Las reservas circulantes son un acuerdo de reserva financiera entre los procesadores de pagos y las empresas. Los procesadores de pagos retienen un porcentaje de cada transacción que procesa una empresa durante un período específico; se quedan con este importe como protección contra posibles riesgos, como contracargos, fraude y otras responsabilidades financieras. Las condiciones del acuerdo y el nivel de riesgo percibido de una empresa determinan el porcentaje reservado de ventas y por cuánto tiempo.

Después del período de tenencia, la empresa recibe los fondos reservados; por lo general, esto ocurre de forma continua. Por ejemplo, si el período de reserva es de seis meses, la empresa recibe los fondos de enero a julio, los fondos de febrero a agosto, y así sucesivamente. Como resultado, una empresa debe tener un colchón financiero constante de fondos de las transacciones más recientes para cubrir cualquier problema potencial que pueda surgir.

A continuación, explicaremos cómo funcionan las reservas circulantes, qué tipos de empresas son las más adecuadas para ellas, sus ventajas y desventajas, y mucho más.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué hacen las reservas circulantes?
  
• ¿Cómo funcionan las reservas circulantes?
  
• Reservas fijas (estáticas) frente a reservas circulantes
  
• ¿Qué tipos de negocios son los más adecuados para las reservas circulantes?
  
• Ventajas y desventajas de las reservas circulantes
  
• ¿Durante cuánto tiempo debes mantener las reservas circulantes?
  
• Tipos de fondos de reserva: Reservas limitadas y por adelantado
  
• Terminación de una reserva circulante
  

¿Qué hacen las reservas circulantes?

Las reservas circulantes funcionan como una red de seguridad en el procesamiento de pagos. Los procesadores de pagos las retiran de las transacciones procesadas de una empresa, no como penalización, sino como precaución. Este paso proactivo crea un colchón para gestionar problemas inesperados, como contracargos y fraude. Para las empresas, las reservas circulantes pueden restringir temporalmente el flujo de caja y afectar la forma en la que gestionan la planificación financiera y las proyecciones de ingresos. Para los procesadores de pago, sirven para estos propósitos:

• Protección contra contracargos: en 2023, los estadounidenses disputaron más de 65 mil millones de dólares en cargos con tarjetas de crédito. Las reservas circulantes ayudan a las empresas y a los procesadores de pagos a cubrir los costes de las disputas, como los contracargos y los reembolsos. Esto ayuda a mantener la estabilidad financiera de los procesadores de pagos.

• Prevención de fraude: las reservas circulantes disuaden a las empresas de participar en actividades de alto riesgo al retener una parte de los fondos para cubrir posibles pérdidas.

• Onboarding de empresas nuevas o de alto riesgo: en el caso de las empresas consideradas de alto riesgo por su sector, producto o historial mínimo de transacciones, es posible que los procesadores de pagos acepten trabajar con ellas solo si utilizan reservas circulantes.

¿Cómo funcionan las reservas circulantes?

Así es como los procesadores de pagos retienen y liberan fondos de las reservas circulantes:

• Establecimiento de condiciones: cuando una empresa implementa el procesamiento de pagos con un proveedor, acuerdan las condiciones en función del tipo de empresa, tamaño, sector y factores de riesgo. Estas condiciones incluyen el porcentaje de cada transacción a reservar y la duración durante la cual se mantendrán estos fondos antes de su liberación.

• Retención de fondos: el procesador de pagos reserva un porcentaje fijo de las transacciones diarias de la empresa.

• Retención de fondos: el procesador de pagos retiene los fondos durante un período específico, que suele oscilar entre seis meses y un año. La empresa y el encargado del tratamiento negocian el tiempo necesario para ofrecer: a la primera, flexibilidad operativa, y a la segunda, protección frente a posibles responsabilidades financieras.

• Liberación de fondos: una vez finalizado el período de tenencia, la empresa recibe los fondos. Esto ocurre de forma continua para crear un colchón constante de fondos recientes contra necesidades financieras repentinas.

• Ajuste de condiciones: la empresa y el encargado del tratamiento pueden ajustar las condiciones de la reserva circulante en función de la evolución de la salud financiera y el perfil de riesgo de la empresa. Esto podría significar ajustar el porcentaje de reserva en respuesta al crecimiento y estabilización del negocio o a los cambios en el sector.

Por ejemplo, supongamos que una empresa vende un producto por 100 $ y tiene una reserva circulante del 10 % en un período de 90 días. El procesador retiene 10 $ de una compra y los pone en reserva. Después de 90 días, si no se producen contracargos o problemas, la empresa recupera los 10 $.

Reservas fijas (estáticas) frente a reservas circulantes

Existen alternativas para las empresas o procesadores de pagos que prefieren no utilizar reservas circulantes. Algunos procesadores utilizan reservas estáticas, es decir, retienen un importe fijo en lugar de un porcentaje de las ventas. Otros pueden exigir a las empresas que paguen un depósito por adelantado en lugar de reservar una parte de cada transacción.

Estas son las diferencias entre las reservas fijas (estáticas) y las reservas circulantes:

Reservas fijas (estáticas)

El procesador de pagos retiene por adelantado un importe predeterminado y fijo de dinero de la cuenta de una empresa. Este importe se retiene durante un período específico o hasta que se cumplan determinadas condiciones (p. ej., un historial de procesamiento correcto, un determinado número de transacciones). Por lo general, el importe de la reserva no cambia, independientemente del volumen de ventas de la empresa.

Las reservas estáticas ofrecen seguridad a los procesadores y un colchón frente a posibles contracargos o reembolsos. Los procesadores a menudo los usan para negocios nuevos o aquellos con un historial de procesamiento limitado.

Reservas circulantes

El procesador de pagos retiene un porcentaje de cada transacción (normalmente entre el 5 % y el 15 %) durante un período continuo (por ejemplo, 180 días). La empresa recibe los fondos más antiguos a medida que se añaden otros nuevos. El importe de la reserva suele fluctuar con el volumen de ventas en función de los importes de las transacciones.

Las reservas circulantes son similares a las reservas fijas, pero los procesadores de pagos suelen usarlas para gestionar el riesgo de forma continua. Por ejemplo, los procesadores suelen utilizar reservas circulantes para empresas de mayor riesgo o con un historial de contracargos.

¿Qué tipos de empresas son las más adecuadas para las reservas circulantes?

Las reservas circulantes son ideales para este tipo de empresas:

• Negocios de alto riesgo: las reservas circulantes pueden gestionar los riesgos para las empresas que operan en sectores con tasas de contracargos más altas, como los viajes, el entretenimiento para adultos, los juegos de azar, el telemarketing y los servicios de suscripción, o para las empresas que venden productos o prestan servicios propensos a disputas o devoluciones, como la electrónica, los artículos de lujo y los cursos online.

• Nuevos negocios: es posible que los procesadores de pagos necesiten reservas circulantes para las startups o empresas con poco o ningún historial de procesamiento hasta que establezcan un registro de seguimiento de las transacciones exitosas.

• Empresas con problemas financieros: los procesadores pueden exigir reservas circulantes como medida de mitigación del riesgo para las empresas con malas calificaciones crediticias o inestabilidad financiera.

• Empresas con altos volúmenes de transacciones: las reservas circulantes pueden beneficiar a las empresas que procesan grandes volúmenes de transacciones, ya que proporcionan protección continua contra posibles contracargos o fraude.

• Negocios estacionales: las empresas con fluctuaciones significativas en las ventas a lo largo del año pueden encontrar útiles las reservas circulantes porque el importe de la reserva se ajusta con sus volúmenes de transacciones.

• Negocios internacionales: las reservas circulantes pueden brindar más protección a las empresas que manejan transacciones transfronterizas, que podrían enfrentar mayores riesgos de contracargos debido a fluctuaciones monetarias, problemas de envío o diferencias culturales.

Ventajas e inconvenientes de las reservas circulantes

Las reservas circulantes crean ventajas y desventajas para las empresas. Así es como pueden afectar a las empresas:

Ventajas

• Acceso a procesadores de pagos: las empresas de alto riesgo o aquellas con un historial crediticio limitado pueden mejorar sus posibilidades de obtener cuentas de comerciante si optan por las reservas circulantes.

• Aumento de la confianza: las empresas pueden demostrar su responsabilidad financiera a los procesadores de pagos a través de reservas circulantes, que luego pueden generar beneficios, como comisiones más bajas y límites de procesamiento más altos.

• Protección contra contracargos: al utilizar las reservas circulantes como red de seguridad, las empresas pueden cubrir los costes de los contracargos y los reembolsos sin agotar su capital circulante.

• Ahorro forzoso: las reservas circulantes funcionan como un mecanismo de ahorro forzoso, apartando fondos para gastos inesperados o inversiones futuras.

Desventajas

• Reducción del flujo de caja: al retener una parte de los ingresos, las reservas circulantes reducen el flujo de caja.

• Coste de oportunidad: las reservas circulantes retienen fondos que podrían invertirse en otras áreas de tu empresa, lo que podría limitar las oportunidades de crecimiento.

• Imprevisibilidad: un importe de reserva fluctuante puede dificultar la previsión y la planificación financiera.

• Posibles disputas: los desacuerdos sobre el importe de la reserva, la duración o el calendario de liberación pueden tensar las relaciones con los procesadores de pagos.

• Control limitado: las empresas tienen poco control sobre los términos y condiciones de la reserva circulante; por lo general, estos vienen determinados por la evaluación de riesgos del procesador de pagos.

¿Durante cuánto tiempo debes mantener las reservas circulantes?

Estos son algunos factores que pueden determinar la duración ideal para mantener reservas circulantes:

• Riesgo del sector: los sectores con tasas de contracargos más altas, como los viajes, los juegos de azar y el entretenimiento para adultos, pueden requerir períodos de reserva más largos (180 días o más) para cubrir posibles disputas. Las empresas de sectores de bajo riesgo pueden tener períodos de reserva más cortos (de 30 a 90 días) debido a la menor probabilidad de contracargos.

• Historial de la empresa: las empresas con un historial de procesamiento limitado pueden tener períodos de reserva más largos hasta que establezcan un historial sólido. Las empresas con un historial comprobado de bajas tasas de contracargos y buena reputación podrían reunir los requisitos para períodos de reserva más cortos.

• Plazos de contracargo: los plazos estándar de contracargo establecidos por las redes de tarjetas (p. ej., Visa, Mastercard) suelen influir en la duración de los períodos de reserva. Estos plazos pueden oscilar entre 45 y 120 días.

• Políticas de los procesadores de pagos: el procesador de pagos establecerá los términos y condiciones de tu acuerdo. Algunos procesadores ofrecen flexibilidad o condiciones negociables.

Tipos de fondos de reserva: Reservas limitadas y por adelantado

No todos los fondos de reserva son iguales. Además de las reservas circulantes, existen reservas limitadas y reservas anticipadas. Así es como funcionan:

Reservas limitadas

Al igual que con las reservas circulantes, las reservas limitadas retienen un porcentaje de cada transacción. Pero hay un límite máximo o «tope» en el importe total que se puede mantener en una reserva limitada. Una vez que se alcanza el límite, no se retienen más fondos, incluso si el período de reserva no ha finalizado. Por ejemplo, si una empresa tiene una reserva limitada al 10 % con un límite de 5000 $, se retiene el 10 % de cada transacción hasta que la reserva alcance los 5000 $. Después de eso, no se retienen más fondos, incluso si las transacciones continúan.

Las reservas limitadas proporcionan a las empresas cierta previsibilidad porque conocen el importe máximo que se puede mantener en reserva. Sin embargo, esas reservas pueden afectar al flujo de caja, sobre todo si el límite se alcanza rápidamente, y es posible que no contengan fondos suficientes para las empresas de alto riesgo o las que tienen volúmenes de ventas fluctuantes. También ofrecen cierta protección a los procesadores de pagos, aunque menos que las reservas circulantes.

Reservas anticipadas

Las reservas anticipadas requieren que las empresas retengan una suma global de dinero por adelantado antes de que puedan comenzar a procesar pagos. Este importe suele basarse en un porcentaje del volumen de ventas previsto o en el perfil de riesgo de la empresa. Por ejemplo, una empresa que espera procesar 100.000 $ al mes podría tener que retener una reserva anticipada de 10.000 $.

Las reservas anticipadas proporcionan protección inmediata a los procesadores de pagos frente a posibles contracargos o fraudes, y pueden ser menos perjudiciales para el flujo de caja de una empresa que las reservas circulantes, ya que el importe se conoce de antemano. Sin embargo, las empresas nuevas o más pequeñas pueden encontrar estas reservas como un desafío porque requieren una inversión inicial sustancial y no pueden ajustarse fácilmente a cambios inesperados en el volumen de ventas.

Elegir el tipo de reserva adecuado

El tipo de reserva más adecuado depende de las necesidades y el perfil de riesgo de tu negocio. Estas son las condiciones ideales para cada tipo:

• Las reservas limitadas pueden ser una buena opción para las empresas con volúmenes de ventas predecibles que desean cierto nivel de protección, pero les preocupa el impacto de las reservas circulantes en el flujo de caja.

• Las reservas anticipadas podrían ser adecuadas para empresas establecidas que tienen finanzas sólidas y prefieren un pago único en lugar de deducciones recurrentes.

• Las reservas circulantes son ideales para empresas de alto riesgo o con volúmenes de ventas fluctuantes. Son el tipo de reserva más común debido a su flexibilidad y escalabilidad.

Terminación de una reserva circulante

La terminación de una reserva circulante es una transición positiva para la mayoría de las empresas; libera capital y proporciona más flexibilidad financiera. Dicho esto, una empresa debe planificar cuidadosamente la terminación de la reserva para asegurarse de que pueda operar sin el colchón financiero de la reserva. A continuación, te indicamos cómo cancelar la reserva:

Proceso de rescisión

El proceso de rescisión comienza cuando la reserva circulante llega al final de su período de tenencia. A medida que se acerca el final del período, los procesadores de pagos generalmente notifican a las empresas y les dan detalles sobre la liberación de fondos y los ajustes finales si es necesario.

Antes de liberar los fondos, el procesador de pagos audita la cuenta para cobrar cualquier pasivo pendiente, como contracargos y disputas, y hacer los ajustes necesarios. Luego, la empresa recibe los fondos restantes en la reserva de forma continua, y los fondos retenidos más temprano llegan primero. Una vez que se liberan todos los fondos, la cuenta de reserva se cierra oficialmente.

Efectos de la rescisión

• Mejora del flujo de caja: el acceso a fondos previamente retenidos puede aumentar sustancialmente el capital de trabajo de la empresa.

• Reequilibrio: las empresas a menudo necesitan ajustar sus estrategias financieras después de la terminación. Por ejemplo, podrían cambiar las prácticas presupuestarias y de gestión de efectivo para adaptarse al aumento de la liquidez. Es posible que las empresas también deban ajustar sus estrategias operativas, especialmente si la reserva afectó su capacidad para expandirse o invertir en nuevos proyectos.

• Ajustes en la gestión de riesgos: sin la red de seguridad de la reserva circulante, es posible que las empresas necesiten mejorar otras áreas de la gestión de riesgos. Por ejemplo, podrían reforzar las herramientas de detección de fraude o actualizar sus condiciones de servicio para reducir los contracargos.

• Relación con el procesador de pagos: la terminación de una reserva circulante puede afectar a la relación de la empresa con su procesador de pagos. El procesador de pagos puede renegociar las condiciones de las transacciones o reevaluar el perfil de riesgo general de la empresa.