Un système de point de vente (PDV) est une combinaison de matériel et de logiciel que les entreprises utilisent pour traiter les transactions. La partie matérielle peut comprendre des dispositifs tels que des caisses enregistreuses, des lecteurs de cartes, des lecteurs de codes-barres, des imprimantes de reçus et des écrans tactiles. La partie logicielle gère quant à elle les ventes, les stocks, les données client et les rapports. Le marché mondial des PDV était évalué à 29 milliards de dollars en 2023 et devrait plus que tripler d’ici 2032.

Les systèmes de PDV facilitent les transactions, améliorent la gestion des stocks et aident les entreprises à analyser les tendances des ventes et le comportement des clients. Ci-dessous, nous aborderons les différents types de systèmes de PDV, leur fonctionnement, la façon dont ils peuvent être bénéfiques pour votre entreprise et la manière de résoudre les problèmes courants.

Sommaire de cet article

• Quels sont les différents types de systèmes de PDV ?
  
• Quel est le fonctionnement des systèmes de PDV ?
  
• De quoi ai-je besoin pour utiliser un système de PDV ?
  
• Comment un système de PDV adapté peut être bénéfique pour votre entreprise
  
• Défis liés aux systèmes de PDV
  
• Coûts du logiciel et du matériel de PDV
  

Quels sont les différents types de systèmes de PDV ?

Chaque type de système de PDV s’adresse à un secteur et à un modèle économique spécifiques, et présente ses propres avantages.

• Systèmes de PDV traditionnels : généralement présents dans les magasins physiques, il s’agit d’installations fixes constitués d’un ordinateur, d’une caisse enregistreuse, d’un lecteur de codes-barres, d’une imprimante de reçus et d’un lecteur de cartes. Ils nécessitent des serveurs sur site et font souvent partie d’un réseau intégré.

• Systèmes de PDV mobiles : ils utilisent des tablettes ou des smartphones en tant que dispositifs de PDV. Flexibles, portables et souvent basés sur le cloud, ils permettent aux entreprises d’effectuer des transactions depuis n’importe quel endroit. Ce type de système de PDV est populaire auprès des petites entreprises, des food trucks et des boutiques éphémères, ainsi que lors d’événements en plein air.

• Systèmes de PDV basés sur le cloud : également connus sous le nom de logiciels en tant que service (SaaS), ces systèmes de PDV fonctionnent grâce à Internet et stockent les données dans le cloud. Faciles d’accès et évolutifs, ils présentent souvent des coûts d’installation moins élevés, ce qui peut être idéal pour les petites et moyennes entreprises.

• Systèmes de PDV en libre-service : courants dans les supermarchés et les restaurants de fast-food, ces systèmes permettent aux clients de scanner et de payer eux-mêmes leurs articles. Les systèmes de PDV en libre-service permettent de réduire les coûts de main-d’œuvre et de recevoir les paiements plus rapidement.

• Systèmes de PDV de kiosque : à l’instar des systèmes de PDV en libre-service, les kiosques sont des unités autonomes que les clients utilisent pour passer des commandes ou effectuer des achats. On les trouve souvent dans les restaurants, les cinémas et les aéroports.

• Systèmes de PDV multicanal : ils englobent les ventes en magasin et en ligne, et permettent aux entreprises de gérer les stocks, les données client et les ventes sur tous les canaux. Ils conviennent parfaitement aux entreprises qui disposent d’une boutique physique et en ligne.

Quel est le fonctionnement des systèmes de PDV ?

Les systèmes de PDV permettent de gérer de nombreuses tâches, notamment le traitement des paiements et la collecte des données client. Voici comment ils fonctionnent :

• Sélection par le client : le client sélectionne des produits ou des services et les ajoute à un panier virtuel dans le système de PDV. Pour ce faire, il scanne le code-barres d’un produit, saisit manuellement les informations du produit ou utilise un écran tactile.

• Calcul du coût : le système de PDV calcule le coût total, y compris les taxes et les remises ou promotions applicables. Il peut également appliquer des points de fidélité ou des tarifs spéciaux.

• Traitement du paiement : une fois que le client est prêt à payer, le système de PDV traite le paiement. Si le client utilise un moyen de paiement électronique tel qu’une carte de crédit ou de débit, le système se connecte à une passerelle de paiement pour autoriser la transaction.

• Génération d’un reçu : à l’issue du paiement, le système génère un reçu, qui peut être imprimé ou envoyé au client par voie électronique. Le reçu répertorie les articles achetés, les tarifs, les taxes et le moyen de paiement utilisé.

• Gestion des stocks : le système de PDV met à jour les stocks en temps réel, en déduisant les articles qui ont été vendus. Cela permet aux entreprises de suivre les niveaux de stock et d’effectuer une nouvelle commande si nécessaire.

• Collecte et analyse de données : les systèmes de PDV collectent des données sur les ventes, sur les préférences des clients et sur les évolutions des stocks. Les entreprises utilisent ces données pour générer des rapports, analyser les performances et prendre des décisions éclairées concernant les stocks, les promotions et le recrutement de personnel.

• Intégration du système : les systèmes de PDV modernes s’intègrent souvent à d’autres logiciels d’entreprise tels que les logiciels de comptabilité et de gestion de la relation client (CRM) ou les plateformes de commerce électronique. Cette intégration facilite le partage des données et la gestion des activités entre les services.

De quoi ai-je besoin pour utiliser un système de PDV ?

Pour utiliser un système de PDV, les entreprises ont besoin d’une série de composants de base et de modules complémentaires optionnels qui sont utiles pour certains types d’entreprises.

Composants de base

Lors de l’installation d’un système de PDV, assurez-vous que tous vos composants matériels sont compatibles avec le logiciel de PDV que vous avez choisi.

• Logiciel de PDV : le logiciel qui gère les ventes, les stocks et les données client.

• Matériel de PDV : les composants physiques qui interagissent avec le système et traitent les transactions. Les systèmes de PDV mobiles nécessitent souvent moins de composants matériels supplémentaires.

  • Ordinateur/tablette/smartphone : pour exécuter le logiciel de PDV
    
  • Tiroir-caisse : pour conserver en toute sécurité les espèces lors des transactions
    
  • Imprimante de reçus : pour fournir aux clients une trace physique de leur achat
    
  • Lecteur de carte : pour accepter les paiements par carte de crédit et de débit
    

• Connexion Internet fiable : une connexion Internet stable pour les systèmes de PDV basés sur le cloud et pour le traitement des transactions par carte.

• Alimentation électrique et plan de secours : une source d’alimentation constante pour votre système de PDV. Envisagez d’acheter une alimentation sans coupure (UPS) pour prévenir les pannes de courant et les surtensions, qui pourraient interrompre vos activités.

• Compte de traitement des paiements : un compte marchand ou une passerelle de paiement pour traiter les transactions par carte de crédit et de débit. Cela implique généralement un contrat avec une société de traitement des paiements et peut s'accompagner de frais de transaction.

• Mesures de sécurité : des pratiques de sécurité visant à protéger les données client et à empêcher tout accès non autorisé (par exemple, mots de passe sécurisés, accès limité des utilisateurs, conformité aux normes de protection des données telles que la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement [PCI DSS]).

Modules complémentaires optionnels

Certains types d’entreprises peuvent être amenés à disposer de modules complémentaires spécifiques pour leurs systèmes de PDV.

• Système d’affichage en cuisine (KDS) : souvent présent dans les restaurants, un KDS transmet les commandes au personnel de cuisine.

• Balance : une balance numérique s’intègre à votre PDV pour une tarification précise si vous vendez des articles au poids.

• Imprimante d’étiquettes : une imprimante vous permet de créer des étiquettes, des codes-barres ou des étiquettes de prix personnalisés.

• Pointeuse pour les employés : un suivi du temps intégré permet de gérer les heures de travail des employés.

Bonnes pratiques

• Formation du personnel : formez votre personnel à l’utilisation du système de PDV pour traiter les transactions, gérer les stocks et traiter les données client.

• Plan de secours en cas de temps d’arrêt : prévoyez un plan de secours en cas de panne de votre système de PDV. Il peut s’agir de méthodes de traitement manuel ou d’équipements de secours pour assurer la continuité des activités.

Comment un système de PDV adapté peut être bénéfique pour votre entreprise

En choisissant un système de PDV adapté, vous pouvez améliorer vos activités commerciales, les relations avec vos clients et vos pratiques de sécurité. Voici un aperçu des avantages et des éléments à prendre en compte :

• Simplification des activités : un système de PDV approprié permet d’accélérer les transactions et de limiter les erreurs, améliorant ainsi l’expérience client et réduisant le stress de votre personnel.

• Contrôle des stocks : les systèmes de PDV permettent de suivre les stocks en temps réel, ce qui vous permet de savoir quels articles sont les plus vendus et quand vous devez vous réapprovisionner. Ces informations vous évitent les pénuries de produits très demandés et le trop-plein d’articles qui se vendent moins rapidement. Elles peuvent également permettre de réduire les pertes liées à un vol ou à une erreur de gestion.

• Flexibilité de paiement : avec un système de PDV adapté, vous pouvez accepter un large éventail de moyens de paiement tels que les cartes de crédit, les paiements mobiles et les paiements sans contact. Cette flexibilité permet aux clients d'utiliser le moyen de paiement qu’ils souhaitent.

• Relation client : certains systèmes de PDV peuvent suivre les achats des clients et leur proposer des promotions personnalisées ou des programmes de fidélité, ce qui renforce vos relations avec les clients et les encourage à effectuer d'autres achats.

• Informations sur l’entreprise : les systèmes de PDV peuvent générer des rapports sur les tendances des ventes, les heures de pointe et les produits les plus vendus. Ces données sont précieuses pour prendre des décisions liées au recrutement du personnel, à la gestion des stocks et aux stratégies marketing.

• Intégration avec d’autres systèmes : de nombreux systèmes de PDV modernes peuvent se connecter à d’autres logiciels d’entreprise tels que les plateformes de comptabilité ou de vente en ligne, ce qui réduit le besoin de saisie manuelle des données, limite les erreurs et permet une gestion plus centralisée de l’entreprise.

• Sécurité et conformité : un système de PDV adapté permet de traiter des paiements de manière sécurisée, de protéger les données client et de se conformer aux réglementations du secteur, réduisant ainsi le risque d’amendes, de violations de données et d’atteinte à la réputation de votre entreprise.

Lorsque vous choisissez un système de PDV, tenez compte des facteurs suivants :

• Assistance à la clientèle et maintenance : choisissez un système de PDV disposant d’un service d’assistance fiable pour vous aider à résoudre les problèmes techniques ou à mettre à jour les logiciels. Une maintenance régulière, tel que des mises à jour logicielles et des vérifications matérielles, assure le bon fonctionnement du système.

• Programmes de fidélité et de récompense : si votre entreprise dispose de programmes de fidélité ou de récompenses, assurez-vous que votre système de PDV peut les prendre en charge. Cela peut impliquer l’intégration d’un logiciel de fidélité tiers ou l’utilisation de fonctionnalités intégrées.

• Respect des réglementations : selon votre secteur d’activité, vous devez peut-être respecter certaines réglementations. Assurez-vous que votre système de PDV est conforme à ces règles, qu’elles soient liées la protection des données, à la conformité fiscale ou aux normes spécifiques à votre secteur.

• Équipements destinés à la clientèle : si vous avez besoin d’écrans destinés aux clients ou de kiosques en libre-service, choisissez un système de PDV qui prend en charge ces fonctionnalités.

Défis liés aux systèmes de PDV

Les entreprises peuvent surmonter les défis courants liés aux systèmes de PDV grâce à une planification et une recherche de fournisseurs minutieuses, et en se faisant accompagner lors du choix et de l’installation d’un système de PDV. Les défis les plus courants sont les suivants :

• Courbe d’apprentissage : la formation du personnel à l’utilisation du système peut prendre beaucoup de temps et nécessiter des ressources supplémentaires. Si le système est trop complexe, il peut entraîner des erreurs et des retards opérationnels.

• Intégration : les systèmes de PDV doivent souvent se connecter à d’autres logiciels tels que des outils de comptabilité, de gestion des stocks ou de CRM. L’intégration de ces systèmes peut s’avérer difficile, surtout s’ils proviennent de fournisseurs différents ou s’ils ne sont pas compatibles. Les problèmes d’intégration peuvent entraîner des incohérences de données et la réalisation de tâches manuelles supplémentaires.

• Problèmes techniques : les systèmes de PDV peuvent rencontrer des problèmes techniques tels que des bogues logiciels ou des pannes matérielles. Ces problèmes peuvent entraîner des temps d’arrêt, perturber les ventes et frustrer les clients. Des problèmes techniques fréquents peuvent également augmenter les coûts de maintenance et affecter la réputation de l’entreprise.

• Sécurité des données : les systèmes de PDV traitent des informations sensibles sur les clients, ce qui en fait des cibles pour les cyberattaques et les violations de données. La non-protection des données des clients peut entraîner des pénalités financières et une perte de confiance de la part des clients.

• Coût : l’installation et la maintenance d’un système de PDV peuvent être coûteuses. Outre l’achat initial, les coûts liés au matériel, aux licences logicielles, à la formation et à l'assistance continue sont également à prendre en compte. Pour les petites entreprises disposant d’un budget limité, ces coûts peuvent être considérables.

• Personnalisation et évolutivité : les entreprises ont besoin de systèmes de PDV capables de s’adapter à leurs besoins et d’évoluer au fur et à mesure de leur croissance. Certains systèmes ont une flexibilité limitée ou nécessitent des mises à niveau coûteuses pour évoluer, ce qui peut nuire à la croissance de l’entreprise.

• Assistance du fournisseur : tous les fournisseurs de PDV n’offrent pas le même niveau d’assistance. Un mauvais service client, de longs délais de réponse ou un manque d’expertise technique peuvent exacerber les problèmes et entraîner des temps d’arrêt prolongés.

• Expérience utilisateur : si le système de PDV n’est pas intuitif ou si son interface est complexe, il peut être source de frustration pour le personnel et les clients et ralentir les activités de l'entreprise.

• Compatibilité : les systèmes de PDV doivent s’adapter aux nouveaux moyens de paiement, aux nouveaux dispositifs et aux nouvelles mises à jour logicielles. Certains systèmes peuvent nécessiter des mises à niveau ou des remplacements coûteux.

Coûts des logiciels et du matériel de PDV

Les logiciels et le matériel de PDV ont chacun des coûts que vous devez prendre en compte dans la planification et la budgétisation de votre entreprise.

Coûts logiciels

• Abonnement : de nombreux systèmes de PDV proposent un modèle d’abonnement pour chaque terminal. La commission mensuelle couvre généralement les mises à jour logicielles, l’assistance client et le stockage dans le cloud.

• Achat unique : certains systèmes de PDV nécessitent un achat unique, dont le coût varie en fonction des fonctionnalités et de l’évolutivité. Ce modèle facture souvent des frais supplémentaires pour les mises à jour et l’assistance.

• Modules complémentaires et intégrations : des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour des fonctionnalités complémentaires telles que les programmes de fidélité, les analyses avancées ou l’intégration avec d’autres logiciels.

Coûts du matériel

• Caisses et terminaux : selon leurs besoins, les entreprises peuvent être amenées à acheter des caisses enregistreuses de base, des terminaux de PDV complets ou du matériel intermédiaire.

• Périphériques : les entreprises peuvent également avoir besoin de composants tels que des lecteurs de codes-barres, des imprimantes de reçus, des lecteurs de cartes, des tiroirs-caisses ou des tablettes et des smartphones pour les systèmes de PDV mobiles.

• Kiosques et systèmes en libre-service : les kiosques et les systèmes en libre-service peuvent coûter jusqu’à plusieurs milliers de dollars chacun, en particulier ceux qui disposent de configurations personnalisées ou de fonctionnalités spécialisées.

Frais supplémentaires

• Installation et formation : toutes les entreprises doivent s’attendre à payer des frais initiaux d’installation. Certaines entreprises peuvent également être amenées à financer la formation du personnel.

• Maintenance et assistance : les entreprises devront payer pour une assistance technique et une maintenance continues.

• Frais de transaction : si le système de PDV comprend le traitement des paiements, des frais de transaction équivalents à un pourcentage de la valeur de la vente, plus des frais fixes, peuvent s'appliquer.

• Personnalisation : la personnalisation du système visant à répondre à des besoins spécifiques peut entraîner des coûts supplémentaires, en particulier si les besoins sont uniques.