Löpande saldoreserver är ett finansiellt buffertavtal mellan betaltjänstleverantörer och företag. Betaltjänstleverantörer håller inne en procentandel av varje transaktion som ett företag behandlar under en viss tidsperiod. Beloppet fungerar som ett skydd mot potentiella risker, såsom återkrediteringar, bedrägerier eller andra finansiella risker. Avtalsvillkoren och företagets upplevda risknivå avgör hur stor andel av försäljningen som reserveras och hur länge.

När tidsperioden löpt ut får företaget tillbaka det åsidosatta beloppet. Detta sker vanligtvis löpande. Om reservperioden exempelvis är sex månader, får företaget tillbaka beloppet från januari i juli, från februari i augusti och så vidare. Som ett resultat av detta bör ett företag ha en konstant finansiell buffert från de senaste transaktionerna för att täcka eventuella problem som kan uppstå.

Nedan kommer vi att gå igenom hur löpande saldoreserver fungerar, vilka typer av företag som är bäst lämpade för dem, deras för- och nackdelar med mera.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad gör löpande saldoreserver?
  
• Hur fungerar löpande saldoreserver?
  
• Fasta (statiska) saldoreserver jämfört med löpande saldoreserver
  
• Vilka typer av verksamheter är bäst lämpade för löpande saldoreserver?
  
• För- och nackdelar med löpande saldoreserver
  
• Hur länge ska du hålla löpande saldoreserver?
  
• Typer av saldoreserver: Saldoreserver med tak och förskottsreserver
  
• Avveckling av en löpande saldoreserv
  

Vad gör löpande saldoreserver?

Löpande saldoreserver fungerar som ett skyddsnät för betaltjänstleverantörer. Betaltjänstleverantörer drar beloppen direkt från ett företags behandlade transaktioner, inte som en straffavgift utan som en försiktighetsåtgärd. Detta proaktiva steg skapar en buffert för att hantera oväntade problem, såsom återkrediteringar och bedrägerier. För företag kan löpande saldoreserver tillfälligt begränsa kassaflödet och påverka hur ett företag hanterar finansiell planering och intäktsprognoser. För betaltjänstleverantörer tjänar de följande syften:

• Skydd mot återkrediteringar: Under 2023 bestred amerikaner över 65 miljarder dollar i kreditkortsköp. Löpande saldoreserver hjälper företag och betaltjänstleverantörer att täcka kostnaderna för tvister som återkrediteringar och återbetalningar. Detta bidrar till att upprätthålla betaltjänstleverantörernas ekonomiska stabilitet.

• Bedrägeribekämpning: Löpande saldoreserver avskräcker företag från att ägna sig åt högriskaktiviteter genom att hålla inne en del av beloppet för att täcka potentiella förluster.

• Samarbeten men högriskföretag eller nya företag: För företag som anses vara hög risk på grund av bransch, produkt eller begränsad transaktionshistorik kan betaltjänstleverantörer kräva att de använder löpande saldoreserver.

Hur fungerar löpande saldoreserver?

Så här håller betaltjänstleverantören inne och frigör belopp från löpande saldoreserver:

• Etablera villkor: När ett företag implementerar en betaltjänstlösning med en leverantör kommer de överens om villkor baserat på verksamhetstyp, storlek, bransch och riskfaktorer. Dessa villkor inkluderar den procentandel av varje transaktion som ska reserveras och hur länge dessa medel kommer att reserveras innan de frigörs.

• Innehåll: Betaltjänstleverantören reserverar en fast procentandel av företagets dagliga transaktioner.

• Innehav: Betaltjänstleverantören behåller beloppet under en viss period, vanligtvis från sex månader till ett år. Företaget och betaltjänstleverantören förhandlar om tidslängden, vilket ger företaget operativ flexibilitet och betaltjänstleverantören skydd mot potentiella finansiella risker.

• Frigörande: Efter innehavstiden betalas beloppet ut till företaget. Detta sker löpande för att skapa en konstant buffert av nya medel mot plötsliga finansiella behov.

• Justering av villkor: Företaget och betaltjänstleverantören kan justera villkoren för saldoreserven baserat på företagets finansiella hälsa och riskprofil. Detta kan innebära att man justerar procentenheten för reserven som ett resultat av företagets tillväxt, stabilisering eller förändringar inom branschen.

Låt oss till exempel säga att ett företag säljer en produkt för 100 USD och har en löpande saldoreserv på 10 % med en 90-dagarsperiod. Betaltjänstleverantören håller inne 10 USD från köpet och placerar det i reserven. Efter 90 dagar, om inga återkrediteringar eller problem uppstår, får företaget tillbaka 10 USD.

Fasta (statiska) saldoreserver jämfört med löpande saldoreserver

Företag eller betaltjänstleverantörer som föredrar att inte använda löpande saldoreserver har möjligheten att använda sig av andra alternativ. Vissa betaltjänstleverantörer använder statiska saldoreserver, vilket innebär att de håller inne ett fast belopp i stället för en procentandel av försäljningen. Andra betaltjänstleverantörer kan kräva att företag gör en förskottsbetalning istället för att reservera en andel av varje transaktion.

Det här är skillnaderna mellan fasta (statiska) saldoreserver och löpande saldoreserver:

Fasta (statiska) saldoreserver

Betaltjänstleverantören håller inne en förutbestämd, fast summa pengar från ett företags konto i förhand. Detta belopp hålls under en viss period eller tills ett visst villkor är uppfyllt (t.ex. ett visst antal transaktioner). Beloppet som reserveras ändras vanligtvis inte, oavsett företagets försäljningsvolym.

Statiska saldoreserver erbjuder betaltjänstleverantörer säkerhet och en buffert mot potentiella återkrediteringar och återbetalningar. Betaltjänstleverantörer använder dem ofta för nya företag eller företag med begränsad bearbetningshistorik.

Löpande saldoreserver

Betaltjänstleverantörer drar en procentandel på varje transaktion (vanligtvis 5–15 %) under en löpande period (t.ex. 180 dagar). I takt med att nya reservbelopp dras får företaget tillgång till äldre reserver. Beloppet som reserveras varierar ofta med försäljningsvolymen baserat på transaktionsbeloppen.

Löpande saldoreserver liknar fasta reserver, men betaltjänstleverantörer använder dem ofta för att hantera risker kontinuerligt. Till exempel använder betaltjänstleverantörer vanligtvis löpande saldoreserver för företag med högre risk eller företag som historiskt sett gjort ett stort antal återkrediteringar.

Vilka typer av verksamheter är bäst lämpade för löpande saldoreserver?

Löpande saldoreserver är idealiska för följande typer av företag:

• Högriskföretag: Löpande saldoreserver kan hantera risker för företag som är verksamma i branscher med högre återkrediteringsfrekvens – som resor, vuxenunderhållning, hasardspel, telemarketing och abonnemangstjänster – eller företag som säljer produkter eller tjänster som ofta drabbas av tvister eller returer, till exempel elektronik, lyxvaror och onlinekurser.

• Nya företag: Betaltjänstleverantörer kan kräva löpande saldoreserver för nystartade företag eller företag med liten eller ingen bearbetningshistorik tills de har etablerat fler framgångsrika transaktioner.

• Företag med ekonomiska problem: Betaltjänstleverantörer kan kräva löpande saldoreserver som en riskreducerande åtgärd för företag med dålig kreditvärdighet eller finansiell instabilitet.

• Företag med stora transaktionsvolymer: Löpande saldoreserver kan vara en fördel för företag som behandlar stora transaktionsvolymer genom att tillhandahålla kontinuerligt skydd mot potentiella återkrediteringar eller bedrägerier.

• Säsongsbetonade företag: Företag med betydande försäljningsfluktuationer under året kan ha nytta av löpande saldoreserver eftersom beloppet som reserveras justeras med företagets transaktionsvolymer.

• Internationella företag: Löpande saldoreserver kan ge ytterligare skydd för företag som hanterar gränsöverskridande transaktioner, eftersom de kan drabbas av högre återkrediteringsrisker på grund av valutafluktuationer, leveransproblem eller kulturella skillnader.

För- och nackdelar med löpande saldoreserver

Löpande saldoreserver skapar både för- och nackdelar för företag. Så här kan de påverka företag:

Fördelar

• Tillgång till betalleverantörer: Högriskföretag eller företag med begränsad kredithistorik kan förbättra sina chanser att få tillgång till handlarkonton genom att välja löpande saldoreserver.

• Bygga förtroende: Företag kan visa ekonomiskt ansvar för betaltjänstleverantörer med hjälp av löpande saldoreserver, vilket i sin tur kan resultera i fördelar som lägre avgifter och högre bearbetningsgränser.

• Skydd mot återkrediteringar: Genom att använda löpande saldoreserver som ett skyddsnät kan företag täcka kostnaderna för återkrediteringar och återbetalningar utan att tömma sitt rörelsekapital.

• Obligatoriskt sparande: Löpande saldoreserver fungerar som ett påtvingat sparande som avsätter medel för oväntade utgifter eller framtida investeringar.

Nackdelar

• Minskat kassaflöde: Genom att hålla tillbaka en del av intäkterna minskar de löpande saldoreserverna kassaflödet.

• Alternativkostnad: Löpande saldoreserver håller inne medel som skulle kunna investeras i andra delar av företagets verksamhet, vilket kan begränsa tillväxtmöjligheterna.

• Oförutsägbarhet: Ett fluktuerande reservbelopp kan göra finansiell prognostisering och planering svårare.

• Potentiella tvister: Oenighet om reservbeloppet, saldoreservens tidsperiod eller schemat för utbetalningar kan anstränga relationerna med betaltjänstleverantören.

• Begränsad kontroll: Företag har begränsad kontroll över villkoren för den löpande saldoreserven. Dessa bestäms vanligtvis av betalleverantörens riskbedömning.

Hur länge ska du hålla löpande saldoreserver?

Här följer några faktorer som kan avgöra den idealiska längden för att hålla löpande saldoreserver:

• Branschrisk: Branscher med högre återkrediteringsfrekvens – som resor, spel och vuxenunderhållning – kan behöva längre reservperioder (180 dagar eller mer) för att täcka potentiella tvister. Företag i lågrisksektorer kan ha kortare reservperioder (30–90 dagar) på grund av den lägre sannolikheten för återkrediteringar.

• Företagshistorik: Företag med begränsad betalningshistorik kan ha längre reservperioder tills de kan visa upp goda resultat. Företag som bevisligen har låg återkrediteringsfrekvens och gott anseende kan vara berättigade till kortare reservperioder.

• Tidsramar för återkreditering: De standardtidsramar för återkreditering som fastställs av kortbetalningsnätverk (t.ex. Visa och Mastercard) påverkar ofta reservperiodernas längd. Dessa tidsramar kan variera från 45 till 120 dagar.

• Betalleverantörers policyer: Betaltjänstleverantören kommer att fastställa villkoren för ditt avtal. Vissa leverantörer erbjuder flexibilitet eller förhandlingsbara villkor.

Typer av saldoreserver: Saldoreserver med tak och förskottsreserver

Alla reservfonder är inte likadana. Förutom löpande saldoreserver finns det saldoreserver med tak och förskottsreserver. Så här fungerar de:

Saldoreserver med tak

Precis som med löpande saldoreserver håller saldoreserver med tak inne en procentandel av varje transaktion. Men det finns en maxgräns eller ett ”tak” för det totala beloppet som kan hållas inne. När taket har nåtts reserveras inga ytterligare medel, även om reservperioden inte har löpt ut. Om ett företag till exempel har en saldoreserv med tak på 10 % med en gräns på 5 000 USD hålls 10 % av varje transaktion inne tills reserven når 5 000 USD. Därefter hålls inga medel inne, även om transaktionerna fortsätter.

Saldoreserver med tak ger företag ett mått av förutsägbarhet eftersom de vet det maximala beloppet som kan hållas i reserv. Men dessa saldoreserver kan fortfarande påverka kassaflödet, särskilt om taket nås snabbt, och de kanske inte innehåller tillräckligt med medel för högriskföretag eller företag med fluktuerande försäljningsvolymer. De ger också betalleverantörerna ett visst skydd, men ett mindre sådant jämfört med löpande saldoreserver.

Förskottsreserver

Förskottsreserver kräver att företag håller inne en klumpsumma innan de kan börja bearbeta betalningar. Detta belopp baseras ofta på en procentandel av förväntad försäljningsvolym eller företagets riskprofil. Till exempel kan ett företag som förväntas bearbeta 100 000 USD per månad behöva hålla inne en förskottsreserv på 10 000 USD.

Förskottsreserver ger betalleverantörer ett omedelbart skydd mot potentiella återkrediteringar eller bedrägerier. Det kan även vara bättre för ett företags kassaflöde jämfört med löpande saldoreserver, eftersom beloppet är känt i förväg. Men för nya eller mindre företag kan dessa reserver vara utmanande eftersom de kräver en betydande investering i förväg och dessutom inte anpassas till oväntade förändringar i försäljningsvolymen.

Välja rätt saldoreserv

Vilken typ av saldoreserv som är lämpligast beror på ditt företags behov och riskprofil. Det här är de idealiska förhållandena för varje typ:

• Saldoreserver med tak kan vara ett bra alternativ för företag med förutsägbara försäljningsvolymer som vill ha en viss skyddsnivå men som vill undvika löpande saldoreservers negativa inverkan på kassaflödet.

• Förskottsreserver kan vara lämpliga för etablerade företag som har en stark ekonomi och föredrar engångsbetalningar framför återkommande debiteringar.

• Löpande saldoreserver är idealiska för högriskföretag eller företag med fluktuerande försäljningsvolymer. Det är den vanligaste typen av saldoreserv på grund av dess flexibilitet och skalbarhet.

Avveckla en löpande saldoreserv

Att avveckla en löpande saldoreserv är i allmänhet positivt för de flesta företag. Det frigör kapital och ger mer finansiell flexibilitet. Med detta sagt bör företag planera avvecklingen av saldoreserven noggrant för att säkerställa att företaget kan fungera utan reservens finansiella buffert. Så här avslutas en saldoreserv:

Avslutningsprocess

Avvecklingsprocessen börjar när den löpande saldoreserven når slutet av sin innehavstid. När slutet av perioden närmar sig tillhandahåller betalleverantören företaget med information om beloppet som kommer att betalas ut och eventuella justeringar.

Innan beloppet betalas ut granskar betalleverantören kontot för att reglera eventuella utestående skulder, såsom återkrediteringar och tvister, samt för att göra nödvändiga justeringar. Sedan betalas det reserverade beloppet ut på löpande basis, med de tidigast innehållna medlen först. När alla belopp har betalats ut stängs reservkontot officiellt.

Effekter av avveckling

• Förbättrat kassaflöde: Tillgång till tidigare innehållna medel kan avsevärt öka företagets rörelsekapital.

• Ombalansering: Företag behöver ofta anpassa sina finansiella strategier efter att en saldoreserv avvecklats. De kan till exempel ändra budgeterings- och kontanthanteringsmetoderna för att tillgodose den ökade likviditeten. Företag kan också behöva anpassa sina operativa strategier, särskilt om reserven påverkar deras förmåga att expandera eller investera i nya projekt.

• Justeringar av riskhanteringen: Utan skyddsnät i form av en löpande saldoreserv kan företag behöva förbättra andra områden av riskhanteringen. De kan till exempel stärka verktygen för identifiering av bedrägerier eller uppdatera sina användarvillkor för att minska antalet återkrediteringar.

• Relationen med betaltjänstleverantörer: Om en löpande saldoreserv avvecklas kan det påverka företagets relation med betalleverantören. Betalleverantören kan omförhandla villkoren för transaktioner eller omvärdera företagets övergripande riskprofil.