Les réserves glissantes constituent un accord de protection financière entre les prestataires de services de paiement et les entreprises. Les prestataires de services de paiement retiennent un pourcentage de chaque transaction traitée par une entreprise au cours d’une période donnée. Ils conservent ce montant pour se protéger contre les risques potentiels, tels que les contestations de paiement, la fraude et d’autres obligations financières. Les conditions de l’accord et le niveau de risque perçu par une entreprise déterminent le pourcentage des ventes retenu et la durée de la réserve.

À l’issue de la période de détention, l’entreprise reçoit les fonds mis en réserve ; ce processus se déroule généralement sur une base glissante. Par exemple, si la période de réserve est de six mois, l’entreprise reçoit les fonds de janvier en juillet, les fonds de février en août, et ainsi de suite. Par conséquent, une entreprise doit disposer d’une protection financière constante de fonds provenant des transactions les plus récentes pour couvrir tout problème éventuel.

Nous verrons notamment ci-dessous comment fonctionnent les réserves glissantes, quels types d'entreprises s'y prêtent le mieux, et quels sont leurs avantages et leurs inconvénients.

Sommaire de cet article

• Rôle des réserves glissantes
  
• Fonctionnement des réserves glissantes
  
• Réserves fixes (statiques) et réserves glissantes
  
• Types d’entreprises les mieux adaptés à la constitution de réserves glissantes
  
• Avantages et inconvénients des réserves glissantes
  
• Durée de détention des réserves glissantes
  
• Types de fonds de réserve : Réserves initiales et réserves plafonnées
  
• Suppression d’une réserve glissante
  

Rôle des réserves glissantes

Les réserves glissantes fonctionnent comme un filet de sécurité dans le traitement des paiements. Les prestataires de services de paiement les prélèvent lors du traitement des transactions effectuées par une entreprise, non pas à titre de pénalité, mais par mesure de précaution. Cette mesure proactive crée une protection permettant de gérer les problèmes imprévus, tels que les contestations de paiement et la fraude. Pour les entreprises, les réserves glissantes peuvent temporairement restreindre les flux de trésorerie et affecter la façon dont elles gèrent la planification financière et la projection des revenus. Pour les prestataires de services de paiement, les réserves répondent aux finalités suivantes :

• Protection contre les contestations de paiement : En 2023, les consommateurs américains ont contesté plus de 65 milliards de dollars de paiements par carte de crédit. Les réserves glissantes permettent aux entreprises et aux prestataires de services de paiement de couvrir les coûts des litiges, tels que les contestations de paiement et les remboursements. Cette approche contribue à maintenir la stabilité financière des prestataires de services de paiement.

• Prévention de la fraude : Les réserves glissantes dissuadent les entreprises de se livrer à des activités à haut risque en retenant une partie des fonds pour couvrir leurs pertes potentielles.

• Intégration de nouvelles entreprises ou d’entreprises à risque élevé : Pour les entreprises considérées comme présentant un risque élevé en raison de leur secteur d’activité, de leur produit ou d’un historique de transactions limité, les réserves glissantes constituent parfois la condition nécessaire pour que les prestataires de services de paiement les acceptent comme clients.

Fonctionnement des réserves glissantes

Voici comment les prestataires de services de paiement retiennent et débloquent des fonds pour les réserves glissantes :

• Définition des conditions : Lorsqu’une entreprise met en œuvre le traitement des paiements avec un prestataire, les parties conviennent de conditions en fonction du type d’entreprise, de la taille, du secteur d’activité et des facteurs de risque. Ces conditions comprennent le pourcentage de chaque transaction à mettre en réserve et la durée pendant laquelle ces fonds seront conservés avant d’être débloqués.

• Retenue des fonds : Le prestataire de services de paiement réserve un pourcentage fixe des transactions quotidiennes de l’entreprise.

• Blocage des fonds : Le prestataire de services de paiement conserve les fonds pendant une période spécifique, allant généralement de six mois à un an. L’entreprise et le prestataire de services de paiement négocient la durée afin d’offrir à la première une flexibilité opérationnelle et au second une protection contre d’éventuelles obligations financières.

• Déblocage des fonds : À l’issue de la période de détention, l’entreprise reçoit les fonds. Le déblocage se fait sur une base glissante afin de créer une protection constante de fonds récents contre les besoins financiers imprévus.

• Ajustement des conditions : L’entreprise et le prestataire de services de paiement peuvent ajuster les conditions de la réserve glissante en fonction de l’évolution de la santé financière et du profil de risque de l’entreprise. Il peut s’agir d’ajuster le pourcentage de la réserve en fonction de la croissance et de la stabilisation de l’entreprise ou de l’évolution du secteur.

À titre d’exemple, supposons qu’une entreprise vende un produit à un prix de 100 $ et dispose d’une réserve glissante de 10 % sur une période de 90 jours. Le prestataire de services de paiement retient 10 $ sur un achat et le place en réserve. Après 90 jours, si aucune contestation de paiement ou problème ne survient, l’entreprise récupère les 10 $.

Réserves fixes (statiques) et réserves glissantes

D’autres arrangements sont possibles pour les entreprises ou les prestataires de services de paiement qui préfèrent ne pas utiliser de réserves glissantes. Certains prestataires utilisent des réserves statiques, en retenant un montant fixe plutôt qu’un pourcentage des ventes. D’autres peuvent exiger des entreprises qu’elles versent un acompte initial au lieu de réserver une part de chaque transaction.

Voici les différences entre les réserves fixes (statiques) et les réserves glissantes :

Réserves fixes (statiques)

Le prestataire de services de paiement retient à l’avance un montant fixe et prédéterminé sur le compte d’une entreprise. Ce montant est conservé pendant une période déterminée ou jusqu’à ce qu’une certaine condition soit remplie (par exemple, un historique de traitement réussi, un certain nombre de transactions). Le montant de la réserve ne change généralement pas, quel que soit le volume des ventes de l’entreprise.

Les réserves statiques offrent aux prestataires de services de paiement une sécurité et une protection contre d’éventuelles contestations de paiement ou remboursements. Les prestataires les utilisent souvent pour les nouvelles entreprises ou celles dont l’historique de traitement est limité.

Réserves glissantes

Le prestataire de services de paiement prélève un pourcentage sur chaque transaction (généralement de 5 % à 15 %) sur une période glissante (par exemple, 180 jours). L’entreprise reçoit les anciens fonds au fur et à mesure que de nouveaux fonds sont ajoutés en réserve. Le montant de la réserve fluctue souvent en fonction du volume des ventes et du montant des transactions.

Les réserves glissantes sont similaires aux réserves fixes, mais les prestataires de services de paiement les utilisent souvent pour gérer le risque en permanence. Par exemple, les prestataires utilisent généralement des réserves glissantes pour les entreprises à risque élevé ou celles qui ont des antécédents de contestations de paiement.

Types d’entreprises les mieux adaptés à la constitution de réserves glissantes

Les réserves glissantes sont idéales pour les types d’entreprises suivants :

• Entreprises à risque élevé : Les réserves glissantes permettent de gérer les risques pour les entreprises qui exercent leur activité dans des secteurs où les taux de contestation de paiement sont plus élevés (tels que les voyages, les divertissements pour adultes, les jeux d’argent, le télémarketing et les services par abonnement ou les entreprises qui vendent des produits ou services sujets à des litiges ou à des retours, tels que l’électronique, les produits de luxe et les cours en ligne.

• Nouvelles entreprises : Les prestataires de services de paiement peuvent exiger des réserves glissantes pour les startups ou les entreprises dont l’historique de traitement est limité ou inexistant jusqu’à ce qu’elles établissent de solides antécédents.

• Entreprises présentant des problèmes financiers : Les prestataires de services de paiement peuvent exiger des réserves glissantes comme mesure d’atténuation des risques pour les entreprises affichant une mauvaise cote de crédit ou se trouvant dans une situation d'instabilité financière.

• Entreprises avec des volumes de transactions élevés : Les réserves glissantes peuvent être avantageuses pour les entreprises qui traitent d’importants volumes de transactions, car elles offrent une protection continue contre les contestations de paiement ou les fraudes potentielles.

• Entreprises saisonnières : Les entreprises dont les ventes fluctuent considérablement tout au long de l’année peuvent trouver les réserves glissantes utiles, car le montant de la réserve s’ajuste en fonction de leurs volumes de transactions.

• Entreprises internationales : Les réserves glissantes peuvent offrir une protection supplémentaire aux entreprises qui traitent des transactions transfrontalières, qui peuvent être confrontées à des risques de contestation de paiement plus élevés en raison de fluctuations monétaires, de problèmes d’expédition ou de différences culturelles.

Avantages et inconvénients des réserves glissantes

Les réserves glissantes présentent des avantages et des inconvénients pour les entreprises. Voici comment ceux-ci peuvent affecter les entreprises :

Avantages

• Accès à des prestataires de services de paiement : les entreprises à risque élevé ou celles dont les antécédents de crédit sont limités peuvent augmenter leurs chances d’obtenir un compte marchand en optant pour des réserves glissantes.

• Instauration de la confiance : Les entreprises peuvent démontrer leur responsabilité financière aux prestataires de services de paiement par le biais de réserves glissantes, ce qui peut ensuite se traduire par des avantages tels que des frais moindres et des limites de traitement plus élevées.

• Protection contre les contestations de paiement : En utilisant les réserves glissantes comme filet de sécurité, les entreprises peuvent couvrir les coûts des contestations de paiement et des remboursements sans épuiser leur fonds de roulement.

• Épargne forcée : Les réserves glissantes fonctionnent comme un mécanisme d’épargne forcée, mettant de côté des fonds pour des dépenses imprévues ou des investissements futurs.

Inconvénients

• Réduction du flux de trésorerie : En retenant une partie des revenus, les réserves glissantes réduisent les flux de trésorerie.

• Coût d’opportunité : Les réserves glissantes retiennent des fonds qui pourraient être investis dans d’autres secteurs de l’entreprise, ce qui peut limiter les opportunités de croissance.

• Imprévisibilité : Les prévisions financières et la planification peuvent être rendues difficiles par la fluctuation du montant des réserves.

• Litiges potentiels : Les désaccords sur le montant des réserves, leur durée ou le calendrier de déblocage peuvent affecter les relations avec les prestataires de services de paiement.

• Contrôle limité : Les entreprises ont peu de contrôle sur les modalités régissant les réserves glissantes ; celles-ci sont généralement déterminées en fonction de l’évaluation des risques effectuée par le prestataire de services de paiement.

Durée de détention des réserves glissantes

Voici quelques facteurs qui peuvent déterminer la durée de détention optimale des réserves glissantes :

• Risque sectoriel : Les secteurs dans lesquels les taux de contestation de paiement sont plus élevés, comme les voyages, les jeux d’argent et les divertissements pour adultes, peuvent exiger des périodes de réserve plus longues (180 jours ou plus) pour couvrir les litiges potentiels. Les entreprises des secteurs à faible risque peuvent bénéficier de périodes de réserve plus courtes (de 30 à 90 jours) en raison de la probabilité plus faible de contestations de paiement.

• Historique de l’entreprise : Les entreprises dont l’historique de traitement est limité peuvent se voir imposer des périodes de réserve plus longues jusqu’à ce qu’elles établissent de solides antécédents. Les entreprises ayant fait leurs preuves avec de faibles taux de contestation de paiement et une situation en règle peuvent être admissibles à des périodes de réserve plus courtes.

• Délais de contestation de paiement : Les délais de contestation de paiement standard fixés par les réseaux de cartes (par ex. Visa, Mastercard) influencent souvent la durée des périodes de réserve. Ces délais peuvent aller de 45 à 120 jours.

• Politiques des prestataires de services de paiement : C’est le prestataire de services de paiement qui fixera les conditions générales du contrat avec l’entreprise. Certains prestataires offrent une certaine flexibilité ou des conditions négociables.

Types de fonds de réserve : Réserves initiales et réserves plafonnées

Les fonds de réserve ne sont pas tous identiques. En plus des réserves glissantes, il existe des réserves plafonnées et des réserves initiales. En voici le fonctionnement :

Réserves plafonnées

Comme pour les réserves glissantes, les réserves plafonnées retiennent un pourcentage de chaque transaction. Mais la réserve est soumise à une limite maximale ou un « plafond » sur le montant total qui peut être détenu. Une fois le plafond atteint, il n'y a plus de fonds prélevés, même si la période de réserve n’est pas terminée. Par exemple, si une entreprise dispose d’une réserve plafonnée de 10 % avec une limite de 5 000 $, 10 % de chaque transaction est prélevé jusqu’à ce que la réserve atteigne 5 000 $. Au-delà, les fonds ne sont plus prélevés, même si les transactions se poursuivent.

Les réserves plafonnées offrent aux entreprises une certaine prévisibilité, car elles connaissent le montant maximal qui peut être détenu en réserve. Mais ces réserves peuvent tout de même affecter les flux de trésorerie, surtout si le plafond est atteint rapidement, et elles peuvent ne pas contenir suffisamment de fonds pour les entreprises à risque élevé ou celles dont les volumes de ventes fluctuent. Elles offrent également une certaine protection aux prestataires de services de paiement, mais moins que les réserves glissantes.

Réserves initiales

Les réserves initiales obligent les entreprises à retenir une somme forfaitaire avant de pouvoir commencer à traiter les paiements. Ce montant est souvent basé sur un pourcentage du volume de ventes prévu ou sur le profil de risque de l’entreprise. Par exemple, une entreprise qui prévoit de traiter 100 000 $ par mois devra peut-être prélever une réserve initiale de 10 000 $.

Les réserves initiales offrent une protection immédiate aux prestataires de services de paiement contre les contestations de paiement ou les fraudes potentielles et peuvent moins perturber les flux de trésorerie d’une entreprise que les réserves glissantes, car leur montant est connu à l’avance. Toutefois, les nouvelles entreprises ou les petites entreprises peuvent avoir des difficultés à constituer ces réserves, car elles nécessitent un investissement initial substantiel et ne peuvent pas facilement s’adapter en fonction des changements inattendus du volume des ventes.

Choisir le bon type de réserve

Le type de réserve le mieux adapté dépend des besoins et du profil de risque de l’entreprise. Voici les conditions idéales pour chaque type :

• Les réserves plafonnées peuvent être une bonne option pour les entreprises dont le volume de ventes est prévisible et qui souhaitent bénéficier d’un certain niveau de protection, mais qui s’inquiètent de l’impact des réserves glissantes sur leurs flux de trésorerie.

• Les réserves initiales peuvent convenir aux entreprises bien établies qui disposent de finances solides et qui préfèrent un paiement unique à des déductions récurrentes.

• Les réserves glissantes sont idéales pour les entreprises à risque élevé ou celles dont le volume de ventes fluctue. Il s’agit du type de réserve le plus répandu en raison de sa flexibilité et de son évolutivité.

Suppression d’une réserve glissante

La suppression d’une réserve glissante est une transition positive pour la plupart des entreprises. Elle permet de libérer du capital et d’offrir une plus grande flexibilité financière. Cela dit, une entreprise doit planifier soigneusement la suppression de la réserve pour s’assurer qu’elle peut fonctionner sans cette protection financière. Voici comment supprimer la réserve :

Processus de suppression

Le processus de suppression commence lorsque la réserve glissante atteint la fin de sa période de détention. À l’approche de la fin de la période, les prestataires de services de paiement informent généralement les entreprises et leur donnent des détails sur le déblocage des fonds et les ajustements finaux si nécessaire.

Avant de débloquer les fonds, le prestataire de services de paiement audite le compte afin de régler tout passif impayé, tel que les contestations de paiement et les litiges, et d’apporter les ajustements nécessaires. Ensuite, l’entreprise reçoit les fonds restants de la réserve sur une base glissante, les fonds retenus en premier arrivant en premier. Une fois tous les fonds débloqués, le compte de réserve est officiellement clôturé.

Effets de la suppression

• Amélioration des flux de trésorerie : L’accès à des fonds précédemment retenus peut augmenter considérablement le fonds de roulement de l’entreprise.

• Rééquilibrage : Les entreprises doivent souvent ajuster leurs stratégies financières après la suppression d’une réserve. Par exemple, elles pourraient modifier leurs pratiques dans l’établissement du budget et la gestion de la trésorerie pour s’adapter à l’augmentation des liquidités. Les entreprises pourraient également avoir besoin d’ajuster leurs stratégies opérationnelles, surtout si la réserve a affecté leur capacité à se développer ou à investir dans de nouveaux projets.

• Ajustements de la gestion des risques : Sans le filet de sécurité que constitue la réserve glissante, les entreprises devront peut-être améliorer d’autres aspects de la gestion des risques. Par exemple, elles pourraient renforcer leurs outils de détection de la fraude ou mettre à jour leurs conditions d’utilisation pour réduire les contestations de paiement.

• Relation avec le prestataire de services de paiement : La suppression d’une réserve glissante peut affecter la relation de l’entreprise avec son prestataire de services de paiement. Le prestataire pourrait renégocier les conditions des transactions ou réévaluer le profil de risque global de l’entreprise.