Les réserves glissantes constituent un accord de réserve financière entre les prestataires de services de paiement et les entreprises. Les prestataires de services de paiement retiennent un pourcentage de chaque transaction traitée par une entreprise au cours d’une période donnée. Ils conservent ce montant pour se protéger contre les risques potentiels, tels que les contestations de paiement, la fraude et d’autres engagements financiers. Les conditions de l’accord et le niveau de risque perçu par une entreprise déterminent le pourcentage des ventes retenu et la durée de la réserve.

À l’issue de la période d’immobilisation, l’entreprise reçoit les fonds réservés. Cela se produit généralement au fur et à mesure. Par exemple, si la période de réserve est de six mois, l’entreprise reçoit les fonds de janvier en juillet, les fonds de février en août, et ainsi de suite. Par conséquent, une entreprise doit disposer d’une réserve financière constante de fonds provenant des transactions les plus récentes pour couvrir tout problème potentiel qui pourrait survenir.

Nous verrons ci-dessous comment fonctionnent les réserves glissantes, quels types d’entreprises s’y prêtent le mieux, quels sont leurs avantages et leurs inconvénients, et plus encore.

Que contient cet article?

• À quoi servent les réserves glissantes?
  
• Comment fonctionnent les réserves glissantes?
  
• Réserves fixes (statiques) et réserves glissantes
  
• Quels sont les types d’entreprises les mieux adaptés à la constitution de réserves glissantes?
  
• Avantages et inconvénients des réserves glissantes
  
• Pendant combien de temps est-il conseillé de conserver des réserves glissantes?
  
• Types de fonds de réserve : Réserves initiales et plafonnées
  
• Suppression d’une réserve glissante
  

À quoi servent les réserves glissantes?

Les réserves glissantes fonctionnent comme un filet de sécurité dans le traitement des paiements. Les prestataires de services de paiement les retiennent des transactions traitées par les entreprises, non pas à titre de pénalité, mais par mesure de précaution. Cette mesure proactive permet de se prémunir contre les problèmes imprévus, tels que les contestations de paiement et la fraude. Pour les entreprises, les réserves glissantes peuvent temporairement restreindre le flux de trésorerie et affecter la façon dont elles gèrent la planification financière et la projection des revenus. Pour les prestataires de services de paiement, les réserves répondent aux finalités suivantes :

• Protection contre les contestations de paiement : en 2023, les Américains ont contesté plus de 65 milliards de dollars de paiements par carte de crédit. Les réserves glissantes permettent aux entreprises et aux prestataires de services de paiement de couvrir les coûts des litiges, tels que les contestations de paiement et les remboursements. Cela contribue à maintenir la stabilité financière des prestataires de services de paiement.

• Prévention de la fraude : les réserves glissantes dissuadent les entreprises de se livrer à des activités à haut risque en retenant une partie des fonds pour couvrir leurs pertes potentielles.

• Intégration de nouvelles entreprises ou d’entreprises à haut risque : pour les entreprises considérées comme présentant un risque élevé en raison de leur secteur d’activité, de leur produit ou d’un historique de transactions minimal. Les prestataires de services de paiement peuvent accepter de travailler avec elles uniquement si elles utilisent des réserves glissantes.

Comment fonctionnent les réserves glissantes?

Voici comment les prestataires de services de paiement retiennent et débloquent les fonds des réserves glissantes :

• Définition des conditions : lorsqu’une entreprise met en œuvre le traitement des paiements avec un prestataire, les parties conviennent de conditions en fonction du type d’entreprise, de la taille, du secteur d’activité et des facteurs de risque. Ces conditions comprennent le pourcentage de chaque transaction à mettre en réserve et la durée pendant laquelle ces fonds seront conservés avant d’être débloqués.

• Retenue des fonds : le prestataire de services de paiement réserve un pourcentage fixe des transactions quotidiennes de l’entreprise.

• Blocage des fonds : le prestataire de services de paiement bloque les fonds pendant une période donnée, allant généralement de six mois à un an. L’entreprise et le prestataire négocient la durée afin d’offrir à la première une flexibilité opérationnelle et au second une protection contre d’éventuels engagements financiers.

• Déblocage des fonds : à l’issue de la période d’immobilisation, l’entreprise reçoit les fonds. Cela se fait au fur et à mesure afin de créer une réserve constante de fonds récents contre les besoins financiers soudains.

• Ajustement des conditions : l’entreprise et le prestataire peuvent ajuster les conditions de la réserve glissante en fonction de l’évolution de la santé financière et du profil de risque de l’entreprise. Il peut s’agir d’ajuster le pourcentage de la réserve en fonction de la croissance et de la stabilisation de l’entreprise ou de l’évolution du secteur.

À titre d’exemple, supposons qu’une entreprise vende un produit à un prix de 100 $ et qu’elle dispose d’une réserve glissante de 10 % sur une période de 90 jours. Le prestataire retient 10 $ sur un achat et les place en réserve. Après 90 jours, si aucune contestation de paiement ou problème ne survient, l’entreprise récupère les 10 $.

Réserves fixes (statiques) et réserves glissantes

D’autres dispositions sont disponibles pour les entreprises ou les prestataires de services de paiement qui préfèrent ne pas utiliser de réserves glissantes. Certains prestataires utilisent des réserves statiques, retenant un montant fixe plutôt qu’un pourcentage des ventes. D’autres peuvent exiger des entreprises qu’elles versent un acompte initial au lieu de réserver une part de chaque transaction.

Voici les différences entre les réserves fixes (statiques) et les réserves glissantes :

Réserves fixes (statiques)

Le prestataire de services de paiement retient à l’avance un montant fixe et prédéterminé sur le compte d’une entreprise. Ce montant est conservé pendant une période déterminée ou jusqu’à ce qu’une certaine condition soit remplie (par exemple, un historique de traitement réussi, un certain nombre de transactions). Le montant de la réserve ne change généralement pas, quel que soit le volume des ventes de l’entreprise.

Les réserves statiques offrent aux prestataires une sécurité et une protection contre d’éventuels remboursements ou contestations de paiement. Les prestataires les utilisent souvent pour les nouvelles entreprises ou celles dont l’historique de traitement est limité.

Réserves glissantes

Le prestataire de services de paiement prélève un pourcentage sur chaque transaction (généralement de 5 % à 15 %) pendant une période glissante (par exemple, 180 jours). L’entreprise reçoit les anciens fonds au fur et à mesure que de nouveaux fonds s’ajoutent. Le montant de la réserve fluctue souvent en fonction du volume des ventes et du montant des transactions.

Les réserves glissantes sont similaires aux réserves fixes, mais les prestataires de services de paiement les utilisent souvent pour gérer en permanence le risque. Par exemple, les prestataires utilisent généralement des réserves glissantes pour les entreprises à haut risque ou celles qui ont des antécédents de contestations de paiement.

Quels sont les types d’entreprises les mieux adaptés à la constitution de réserves glissantes?

Les réserves glissantes sont idéales pour les types d’entreprises suivants :

• Entreprises à haut risque : les réserves glissantes peuvent gérer les risques pour les entreprises opérant dans des secteurs où les taux de contestation de paiement sont plus élevés, tels que les voyages, les divertissements pour adultes, les jeux d’argent, la télémercatique et les services par abonnement, ou les entreprises vendant des produits ou des services sujets à des litiges ou à des retours, tels que l’électronique, les produits de luxe et les cours en ligne.

• Nouvelles entreprises : les prestataires de services de paiement peuvent exiger des réserves glissantes pour les jeunes entreprises ou les entreprises ayant peu ou pas d’historique de traitement jusqu’à ce qu’elles établissent un historique de transactions réussies.

• Entreprises ayant des problèmes financiers : les prestataires de services de paiement peuvent exiger des réserves glissantes comme mesure d’atténuation des risques pour les entreprises présentant une mauvaise cote de crédit ou une instabilité financière.

• Entreprises avec des volumes de transactions élevés : les réserves glissantes peuvent être avantageuses pour les entreprises qui traitent d’importants volumes de transactions, car elles offrent une protection continue contre les contestations de paiement ou les fraudes potentielles.

• Entreprises saisonnières : les entreprises dont les ventes fluctuent considérablement tout au long de l’année peuvent trouver les réserves glissantes utiles, car le montant de la réserve s’ajuste en fonction de leurs volumes de transactions.

• Entreprises internationales : les réserves glissantes peuvent offrir une protection supplémentaire aux entreprises qui réalisent des transactions internationales, car elles peuvent être confrontées à des risques de contestation de paiement plus élevés en raison de fluctuations monétaires, de problèmes d’expédition ou de différences culturelles.

Avantages et inconvénients des réserves glissantes

Les réserves glissantes présentent des avantages et des inconvénients pour les entreprises. Voici comment elles peuvent affecter les entreprises :

Avantages

• Accès à des prestataires de services de paiement : les entreprises à haut risque ou celles dont les antécédents de crédit sont limités peuvent augmenter leurs chances d’obtenir un compte marchand en optant pour des réserves glissantes.

• Instauration d’un climat de confiance : les entreprises peuvent démontrer leur responsabilité financière aux prestataires de services de paiement par le biais de réserves glissantes, ce qui peut ensuite se traduire par des avantages tels que des frais moins élevés et des limites de traitement plus élevées.

• Protection contre les contestations de paiement : en utilisant les réserves glissantes comme filet de sécurité, les entreprises peuvent couvrir les coûts liés aux contestations de paiement et aux remboursements sans épuiser leur fonds de roulement.

• Épargne forcée : les réserves glissantes fonctionnent comme un mécanisme d’épargne forcée, mettant de côté des fonds pour des dépenses imprévues ou des investissements futurs.

Inconvénients

• Réduction du flux de trésorerie : en retenant une partie des revenus, les réserves glissantes permettent de réduire le flux de trésorerie.

• Coût d’opportunité : les réserves glissantes retiennent des fonds qui pourraient être investis dans d’autres secteurs de votre entreprise, ce qui peut limiter les possibilités de croissance.

• Imprévisibilité : la fluctuation du montant de la réserve peut rendre difficiles la planification et les prévisions financières.

• Litiges potentiels : les désaccords sur le montant, la durée ou le calendrier de déblocage peuvent mettre à rude épreuve les relations avec les prestataires de services de paiement.

• Contrôle limité : les entreprises ont peu de contrôle sur les modalités de la réserve glissante, celles-ci étant généralement déterminées par l’évaluation des risques du prestataire.

Pendant combien de temps est-il conseillé de conserver des réserves glissantes?

Voici quelques facteurs qui peuvent déterminer la durée idéale pour conserver des réserves glissantes :

• Risques liés aux secteurs : les secteurs où les taux de contestation de paiement sont plus élevés, comme les voyages, les jeux d’argent et les divertissements pour adultes, peuvent exiger des périodes de réserve plus longues (180 jours ou plus) pour couvrir les litiges potentiels. Les entreprises des secteurs à faible risque peuvent avoir des périodes de réserve plus courtes (de 30 à 90 jours) en raison d’une probabilité plus faible de contestations de paiement.

• Historique de l’entreprise : les entreprises dont l’historique de traitement est limité peuvent disposer de périodes de réserve plus longues jusqu’à ce qu’elles établissent de solides antécédents. Les entreprises ayant fait leurs preuves avec de faibles taux de contestation de paiement et jouissant d’une bonne réputation pourraient être admissibles à des périodes de réserve plus courtes.

• Délais de contestation de paiement : les délais de contestation de paiement standard fixés par les réseaux de cartes (p. ex. Visa, Mastercard) influencent souvent la durée des périodes de réserve. Ces délais peuvent aller de 45 à 120 jours.

• Politiques des prestataires de services de paiement : c’est le prestataire de services de paiement qui fixe les conditions générales de votre contrat. Certains prestataires offrent une certaine flexibilité ou des conditions négociables.

Types de fonds de réserve : Réserves initiales et plafonnées

Les fonds de réserve ne sont pas tous identiques. En plus des réserves glissantes, il existe des réserves plafonnées et des réserves initiales. Voici comment elles fonctionnent :

Réserves plafonnées

Comme pour les réserves glissantes, les réserves plafonnées retiennent un pourcentage de chaque transaction. Il y a cependant une limite maximale ou un « plafond » sur le montant total qui peut être retenu dans une réserve plafonnée. Une fois le plafond atteint, il n’y a plus de retenue de fonds, même si la période de réserve n’est pas terminée. Par exemple, si une entreprise dispose d’une réserve plafonnée de 10 % avec une limite de 5 000 $, 10 % de chaque transaction est retenue jusqu’à ce que la réserve atteigne 5 000 $. Au-delà, aucun autre fonds n’est retenu, même si les transactions se poursuivent.

Les réserves plafonnées offrent aux entreprises une certaine prévisibilité, car elles connaissent le montant maximal qui peut être retenu en réserve. Mais ces réserves peuvent tout de même affecter le flux de trésorerie, surtout si le plafond est atteint rapidement, et elles peuvent ne pas contenir suffisamment de fonds pour les entreprises à haut risque ou celles dont les volumes de ventes fluctuent. Elles offrent également aux prestataires de services de paiement une certaine protection, bien que moindre que les réserves glissantes.

Réserves initiales

Les réserves initiales obligent les entreprises à retenir une somme d’argent forfaitaire avant de pouvoir commencer à traiter les paiements. Ce montant est souvent basé sur un pourcentage du volume de ventes prévu ou sur le profil de risque de l’entreprise. Par exemple, une entreprise qui prévoit de traiter 100 000 $ par mois devra peut-être retenir une réserve initiale de 10 000 $.

Les réserves initiales offrent une protection immédiate aux prestataires de services de paiement contre les contestations de paiement ou les fraudes potentielles et peuvent être moins perturbatrices pour la trésorerie d’une entreprise que les réserves glissantes, car leur montant est connu à l’avance. Toutefois, les nouvelles entreprises ou les petites entreprises peuvent trouver ces réserves contraignantes, car elles nécessitent un investissement initial substantiel et ne peuvent pas facilement s’adapter aux changements inattendus du volume des ventes.

Choisir le bon type de réserve

Le type de réserve le plus adapté dépend des besoins et du profil de risque de votre entreprise. Voici les conditions idéales pour chaque type :

• Les réserves plafonnées peuvent être une bonne option pour les entreprises dont le volume de ventes est prévisible et qui souhaitent bénéficier d’un certain niveau de protection, mais qui s’inquiètent de l’impact des réserves glissantes sur leur flux de trésorerie.

• Les réserves initiales peuvent convenir aux entreprises bien établies qui disposent d’une situation financière solide et qui préfèrent un paiement unique à des déductions récurrentes.

• Les réserves glissantes sont idéales pour les entreprises à haut risque ou celles dont le volume de ventes fluctue. Il s’agit du type de réserve le plus répandu en raison de sa flexibilité et de son évolutivité.

Suppression d’une réserve glissante

La suppression d’une réserve glissante est une transition positive pour la plupart des entreprises. Elle permet de libérer du capital et d’offrir une plus grande flexibilité financière. Ceci étant dit, une entreprise doit planifier soigneusement la suppression de la réserve pour s’assurer qu’elle peut opérer sans la protection de la réserve. Voici comment supprimer une réserve :

Processus de suppression

Le processus de suppression commence lorsque la réserve glissante atteint la fin de sa période d’immobilisation. À l’approche de la fin de la période, les prestataires de services de paiement informent généralement les entreprises et leur donnent des détails sur le déblocage des fonds et les ajustements finaux si nécessaire.

Avant de débloquer les fonds, le prestataire de services de paiement audite le compte afin de régler tout passif impayé, tel que les contestations de paiement et les litiges, et d’y apporter les ajustements nécessaires. Ensuite, l’entreprise reçoit au fur et à mesure les fonds restants de la réserve, les fonds retenus en premier arrivant en premier. Une fois tous les fonds débloqués, le compte de réserve est officiellement clôturé.

Effets de la suppression

• Amélioration du flux de trésorerie : l’accès à des fonds précédemment retenus peut augmenter considérablement le fonds de roulement de l’entreprise.

• Rééquilibrage : les entreprises doivent souvent ajuster leurs stratégies financières après la suppression d’une réserve. Par exemple, elles devront peut-être modifier leurs pratiques en matière d’établissement du budget et de gestion de la trésorerie pour s’adapter à l’augmentation des liquidités. Les entreprises pourraient également avoir besoin d’ajuster leurs stratégies opérationnelles, surtout si la réserve a affecté leur capacité à se développer ou à investir dans de nouveaux projets.

• Ajustements de la gestion des risques : sans le filet de sécurité que constitue la réserve glissante, les entreprises devront peut-être améliorer d’autres aspects de la gestion des risques. Par exemple, elles devront peut-être renforcer leurs outils de détection de la fraude ou mettre à jour leurs conditions d’utilisation pour réduire les contestations de paiement.

• Relation avec le prestataire de services de paiement : la suppression d’une réserve glissante peut affecter la relation de l’entreprise avec son prestataire de services de paiement. Le prestataire pourrait être amené à renégocier les conditions des transactions ou à réévaluer le profil de risque global de l’entreprise.