Doorlopende reserves zijn een financiële bufferregeling tussen betalingsverwerkers en bedrijven. Betalingsverwerkers houden een percentage in van elke transactie die een bedrijf gedurende een bepaalde periode verwerkt vast. Ze houden dit bedrag vast als bescherming tegen mogelijke risico's, zoals chargebacks, fraude en andere financiële verplichtingen. De voorwaarden van de overeenkomst en het risiconiveau van een bedrijf bepalen welk percentage van de omzet wordt gereserveerd en voor hoe lang.

Na de aanhoudperiode ontvangt het bedrijf de gereserveerde fondsen; dit gebeurt meestal op voortschrijdende basis. Als de reserveperiode bijvoorbeeld zes maanden is, ontvangt het bedrijf het geld van januari in juli, het geld van februari in augustus, enzovoort. Als gevolg hiervan moet een bedrijf een constante financiële buffer hebben van fondsen uit de meest recente transacties om eventuele problemen te dekken die zich kunnen voordoen.

Hieronder bespreken we hoe doorlopende reserves werken, welke soorten bedrijven het meest geschikt zijn voor hen, hun voor- en nadelen en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat doen doorlopende reserves?
  
• Hoe werken doorlopende reserves?
  
• Vaste (statische) reserves vs. doorlopende reserves
  
• Welke soorten bedrijven zijn het meest geschikt voor doorlopende reserves?
  
• Voor- en nadelen van doorlopende reserves
  
• Hoe lang moet je doorlopende reserves aanhouden?
  
• Soorten reservefondsen: Afgetopte reserves en reserves vooraf
  
• Beëindigen van een doorlopende reserve
  

Wat doen doorlopende reserves?

Doorlopende reserves fungeren als vangnet bij betalingsverwerking. Betalingsverwerkers halen ze uit de verwerkte transacties van een bedrijf, niet als straf maar als voorzorgsmaatregel. Deze proactieve stap vormt een buffer voor het afhandelen van onverwachte problemen, zoals chargebacks en fraude. Voor bedrijven kunnen doorlopende reserves de cashflow tijdelijk beperken en van invloed zijn op de manier waarop een bedrijf omgaat met financiële planning en omzetprognoses. Voor betalingsverwerkers dienen ze de volgende doeleinden:

• Bescherming tegen chargeback: In 2023 betwistten Amerikanen meer dan $ 65 miljard aan creditcardkosten. Doorlopende reserves helpen bedrijven en betalingsverwerkers de kosten te dekken van chargebacks zoals chargebacks en terugbetalingen. Dit draagt bij aan het behoud van de financiële stabiliteit van betalingsverwerkers.

• Fraudepreventie: Doorlopende reserves weerhouden bedrijven ervan om risicovolle activiteiten uit te voeren door een deel van het geld in te houden om potentiële verliezen te dekken.

• Onboarding van risicovolle of nieuwe bedrijven: Voor bedrijven die vanwege hun branche, product of minimale transactiehistorie als een hoog risico worden beschouwd, kunnen betalingsverwerkers ermee instemmen alleen met hen samen te werken als ze doorlopende reserves hanteren.

Hoe werken doorlopende reserves?

Betalingsverwerkers houden geld in op doorlopende reserves en geven deze vrij:

• Voorwaarden instellen: Wanneer een bedrijf betalingsverwerking implementeert met een provider, komen ze voorwaarden overeen die zijn gebaseerd op het bedrijfstype, de grootte, de branche en de risicofactoren. Deze voorwaarden omvatten het percentage van elke transactie dat in reserve moet worden gehouden en de duur gedurende welke dit geld wordt bewaard voordat het wordt vrijgegeven.

• Bedragen inhouden: De betalingsverwerker reserveert een vast percentage van de dagelijkse transacties van het bedrijf.

• Geld aanhouden: De betalingsverwerker houdt het geld vast voor een specifieke periode, meestal variërend van zes maanden tot een jaar. Het bedrijf en de verwerker onderhandelen over de tijdsduur om de eerste operationele flexibiliteit te bieden en de laatste bescherming tegen mogelijke financiële verplichtingen.

• Vrijgeven van fondsen: Na de aanhoudperiode ontvangt het bedrijf het geld. Dit gebeurt op doorlopende basis om een constante buffer van recente fondsen te creëren tegen plotselinge financiële behoeften.

• Aanpassen van de voorwaarden: Het bedrijf en de verwerker kunnen de voorwaarden van de doorlopende reserve aanpassen op basis van de veranderende financiële gezondheid en het risicoprofiel van het bedrijf. Dit kan betekenen dat het reservepercentage moet worden aangepast als reactie op de groei en stabilisatie van het bedrijf of veranderingen in de branche.

Laten we ter illustratie zeggen dat een bedrijf een product verkoopt voor $ 100 en een doorlopende reserve van 10% heeft met een periode van 90 dagen. De verwerker houdt $ 10 in op een aankoop en plaatst deze in reserve. Als er na 90 dagen geen chargebacks of problemen optreden, krijgt het bedrijf $ 10 terug.

Vaste (statische) reserves vs. doorlopende reserves

Er zijn alternatieve regelingen beschikbaar voor bedrijven of betalingsverwerkers die liever geen gebruik maken van doorlopende reserves. Sommige verwerkers gebruiken statische reserves, waarbij een vast bedrag wordt ingehouden in plaats van een percentage van de omzet. Anderen kunnen bedrijven verplichten om vooraf een aanbetaling te doen in plaats van een deel van elke transactie te reserveren.

Dit zijn de verschillen tussen vaste (statische) reserves en doorlopende reserves:

Vaste (statische) reserves

De betalingsverwerker houdt vooraf een vooraf bepaald, vast bedrag in van de rekening van een bedrijf. Dit bedrag wordt vastgehouden voor een bepaalde periode of totdat aan een bepaalde voorwaarde is voldaan (bijvoorbeeld een succesvolle verwerkingsgeschiedenis, een bepaald aantal transacties). Het reservebedrag verandert doorgaans niet, ongeacht het verkoopvolume van het bedrijf.

Statische reserves bieden de verwerker zekerheid en een buffer tegen mogelijke chargebacks of terugbetalingen. Verwerkers gebruiken ze vaak voor nieuwe bedrijven of bedrijven met een beperkte verwerkingsgeschiedenis.

Doorlopende reserves

De betalingsverwerker houdt een percentage van elke transactie in (meestal 5%-15%) gedurende een doorlopende periode (bijvoorbeeld 180 dagen). Het bedrijf ontvangt de oudere fondsen als er nieuwe worden toegevoegd. Het reservebedrag fluctueert vaak met het verkoopvolume op basis van de transactiebedragen.

Doorlopende reserves zijn vergelijkbaar met vaste reserves, maar betalingsverwerkers gebruiken ze vaak om risico's continu te beheren. Verwerkers gebruiken bijvoorbeeld meestal doorlopende reserves voor bedrijven met een hoger risico of bedrijven met een geschiedenis van chargebacks.

Welke soorten bedrijven zijn het meest geschikt voor doorlopende reserves?

Doorlopende reserves zijn ideaal voor dit soort bedrijven:

• Bedrijven met een hoog risico: Doorlopende reserves kunnen risico's beheren voor bedrijven die actief zijn in branches met hogere chargebackpercentages, zoals reizen, entertainment voor volwassenen, gokken, telemarketing en abonnementsdiensten, of voor bedrijven die producten of diensten verkopen die vatbaar zijn voor chargebacks of retourzendingen, zoals elektronica, luxegoederen en online cursussen.

• Nieuwe bedrijven: Betalingsverwerkers kunnen doorlopende reserves vereisen voor startups of bedrijven met weinig of geen verwerkingsgeschiedenis totdat ze een trackrecord van succesvolle transacties hebben opgebouwd.

• Bedrijven met financiële problemen: Verwerkers kunnen doorlopende reserves eisen als risicobeperkende maatregel voor bedrijven met een slechte kredietwaardigheid of financiële instabiliteit.

• Bedrijven met hoge transactievolumes: Doorlopende reserves kunnen bedrijven die grote hoeveelheden transacties verwerken ten goede komen door doorlopende bescherming te bieden tegen mogelijke chargebacks of fraude.

• Seizoensgebonden bedrijven: Voor bedrijven met aanzienlijke schommelingen in de omzet gedurende het jaar kunnen doorlopende reserves nuttig zijn, omdat het reservebedrag wordt aangepast aan hun transactievolume.

• Internationale bedrijven: Doorlopende reserves kunnen extra bescherming bieden aan bedrijven die grensoverschrijdende transacties afhandelen, die te maken kunnen krijgen met hogere chargebackrisico's vanwege valutaschommelingen, leveringsproblemen of culturele verschillen.

Voor- en nadelen van doorlopende reserves

Doorlopende reserves creëren voor- en nadelen voor bedrijven. Dit is hoe ze bedrijven kunnen beïnvloeden:

Voordelen

• Toegang tot betalingsverwerkers: Bedrijven met een hoog risico of bedrijven met een beperkte kredietgeschiedenis kunnen hun kansen op het verkrijgen van verkopersaccounts vergroten door te kiezen voor doorlopende reserves.

• Vertrouwen opbouwen: Bedrijven kunnen hun financiële verantwoordelijkheid aan betalingsverwerkers aantonen door middel van doorlopende reserves, die vervolgens kunnen resulteren in voordelen zoals lagere kosten en hogere verwerkingslimieten.

• Bescherming tegen chargeback: Door doorlopende reserves als vangnet te gebruiken, kunnen bedrijven de kosten van chargebacks en terugbetalingen dekken zonder hun werkkapitaal uit te putten.

• Gedwongen sparen: Doorlopende reserves fungeren als een gedwongen spaarmechanisme, waarbij geld opzij wordt gezet voor onverwachte uitgaven of toekomstige investeringen.

Nadelen

• Verminderde cashflow: Door een deel van de omzet in te houden, verminderen doorlopende reserves de cashflow.

• Opportuniteitskosten: Doorlopende reserves bevatten geld dat zou kunnen worden geïnvesteerd in andere gebieden van je bedrijf, waardoor groeimogelijkheden mogelijk worden beperkt.

• Onvoorspelbaarheid: Een fluctuerend reservebedrag kan financiële prognoses en planning een uitdaging maken.

• Potentiële geschillen: Meningsverschillen over het reservebedrag, de duur of het vrijgaveschema kunnen de relatie met betalingsverwerkers onder druk zetten.

• Beperkte controle: Bedrijven hebben weinig controle over de voorwaarden van de doorlopende reserve; Deze worden meestal bepaald door de risicobeoordeling van de verwerker.

Hoe lang moet je doorlopende reserves aanhouden?

Hier zijn enkele factoren die de ideale duur voor het aanhouden van doorlopende reserves kunnen bepalen:

• Sectorr'sco: Sectoren met hogere chargebackpercentages, zoals de reisbranche, gokken en entertainment voor volwassenen, kunnen langere reserveperioden vereisen (180 dagen of langer) om mogelijke chargebacks te dekken. Bedrijven in sectoren met een laag risico kunnen kortere reserveperioden hebben (30-90 dagen) vanwege de lagere kans op chargebacks.

• Bedrijfsgeschiedenis: Voor bedrijven met een beperkte verwerkingsgeschiedenis gelden mogelijk langere reserveperioden totdat ze een sterke staat van dienst hebben opgebouwd. Bedrijven met een bewezen lage chargebackpercentages en een goede reputatie kunnen in aanmerking komen voor kortere reserveperiodes.

• Termijnen voor terugboekingen: De standaardtermijnen voor chargebacks die zijn vastgesteld door kaartnetwerken (bijv. Visa, Mastercard) zijn vaak van invloed op de duur van reserveperioden. Deze termijnen kunnen variëren van 45 tot 120 dagen.

• Beleid van betalingsverwerkers: De betalingsverwerker stelt de voorwaarden van je overeenkomst vast. Sommige verwerkers bieden flexibiliteit of onderhandelbare voorwaarden.

Soorten reservefondsen: Afgetopte reserves en reserves vooraf

Niet alle reservefondsen zijn hetzelfde. Naast doorlopende reserves zijn er geplafonneerde reserves en reserves vooraf. Zo werken ze:

Afgetopte reserves

Net als bij doorlopende reserves wordt bij geplafonneerde reserves een percentage van elke transactie ingehouden. Maar er is een maximale limiet of "limiet" op het totale bedrag dat in een afgetopte reserve kan worden gehouden. Zodra de limiet is bereikt, wordt er geen geld meer ingehouden, zelfs niet als de reserveperiode nog niet is afgelopen. Als een bedrijf bijvoorbeeld een reserve heeft van 10% met een limiet van $ 5000, wordt 10% van elke transactie vastgehouden totdat de reserve $ 5000 bereikt. Daarna wordt er geen geld meer ingehouden, zelfs niet als transacties doorgaan.

Geplafonneerde reserves bieden bedrijven enige voorspelbaarheid omdat ze het maximale bedrag kennen dat in reserve kan worden gehouden. Maar die reserves kunnen nog steeds van invloed zijn op de cashflow, vooral als het plafond snel wordt bereikt, en ze bevatten mogelijk niet genoeg middelen voor bedrijven met een hoog risico of bedrijven met fluctuerende verkoopvolumes. Ze bieden betalingsverwerkers ook enige bescherming, zij het minder dan doorlopende reserves.

Vooruitreserves

Vooruitreserves vereisen dat bedrijven vooraf een vast bedrag inhouden voordat ze betalingen kunnen verwerken. Dit bedrag is vaak gebaseerd op een percentage van het verwachte verkoopvolume of het risicoprofiel van het bedrijf. Een bedrijf dat bijvoorbeeld verwacht $ 100.000 per maand te verwerken, moet mogelijk vooraf een reserve van $ 10.000 inhouden.

Reserves vooraf bieden betalingsverwerkers onmiddellijke bescherming tegen mogelijke chargebacks of fraude en kunnen de cashflow van een bedrijf minder verstoren dan doorlopende reserves omdat het bedrag vooraf bekend is. Maar voor nieuwe of kleinere bedrijven kunnen deze reserves een uitdaging worden, omdat de reserves een aanzienlijke investering vooraf vergen en zich niet gemakkelijk kunnen aanpassen aan onverwachte veranderingen in het verkoopvolume.

Het juiste type reserve kiezen

Welk type reserve het meest geschikt is, hangt af van de behoeften en het risicoprofiel van je bedrijf. Dit zijn de ideale omstandigheden voor elk type:

• Geplafonneerde reserves kunnen een goede optie zijn voor bedrijven met voorspelbare verkoopvolumes die een zekere mate van bescherming willen, maar zich zorgen maken over de impact van doorlopende reserves op de cashflow.

• Reserves vooraf kunnen geschikt zijn voor gevestigde bedrijven met sterke financiële resultaten en die de voorkeur geven aan een eenmalige betaling boven terugkerende inhoudingen.

• Doorlopende reserves zijn ideaal voor bedrijven met een hoog risico of bedrijven met fluctuerende verkoopvolumes. Ze zijn het meest voorkomende type reserve vanwege hun flexibiliteit en schaalbaarheid.

Een doorlopende reserve beëindigen

De beëindiging van een doorlopende reserve is voor de meeste bedrijven een positieve overgang; Het maakt kapitaal vrij en zorgt voor meer financiële flexibiliteit. Dat gezegd hebbende, moet een bedrijf de beëindiging van de reserve zorgvuldig plannen om ervoor te zorgen dat het kan werken zonder de financiële buffer van de reserve. Ga als volgt te werk om de reserve te beëindigen:

Beëindigingsprocedure

Het beëindigingsproces begint wanneer de doorlopende reserve het einde van zijn aanhoudingsperiode bereikt. Naarmate het einde van de periode nadert, stellen betalingsverwerkers bedrijven meestal op de hoogte en geven ze details over het vrijgeven van geld en eventuele laatste aanpassingen.

Alvorens het geld vrij te geven, controleert de betalingsverwerker het account om eventuele uitstaande verplichtingen, zoals chargebacks en chargebacks, af te wikkelen en eventuele noodzakelijke aanpassingen door te voeren. Vervolgens ontvangt het bedrijf doorlopend het resterende geld in de reserve, waarbij het eerst ingehouden geld aankomt. Zodra alle fondsen zijn vrijgegeven, wordt de reserverekening officieel gesloten.

Gevolgen van beëindiging

• Verbeterde cashflow: Toegang tot eerder ingehouden geld kan het werkkapitaal van het bedrijf aanzienlijk verhogen.

• Herbalanceren: Bedrijven moeten na beëindiging vaak hun financiële strategieën aanpassen. Ze kunnen bijvoorbeeld de budgetterings- en cashmanagementpraktijken veranderen om tegemoet te komen aan de toegenomen liquiditeit. Bedrijven moeten mogelijk ook hun operationele strategieën aanpassen, vooral als de reserve van invloed is op hun vermogen om uit te breiden of te investeren in nieuwe projecten.

• Aanpassingen in het risicobeheer: Zonder het vangnet van de doorlopende reserve moeten bedrijven mogelijk andere gebieden van risicobeheer verbeteren. Ze kunnen bijvoorbeeld de tools voor fraudedetectie versterken of hun servicevoorwaarden aanpassen om chargebacks te verminderen.

• Relatie met betalingsverwerkers: Het beëindigen van een doorlopende reserve kan gevolgen hebben voor de relatie van het bedrijf met de betalingsverwerker. De verwerker kan opnieuw onderhandelen over de voorwaarden voor transacties of het algehele risicoprofiel van het bedrijf opnieuw beoordelen.