Un sistema POS (Point-of-Sale) è una combinazione di hardware e software utilizzata dalle attività per elaborare le transazioni. L'hardware può includere dispositivi come registratori di cassa, lettori di schede, scanner di codici a barre, stampanti di ricevute e display touchscreen, mentre il software gestisce le vendite, l'inventario, i dati dei clienti e i report. Il mercato globale dei POS è stato valutato a 29 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che triplicherà entro il 2032.

I sistemi POS facilitano le transazioni, migliorano la gestione dell'inventario e aiutano le attività ad analizzare le tendenze delle vendite e il comportamento dei clienti. Di seguito, tratteremo i tipi di sistemi POS, come funzionano, come possono aiutare la tua attività e come risolvere i problemi più comuni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono i tipi di sistemi POS?
  
• Come funzionano i sistemi POS?
  
• Cosa serve per utilizzare un sistema POS?
  
• In che modo il giusto sistema POS può aiutare la tua attività
  
• Sfide con i sistemi POS
  
• Costi del software e dell'hardware POS
  

Quali sono i tipi di sistemi POS?

Esistono diversi tipi di sistemi POS che si adattano a settori e modelli aziendali diversi, ognuno con i propri vantaggi.

• Sistemi POS tradizionali: In genere si trovano nei negozi fisici, si tratta di configurazioni fisse con computer, registratore di cassa, scanner di codici a barre, stampante di ricevute e lettore di carte. Richiedono server in loco e, spesso, fanno parte di una rete integrata.

• Sistemi POS mobili: Utilizzano tablet o smartphone come dispositivi POS. Sono flessibili, portatili e spesso basati su cloud e consentono alle attività di effettuare transazioni da qualsiasi luogo. Questo tipo di sistema POS è popolare tra le piccole attività, i food truck e i negozi pop-up e in occasione di eventi all'aperto.

• Sistemi POS basati su cloud: Conosciuti anche come POS Software-as-a-Service (SaaS), questi sistemi operano tramite Internet, memorizzando i dati nel cloud. Offrono facile accesso e scalabilità e spesso hanno costi di installazione inferiori, il che può essere l'ideale per le piccole e medie imprese.

• Sistemi POS self-service: Comuni nei supermercati e nei fast-food, questi sistemi consentono ai clienti di scansionare e pagare autonomamente i propri articoli. I sistemi POS self-service riducono i costi di manodopera e aumentano la velocità di pagamento.

• Sistemi POS per chioschi: Simili ai sistemi POS self-service, i chioschi sono unità autonome che i clienti utilizzano per effettuare ordini o acquisti. Si vedono spesso nei ristoranti, nei cinema e negli aeroporti.

• Sistemi POS multicanale: Integrano le vendite in negozio e online, consentendo alle attività di gestire l'inventario, i dati dei clienti e le vendite su tutti i canali. Sono ideali per le attività che hanno una presenza fisica e online.

Come funzionano i sistemi POS?

I sistemi POS gestiscono numerose attività, tra cui l'elaborazione dei pagamenti e la raccolta dei dati dei clienti. Ecco come funzionano:

• Selezione da parte del cliente: I clienti selezionano prodotti o servizi, che aggiungono a un carrello virtuale nel sistema POS. A tal fine scansionano il codice a barre di un prodotto, inserendo manualmente le informazioni sul prodotto o utilizzando un touchscreen.

• Calcolo dei costi: Il sistema POS calcola il costo totale, comprensivo di tasse ed eventuali sconti o promozioni applicabili. Può anche applicare punti fedeltà o prezzi speciali.

• Elaborazione dei pagamenti: Una volta che il cliente è pronto a pagare, il sistema POS elabora il pagamento. Se il cliente utilizza un pagamento elettronico, ad esempio una carta di credito o di debito, il sistema si connette a un gateway di pagamento per autorizzare la transazione.

• Generazione delle ricevute: Dopo il pagamento, il sistema genera una ricevuta, che può essere stampata o inviata al cliente elettronicamente. La ricevuta elenca gli articoli acquistati, i prezzi, le imposte e il metodo di pagamento utilizzato.

• Gestione dell'inventario: Il sistema POS aggiorna l'inventario in tempo reale, detraendo dal magazzino gli articoli venduti. Questo aiuta le attività a tenere traccia dei livelli di inventario e riordinare quanto necessario.

• Raccolta e analisi dei dati: I sistemi POS raccolgono dati su vendite, preferenze dei clienti e tendenze dell'inventario. Le attività utilizzano questi dati per generare report, analizzare le prestazioni e prendere decisioni informate su inventario, promozioni e personale.

• Integrazione del sistema: I moderni sistemi POS spesso si integrano con altri software aziendali come la contabilità, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o le piattaforme di e-commerce. Questa integrazione consente una più semplice condivisione dei dati e una gestione delle operazioni tra i reparti.

Cosa serve per utilizzare una soluzione POS?

Per utilizzare un sistema POS, le attività necessitano di una serie di componenti principali e componenti aggiuntivi opzionali utili per tipi specifici di attività.

Componenti principali

Quando crei un sistema POS, assicurati che tutti i componenti hardware siano compatibili con il software POS scelto.

• Software POS: Il software che gestisce le vendite, l'inventario e i dati dei clienti.

• Hardware POS: I componenti fisici che interagiscono con il sistema ed elaborano le transazioni. I sistemi POS mobili spesso richiedono un minor numero di componenti hardware aggiuntivi.

  • Computer/tablet/smartphone: Per eseguire il software POS
    
  • Cassetto per contanti: Per conservare in modo sicuro il contante durante le transazioni
    
  • Stampante per ricevute: Per fornire ai clienti una registrazione fisica dell'acquisto
    
  • Lettore di schede: Per accettare pagamenti con carta di credito e di debito
    

• Connessione Internet affidabile: Una connessione Internet stabile per i sistemi POS basati su cloud e per l'elaborazione delle transazioni con carta.

• Alimentazione e backup: Una fonte di alimentazione costante per il tuo sistema POS. Prendi in considerazione l'acquisto di un gruppo di continuità (UPS) per proteggerti da interruzioni di corrente e sovratensioni, che potrebbero interrompere le operazioni.

• Account per l'elaborazione dei pagamenti: Un account esercente o un gateway di pagamento per elaborare le transazioni con carta di credito e di debito. In genere ciò comporta un contratto con un elaboratore di pagamento e può comportare commissioni di transazione.

• Misure di sicurezza: Pratiche di sicurezza per proteggere i dati dei clienti e impedire l'accesso non autorizzato (ad esempio password sicure, accesso limitato degli utenti, conformità alle norme sulla protezione dei dati come lo standard di sicurezza dei dati PCI [PCI DSS] per l'industria delle carte di pagamento).

Componenti aggiuntivi facoltativi

Alcuni tipi di attività potrebbero richiedere componenti aggiuntivi specifici per i loro sistemi POS.

• Sistema di visualizzazione per cucine (KDS): Spesso presente nei ristoranti, un KDS comunica gli ordini al personale di cucina.

• Bilancia: Una bilancia digitale si integra con il tuo POS per un prezzo accurato in caso di vendita di articoli a peso.

• Stampante per etichette: Una stampante consente di creare etichette, codici a barre o cartellini dei prezzi personalizzati.

• Orologio per orario dipendenti: Il monitoraggio integrato dell'orario gestisce le ore dei dipendenti.

Best practice

• Formazione del personale: Forma il tuo personale sull'utilizzo del sistema POS per elaborare le transazioni, gestire l'inventario e i dati dei clienti.

• Piano di backup per i tempi di inattività: Prepara un piano nel caso in cui il tuo sistema POS vada offline. Ciò potrebbe comportare metodi di elaborazione manuali o apparecchiature di backup per la continuità operativa.

In che modo la giusta soluzione POS può aiutare la tua attività

Scegliere il giusto sistema POS può migliorare le procedure operative aziendali, le relazioni con i clienti e le pratiche di sicurezza. Ecco uno sguardo ai vantaggi e alle considerazioni:

• Operazioni più semplici: Un buon sistema POS velocizza le transazioni e riduce gli errori, migliorando l'esperienza del cliente e riducendo lo stress per il personale.

• Controllo dell'inventario: I sistemi POS aiutano a tenere traccia dell'inventario in tempo reale, in modo da sapere quali articoli si vendono bene e quando rifornirsi. Queste informazioni consentono di evitare l'esaurimento dei prodotti più richiesti o l'eccesso di articoli che non si vendono con la stessa rapidità e di ridurre le perdite dovute a furti o cattiva gestione.

• Flessibilità di pagamento: Con la giusta soluzione POS puoi accettare un'ampia gamma di metodi di pagamento, tra cui carte di credito, pagamenti mobili e pagamenti contactless. Grazie a questa flessibilità, i clienti potranno pagare con la modalità che preferiscono.

• Relazioni con i clienti: Alcuni sistemi POS possono tracciare gli acquisti dei clienti e agevolare promozioni personalizzate o programmi fedeltà, costruendo relazioni più solide con i clienti e incoraggiandoli a tornare.

• Approfondimenti sull'attività: I sistemi POS possono generare report su tendenze delle vendite, ore di punta e prodotti più venduti. Questi dati sono preziosi per prendere decisioni aziendali in termini di personale, gestione dell'inventario e strategie di marketing.

• Integrazione con altri sistemi: Molti moderni sistemi POS possono connettersi con altri software aziendali come la contabilità o le piattaforme di vendita online, riducendo la necessità di inserimento manuale dei dati, riducendo al minimo gli errori e consentendo una gestione aziendale più centralizzata.

• Sicurezza e conformità: Il giusto sistema POS facilita l'elaborazione sicura dei pagamenti, protegge i dati dei clienti e rispetta le normative di settore, riducendo il rischio di sanzioni, violazioni dei dati e danni alla reputazione della tua attività.

Quando scegli un sistema POS, tieni conto di questi fattori:

• Assistenza clienti e manutenzione: Scegli un sistema POS con un'assistenza clienti affidabile per problemi tecnici o aggiornamenti software. La manutenzione regolare, come gli aggiornamenti software e i controlli dell'hardware, garantisce un sistema perfettamente efficiente.

• Programmi fedeltà e premi: Se la tua attività ha programmi di fidelizzazione o premi, assicurati che il tuo sistema POS sia in grado di supportarli. Ciò potrebbe comportare l'integrazione con software di fidelizzazione di terze parti o l'utilizzo di funzionalità integrate.

• Rispetto delle normative: A seconda del settore in cui operi, potrebbero esserci delle normative da rispettare. Assicurati che il tuo sistema POS sia conforme a queste norme, siano esse relative alla protezione dei dati, alla conformità fiscale o agli standard specifici del settore.

• Apparecchiature destinate ai clienti: Se hai bisogno di display rivolti ai clienti o chioschi self-service, scegli un sistema POS che supporti queste funzionalità.

Le sfide dei sistemi POS

Le attività possono mitigare le sfide comuni dei sistemi POS con un'attenta pianificazione e ricerca dei fornitori, oltre che con un'assistenza continua durante la scelta e l'implementazione di un sistema POS. Le sfide più comuni includono:

• Curva di apprendimento: La formazione del personale per l'utilizzo del sistema può richiedere molto tempo e risorse aggiuntive. Se il sistema è troppo complicato, può causare ritardi operativi ed errori.

• Integrazione: I sistemi POS spesso devono connettersi con altri software come strumenti di contabilità, gestione dell'inventario o CRM. L'integrazione di questi sistemi può essere impegnativa, soprattutto se provengono da fornitori diversi o non sono compatibili. I problemi di integrazione possono portare a incoerenze dei dati e a un ulteriore lavoro manuale.

• Problemi tecnici: I sistemi POS possono presentare problemi tecnici come bug software o guasti hardware. Questi problemi possono causare tempi di inattività, interrompere le vendite e frustrare i clienti. Problemi tecnici frequenti possono anche aumentare i costi di manutenzione e influire sulla reputazione dell'attività.

• Sicurezza dei dati: I sistemi POS gestiscono le informazioni sensibili dei clienti, rendendoli bersagli di attacchi informatici e violazioni dei dati. La mancata protezione dei dati dei clienti può comportare sanzioni finanziarie e perdita di fiducia da parte dei clienti.

• Costo: L'implementazione e la manutenzione di un sistema POS possono essere costose. Oltre all'acquisto iniziale, ci sono costi per hardware, licenze software, formazione e assistenza continua. Per le piccole attività con budget limitati, questi costi possono essere considerevoli.

• Personalizzazione e scalabilità: Le attività hanno la necessità di sistemi POS in grado di adattarsi alle loro esigenze e di scalare di pari passo con la crescita. Alcuni sistemi hanno una flessibilità limitata o richiedono costosi aggiornamenti per espandersi, il che può ostacolare la crescita dell'attività.

• Assistenza per i fornitori: Non tutti i fornitori di POS offrono lo stesso livello di assistenza. Un servizio clienti scadente, tempi di risposta lunghi o la mancanza di competenze tecniche possono esacerbare i problemi e portare a tempi di inattività prolungati.

• Esperienza utente: Se il sistema POS non è intuitivo o ha un'interfaccia goffa, può causare frustrazione al personale e ai clienti e rallentare le operazioni aziendali.

• Compatibilità: I sistemi POS devono stare al passo con i nuovi metodi di pagamento, i dispositivi e gli aggiornamenti software. Alcuni sistemi possono richiedere costose sostituzioni o aggiornamenti.

Costi di software e hardware per soluzioni POS

Il software e l'hardware POS comportano costi da tenere in considerazione nella pianificazione e nel budget della tua attività.

Costi del software

• In abbonamento: Molti sistemi POS offrono un modello di abbonamento per terminale. Le tariffe mensili in genere coprono gli aggiornamenti software, l'assistenza clienti e l'archiviazione cloud.

• Acquisto una tantum: Alcuni sistemi POS richiedono un acquisto una tantum, il cui costo varia a seconda delle funzionalità e della scalabilità. Questo modello spesso addebita costi aggiuntivi per gli aggiornamenti e l'assistenza.

• Componenti aggiuntivi e integrazioni: Possono essere applicati costi aggiuntivi per funzionalità extra come programmi fedeltà, analisi avanzata o integrazione con altri software.

Costi dell'hardware

• Registri e terminali: A seconda delle esigenze, le attività potrebbero dover acquistare registratori di cassa di base, terminali POS completi o hardware intermedio.

• Periferiche: Le attività potrebbero anche aver la necessità di componenti come scanner di codici a barre, stampanti per ricevute, lettori di carte, cassetti per contanti o tablet e smartphone per i sistemi POS mobili.

• Chioschi e sistemi self-service: I chioschi e i sistemi self-service possono costare fino a diverse migliaia di dollari l'uno, soprattutto per configurazioni personalizzate o funzionalità specializzate.

Costi aggiuntivi

• Installazione e formazione: Tutte le attività devono aspettarsi di pagare costi di installazione iniziali. Alcune attività potrebbero anche dover pagare per la formazione del personale.

• Manutenzione e assistenza: Le attività dovranno pagare per l'assistenza tecnica e la manutenzione continua.

• Commissioni sulle transazioni: Se il sistema POS include l'elaborazione dei pagamenti, potrebbero essere previste commissioni sulle transazioni che addebitano una percentuale del valore della transazione più commissioni fisse.

• Personalizzazione: La personalizzazione del sistema per soddisfare esigenze specifiche può comportare costi aggiuntivi, soprattutto per esigenze aziendali specifiche.