, vereinbaren beide Parteien Konditionen basierend auf dem Typ, der Größe, der Branche und den Risikofaktoren des Unternehmens. Diese Konditionen umfassen den Prozentsatz jeder Transaktion, der zurückgestellt wird, sowie die Dauer, für die diese Gelder vor der Freigabe zurückgehalten werden.

• Gelder einbehalten: Der Zahlungsabwickler stellt einen bestimmten Prozentsatz der täglichen Transaktionen des Unternehmens zurück.

• Gelder halten: Der Zahlungsabwickler hält die Gelder für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel zwischen sechs Monaten und einem Jahr. Das Unternehmen und der Abwickler verhandeln über die Zeitspanne, um Ersterem operative Flexibilität und Letzterem Schutz vor möglichen finanziellen Verbindlichkeiten zu bieten.

• Gelder freigeben: Nach Ablauf des Rückstellungszeitraums erhält das Unternehmen die Gelder. Dies geschieht auf rollierender Basis, um einen konstanten Puffer an aktuellen Geldern für plötzliche finanzielle Bedürfnisse zu schaffen.

• Konditionen anpassen: Das Unternehmen und der Zahlungsabwickler können die Konditionen der rollierenden Reserve an die sich entwickelnde Finanzlage und das Risikoprofil des Unternehmens anpassen. Dabei kann der Rückstellungsprozentsatz bei Wachstum und Stabilisierung des Unternehmens oder Veränderungen in der Branche angepasst werden.

Nehmen wir zur Veranschaulichung an, ein Unternehmen verkauft ein Produkt für 100 USD und hat eine rollierende Reserve von 10 % mit einem Zeitraum von 90 Tagen. Der Abwickler behält 10 USD von einem Kauf ein und stellt sie zurück. Wenn nach 90 Tagen keine Rückbuchungen oder Probleme auftreten, erhält das Unternehmen die 10 USD zurück.

Feste (statische) und rollierende Reserven

Für Unternehmen oder Zahlungsabwickler, die es vorziehen, keine rollierenden Reserven zu verwenden, sind alternative Vereinbarungen verfügbar. Einige Abwickler verwenden statische Reserven und behalten einen festen Betrag anstelle eines Prozentsatzes des Umsatzes ein. Bei anderen müssen Unternehmen möglicherweise eine Vorauszahlung leisten, anstatt einen Anteil an jeder Transaktion zurückzustellen.

Hier sind die Unterschiede zwischen festen (statischen) und rollierenden Reserven:

Feste (statische) Reserven

Der Zahlungsabwickler behält einen vorher festgelegten festen Geldbetrag vom Konto eines Unternehmens im Voraus ein. Dieser Betrag wird für einen bestimmten Zeitraum zurückgehalten oder bis eine bestimmte Bedingung erfüllt ist (z. B. Verlauf erfolgreicher Zahlungsabwicklungen, eine bestimmte Anzahl von Transaktionen). Der Rückstellungsbetrag ändert sich in der Regel nicht, unabhängig vom Umsatzvolumen des Unternehmens.

Statische Reserven bieten Abwicklern Sicherheit und einen Puffer für potenzielle Rückbuchungen oder Rückerstattungen. Abwickler nutzen sie häufig für neue Unternehmen oder solche mit wenigen bisherigen Abwicklungen.

Rollierende Reserven

Der Zahlungsabwickler behält einen bestimmten Prozentsatz jeder Transaktion (in der Regel 5 %-15 %) für einen rollierenden Zeitraum (z. B. 180 Tage) ein. Das Unternehmen erhält die älteren Gelder, wenn neue hinzugefügt werden. Die Höhe der Rückstellung schwankt häufig mit dem Umsatzvolumen basierend auf den Transaktionsbeträgen.

Rollierende Reserven ähneln festen Reserven, werden aber häufig von Zahlungsabwicklern zum kontinuierlichen Risikomanagement eingesetzt. Abwickler verwenden beispielsweise in der Regel rollierende Reserven für Unternehmen mit höherem Risiko oder solchen, bei denen es in der Vergangenheit zu Rückbuchungen gekommen ist.

Für welche Arten von Unternehmen eignen sich rollierende Reserven am besten?

Rollierende Reserven eignen sich besonders für diese Art von Unternehmen:

• Unternehmen mit hohem Risiko: Rollierende Reserven können Risiken für Unternehmen mindern, die in Branchen mit höheren Rückbuchungsquoten tätig sind - wie Reisen, Erwachsenenunterhaltung, Glücksspiel, Telemarketing und Abonnementdienste - oder Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, die anfällig für Anfechtungen oder Rücksendungen sind, wie Elektronik, Luxusgüter und Online-Kurse.

• Neue Unternehmen: Zahlungsabwickler verlangen möglicherweise rollierende Reserven für Start-ups oder Unternehmen mit wenig oder gar keiner Abwicklungshistorie, bis sie eine Erfolgsbilanz erfolgreicher Transaktionen vorweisen können.

• Unternehmen mit finanziellen Problemen: Abwickler verlangen möglicherweise rollierende Reserven als Risikominderungsmaßnahme für Unternehmen mit schlechter Bonität oder finanzieller Instabilität.

• Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen: Rollierende Reserven können Unternehmen, die große Transaktionsvolumina abwickeln, zugute kommen, da sie fortlaufenden Schutz vor potenziellen Rückbuchungen oder Betrug bieten.

• Saisonale Geschäfte: Für Unternehmen mit erheblichen Umsatzschwankungen im Laufe des Jahres können rollierende Reserven hilfreich sein, da die Höhe der Rückstellung an ihr Transaktionsvolumen angepasst wird.

• Internationale Unternehmen: Rollierende Reserven können Unternehmen, die grenzüberschreitende Transaktionen abwickeln, zusätzlichen Schutz bieten, da diese aufgrund von Währungsschwankungen, Versandproblemen oder kulturellen Unterschieden möglicherweise einem höheren Rückbuchungsrisiko ausgesetzt sind.

Vor- und Nachteile rollierender Reserven

Rollierende Reserven bringen Vor- und Nachteile für Unternehmen mit sich. So können sie sich auf Unternehmen auswirken:

Vorteile

• Zugang zu Zahlungsabwicklern: Unternehmen mit hohem Risiko oder Unternehmen mit begrenzter Kredithistorie können ihre Chancen auf Händlerkonten verbessern, indem sie sich für rollierende Reserven entscheiden.

• Vertrauen aufbauen: Unternehmen können ihre finanzielle Verantwortung gegenüber Zahlungsabwicklern durch rollierende Reserven nachweisen, was sich wiederum in Vorteilen wie niedrigeren Gebühren und höheren Abwicklungslimits niederschlagen kann.

• Rückbuchungsschutz: Durch die Verwendung rollierender Reserven als Sicherheitsnetz können Unternehmen die Kosten für Rückbuchungen und Rückerstattungen decken, ohne ihr Betriebskapital zu verbrauchen.

• Erzwungene Einsparungen: Rollierende Reserven fungieren als erzwungener Sparmechanismus, der Gelder für unerwartete Ausgaben oder zukünftige Investitionen beiseite legt.

Nachteile

• Reduzierter Cashflow: Durch die Einbehaltung eines Teils des Umsatzes verringern rollierende Reserven den Cashflow.

• Opportunitätskosten: Rollierende Reserven halten Gelder zurück, die in andere Bereiche Ihres Unternehmens investiert werden könnten, was möglicherweise die Wachstumschancen einschränkt.

• Unvorhersehbarkeit: Ein schwankender Rückstellungsbetrag kann die finanzielle Prognose und Planung erschweren.

• Mögliche Anfechtungen: Meinungsverschiedenheiten über den Rückstellungsbetrag, die Dauer oder den Freigabeplan können die Beziehungen zu Zahlungsabwicklern belasten.

• Eingeschränkte Kontrolle: Unternehmen haben wenig Kontrolle über die Konditionen der rollierenden Reserve. Diese werden in der Regel durch die Risikobewertung des Zahlungsabwicklers bestimmt.

Wie lange sollten Sie rollierende Reserven zurückstellen?

Diese Faktoren können die ideale Dauer für die Rückstellung rollierender Reserven bestimmen:

• Branchenrisiko: Branchen mit höheren Rückbuchungsquoten, wie Reisen, Glücksspiele und Erwachsenenunterhaltung, erfordern möglicherweise längere Rückstellungszeiträume (180 Tage oder mehr), um potenzielle Anfechtungen abzudecken. Unternehmen in Branchen mit geringem Risiko haben möglicherweise kürzere Rückstellungszeiträume (30-90 Tage), da die Wahrscheinlichkeit von Rückbuchungen geringer ist.

• Unternehmensgeschichte: Unternehmen mit einer begrenzten Abwicklungshistorie haben möglicherweise längere Rückstellungszeiträume, bis sie eine Erfolgsbilanz vorweisen können. Unternehmen mit einer nachgewiesenen niedrigen Rückbuchungsquote und guter Bonität könnten für kürzere Rückstellungszeiträume in Frage kommen.

• Rückbuchungsfristen: Die von Kartennetzwerken (z. B. Visa, Mastercard) festgelegten Standard-Rückbuchungsfristen haben häufig Einfluss auf die Länge der Rückstellungszeiträume. Diese Zeitrahmen können zwischen 45 und 120 Tagen liegen.

• Richtlinien von Zahlungsabwicklern: Der Zahlungsabwickler legt die Konditionen Ihrer Vereinbarung fest. Einige Abwickler bieten Flexibilität oder verhandelbare Konditionen an.

Arten von zurückgestellten Geldern: Gedeckelte und Vorabrückstellungen

Nicht alle zurückgestellten Gelder sind gleich. Zusätzlich zu rollierenden Reserven gibt es gedeckelte und Vorabrückstellungen. So funktionieren sie:

Gedeckelte Rückstellungen

Wie bei rollierenden Reserven wird auch bei gedeckelten Rückstellungen ein bestimmter Prozentsatz jeder Transaktion einbehalten. Es gibt jedoch eine Höchstgrenze oder „Obergrenze“ für den Gesamtbetrag, der in einer gedeckelten Rückstellung gehalten werden kann. Sobald die Obergrenze erreicht ist, werden keine weiteren Gelder mehr einbehalten, auch wenn der Rückstellungszeitraum noch nicht abgelaufen ist. Wenn ein Unternehmen beispielsweise über eine gedeckelte Rückstellung von 10 % mit einem Limit von 5.000 USD verfügt, werden 10 % jeder Transaktion zurückgehalten, bis die Rückstellung 5.000 USD erreicht. Danach werden keine Gelder mehr einbehalten, auch wenn die Transaktionen fortgesetzt werden.

Gedeckelte Rückstellungen bieten Unternehmen eine gewisse Vorhersehbarkeit, da sie den Höchstbetrag kennen, der einbehalten werden kann. Diese Rückstellungen können sich jedoch immer noch auf den Cashflow auswirken, insbesondere wenn die Obergrenze schnell erreicht wird, und sie enthalten möglicherweise nicht genügend Mittel für Unternehmen mit hohem Risiko oder solchen mit schwankendem Umsatzvolumen. Sie bieten Zahlungsabwicklern ebenfalls einen gewissen Schutz, wenn auch weniger als rollierende Reserven.

Vorabrückstellungen

Bei Vorabrückstellungen müssen Unternehmen einen Pauschalbetrag im Voraus einbehalten, bevor sie mit der Abwicklung von Zahlungen beginnen können. Dieser Betrag basiert häufig auf einem Prozentsatz des erwarteten Umsatzvolumens oder dem Risikoprofil des Unternehmens. Beispielsweise muss ein Unternehmen, das mit einem monatlichen Abwicklungsvolumen von 100.000 USD rechnet, möglicherweise eine Vorabrückstellung von 10.000 USD einbehalten.

Vorabrückstellungen bieten Zahlungsabwicklern einen unmittelbaren Schutz vor potenziellen Rückbuchungen oder Betrug und können den Cashflow eines Unternehmens weniger beeinträchtigen als rollierende Reserven, da der Betrag im Voraus bekannt ist. Für neue oder kleinere Unternehmen könnten diese Rückstellungen jedoch eine Herausforderung darstellen, da sie eine erhebliche Vorabinvestition erfordern und nicht einfach an unerwartete Änderungen des Umsatzvolumens angepasst werden können.

Die Wahl des richtigen Rückstellungstyps

Welche Art von Rückstellung am besten geeignet ist, hängt von den Bedürfnissen und dem Risikoprofil Ihres Unternehmens ab. Dies sind die idealen Bedingungen für jeden Typ:

• Gedeckelte Rückstellungen können eine gute Option für Unternehmen mit vorhersehbaren Umsatzvolumina sein, die ein gewisses Maß an Schutz wünschen, aber die Auswirkungen rollierender Reserven auf den Cashflow vermeiden möchten.

• Vorabrückstellungen könnten für etablierte Unternehmen geeignet sein, die über solide Finanzzahlen verfügen und eine einmalige Zahlung wiederkehrenden Abzügen vorziehen.

• Rollierende Reserven sind ideal für Unternehmen mit hohem Risiko oder schwankendem Umsatzvolumen. Sie sind aufgrund ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit die häufigste Art von Rückstellung.

Beendigung einer rollierenden Reserve

Die Beendigung einer rollierenden Reserve ist für die meisten Unternehmen eine positive Entwicklung. Sie setzt Kapital frei und bietet mehr finanzielle Flexibilität. Allerdings sollte ein Unternehmen die Beendigung der Rückstellung sorgfältig planen, um sicherzustellen, dass es auf den finanziellen Puffer der Rückstellung verzichten kann. So beenden Sie die Rückstellung:

Beendigungsprozess

Der Beendigungsprozess beginnt, wenn die rollierende Reserve das Ende ihrer Haltedauer erreicht. Wenn sich der Zeitraum dem Ende nähert, benachrichtigen Zahlungsabwickler die Unternehmen in der Regel und informieren sie über die Freigabe der Gelder und gegebenenfalls über letzte Anpassungen.

Vor der Freigabe der Gelder führt der Zahlungsabwickler eine Kontoprüfung durch, um ausstehende Verbindlichkeiten wie Rückbuchungen und angefochtene Zahlungen zu begleichen und erforderliche Anpassungen vorzunehmen. Dann erhält das Unternehmen die verbleibenden Gelder aus der Rückstellung auf rollierender Basis, wobei die frühesten einbehaltenen Gelder zuerst eintreffen. Sobald alle Gelder freigegeben sind, wird das Rückstellungskonto offiziell aufgelöst.

Folgen der Beendigung

• Verbesserter Cashflow: Der Zugriff auf zuvor zurückgehaltene Gelder kann das Betriebskapital des Unternehmens erheblich steigern.

• Rebalancing: Nach der Beendigung müssen Unternehmen häufig ihre Finanzstrategien anpassen. Zum Beispiel könnten sie die Budgetierungs- und Cash-Management-Praktiken ändern, um der erhöhten Liquidität Rechnung zu tragen. Unternehmen müssen möglicherweise auch ihre Betriebsstrategien anpassen, insbesondere wenn die Rückstellung ihre Fähigkeit, zu expandieren oder in neue Projekte zu investieren, beeinträchtigt hat.

• Anpassungen des Risikomanagements: Ohne das Sicherheitsnetz der rollierenden Reserve müssen Unternehmen möglicherweise andere Bereiche des Risikomanagements verbessern. So könnten sie beispielsweise ihre Tools zur Betrugserkennung ausbauen oder ihre Nutzungsbedingungen aktualisieren, um Rückbuchungen zu reduzieren.

• Beziehung zum Zahlungsabwickler: Die Beendigung einer rollierenden Reserve kann sich auf die Beziehung des Unternehmens zu seinem Zahlungsabwickler auswirken. Der Abwickler kann die Konditionen für Transaktionen neu verhandeln oder das allgemeine Risikoprofil des Unternehmens neu bewerten.