Ein POS-System (Point-of-Sale) ist eine Kombination aus Hardware und Software, die Unternehmen zur Abwicklung von Transaktionen nutzen. Zur Hardware gehören Geräte wie Registrierkassen, Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner, Belegdrucker und Touchscreen-Displays, während die Software den Verkauf, den Lagerbestand, Kundendaten und Berichte verwaltet. Der weltweite POS-Markt wird voraussichtlich von 33,41 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 auf 110,22 Milliarden US-Dollar im Jahr 2032 wachsen.

POS-Systeme erleichtern Transaktionen, verbessern die Bestandsverwaltung und helfen Unternehmen dabei, Verkaufstrends und Kundenverhalten zu analysieren. Im Folgenden behandeln wir die verschiedenen Arten von POS-Systemen, ihre Funktionsweise, wie sie Ihrem Unternehmen helfen können und wie Sie häufige Probleme beheben können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Arten von POS-Systemen gibt es?
  
• Was leisten POS-Systeme?
  
• Was benötigen Sie, um ein POS-System zu nutzen?
  
• Wie das richtige POS-System Ihrem Unternehmen helfen kann
  
• Herausforderungen bei POS-Systemen
  
• Kosten für POS-Software und -Hardware
  
• So kann Stripe Terminal Sie unterstützen
  

Welche Arten von POS-Systemen gibt es?

Verschiedene Arten von POS-Systemen sind auf unterschiedliche Branchen und Geschäftsmodelle zugeschnitten, und jede hat ihre eigenen Vorteile.

• Traditionelle POS-Systeme: Diese finden sich typischerweise in stationären Geschäften und bestehen aus einer festen Anlage mit Computer, Registrierkasse, Barcode-Scanner, Belegdrucker und Kartenlesegerät. Sie erfordern lokale Server und sind oft Teil eines integrierten Netzwerks.

• Mobile POS-Systeme: Diese nutzen Tablets oder Smartphones als POS-Geräte. Sie sind flexibel, mobil und oft cloudbasiert, sodass Unternehmen Transaktionen von jedem Ort aus durchführen können. Diese Art von POS-System ist bei kleinen Unternehmen, Food Trucks, Pop-up-Shops und bei Veranstaltungen im Freien beliebt.

• Cloud-basierte POS-Systeme: Auch als Software-as-a-Service (SaaS)-POS bekannt, werden diese Systeme über das Internet betrieben und speichern Daten in der Cloud. Sie bieten einfachen Zugriff und Skalierbarkeit und weisen oft geringere Einrichtungskosten auf, was für kleine und mittlere Unternehmen ideal sein kann.

• Self-Service-POS-Systeme: Diese Systeme sind in Supermärkten und Fast-Food-Restaurants weit verbreitet und ermöglichen es Kundinnen und Kunden, ihre Artikel selbst zu scannen und zu bezahlen. Self-Service-POS-Systeme senken die Personalkosten und beschleunigen den Bezahlvorgang.

• Kiosk-POS-Systeme: Ähnlich wie Self-Service-POS-Systeme sind Kiosksysteme eigenständige Einheiten, an denen Kundinnen und Kunden Bestellungen aufgeben oder Einkäufe tätigen können. Sie sind in Restaurants, Kinos und Flughäfen weit verbreitet.

• Multi-Channel-POS-Systeme: Diese integrieren den stationären und den Online-Verkauf und ermöglichen es Unternehmen, Bestände, Kundendaten und Umsätze kanalübergreifend zu verwalten. Sie sind ideal für Unternehmen, die sowohl über eine physische als auch eine Online-Präsenz verfügen.

Was leisten POS-Systeme?

POS-Systeme übernehmen viele Aufgaben, darunter die Zahlungsabwicklung und die Erfassung von Kundendaten. So funktionieren sie:

• Kundinnen und Kunden können Warenkörbe zusammenstellen: Kundinnen und Kunden wählen Produkte oder Dienstleistungen aus, indem sie den Barcode eines Produkts scannen, die Produktinformationen manuell eingeben oder einen Touchscreen nutzen, und die Artikel werden einem virtuellen Warenkorb im POS-System hinzugefügt.

• Kostenberechnung: Das POS-System berechnet die Gesamtkosten, einschließlich Steuern und etwaiger Rabatte oder Sonderangebote. Es kann auch Treuepunkte oder Sonderpreise anrechnen.

• Zahlungsabwicklung: Sobald der Kunde oder die Kunde zur Zahlung bereit ist, verarbeitet das POS-System die Zahlung. Wenn der Kunde bzw. die Kundin eine elektronische Zahlungsmethode wie eine Kredit- oder Debitkarte verwendet, verbindet sich das System mit einem Zahlungsgateway, um die Transaktion zu autorisieren.

• Generierung von Belegen: Nach der Zahlung erstellt das System einen Beleg, der ausgedruckt oder elektronisch an den Kunden oder die Kundin gesendet werden kann. Der Zahlungsbeleg listet die gekauften Artikel, Preise, Steuern und die verwendete Zahlungsmethode auf.

• Unterstützung der Bestandsverwaltung: Das POS-System aktualisiert den Bestand in Echtzeit und zieht die verkauften Artikel vom Lagerbestand ab. Dies hilft Unternehmen, den Lagerbestand zu verfolgen und bei Bedarf Nachbestellungen aufzugeben.

• Datenerhebung für Analysen: POS-Systeme erfassen Daten zu Umsätzen, Kundenpräferenzen und Bestandsentwicklungen. Unternehmen nutzen diese Daten, um Berichte zu erstellen, die Leistung zu analysieren und fundierte Entscheidungen über Lagerbestände, Werbeaktionen und Personalplanung zu treffen.

• Integration in andere Systeme: Moderne POS-Systeme lassen sich häufig in andere Unternehmenssoftware wie Buchhaltung, Customer Relationship Management (CRM) oder E-Commerce-Plattformen integrieren. Diese Integration ermöglicht einen einfacheren Datenaustausch und eine reibungslosere Betriebsführung abteilungsübergreifend.

Was benötigen Sie, um ein POS-System zu nutzen?

Um ein POS-System zu nutzen, benötigen Unternehmen eine Reihe von Kernkomponenten sowie optionale Erweiterungen, die für bestimmte Geschäftsarten hilfreich sind.

Kernkomponenten

Achten Sie beim Aufbau eines POS-Systems darauf, dass alle Ihre Hardwarekomponenten mit der von Ihnen gewählten POS-Software kompatibel sind.

• POS-Software: Die Software zur Verwaltung von Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten.

• POS-Hardware: Die physischen Komponenten, die mit dem System interagieren und Transaktionen verarbeiten. Mobile POS-Systeme erfordern oft weniger zusätzliche Hardwarekomponenten.

  • Computer/Tablet/Smartphone: Zum Ausführen der POS-Software.
    
  • Kassenlade: Zur sicheren Aufbewahrung von Bargeld während Transaktionen.
    
  • Belegdrucker: Um Kundinnen und Kunden einen physischen Beleg über ihren Einkauf auszustellen.
    
  • Kartenlesegerät: Zur Akzeptanz von Kredit- und Debitkartenzahlungen.
    

• Zuverlässige Internetverbindung: Eine stabile Internetverbindung für cloudbasierte POS-Systeme und zur Abwicklung von Kartentransaktionen.

• Stromversorgung und Notstromversorgung: Eine zuverlässige Stromquelle für Ihr POS-System. Erwägen Sie den Kauf einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV), um sich vor Stromausfällen und Überspannungen zu schützen, die den Betrieb lahmlegen könnten.

• Konto für die Zahlungsabwicklung: Ein Händlerkonto oder Zahlungsgateway zur Abwicklung von Kredit- und Debitkartentransaktionen. Dies beinhaltet in der Regel einen Vertrag mit einem Zahlungsabwickler und kann mit Transaktionsgebühren verbunden sein.

• Sicherheitsmaßnahmen: Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von Kundendaten und zur Verhinderung unbefugten Zugriffs, wie sichere Passwörter, eingeschränkter Nutzerzugriff und die Einhaltung von Datenschutzstandards wie dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

Optionale Add-Ons

Einige Unternehmenstypen benötigen möglicherweise spezielle Add-Ons für ihre POS-Systeme.

• Küchen-Anzeigesystem (KDS): Ein KDS, das oft in Restaurants zu finden ist, kommuniziert Bestellungen an das Küchenpersonal.

• Waage: Eine in Ihr POS-System integrierte digitale Waage für eine genaue Preisberechnung, falls Sie Artikel nach Gewicht verkaufen.

• Etikettendrucker: Ein Drucker für individuelle Etiketten, Barcodes oder Preisschilder.

• Zeiterfassungssystem für Mitarbeitende: Integrierte Zeiterfassung zur Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.

Wie das richtige POS-System Ihrem Unternehmen helfen kann

Die Wahl des richtigen POS-Systems kann Ihre Geschäftsabläufe, Kundenbeziehungen und Sicherheitsvorkehrungen verbessern. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die Vorteile und zu beachtenden Punkte:

• Einfachere Abläufe: Ein gutes POS-System beschleunigt Transaktionen und reduziert Fehler, verbessert das Kundenerlebnis und reduziert Stress für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

• Bestandskontrolle: POS-Systeme helfen dabei, den Bestand in Echtzeit zu verfolgen, sodass Sie wissen, welche Artikel sich gut verkaufen und wann Sie Nachschub bestellen müssen. Diese Informationen helfen Ihnen zu vermeiden, dass beliebte Produkte ausverkauft sind oder Artikel, die sich nicht so schnell verkaufen, übermäßig gelagert werden, und sie können Verluste aufgrund von Diebstahl oder Missmanagement reduzieren.

• Zahlungsflexibilität: Mit dem richtigen POS-System können Sie eine Vielzahl von Zahlungsmethoden akzeptieren, wie Kreditkarten, mobile Zahlungen und kontaktlose Zahlungen. Diese Flexibilität erleichtert es den Kundinnen und Kunden, auf die von ihnen bevorzugte Weise zu bezahlen.

• Kundenbeziehungen: Einige POS-Systeme können Kundenkäufe nachverfolgen und personalisierte Werbeaktionen oder Treueprogramme ermöglichen, wodurch stärkere Beziehungen zu den Kundinnen und Kunden aufgebaut und diese zur Wiederkehr angeregt werden.

• Geschäftseinblicke: POS-Systeme können Berichte zu Verkaufstrends, Spitzenzeiten und meistverkauften Produkten erstellen. Diese Daten sind wertvoll für geschäftliche Entscheidungen in Bezug auf Personalplanung, Bestandsverwaltung und Marketingstrategien.

• Integration in andere Systeme: Viele moderne POS-Systeme können mit anderer Unternehmenssoftware wie Buchhaltungssoftware oder Online-Verkaufsplattformen verbunden werden. Dadurch verringert sich die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe, Fehler werden minimiert und eine zentralere Unternehmensführung wird ermöglicht.

• Sicherheit und Compliance: Das richtige POS-System ermöglicht eine sichere Zahlungsabwicklung, schützt Kundendaten und erfüllt die Branchenvorschriften, wodurch das Risiko von Bußgeldern, Datenschutzverletzungen und Rufschädigung reduziert wird.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines POS-Systems diese Faktoren:

• Kundensupport und Wartung: Wählen Sie ein POS-System mit zuverlässigem Kundensupport, der Sie bei technischen Problemen oder Software-Updates unterstützt. Regelmäßige Wartungen, wie Software-Updates und Hardware-Checks, sorgen für einen reibungslosen Betrieb des Systems.

• Treue- und Bonusprogramme: Wenn Ihr Unternehmen über Treue- oder Bonusprogramme verfügt, stellen Sie sicher, dass Ihr POS-System diese unterstützt. Dies kann die Integration einer Treueprogramm-Software eines Drittanbieters oder die Nutzung integrierter Funktionen umfassen.

• Compliance mit Vorschriften: Je nach Branche gibt es möglicherweise Vorschriften, die Sie befolgen müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihr POS-System diesen Regeln entspricht, unabhängig davon, ob sie Datenschutz, Steuerkonformität oder branchenspezifische Standards regeln.

• Kundenorientierte Geräte: Wenn Sie Kundendisplays oder Self-Service-Kiosksysteme benötigen, wählen Sie ein POS-System, das diese Funktionen unterstützt.

Herausforderungen bei POS-Systemen

Unternehmen können häufige Herausforderungen bei POS-Systemen durch sorgfältige Planung und Anbieterrecherche sowie durch die Inanspruchnahme kontinuierlicher Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung eines POS-Systems mindern. Zu den häufigen Herausforderungen gehören:

• Lernkurve: Die Schulung der Mitarbeiter/innen im Umgang mit dem System kann zeitaufwendig sein und zusätzliche Ressourcen erfordern. Ist das System zu kompliziert, kann dies zu Verzögerungen im Betriebsablauf und zu Fehlern führen.

• Integration: POS-Systeme müssen oft mit anderer Software wie Buchhaltungs-, Bestandsverwaltungs- oder CRM-Tools verbunden werden. Die Integration dieser Systeme kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sie von verschiedenen Anbietern stammen oder nicht kompatibel sind. Integrationsprobleme können zu Dateninkonsistenzen und zusätzlichem manuellem Arbeitsaufwand führen.

• Technische Probleme: Bei POS-Systemen können technische Probleme wie Softwarefehler oder Hardwareausfälle auftreten. Diese Probleme können zu Ausfallzeiten führen, den Verkauf stören und Kundinnen und Kunden verärgern. Häufige technische Probleme können zudem die Wartungskosten erhöhen und den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen.

• Datensicherheit: POS-Systeme verarbeiten sensible Kundendaten, was sie zu Zielen für Cyberangriffe und Datenlecks macht. Ein Versäumnis beim Schutz von Kundendaten kann zu Geldstrafen und zum Verlust des Kundenvertrauens führen.

• Kosten: Die Implementierung und Wartung eines PO-Systems kann kostspielig sein. Über die Anschaffungskosten hinaus fallen Kosten für Hardware, Softwarelizenzen, Schulungen und laufenden Support an. Für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget können diese Kosten erheblich sein.

• Anpassung und Skalierbarkeit: Unternehmen benötigen POS-Systeme, die sich an ihre Bedürfnisse anpassen und mit ihrem Wachstum mitwachsen können. Einige Systeme bieten nur begrenzte Flexibilität oder erfordern kostspielige Upgrades für Erweiterungen, was das Unternehmenswachstum verlangsamen kann.

• Anbietersupport: Nicht alle POS-Anbieter bieten das gleiche Maß an Support. Schlechter Kundenservice, lange Reaktionszeiten oder mangelnde technische Kompetenz können Probleme verschärfen und zu längeren Ausfallzeiten führen.

• Nutzererfahrung: Wenn das POS-System nicht intuitiv ist oder eine umständliche Nutzeroberfläche hat, kann dies bei Mitarbeitenden und Kundinnen und Kunden zu Frustration führen und den Geschäftsbetrieb verlangsamen.

• Kompatibilität: POS-Systeme müssen mit neuen Zahlungsmethoden, Geräten und Software-Updates Schritt halten. Bei einigen Systemen können kostspielige Neuanschaffungen oder Upgrades erforderlich sein.

Kosten für POS-Software und -Hardware

Sowohl POS-Software als auch -Hardware sind mit Kosten verbunden, die Sie in die Planung und Budgetierung Ihres Unternehmens einbeziehen sollten.

Softwarekosten

• Abonnementbasiert: Viele POS-Systeme bieten ein Abonnementmodell pro Terminal an. Monatliche Gebühren, die zwischen 60 und 200 US-Dollar pro Monat liegen können, decken in der Regel Software-Updates, Kundensupport und Cloud-Speicher ab.

• Einmaliger Kauf: Einige POS-Systeme erfordern einen einmaligen Kauf, dessen Kosten je nach Funktionen und Skalierbarkeit variieren. Einmalige Lizenzkäufe können zwischen 1.500 und 10.000 US-Dollar liegen. Bei diesem Modell fallen oft zusätzliche Gebühren für Updates und Support an.

• Add-Ons und Integrationen: Für Zusatzfunktionen wie Treueprogramme, erweiterte Analysen oder die Integration mit anderer Software können zusätzliche Kosten anfallen.

Hardwarekosten

• Kassen und Terminals: Je nach Bedarf müssen Unternehmen möglicherweise einfache Registrierkassen, voll ausgestattete POS-Terminals oder Hardware dazwischen anschaffen. Ein Standardterminal kann zwischen 300 und 2.000 US-Dollar kosten, während mobile Terminals zwischen 200 und 600 US-Dollar liegen.

• Peripheriegeräte: Unternehmen benötigen möglicherweise auch Komponenten wie Barcode-Scanner, Belegdrucker, Kartenlesegeräte, Kassenschubladen oder Tablets und Smartphones für mobile POS-Systeme.

• Kiosksysteme und Self-Service-Systeme: Kiosksysteme und Self-Service-Systeme können jeweils bis zu mehreren tausend Dollar kosten, insbesondere bei kundenspezifischen Konfigurationen oder speziellen Funktionen.

Zusätzliche Kosten

• Installation und Schulung: Alle Unternehmen sollten mit Vorabkosten für die Installation rechnen. Manche Unternehmen müssen möglicherweise auch für die Schulung des Personals aufkommen. Die Kosten variieren je nach Komplexität der Einrichtung, liegen jedoch in der Regel zwischen 200 und 2.000 US-Dollar.

• Wartung und Support: Unternehmen müssen für laufenden technischen Support und Wartung aufkommen. Während grundlegender Support in Abonnementmodellen enthalten sein kann, können Wartungsverträge für eigene Systeme zwischen 20 und 250 US-Dollar pro Monat kosten.

• Transaktionsgebühren: Wenn das POS-System Zahlungsabwicklung umfasst, können Transaktionsgebühren anfallen, die sich aus einem Prozentsatz des Transaktionswerts zuzüglich fester Gebühren zusammensetzen. Übliche Gebühren liegen zwischen 2,3 % und 3,5 % des Transaktionswerts, zuzüglich einer separaten Gebühr von 0,10 bis 0,30 USD pro Transaktion.

• Anpassung: Die Anpassung des Systems an spezifische Anforderungen kann zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere bei besonderen geschäftlichen Anforderungen.

So kann Stripe Terminal Sie unterstützen

Stripe Terminal unterstützt und integriert sich in POS-Systeme für wachstumsstarke Start-ups, Plattformen und Unternehmen, die sich erstklassige Zahlungsperformance und -funktionen wünschen. Lesen Sie unsere Dokumentation, um mehr zu erfahren.