Un sistema de punto de venta (POS) es una combinación de hardware y software que las empresas utilizan para procesar transacciones. El hardware puede incluir dispositivos como cajas registradoras, lectores de tarjetas, escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y pantallas táctiles, mientras que el software gestiona las ventas, el inventario, los datos de los clientes y los informes. El mercado mundial de sistemas POS se valoró en 29,000 millones de dólares en 2023 y se espera que supere el triple para 2032.

Los sistemas POS facilitan las transacciones, mejoran la gestión del inventario y ayudan a las empresas a analizar las tendencias de ventas y el comportamiento de los clientes. A continuación, analizaremos los tipos de sistemas POS, cómo funcionan, cómo pueden ayudar a tu negocio y cómo solucionar problemas comunes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son los tipos de sistemas POS?
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas POS?
  
• ¿Qué necesito para usar un sistema POS?
  
• Cómo el sistema POS adecuado puede ayudar a tu negocio
  
• Desafíos con los sistemas POS
  
• Costos de software y hardware de los sistemas POS
  

¿Cuáles son los tipos de sistemas POS?

Los diferentes tipos de sistemas POS se adaptan a diferentes sectores y modelos de negocio, y cada uno tiene sus propios beneficios.

• Sistemas POS tradicionales: Por lo general, se encuentran en las tiendas físicas y son configuraciones fijas en una computadora, una caja registradora, un escáner de código de barras, una impresora de recibos y un lector de tarjetas. Requieren servidores in situ y, a menudo, forman parte de una red integrada.

• Sistemas POS móviles: Estos usan tabletas o teléfonos inteligentes como dispositivos POS. Son flexibles, portátiles y, a menudo, están basados en la nube, lo que les permite a las empresas realizar transacciones desde cualquier lugar. Este tipo de sistema POS es popular entre las pequeñas empresas, los camiones de comida y las tiendas temporales, y en eventos al aire libre.

• Sistemas POS basados en la nube: También conocidos como sistemas POS de software como servicio (SaaS), estos sistemas funcionan a través de Internet y almacenan datos en la nube. Ofrecen fácil acceso y escalabilidad, y a menudo tienen costos de configuración más bajos, lo que puede ser ideal para pequeñas y medianas empresas.

• Sistemas POS de autoservicio: Comunes en supermercados y restaurantes de comida rápida, estos sistemas les permiten a los clientes escanear y pagar sus artículos por sí mismos. Los sistemas POS de autoservicio reducen los costos de mano de obra y aumentan la velocidad del proceso de pago.

• Sistemas POS de quiosco: Al igual que los sistemas POS de autoservicio, los quioscos son unidades independientes que los clientes usan para realizar pedidos o compras. A menudo se ven en restaurantes, cines y aeropuertos.

• Sistemas POS multicanal: Estos integran las ventas en la tienda y en línea, lo que les permite a las empresas administrar el inventario, los datos de los clientes y las ventas en todos los canales. Son ideales para empresas que tienen presencia física y en línea.

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Los sistemas POS gestionan diferentes tareas, como el procesamiento de pagos y la recopilación de datos de los clientes. Así es como funcionan:

• Selección de clientes: Los clientes seleccionan productos o servicios, que agregan a un carrito de compras virtual en el sistema POS. Lo hacen escaneando el código de barras de un producto, ingresando la información del producto manualmente o usando una pantalla táctil.

• Cálculo de costos: El sistema POS calcula el costo total, incluidos los impuestos y los descuentos o promociones aplicables. También puede aplicar puntos de fidelidad o precios especiales.

• Procesamiento de pagos: Una vez que el cliente está listo para pagar, el sistema POS procesa el pago. Si el cliente utiliza un método de pago electrónico, como una tarjeta de crédito o débito, el sistema se conecta a una pasarela de pago para autorizar la transacción.

• Generación de recibos: Después del pago, el sistema genera un recibo, que se puede imprimir o enviar al cliente de manera electrónica. El recibo enumera los artículos comprados, los precios, los impuestos y el método de pago utilizado.

• Gestión de inventarios: El sistema POS actualiza el inventario en tiempo real, deduciendo del stock los artículos vendidos. Esto ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los niveles de inventario y reordenarlos cuando sea necesario.

• Recopilación y análisis de los datos: Los sistemas POS recopilan datos sobre las ventas, las preferencias de los clientes y las tendencias de inventario. Las empresas utilizan estos datos para generar informes, analizar el rendimiento y tomar decisiones informadas sobre el inventario, las promociones y la dotación de personal.

• Integración de sistemas: Los sistemas POS modernos a menudo se integran con otro software empresarial, como plataformas de contabilidad, gestión de relaciones con los clientes (CRM) o comercio electrónico. Esta integración facilita el intercambio de datos y la gestión de las operaciones entre departamentos.

¿Qué necesito para usar un sistema POS?

Para utilizar un sistema POS, las empresas necesitan una serie de componentes básicos y complementos opcionales que sean útiles para tipos específicos de negocios.

Componentes principales

Al armar un sistema POS, asegúrate de que todos sus componentes de hardware sean compatibles con el software POS elegido.

• Software de sistema POS: El software que gestiona las ventas, el inventario y los datos de los clientes.

• Hardware de sistema POS: Los componentes físicos que interactúan con el sistema y procesan transacciones. Los sistemas POS móviles a menudo requieren menos componentes de hardware adicionales.

  • Computadora/tableta/smartphone: Para ejecutar el software del sistema POS
    
  • Caja: Para guardar dinero en efectivo de forma segura durante las transacciones
    
  • Impresora de recibos: Para proporcionar a los clientes un registro físico de su compra
    
  • Lector de tarjetas: Para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito
    

• Conexión a Internet confiable: Una conexión a Internet estable para sistemas POS basados en la nube y para procesar transacciones con tarjeta.

• Fuente de alimentación y respaldo: Una fuente de alimentación constante para tu sistema POS. Considera la posibilidad de comprar un sistema de alimentación ininterrumpida (UPS) para protegerte frente a cortes de energía y sobretensiones, que podrían detener las operaciones.

• Cuenta de procesamiento de pagos: Una cuenta de comerciante o una pasarela de pagos para procesar transacciones con tarjeta de crédito y débito. Por lo general, esto implica un contrato con un procesador de pagos y puede conllevar comisiones por transacción.

• Medidas de seguridad: Prácticas de seguridad para proteger los datos de los clientes y evitar el acceso no autorizado (p. ej., contraseñas seguras, acceso limitado de usuarios, cumplimiento de estándares de protección de datos como el Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago [PCI DSS]).

Complementos opcionales

Algunos tipos de empresas pueden requerir complementos específicos para sus sistemas POS.

• Sistema de visualización de la cocina (KDS): Un KDS, que generalmente se encuentra en los restaurantes, comunica los pedidos al personal de cocina.

• Balanza: Una balanza digital se integra con tu punto de venta para obtener precios precisos si vendes artículos por peso.

• Impresora de etiquetas: Una impresora te permite crear etiquetas, códigos de barras o etiquetas de precio personalizadas.

• Reloj de control de horas del empleado: El seguimiento de horas incorporado gestiona las horas de los empleados.

Prácticas recomendadas

• Capacitación del personal: Capacita a tu personal sobre cómo usar el sistema POS para procesar transacciones, administrar el inventario y manejar los datos de los clientes.

• Plan de respaldo para el tiempo de inactividad: Ten un plan en caso de que tu sistema POS se desconecte. Esto podría implicar métodos de procesamiento manual o equipos de respaldo para la continuidad del negocio.

Cómo el sistema POS adecuado puede ayudar a tu negocio

Elegir el sistema POS adecuado puede mejorar las operaciones comerciales, las relaciones con los clientes y las prácticas de seguridad. A continuación, te mostramos las ventajas y consideraciones:

• Operaciones más sencillas: Un buen sistema POS agiliza las transacciones y reduce los errores, mejorando la experiencia del cliente y reduciendo el estrés de su personal.

• Control de inventario: Los sistemas POS ayudan a realizar un seguimiento del inventario en tiempo real, por lo que sabes qué artículos se están vendiendo bien y cuándo reabastecerte. Esta información te ayuda a evitar quedarte sin productos populares o tener un exceso de existencias de artículos que no se venden tan rápido, y puede reducir las pérdidas que son el resultado de robos o mala administración.

• Flexibilidad de pago: Con el sistema POS adecuado, puedes aceptar una amplia gama de métodos de pago, como tarjetas de crédito, pagos móviles y pagos sin contacto. Esta flexibilidad hace que sea más fácil para los clientes pagar de la forma que prefieran.

• Relaciones con los clientes: Algunos sistemas POS pueden rastrear las compras de los clientes y facilitar promociones personalizadas o programas de fidelización, creando así relaciones más sólidas con los clientes y alentándolos a regresar.

• Perspectivas de negocio: Los sistemas POS pueden generar informes sobre tendencias de ventas, horas pico y productos más vendidos. Estos datos son valiosos para tomar decisiones empresariales en relación con el personal, la gestión de inventario y las estrategias de marketing.

• Integración con otros sistemas: Muchos sistemas POS modernos pueden conectarse con otro software empresarial, como plataformas de contabilidad o ventas en línea, lo que reduce la necesidad de ingresar datos manualmente, minimiza los errores y permite una gestión empresarial más centralizada.

• Seguridad y cumplimiento: El sistema POS adecuado facilita el procesamiento seguro de pagos, protege los datos de los clientes y cumple con las reglamentaciones de la industria, lo que reduce el riesgo de multas, filtraciones de datos y daños a la reputación de tu negocio.

A la hora de elegir un sistema POS, debes tener en cuenta los siguientes factores:

• Atención al cliente y mantenimiento: Elige un sistema POS con un servicio de atención al cliente confiable que brinde asistencia con problemas técnicos o actualizaciones de software. El mantenimiento regular, como las actualizaciones de software y las comprobaciones de hardware, hace que el sistema funcione sin inconvenientes.

• Programas de fidelización y recompensas: Si tu empresa tiene programas de fidelización o recompensas, asegúrate de que tu sistema POS pueda admitirlos. Esto puede implicar la integración con software de fidelización de terceros o el uso de funciones integradas.

• Cumplimiento de la normativa: Según tu sector, es posible que haya normativas que debas seguir. Asegúrate de que tu sistema POS las cumpla, ya sea que rijan la protección de datos, el cumplimiento de la normativa fiscal o las normas específicas del sector.

• Equipos orientados al cliente: Si necesitas pantallas orientadas al cliente o quioscos de autoservicio, elige un sistema POS que admita estas funciones.

Desafíos con los sistemas POS

Las empresas pueden mitigar los desafíos comunes de los sistemas POS con una planificación cuidadosa e investigación de proveedores, y solicitando apoyo continuo al elegir e implementar un sistema POS. Los desafíos comunes incluyen:

• Curva de aprendizaje: Capacitar al personal en el uso del sistema puede llevar mucho tiempo y requerir recursos adicionales. Si el sistema es demasiado complicado, puede provocar retrasos y errores operativos.

• Integración: Los sistemas POS a menudo necesitan conectarse con otro software, como herramientas de contabilidad, gestión de inventario o CRM. La integración de estos sistemas puede ser un desafío, especialmente si son de diferentes proveedores o no son compatibles. Los problemas de integración pueden dar lugar a incoherencias en los datos y a trabajo manual adicional.

• Problemas técnicos: Los sistemas POS pueden experimentar problemas técnicos, como errores de software o fallas de hardware. Estos problemas pueden causar tiempo de inactividad, interrumpir las ventas y frustrar a los clientes. Los problemas técnicos frecuentes también pueden aumentar los costos de mantenimiento y afectar la reputación de la empresa.

• Seguridad de los datos: Los sistemas POS manejan información confidencial de los clientes, lo que los convierte en objetivos de ciberataques y filtraciones de datos. La falta de protección de los datos del cliente puede dar lugar a sanciones económicas y a la pérdida de confianza del cliente.

• Costo: Implementar y mantener un sistema POS puede ser costoso. Más allá de la compra inicial, existen costos de hardware, licencias de software, capacitación y soporte continuo. Para las pequeñas empresas con presupuestos limitados, estos costos pueden ser sustanciales.

• Personalización y escalabilidad: Las empresas necesitan sistemas de puntos de venta que puedan adaptarse a sus necesidades y escalar a medida que crecen. Algunos sistemas tienen una flexibilidad limitada o requieren actualizaciones costosas para expandirse, lo que puede obstaculizar el crecimiento del negocio.

• Soporte de proveedores: No todos los proveedores de puntos de venta ofrecen el mismo nivel de soporte. Un servicio de atención al cliente deficiente, largos tiempos de respuesta o falta de conocimientos técnicos pueden agravar los problemas y provocar un tiempo de inactividad prolongado.

• Experiencia de usuario: Si el sistema POS no es intuitivo o tiene una interfaz inadecuada, puede causar frustración con el personal y los clientes y ralentizar las operaciones comerciales.

• Compatibilidad: Los sistemas POS deben seguir el ritmo de los nuevos métodos de pago, dispositivos y actualizaciones de software. Algunos sistemas pueden requerir reemplazos o actualizaciones costosas.

Costos de software y hardware de POS

Tanto el software como el hardware de los puntos de venta conllevan costos que debes tener en cuenta a la hora de planificar y calcular el presupuesto de tu empresa.

Costos de software

• Por suscripción: Muchos sistemas POS ofrecen un modelo de suscripción por terminal. Las cuotas mensuales suelen cubrir las actualizaciones de software, la atención al cliente y el almacenamiento en la nube.

• Compra única: Algunos sistemas POS requieren una compra única, cuyo costo varía según las características y la escalabilidad. Este modelo suele cobrar comisiones adicionales por las actualizaciones y el soporte.

• Complementos e integraciones: Se pueden aplicar costos adicionales por funciones adicionales como programas de fidelización, análisis avanzados o integración con otro software.

Costos de hardware

• Registros y terminales: Dependiendo de sus necesidades, es posible que las empresas deban comprar cajas registradoras básicas, terminales de punto de venta con todas las funciones o hardware intermedio.

• Dispositivos periféricos: Las empresas también pueden necesitar componentes como escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos, lectores de tarjetas, cajas registradoras o tabletas y teléfonos inteligentes para sistemas de punto de venta móviles.

• Quioscos y sistemas de autoservicio: Los quioscos y los sistemas de autoservicio pueden costar varios miles de dólares cada uno, especialmente para configuraciones personalizadas o funciones especializadas.

Costos adicionales

• Instalación y capacitación: Todas las empresas deben pagar por adelantado los costos de instalación. Es posible que algunas empresas también deban pagar por la capacitación del personal.

• Mantenimiento y soporte: Las empresas tendrán que pagar el soporte técnico y el mantenimiento continuos.

• Comisiones por transacción: Si el sistema POS incluye procesamiento de pagos, es posible que haya comisiones por transacción que cobren un porcentaje del valor de la transacción más comisiones fijas.

• Personalización: Personalizar el sistema para satisfacer necesidades específicas puede generar costos adicionales, especialmente para requisitos comerciales únicos.