Las reservas permanentes son un acuerdo de colchón financiero entre los procesadores de pagos y las empresas. Los procesadores de pagos retienen un porcentaje de cada transacción que procesa una empresa durante un período de tiempo específico. Se quedan con este importe como protección contra posibles riesgos, como contracargos, fraudes y otras responsabilidades financieras. Los términos del acuerdo y el nivel de riesgo percibido de una empresa determinan el porcentaje de ventas reservadas y por cuánto tiempo.

Después del período de retención, la empresa recibe los fondos reservados; por lo general, esto ocurre de forma continua. Por ejemplo, si el período de reserva es de seis meses, la empresa recibe los fondos de enero en julio, los fondos de febrero en agosto y así sucesivamente. Como resultado, una empresa debe tener un colchón financiero constante de fondos de las transacciones más recientes para cubrir cualquier problema potencial que pueda surgir.

A continuación, explicaremos cómo funcionan las reservas permanentes, qué tipos de empresas son las más adecuadas para ellas, sus ventajas y desventajas, y mucho más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué hacen las reservas permanentes?
  
• ¿Cómo funcionan las reservas permanentes?
  
• Reservas fijas (estáticas) versus reservas permanentes
  
• ¿Qué tipos de empresas son las más adecuadas para las reservas permanentes?
  
• Ventajas y desventajas de las reservas permanentes
  
• ¿Cuánto tiempo se deben retener las reservas permanentes?
  
• Tipos de fondos de reserva: Reservas limitadas e iniciales
  
• Terminación de una reserva permanente
  

¿Qué hacen las reservas permanentes?

Las reservas permanentes funcionan como una red de seguridad en el procesamiento de pagos. Los procesadores de pagos las retiran de las transacciones procesadas de una empresa, no como una sanción, sino como precaución. Este paso proactivo crea un colchón para gestionar problemas inesperados, como contracargos y fraude. Para las empresas, las reservas permanentes pueden restringir temporalmente el flujo de efectivo y afectar la forma en que una empresa maneja la planificación financiera y la proyección de ingresos. Para los procesadores de pagos, sirven para estos propósitos:

• Protección contra contracargos: En 2023, los estadounidenses presentaron disputas sobre más de $65 mil millones en cargos con tarjetas de crédito. Las reservas permanentes ayudan a las empresas y a los procesadores de pagos a cubrir los costos de las disputas, como los contracargos y los reembolsos. Esto ayuda a mantener la estabilidad financiera de los procesadores de pagos.

• Prevención de fraude: Las reservas permanentes disuaden a las empresas de participar en actividades de alto riesgo al retener una parte de los fondos para cubrir posibles pérdidas.

• Onboarding de empresas nuevas o de alto riesgo: En el caso de las empresas consideradas de alto riesgo debido a su sector, producto o historial de transacciones mínimas, los procesadores de pagos pueden aceptar trabajar con ellas solo si utilizan reservas permanentes.

¿Cómo funcionan las reservas permanentes?

Así es como los procesadores de pagos reservan y liberan los fondos de las reservas permanentes:

• Establecimiento de condiciones: Cuando una empresa implementa procesamiento de pagos con un proveedor, acuerdan las condiciones en función del tipo de empresa, el tamaño, el sector y los factores de riesgo. Estas condiciones incluyen el porcentaje de cada transacción a reservar y el tiempo durante el cual se retendrán estos fondos antes de su liberación.

• Reserva de fondos: El procesador de pagos reserva un porcentaje fijo de las transacciones diarias de la empresa.

• Retención de fondos: El procesador de pagos retiene los fondos durante un período específico, que suele oscilar entre seis meses y un año. La empresa y el procesador negocian el tiempo necesario para ofrecer a la primera flexibilidad operativa y a la segunda protección frente a posibles responsabilidades financieras.

• Liberación de fondos: Después del período de retención, la empresa recibe los fondos. Esto ocurre de forma continua para crear un colchón constante de fondos recientes contra necesidades financieras repentinas.

• Ajuste de condiciones: La empresa y el procesador pueden ajustar las condiciones de la reserva permanente en función de la evolución de la salud financiera y el perfil de riesgo de la empresa. Esto podría significar ajustar el porcentaje de reserva en respuesta al crecimiento y la estabilización de la empresa o a los cambios en el sector.

Por ejemplo, supongamos que una empresa vende un producto por $100 y tiene una reserva permanente del 10 % con un período de 90 días. El procesador retiene $10 de una compra y los pone en reserva. Después de 90 días, si no se producen contracargos o problemas, la empresa recupera los $10.

Reservas fijas (estáticas) versus reservas permanentes

Existen mecanismos alternativos para las empresas o los procesadores de pagos que prefieran no utilizar reservas permanentes. Algunos procesadores utilizan reservas estáticas y retienen una cantidad fija en lugar de un porcentaje de las ventas. Otros pueden exigir a las empresas que paguen un depósito por adelantado en lugar de reservar una parte de cada transacción.

Estas son las diferencias entre las reservas fijas (estáticas) y las reservas permanentes:

Reservas fijas (estáticas)

El procesador de pagos retiene por adelantado una cantidad de dinero fija y predeterminada de la cuenta de una empresa. Este importe se retiene durante un período específico o hasta que se cumpla una determinada condición (por ejemplo, un historial de procesamientos exitosos o una cierta cantidad de transacciones). Por lo general, el importe de la reserva no cambia, independientemente del volumen de ventas de la empresa.

Las reservas estáticas ofrecen seguridad a los procesadores y un margen contra posibles contracargos o reembolsos. Los procesadores a menudo los usan para empresas nuevas o aquellas con un historial de procesamiento limitado.

Reservas permanentes

El procesador de pagos retiene un porcentaje de cada transacción (por lo general, entre el 5 % y el 15 %) durante un período consecutivo (por ejemplo, 180 días). La empresa recibe los fondos más antiguos a medida que se agregan otros nuevos. El importe de la reserva suele fluctuar con el volumen de ventas en función de los importes de las transacciones.

Las reservas permanentes son similares a las reservas fijas, pero los procesadores de pagos suelen utilizarlas para gestionar el riesgo de forma continua. Por ejemplo, los procesadores suelen utilizar reservas permanentes para empresas de más alto riesgo o con un historial de contracargos.

¿Qué tipos de empresas son las más adecuadas para las reservas permanentes?

Las reservas permanentes son ideales para este tipo de empresas:

• Empresas de alto riesgo: Las reservas permanentes pueden gestionar los riesgos para las empresas que operan en sectores con tasas más altas de contracargos, como las de viajes, entretenimiento para adultos, juegos de apuestas, telemarketing y servicios de suscripción, o para las empresas que venden productos o servicios que son propensos a disputas o devoluciones, como los productos electrónicos, los artículos de lujo y los cursos en línea.

• Nuevas empresas: Los procesadores de pagos pueden requerir reservas permanentes para las startups o empresas con poco historial de procesamiento o sin historial de procesamiento hasta que consigan un historial de transacciones exitosas.

• Empresas con problemas financieros: Los procesadores pueden exigir reservas permanentes como medida de mitigación de riesgos para las empresas con malas calificaciones crediticias o inestabilidad financiera.

• Empresas con altos volúmenes de transacciones: Las reservas permanentes pueden beneficiar a las empresas que procesan grandes volúmenes de transacciones, ya que proporcionan protección continua contra posibles contracargos o fraude.

• Negocios estacionales: Las empresas con fluctuaciones sustanciales de las ventas a lo largo del año pueden encontrar útiles las reservas permanentes porque el importe de la reserva se ajusta según sus volúmenes de transacciones.

• Empresas internacionales: Las reservas permanentes pueden proporcionar protección adicional a las empresas que manejan transacciones transfronterizas, que podrían enfrentar mayores riesgos de contracargos debido a fluctuaciones monetarias, problemas de envío o diferencias culturales.

Ventajas y desventajas de las reservas permanentes

Las reservas permanentes crean ventajas y desventajas para las empresas. Así es como pueden afectar a las empresas:

Ventajas

• Acceso a procesadores de pagos: Las empresas de alto riesgo o aquellas con un historial crediticio limitado pueden mejorar sus posibilidades de obtener cuentas de comerciantes si optan por las reservas permanentes.

• Generación de confianza: Las empresas pueden demostrar su responsabilidad financiera a los procesadores de pagos mediante reservas permanentes, lo que puede dar lugar a beneficios como comisiones más bajas y límites de procesamiento más altos.

• Protección contra contracargos: Al utilizar las reservas permanentes como red de seguridad, las empresas pueden cubrir los costos de contracargos y reembolsos sin agotar su capital de trabajo.

• Ahorro forzoso: Las reservas permanentes funcionan como un mecanismo de ahorro forzoso, ya que se separan fondos para gastos inesperados o inversiones futuras.

Desventajas

• Reducción del flujo de caja: Al retener una parte de los ingresos, las reservas permanentes reducen el flujo de caja.

• Costo de oportunidad: Las reservas permanentes retienen fondos que podrían invertirse en otras áreas de tu negocio, lo que podría limitar las oportunidades de crecimiento.

• Imprevisibilidad: Una cantidad de reserva fluctuante puede dificultar la previsión y la planificación financieras.

• Posibles disputas: Los desacuerdos sobre el importe, la duración o el calendario de liberación de las reservas pueden tensar las relaciones con los procesadores de pagos.

• Control limitado: Las empresas tienen poco control sobre los términos y condiciones de la reserva permanente. Por lo general, estos factores están determinados por la evaluación de riesgos del procesador.

¿Cuánto tiempo se deben retener las reservas permanentes?

Estos son algunos factores que pueden determinar la duración ideal para retener las reservas permanentes:

• Riesgo del sector: Los sectores con tasas más altas de contracargos, como los de viajes, juegos de apuestas y entretenimiento para adultos, pueden requerir períodos de reserva más largos (180 días o más) para cubrir posibles disputas. Las empresas en sectores de bajo riesgo pueden tener períodos de reserva más cortos (de 30 a 90 días) debido a la menor probabilidad de contracargos.

• Historial de la empresa: Las empresas con un historial de procesamiento limitado pueden tener períodos de reserva más largos hasta que obtengan un historial sólido. Las empresas con un historial comprobado de bajas tasas de contracargos y buena reputación podrían ser elegibles para períodos de reserva más cortos.

• Plazos de contracargos: Los plazos estándar de contracargos establecidos por las redes de tarjetas (p. ej., Visa o Mastercard) suelen influir en la duración de los períodos de reserva. Estos plazos pueden oscilar entre 45 y 120 días.

• Políticas del procesador de pagos: El procesador de pagos establecerá los términos y condiciones de su acuerdo. Algunos procesadores ofrecen flexibilidad o condiciones negociables.

Tipos de fondos de reserva: Reservas limitadas e iniciales

No todos los fondos de reserva son iguales. Además de las reservas permanentes, hay reservas limitadas y reservas iniciales. Así es como funcionan:

Reservas limitadas

Al igual que con las reservas permanentes, las reservas limitadas retienen un porcentaje de cada transacción. Pero hay un límite máximo o "tope" en la cantidad total que se puede mantener en una reserva limitada. Una vez que se alcanza el límite, no se retienen más fondos, incluso si el período de reserva no ha finalizado. Por ejemplo, si una empresa tiene una reserva limitada del 10 % con un límite de $5000, el 10 % de cada transacción se retiene hasta que la reserva alcance los $5000. Después de eso, no se retienen más fondos, incluso si las transacciones continúan.

Las reservas limitadas proporcionan a las empresas cierta previsibilidad, ya que conocen el importe máximo que se puede mantener en reserva. Sin embargo, esas reservas aún pueden afectar el flujo de efectivo, especialmente si el límite se alcanza rápidamente, y es posible que no contengan fondos suficientes para empresas de alto riesgo o aquellas con volúmenes de ventas fluctuantes. También ofrecen cierta protección a los procesadores de pagos, aunque menos que las reservas permanentes.

Reservas iniciales

Las reservas iniciales requieren que las empresas retengan una suma global de dinero por adelantado antes de poder comenzar a procesar los pagos. Este importe suele basarse en un porcentaje del volumen de ventas previsto o en el perfil de riesgo de la empresa. Por ejemplo, una empresa que espera procesar $100,000 al mes podría tener que retener una reserva inicial de $10,000.

Las reservas iniciales proporcionan protección inmediata a los procesadores de pagos contra posibles contracargos o fraude, y pueden ser menos perjudiciales para el flujo de caja de una empresa que las reservas permanentes, ya que el importe se conoce de antemano. Sin embargo, para las empresas nuevas o más pequeñas estas reservas pueden plantear desafíos, ya que requieren una inversión inicial sustancial y no pueden ajustarse fácilmente a cambios inesperados en el volumen de ventas.

Elección del tipo de reserva adecuado

El tipo de reserva más adecuado depende de las necesidades y el perfil de riesgo de tu empresa. Estas son las condiciones ideales para cada tipo:

• Las reservas limitadas pueden ser una buena opción para las empresas con volúmenes de ventas predecibles que desean cierto nivel de protección, pero les preocupa el impacto de las reservas permanentes en el flujo de caja.

• Las reservas iniciales podrían ser adecuadas para empresas establecidas que tienen finanzas sólidas y prefieren un pago único en lugar de deducciones recurrentes.

• Las reservas permanentes son ideales para empresas de alto riesgo o con volúmenes de ventas fluctuantes. Son el tipo de reserva más común debido a su flexibilidad y escalabilidad.

Terminación de una reserva permanente

La terminación de una reserva permanente es una transición positiva para la mayoría de las empresas: libera capital y proporciona más flexibilidad financiera. Dicho esto, una empresa debe planificar cuidadosamente la terminación de la reserva para asegurarse de que pueda operar sin el colchón financiero de la reserva. A continuación, te indicamos cómo poner término a la reserva:

Proceso de terminación

El proceso de terminación comienza cuando la reserva permanente llega al final de su período de retención. A medida que se acerca el final del período, los procesadores de pagos generalmente notifican a las empresas y les brindan detalles sobre la liberación de fondos y los ajustes finales si es necesario.

Antes de liberar los fondos, el procesador de pagos audita la cuenta para liquidar cualquier pasivo pendiente, como contracargos y disputas, y hacer los ajustes necesarios. Luego, la empresa recibe los fondos restantes de la reserva de forma continua, y los fondos retenidos más temprano llegan primero. Una vez que se liberan todos los fondos, la cuenta de reserva se cierra oficialmente.

Efectos de la terminación

• Mejora del flujo de caja: El acceso a fondos previamente retenidos puede aumentar sustancialmente el capital de trabajo de la empresa.

• Reequilibrio: Las empresas a menudo necesitan ajustar sus estrategias financieras después de la terminación. Por ejemplo, podrían cambiar las prácticas de presupuestación y gestión de efectivo para adaptarse al aumento de la liquidez. Es posible que las empresas también deban ajustar sus estrategias operativas, especialmente si la reserva afectó su capacidad para expandirse o invertir en nuevos proyectos.

• Ajustes en la gestión de riesgos: Sin la red de seguridad de la reserva permanente, es posible que las empresas tengan que mejorar otras áreas de la gestión de riesgos. Por ejemplo, pueden reforzar las herramientas de detección de fraude o actualizar sus condiciones de uso para reducir los contracargos.

• Relación con el procesador de pagos: La terminación de una reserva permanente puede afectar la relación de la empresa con su procesador de pagos. El procesador puede renegociar las condiciones de las transacciones o reevaluar el perfil de riesgo general de la empresa.