As reservas circulantes são um esquema de reserva financeira entre processadores de pagamentos e empresas. Os processadores de pagamentos retêm uma porcentagem de cada transação processada por uma empresa durante um período de tempo específico. Eles mantêm esse valor como proteção contra riscos potenciais, como estornos, fraudes e outras responsabilidades financeiras. Os termos do contrato e o nível de risco percebido de uma empresa determinam a porcentagem de vendas reservadas e o período.

Após o período de detenção, a empresa recebe os fundos reservados, o que geralmente ocorre de forma contínua. Por exemplo, se o período de reserva for de seis meses, a empresa recebe os recursos de janeiro em julho, os fundos de fevereiro a agosto e assim por diante. Por isso, uma empresa deve ter uma reserva financeira constante de fundos das transações mais recentes para cobrir eventuais problemas que possam surgir.

Abaixo, veremos como funcionam as reservas circulantes, que tipos de empresas são mais adequadas para elas, suas vantagens e desvantagens e muito mais.

Neste artigo:

• O que fazem as reservas circulantes?
  
• Como funcionam as reservas circulantes?
  
• Reservas fixas (estáticas) e reservas circulantes
  
• Quais tipos de empresas são mais adequadas para reservas circulantes?
  
• Vantagens e desvantagens das reservas circulantes
  
• Por quanto tempo deve-se manter reservas circulantes?
  
• Tipos de fundos de reserva: Reservas limitadas e antecipadas
  
• Encerramento de uma reserva circulante
  

O que fazem as reservas circulantes?

As reservas circulantes funcionam como uma rede de segurança no processamento de pagamentos. Os processadores de pagamento as retiram das transações processadas da empresa, não como penalidade, mas como precaução. Essa ação ativa permite lidar com problemas inesperados, como estornos e fraudes. Para as empresas, as reservas circulantes podem restringir temporariamente o fluxo de caixa e afetar a forma como elas lidam com o planejamento financeiro e a projeção de receitas. Para processadores de pagamento, eles servem para estas finalidades:

• Proteção contra estornos: em 2023, os americanos contestaram mais de US$ 65 bilhões em cobranças de cartão de crédito. As reservas circulantes ajudam as empresas e os processadores de pagamentos a cobrir os custos de contestações, como estornos e reembolsos. Isso ajuda a manter a estabilidade financeira dos processadores de pagamento.

• Prevenção a fraudes: as reservas circulantes impedem as empresas de se envolver em atividades de alto risco, retendo uma parte dos fundos para cobrir perdas potenciais.

• Onboarding de empresas novas ou de alto risco: para empresas consideradas de alto risco por causa de seu setor, produto ou histórico mínimo de transações, os processadores de pagamentos podem concordar em trabalhar com elas somente se usarem reservas circulantes.

Como funcionam as reservas circulantes?

Veja como os processadores de pagamentos retêm e liberam fundos de reservas circulantes:

• Definição dos termos: quando uma empresa implementa o processamento de pagamentos com um provedor, ela acorda os termos com base no tipo de empresa, tamanho, setor e fatores de risco. Esses termos incluem a porcentagem de cada transação a ser reservada e o período pelo qual esses fundos serão mantidos antes da liberação.

• Captação dos fundos: o processador de pagamentos reserva uma porcentagem definida das transações diárias da empresa.

• Retenção dos fundos: o processador de pagamentos retém os fundos por um período específico, que normalmente varia de seis meses a um ano. A empresa e o processador negociam o período de tempo para que a empresa tenha flexibilidade operacional e o processador possa se proteger contra possíveis passivos financeiros.

• Liberação dos fundos: após o período de retenção, a empresa recebe os fundos. Isso ocorre de forma contínua para criar uma proteção constante usando fundos recentes contra necessidades financeiras repentinas.

• Ajuste dos termos: A empresa e o processador podem ajustar os termos da reserva circulante com base na evolução da saúde financeira e do perfil de risco da empresa. Isso pode significar o ajuste do percentual de reserva em resposta ao crescimento e à estabilização do negócio ou às mudanças no setor.

Para ilustrar, digamos que uma empresa venda um produto por US$ 100 e tenha uma reserva circulante de 10% com um período de 90 dias. O processador retém US$ 10 de uma compra e os coloca em reserva. Depois de 90 dias, se nenhum estorno ou problema ocorrer, a empresa recebe de volta os US$ 10.

Reservas fixas (estáticas) e circulantes

Outros tipos de acordo estão disponíveis para empresas ou processadores de pagamentos que preferem não utilizar reservas circulantes. Alguns processadores usam reservas estáticas, retendo um valor fixo em vez de uma porcentagem das vendas. Outros podem exigir que as empresas paguem um depósito adiantado em vez de reservar uma parte de cada transação.

Veja as diferenças entre reservas fixas (estáticas) e reservas circulantes:

Reservas fixas (estáticas)

O processador de pagamentos retém antecipadamente um valor fixo e predeterminado da conta da empresa. Este valor é retido por um período específico ou até que uma determinada condição seja atendida (p. ex., histórico de processamento bem-sucedido, um determinado número de transações). O valor de reserva normalmente não é alterado, independentemente do volume de vendas da empresa.

As reservas estáticas oferecem aos processadores segurança e proteção contra possíveis estornos ou reembolsos. Os processadores costumam usá-los com empresas novas ou que tenham um curto histórico de processamento.

Reservas circulantes

O processador de pagamentos retém uma porcentagem de cada transação (normalmente entre 5% e 15%) por um período contínuo (por exemplo, 180 dias). A empresa recebe os fundos antigos à medida que novos são adicionados. O valor de reserva normalmente flutua com o volume de vendas com base nos valores das transações.

As reservas circulantes são similares às reservas fixas, mas os processadores de pagamentos costumam usá-las para gerenciar riscos continuamente. Por exemplo, os processadores normalmente usam reservas circulantes para empresas de maior risco ou aquelas com histórico de estornos.

Quais tipos de empresas são mais adequadas para reservas circulantes?

As reservas circulantes são ideais para estes tipos de empresas:

• Empresas de alto risco: as reservas circulantes podem gerenciar riscos para empresas que operam em setores com taxas mais altas de estornos – como viagens, entretenimento para adultos, jogos de azar, telemarketing e serviços de assinatura – ou empresas que vendem produtos ou serviços suscetíveis a contestações ou devoluções, como eletrônicos, artigos de luxo e cursos online.

• Novas empresas: os processadores de pagamentos podem exigir reservas circulantes para startups ou empresas com pouco ou nenhum histórico de processamento até que elas estabeleçam um histórico de transações bem-sucedidas.

• Empresas com problemas financeiros: os processadores podem exigir reservas circulantes como medida de mitigação de risco para empresas com classificações de crédito ruins ou instabilidade financeira.

• Empresas com alto volume de transações: as reservas circulantes podem beneficiar empresas que processam grandes volumes de transações, fornecendo proteção contínua contra possíveis estornos ou fraudes.

• Empresas sazonais: empresas com flutuações substanciais nas vendas ao longo do ano podem achar as reservas circulantes úteis porque o valor da reserva se ajusta ao seu volume de transações.

• Empresas internacionais: as reservas circulantes podem fornecer proteção adicional a empresas que lidam com transações internacionais, as quais podem enfrentar riscos mais altos de estorno devido a flutuações cambiais, problemas de envio ou diferenças culturais.

Vantagens e desvantagens das reservas circulantes

As reservas circulantes criam vantagens e desvantagens para as empresas. Veja como eles podem afetar as empresas:

Vantagens

• Acesso a processadores de pagamento: empresas de alto risco ou com histórico de crédito limitado podem aumentar suas chances de obter contas de comerciante optando por reservas circulantes.

• Construção de confiança: as empresas podem demonstrar sua responsabilidade financeira perante os processadores de pagamento com as reservas circulantes, o que pode resultar em benefícios como tarifas mais baixas e limites de processamento mais altos.

• Proteção contra estornos: ao usar reservas circulantes como rede de segurança, as empresas podem cobrir os custos de estornos e reembolsos sem esgotar seu capital operacional.

• Poupança forçada: as reservas circulantes funcionam como um mecanismo de poupança forçada, reservando fundos para despesas inesperadas ou investimentos futuros.

Desvantagens

• Redução do fluxo de caixa: ao reter uma parte da receita, as reservas circulantes reduzem o fluxo de caixa.

• Custo de oportunidade: as reservas circulantes retêm fundos que poderiam ser investidos em outras áreas do seu negócio, o que potencialmente limita as oportunidades de crescimento.

• Imprevisibilidade: um valor de reserva flutuante pode dificultar a previsão e o planejamento financeiro.

• Possíveis contestações: divergências sobre o valor, a duração ou o cronograma de liberação da reserva podem prejudicar o relacionamento com os processadores de pagamento.

• Controle limitado: as empresas têm pouco controle sobre os termos e condições da reserva circulante, que geralmente são determinados pela avaliação de risco do processador.

Por quanto tempo deve-se manter reservas circulantes?

Veja alguns fatores que podem determinar o período ideal para manter reservas circulantes:

• Risco setorial: setores com maiores taxas de estorno, como viagens, jogos de azar e entretenimento para adultos, podem exigir períodos de reserva mais longos (180 dias ou mais) para cobrir possíveis contestações. Empresas em setores de baixo risco podem ter períodos de reserva mais curtos (30 a 90 dias) devido à menor probabilidade de estornos.

• Histórico do negócio: empresas com um curto histórico de processamento podem ter períodos de reserva mais longos até estabelecerem uma maior solidez. Empresas com histórico comprovado de baixas taxas de estorno e adimplência podem se qualificar para períodos de reserva mais curtos.

• Prazos de estorno: os prazos padrão de estorno definidos pelas bandeiras de cartão (p. ex., Visa ou Mastercard) normalmente influenciam a duração dos períodos de reserva. Esses prazos podem variar de 45 a 120 dias.

• Políticas do processador de pagamentos: o processador de pagamentos definirá os termos e condições do seu contrato. Alguns processadores oferecem flexibilidade ou termos negociáveis.

Tipos de fundos de reserva: Reservas limitadas e antecipadas

Nem todos os fundos de reserva são iguais. Além das reservas circulantes, há reservas limitadas e reservas antecipadas. Veja como funcionam:

Reservas limitadas

Assim como as reservas circulantes, as reservas limitadas retêm uma porcentagem de cada transação. No entanto, há um limite máximo ou "teto" no valor total que pode ser mantido em uma reserva limitada. Quando o limite for atingido, nenhum fundo adicional será retido, mesmo que o período de reserva não tenha terminado. Por exemplo, se uma empresa tem uma reserva limitada de 10% com um limite de US$ 5.000, 10% de cada transação é retida até que a reserva atinja US$ 5.000. Depois disso, não há mais fundos retidos, mesmo que as transações continuem.

As reservas limitadas proporcionam às empresas alguma previsibilidade porque elas sabem o montante máximo que pode ser mantido em reserva. Mas essas reservas ainda podem afetar o fluxo de caixa, especialmente se o limite for atingido rapidamente, e podem não conter fundos suficientes para empresas de alto risco ou com volumes de vendas flutuantes. Elas também oferecem alguma proteção aos processadores de pagamento, embora menos do que as reservas circulantes.

Reservas antecipadas

As reservas antecipadas exigem que as empresas retenham um valor fixo antecipadamente antes de começar a processar pagamentos. Esse valor normalmente é baseado em uma porcentagem do volume de vendas previsto ou no perfil de risco da empresa. Por exemplo, uma empresa que espera processar US$ 100.000 por mês talvez precise reter uma reserva inicial de US$ 10.000.

As reservas antecipadas oferecem proteção imediata para os processadores de pagamentos contra possíveis estornos ou fraudes e podem afetar menos o fluxo de caixa da empresa do que as reservas circulantes, porque o valor é conhecido antecipadamente. No entanto, empresas novas ou menores podem achar essas reservas desafiadoras porque elas exigem um investimento inicial substancial e não conseguem se ajustar facilmente a mudanças inesperadas no volume de vendas.

Como escolher o tipo de reserva correto

O tipo de reserva mais adequado depende das necessidades e do perfil de risco do seu negócio. Estas são as condições ideais para cada tipo:

• As reservas limitadas podem ser uma boa opção para empresas com volumes de vendas previsíveis que desejam algum nível de proteção, mas estão preocupadas com o impacto das reservas circulantes no fluxo de caixa.

• As reservas antecipadas podem ser adequadas para empresas estabelecidas que têm finanças sólidas e preferem um pagamento avulso a deduções recorrentes.

• As reservas circulantes são ideais para empresas de alto risco ou com volumes de vendas flutuantes. É o tipo de reserva mais comum devido à sua flexibilidade e escalabilidade.

Encerramento de uma reserva circulante

O fim de uma reserva circulante é uma transição positiva para a maioria das empresas, pois liberta capital e proporciona mais flexibilidade financeira. Dito isso, uma empresa deve planejar cuidadosamente a rescisão da reserva para garantir que ela possa operar sem a proteção financeira da reserva. Veja como encerrar a reserva:

Processo de rescisão

O processo de rescisão começa quando a reserva circulante atinge o final de seu período de retenção. À medida que o final do período se aproxima, os processadores de pagamentos geralmente notificam as empresas e fornecem detalhes sobre a liberação de fundos e os ajustes finais, se necessários.

Antes de liberar os fundos, o processador de pagamentos audita a conta para liquidar eventuais passivos pendentes, como estornos e contestações, e faz os ajustes necessários. Em seguida, a empresa recebe os fundos restantes na reserva de forma contínua, com os fundos retidos mais cedo chegando primeiro. Depois que todos os fundos forem liberados, a conta de reserva será oficialmente encerrada.

Efeitos da rescisão

• Melhoria no fluxo de caixa: o acesso a fundos previamente retidos pode aumentar substancialmente o capital de giro da empresa.

• Reequilíbrio: muitas vezes, as empresas precisam ajustar suas estratégias financeiras após a rescisão. Por exemplo, elas podem alterar as práticas orçamentárias e de gerenciamento de caixa para acomodar o aumento da liquidez. As empresas também podem precisar ajustar suas estratégias operacionais, especialmente se a reserva afetar sua capacidade de expandir ou investir em novos projetos.

• Ajustes na gestão de riscos: sem a rede de segurança da reserva circulante, as empresas talvez precisem melhorar outras áreas da gestão de riscos. Por exemplo, elas podem fortalecer as ferramentas de detecção de fraudes ou atualizar os termos de serviço para reduzir estornos.

• Relacionamento com os processadores de pagamentos: o encerramento de uma reserva circulante pode afetar o relacionamento da empresa com o processador de pagamentos. O processador pode renegociar os termos das transações ou reavaliar o perfil de risco geral da empresa.