Le riserve a scadenza periodica sono un accordo di riserva finanziaria tra gli elaboratori di pagamento e le attività. Gli elaboratori di pagamento trattengono una percentuale su ogni transazione elaborata da un'attività in un determinato periodo di tempo. Conservano questo importo come protezione contro potenziali rischi, per esempio storni, frodi e altre passività finanziarie. I termini dell'accordo e il livello di rischio percepito di un'attività determinano la percentuale e la durata delle vendite in riserva.

Dopo il periodo di attesa, l'attività riceve i fondi in riserva. Questo di solito si verifica su base continuativa. Ad esempio, se il periodo di riserva è di sei mesi, l'attività riceve i fondi da gennaio a luglio, poi da febbraio ad agosto e così via. Di conseguenza, un'attività deve disporre di un buffer finanziario costante di fondi proveniente dalle transazioni recenti, per far fronte a eventuali imprevisti.

Di seguito analizzeremo nel dettaglio le riserve a scadenza periodica: funzionamento, a quali attività sono più adatte, vantaggi, svantaggi e tanto altro.

Di cosa tratta questo articolo?

• A cosa servono le riserve a scadenza periodica?
  
• Come funzionano le riserve a scadenza periodica?
  
• Riserve fisse (statiche) e riserve a scadenza periodica
  
• Quali tipi di attività sono più adatte per le riserve a scadenza periodica?
  
• Vantaggi e svantaggi delle riserve a scadenza periodica
  
• Per quanto tempo devono essere trattenute le riserve a scadenza periodica?
  
• Tipi di fondi di riserva: Riserve anticipate e con un limite massimo
  
• Risoluzione di una riserva a scadenza periodica
  

A cosa servono le riserve a scadenza periodica?

Le riserve a scadenza periodica fungono da rete di sicurezza nell'elaborazione dei pagamenti. Gli elaboratori di pagamento le trattengono dalle transazioni elaborate di un'attività, non come sanzione ma come precauzione. Questo passaggio proattivo crea un ammortizzatore per gestire problemi imprevisti, come storni e frodi. Per le attività, le riserve a scadenza periodica possono limitare temporaneamente il flusso di cassa e influenzare il modo in cui l'attività gestisce la pianificazione finanziaria e la proiezione dei ricavi. Per gli elaboratori di pagamento, servono ai seguenti scopi:

• Misura protettiva contro gli storni: Nel 2023, gli statunitensi hanno contestato oltre 65 miliardi di dollari in addebiti su carte di credito. Le riserve a scadenza periodica aiutano le attività e gli elaboratori di pagamento a coprire i costi delle contestazioni, come gli storni e i rimborsi. Questo aiuta a mantenere la stabilità finanziaria degli elaboratori di pagamento.

• Prevenzione delle frodi: Le riserve a scadenza periodica dissuadono le attività dall'intraprendere operazioni ad alto rischio trattenendo una parte dei fondi per coprire potenziali perdite.

• Attivazione di nuove attività o di attività ad alto rischio: Per le attività considerate ad alto rischio a causa del settore in cui operano, del prodotto offerto o della cronologia minima delle transazioni, gli elaboratori di pagamento potrebbero accettare di collaborare con loro solo se utilizzano riserve a scadenza periodica.

Come funzionano le riserve a scadenza periodica?

Ecco come gli elaboratori di pagamento trattengono e svincolano i fondi dalle riserve a scadenza periodica:

• Definizione delle condizioni: Quando un'attività implementa l'elaborazione dei pagamenti con un fornitore, si concordano i termini in base al tipo di business, alle dimensioni, al settore e ai fattori di rischio. Questi termini includono la percentuale di ciascuna transazione da riservare e la durata per la quale questi fondi saranno conservati prima del rilascio.

• Ritenuta: L'elaboratore di pagamento riserva una percentuale fissa sulle transazioni giornaliere dell'attività.

• Trattenuta dei fondi: L'elaboratore di pagamento trattiene i fondi per un periodo specifico, che in genere va da sei mesi a un anno. L'attività e l'elaboratore di pagamenti negoziano il periodo di tempo per offrire alla prima flessibilità operativa e al secondo protezione da potenziali passività finanziarie.

• Sblocco dei fondi: Dopo il periodo di trattenuta, l'attività riceve i fondi. Questa operazione viene ripetuta regolarmente al fine di accumulare gradualmente un fondo di emergenza, sempre disponibile per fronteggiare imprevisti finanziari.

• Regolazione dei termini: L'attività e l'elaboratore di pagamento possono modificare i termini della riserva a scadenza periodica in base all'evoluzione della situazione finanziaria e del profilo di rischio dell'attività. Questo può significare adeguare la percentuale della riserva in risposta alla crescita e alla stabilità dell'attività o ai cambiamenti del settore.

Per fare un esempio, supponiamo che un'attività venda un prodotto a 100 $ e abbia una riserva a scadenza periodica del 10% per un periodo di 90 giorni. L'elaboratore trattiene 10 $ da un acquisto e li mette in riserva. Trascorsi 90 giorni, se non si verificano storni o problemi, all'attività vengono restituiti i 10 $.

Riserve fisse (statiche) e riserve a scadenza periodica

Sono disponibili modalità alternative per le attività o per gli elaboratori di pagamento che preferiscono non utilizzare le riserve a scadenza periodica. Alcuni elaboratori di pagamento usano le riserve statiche, trattenendo un importo fisso piuttosto che una percentuale sulle vendite. Altre soluzioni potrebbero richiedere alle attività di versare un deposito anticipato invece di riservare una parte di ogni transazione.

Di seguito sono riportate le differenze tra riserve fisse (statiche) e riserve a scadenza periodica:

Riserve fisse (statiche)

L'elaboratore di pagamento trattiene in anticipo una somma di denaro fissa e predeterminata dal conto di un'attività. Questo importo viene trattenuto per un periodo specifico o fino a quando non viene soddisfatta una determinata condizione (ad esempio, cronologia di elaborazioni andate a buon fine, un certo numero di transazioni). L'importo della riserva in genere non cambia, indipendentemente dal volume delle vendite dell'attività.

Le riserve statiche offrono agli elaboratori sicurezza e un buffer contro potenziali storni o rimborsi. Gli elaboratori di pagamento spesso le utilizzano per le nuove attività o per quelle con una cronologia di elaborazioni limitata.

Riserve a scadenza periodica

L'elaboratore di pagamento trattiene una percentuale su ciascuna transazione (in genere dal 5% al 15%) per un periodo di tempo variabile (ad esempio 180 giorni). L'attività riceve i fondi meno recenti man mano che ne vengono aggiunti di nuovi. L'importo della riserva varia spesso in base al volume delle vendite e agli importi delle transazioni.

Le riserve a scadenza periodica sono simili alle riserve fisse, ma gli elaboratori di pagamento spesso le utilizzano per gestire continuamente i rischi. Ad esempio, gli elaboratori di pagamento in genere utilizzano riserve a scadenza periodica per le attività a rischio più elevato o con storni passati.

Quali tipi di attività sono più adatte per le riserve a scadenza periodica?

Le riserve a scadenza periodica sono ideali per i seguenti tipi di attività:

• Attività ad alto rischio: Le riserve a scadenza periodica consentono di gestire i rischi per le attività che operano in settori con tassi di storno più elevati, come viaggi, intrattenimento per adulti, giochi d'azzardo, telemarketing e servizi in abbonamento, o per le attività che vendono prodotti/servizi soggetti a contestazioni o resi, come elettronica, beni di lusso e corsi online.

• Nuove attività: Gli elaboratori di pagamento potrebbero richiedere riserve a scadenza periodica per le start-up o per le attività con una cronologia di elaborazioni minima o nulla fino a quando queste non stabiliscono un registro dei risultati raggiunti delle transazioni andate a buon fine.

• Attività con problemi finanziari: Gli elaboratori potrebbero richiedere riserve a scadenza periodica come misura di mitigazione del rischio per le attività con rating creditizi scadenti o instabilità finanziaria.

• Attività con volumi elevati di transazioni: Le riserve a scadenza periodica possono essere utili alle attività che elaborano grandi volumi di transazioni, fornendo una protezione continua contro potenziali storni o frodi.

• Attività stagionali: Le attività con forti fluttuazioni delle vendite durante l'anno potrebbero trovare utili le riserve a scadenza periodica perché l'importo della riserva viene commisurato ai volumi delle transazioni.

• Attività internazionali: Le riserve a scadenza periodica possono fornire ulteriore protezione alle attività che gestiscono transazioni transfrontaliere, che potrebbero essere esposte a rischi di storno più elevati a causa di fluttuazioni valutarie, problemi di spedizione o differenze culturali.

Vantaggi e svantaggi delle riserve a scadenza periodica

Le riserve a scadenza periodica offrono alle attività sia opportunità che sfide. Ecco come possono influire sulle attività:

Vantaggi

• Accesso a elaboratori di pagamento: le attività ad alto rischio o con una storia creditizia limitata possono aumentare le loro possibilità di ottenere conti esercente optando per le riserve a scadenza periodica.

• Costruire la fiducia: Le attività possono dimostrare la propria responsabilità finanziaria nei confronti degli elaboratori di pagamento applicando riserve a scadenza periodica, che possono poi tradursi in vantaggi quali commissioni e limiti di elaborazione più bassi.

• Misura protettiva contro gli storni: Utilizzando le riserve a scadenza periodica come rete di sicurezza, le attività possono coprire i costi di storni e rimborsi senza esaurire il proprio capitale operativo.

• Risparmi forzati: Le riserve a scadenza funzionano come un meccanismo di risparmio forzato, accantonando fondi per spese impreviste o investimenti futuri.

Svantaggi

• Flusso di cassa ridotto: Trattenendo una parte dei ricavi, le riserve a scadenza periodica riducono il flusso di cassa.

• Costo opportunità: Le riserve a scadenza periodica trattengono fondi che potrebbero essere investiti in altre aree, limitando potenzialmente le opportunità di crescita.

• Imprevedibilità: Un importo di riserva fluttuante può rendere difficoltosa la previsione e la pianificazione finanziaria.

• Potenziali contestazioni: I disaccordi circa l'importo della riserva, la durata o il programma di rilascio possono mettere a dura prova i rapporti con gli elaboratori di pagamento.

• Controllo limitato: Le attività hanno scarso controllo sulle condizioni della riserva a scadenza periodica, che sono solitamente determinate dalla valutazione del rischio effettuata dall’elaboratore.

Per quanto tempo devono essere trattenute le riserve a scadenza periodica?

Ecco alcuni fattori che possono determinare la durata ideale per la trattenuta delle riserve a scadenza periodica:

• Rischio di settore: I settori con tassi di storno più elevati, come viaggi, giochi d'azzardo e intrattenimento per adulti, potrebbero richiedere periodi di riserva più lunghi (180 giorni o più) per coprire potenziali contestazioni. Attività che operano in settori a basso rischio potrebbero avere periodi di riserva più brevi (30–90 giorni) a causa della minore probabilità di storni.

• Storia dell’attività: Le attività con una cronologia di elaborazioni limitata potrebbero prevedere periodi di riserva più lunghi fino a quando non avranno stabilito un solido registro dei risultati ottenuti. Le attività con una comprovata storia di bassi tassi di storno e una buona reputazione potrebbero essere idonee per periodi di riserva più brevi.

• Tempi di storno: Le tempistiche standard degli storni stabiliti dai circuiti delle carte di credito (ad esempio, Visa e Mastercard) spesso incidono sulla durata dei periodi di riserva. Questi intervalli di tempo possono variare da 45 a 120 giorni.

• Politiche dell'elaboratore di pagamento: L'elaboratore di pagamento stabilirà i termini e le condizioni del contratto. Alcuni elaboratori di pagamento offrono flessibilità o termini negoziabili.

Tipi di fondi di riserva: Riserve anticipate e con un limite massimo

Non tutti i fondi di riserva sono uguali. Oltre alle riserve a scadenza periodica, esistono riserve con un limite massimo e riserve anticipate. Ecco come funzionano:

Riserve con un limite massimo

Come per le riserve a scadenza periodica, le riserve con un limite massimo trattengono una percentuale su ogni transazione. Però c'è un limite massimo ("soglia\ all'importo totale che può essere trattenuto. Una volta raggiunto il limite, non vengono trattenuti ulteriori fondi, anche se il periodo di riserva non è terminato. Ad esempio, se un'attività ha una riserva limitata del 10% con un limite massimo di 5.000 $, il 10% di ogni transazione viene trattenuto fino a quando la riserva non raggiunge i 5.000 $. Dopodiché, nessun altro fondo viene trattenuto, anche se le transazioni continuano.

Le riserve con un limite massimo garantiscono alle attività una certa prevedibilità perché conoscono l'importo massimo che può essere trattenuto in riserva. Tuttavia, tali riserve possono comunque influire sul flusso di cassa, soprattutto se il limite viene raggiunto rapidamente, e potrebbero non contenere fondi sufficienti per le attività ad alto rischio o con volumi di vendita fluttuanti. Offrono anche agli elaboratori di pagamento una certa protezione, anche se inferiore rispetto alle riserve a scadenza periodica.

Riserve anticipate

Le riserve anticipate impongono alle attività di trattenere una somma forfettaria in anticipo prima di poter iniziare a elaborare i pagamenti. Questo importo è spesso basato su una percentuale del volume delle vendite previsto o sul profilo di rischio dell'attività. Ad esempio, un'attività che prevede di elaborare 100.000 $ al mese potrebbe dover trattenere una riserva anticipata di 10.000 $.

Le riserve anticipate tutelano immediatamente gli elaboratori di pagamento da potenziali storni o frodi e possono avere un impatto minore sul flusso di cassa dell'attività rispetto alle riserve a scadenza periodica, poiché l'importo è noto in anticipo. Tuttavia, le attività nuove o più piccole potrebbero faticare a gestire queste riserve perché richiedono un investimento iniziale considerevole e non possono adattarsi facilmente a variazioni impreviste del volume delle vendite.

Scelta del tipo di riserva

Il tipo di riserva più adatto dipende dalle esigenze e dal profilo di rischio dell'attività. Queste sono le condizioni ideali per ogni tipologia:

• Le riserve con un limite massimo potrebbero essere una strategia efficace per le imprese caratterizzate da volumi di vendita stabili. Questa soluzione permette di garantire un certo livello di protezione finanziaria, mitigando al contempo l'impatto negativo che le riserve a scadenza periodica potrebbero avere sul flusso di cassa.

• Le riserve anticipate potrebbero essere adatte per le attività consolidate che hanno finanze solide e preferiscono un pagamento una tantum rispetto alle detrazioni ricorrenti.

• Le riserve a scadenza periodica sono ideali per le attività ad alto rischio o con volumi di vendita fluttuanti. Sono il tipo più comune di riserva a causa della loro flessibilità e scalabilità.

Risoluzione di una riserva a scadenza periodica

La risoluzione di una riserva a scadenza periodica rappresenta una transizione positiva per la maggior parte delle attività. Libera capitale e offre una maggiore flessibilità finanziaria. Detto questo, un'attività dovrebbe pianificare attentamente la risoluzione della riserva per assicurarsi di poter operare senza il cuscinetto finanziario della riserva. Ecco come risolvere la riserva:

Procedura di risoluzione

La procedura di risoluzione inizia quando la riserva a scadenza periodica raggiunge la fine del periodo di trattenuta. Con l'avvicinarsi della fine del periodo, gli elaboratori di pagamento di solito avvisano le attività e forniscono loro dettagli sullo sblocco dei fondi e sulle rettifiche finali, se necessario.

Prima di sbloccare i fondi, l'elaboratore di pagamento esegue una verifica del conto per saldare eventuali passività in sospeso, come storni e contestazioni, e per apportare le modifiche necessarie. Quindi l'attività riceve i fondi rimanenti nella riserva su base continuativa, con i fondi trattenuti per primi che arrivano per primi. Una volta che tutti i fondi sono stati restituiti, il conto di riserva è ufficialmente chiuso.

Effetti della risoluzione

• Miglioramento del flusso di cassa: L'accesso a fondi precedentemente trattenuti può aumentare notevolmente il capitale operativo dell'attività.

• Ribilanciamento: Le attività spesso devono adeguare le loro strategie finanziarie dopo la risoluzione. Ad esempio, potrebbero modificare le pratiche di budgeting e di gestione della liquidità per adattarsi all'aumento della liquidità. Le attività potrebbero anche dover adeguare le loro strategie operative, soprattutto se la riserva ha influito sulla loro capacità di espandersi o investire in nuovi progetti.

• Adeguamenti per la gestione dei rischi: Senza la rete di sicurezza della riserva a scadenza periodica, le attività potrebbero dover migliorare altre aree in termini di gestione del rischio. Ad esempio, potrebbero potenziare gli strumenti di rilevamento delle frodi o aggiornare i propri termini di servizio per ridurre gli storni.

• Rapporto con l’elaboratore di pagamento: La risoluzione di una riserva a scadenza periodica può influire sul rapporto dell'attività con l'elaboratore di pagamento. L'elaboratore potrebbe rinegoziare i termini per le transazioni o rivalutare il profilo di rischio complessivo dell'attività.