Un système de point de vente (PDV) est une combinaison de matériel et de logiciels que les entreprises utilisent pour traiter les transactions. Le matériel peut inclure des appareils tels que des caisses enregistreuses, des lecteurs de cartes, des lecteurs de codes-barres, des imprimantes de reçus et des écrans tactiles, alors que le logiciel gère les ventes, les stocks, les données des clients et les rapports. Le marché mondial des points de vente était évalué à 29 milliards de dollars en 2023 et devrait avoir plus que triplé d’ici 2032.

Les systèmes de point de vente facilitent les transactions, améliorent la gestion des stocks et aident les entreprises à analyser les tendances de vente et le comportement des clients. Dans ce qui suit, nous aborderons les types de systèmes de point de vente, leur fonctionnement, la façon dont ils peuvent aider votre entreprise et la façon de résoudre les problèmes courants.

Que contient cet article?

• Quels sont les types de systèmes de point de vente?
  
• Comment fonctionnent les systèmes de point de vente?
  
• De quoi ai-je besoin pour utiliser un système de point de vente?
  
• Comment le bon système de point de vente peut aider votre entreprise
  
• Défis liés aux systèmes de point de vente
  
• Coûts des logiciels et du matériel de point de vente
  

Quels sont les types de systèmes de point de vente?

Différents types de systèmes de point de vente répondent aux besoins de différents secteurs et modèles économiques, et chacun d’entre eux présente ses propres avantages.

• Systèmes de point de vente traditionnels : Généralement présents dans les magasins traditionnels, il s’agit d’installations fixes équipées d’un ordinateur, d’une caisse enregistreuse, d’un lecteur de codes-barres, d’une imprimante de reçus et d’un lecteur de cartes. Ils nécessitent des serveurs sur site et, souvent, font partie d’un réseau intégré.

• Systèmes de point de vente mobiles : Ceux-ci utilisent des tablettes ou des téléphones intelligents comme appareils de point de vente. Flexibles, portables et souvent basés sur l’infonuagique, ils permettent aux entreprises d’effectuer des transactions où qu’elles se trouvent. Ce type de système de point de vente est populaire auprès des petites entreprises, des camions de restauration et des boutiques éphémères, ainsi que lors d’événements en plein air.

• Systèmes de point de vente basés sur l’infonuagique : Également appelés logiciel-service de point de vente, ces systèmes fonctionnent à l’aide d’Internet et stockent les données dans le nuage. Ils offrent un accès facile et une évolutivité, et ils ont souvent des coûts d’installation inférieurs, ce qui peut être idéal pour les petites et moyennes entreprises.

• Systèmes de point de vente en libre-service : Ces systèmes, courants dans les supermarchés et les restaurants rapides, permettent aux clients d’effectuer la lecture de leurs articles et de les payer eux-mêmes. Les systèmes de point de vente en libre-service réduisent les coûts de main-d’œuvre et augmentent la vitesse de paiement.

• Systèmes de point de vente kiosque : Semblables aux systèmes de point de vente en libre-service, les kiosques sont des unités autonomes que les clients utilisent pour passer des commandes ou effectuer des achats. Ceux-ci se trouvent souvent dans les restaurants, les cinémas et les aéroports.

• Systèmes de point de vente multicanaux : Ils s’intègrent aux ventes en magasin et en ligne, ce qui permet aux entreprises de gérer les stocks, les données des clients et les ventes sur l’ensemble des canaux. Ils sont idéaux pour les entreprises qui ont une présence physique et en ligne.

Comment fonctionnent les systèmes de point de vente?

Les systèmes de point de vente gèrent de nombreuses tâches, notamment le traitement des paiements et la collecte des données des clients. Voici comment ils fonctionnent :

• Sélection par le client : Les clients sélectionnent des produits ou des services qu’ils ajoutent à un panier virtuel dans le système de point de vente. Pour ce faire, ils effectuent la lecture du code-barres d’un produit, saisissent manuellement les informations sur le produit ou utilisent un écran tactile.

• Calcul des coûts : Le système de point de vente calcule le coût total, y compris les taxes et les rabais ou promotions applicables. Il peut également appliquer des points de fidélité ou des tarifs spéciaux.

• Traitement des paiements : Une fois que le client est prêt à payer, le système de point de vente traite le paiement. Si le client utilise un moyen de paiement électronique comme une carte de crédit ou de débit, le système se connecte à une passerelle de paiement pour autoriser la transaction.

• Génération de reçus : Après le paiement, le système génère un reçu, qui peut être imprimé ou envoyé au client par voie électronique. Le reçu répertorie les articles achetés, les prix, les taxes et le moyen de paiement utilisé.

• Gestion des stocks : Le système de point de vente met à jour les stocks en temps réel et soustrait les articles vendus des stocks. Cela aide les entreprises à suivre les niveaux de stocks et à en commander à nouveau si nécessaire.

• Collecte et analyse des données : Les systèmes de point de vente collectent des données sur les ventes, les préférences des clients et les tendances des stocks. Les entreprises utilisent ces données pour générer des rapports, analyser le rendement et prendre des décisions éclairées concernant les stocks, les promotions et la dotation en personnel.

• Intégration du système : Les systèmes de point de vente modernes s’intègrent souvent à d’autres logiciels d’entreprise tels que ceux de comptabilité, de gestion de la relation client (GRC) ou des plateformes de commerce électronique. Cette intégration facilite le partage des données et la gestion des opérations entre les services.

De quoi ai-je besoin pour utiliser un système de point de vente?

les entreprises doivent disposer d’une série de composants fondamentaux et de modules complémentaires facultatifs utiles pour certains types d’entreprises.

Composants fondamentaux

Lors de la mise en place d’un système de point de vente, assurez-vous que tous vos composants matériels sont compatibles avec le logiciel de point de vente que vous avez choisi.

• Logiciel de point de vente : Le logiciel qui gère les ventes, les stocks et les données des clients.

• Matériel de point de vente : Les composants physiques qui interagissent avec le système et traitent les transactions. Les systèmes de point de vente mobiles nécessitent souvent moins de composants matériels supplémentaires.

  • Ordinateur/tablette/téléphone intelligent : Sert à exécuter le logiciel du point de vente.
    
  • Tiroir-caisse : Sert à stocker de l’argent liquide en toute sécurité lors des transactions
    
  • Imprimante de reçus : Sert à fournir aux clients une trace physique de leur achat.
    
  • Lecteur de carte : Sert à accepter les paiements par carte de crédit et de débit
    

• Connexion Internet fiable : Une connexion Internet stable est nécessaire pour les systèmes de point de vente basés sur l’infonuagique et pour le traitement des transactions par carte.

• Alimentation électrique et de secours : Une source d’alimentation constante pour votre système de point de vente. Envisagez d’acheter un système d’alimentation sans coupure (ASC) pour vous protéger contre les pannes de courant et les surtensions, qui pourraient interrompre les opérations.

• Compte de traitement des paiements : Un compte marchand ou une passerelle de paiement pour traiter les transactions par carte de crédit et de débit. Cela implique généralement un contrat avec un prestataire de services de paiement et qui peut s’accompagner de frais de transaction..

• Mesures de sécurité : Pratiques de sécurité qui visent à protéger les données des clients et à empêcher tout accès non autorisé (p. ex., mots de passe sécurisés, accès limité des utilisateurs, conformité aux normes de protection des données comme la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement [PCI DSS]).

Modules complémentaires optionnels

Certains types d’entreprises peuvent nécessiter des modules complémentaires spécifiques pour leurs systèmes de point de vente.

• Système d’affichage en cuisine (KDS) : Souvent trouvé dans les restaurants, un système d’affichage en cuisine communique les commandes au personnel de cuisine.

• Balance : Une balance numérique peut s’intégrer à votre point de vente pour vous permettre d’établir des prix précis si vous vendez des articles au poids.

• Imprimante d’étiquettes : Une imprimante peut vous permettre de créer des étiquettes, des codes-barres ou des étiquettes de prix personnalisés.

• Horodateur pour les employés : Le suivi du temps intégré permet de gérer les heures des employés.

Bonnes pratiques

• Formation du personnel : Formez votre personnel à l’utilisation du système de point de vente pour traiter les transactions, gérer les stocks et traiter les données des clients.

• Plan de secours pour les temps d’arrêt : Prévoyez un plan en cas de panne de votre système de point de vente. Il peut s’agir de méthodes de traitement manuel ou d’équipements de secours pour assurer la continuité des activités.

Comment le bon système de point de vente peut aider votre entreprise

Choisir le bon système de point de vente peut améliorer vos opérations commerciales, vos relations avec vos clients et vos pratiques en matière de sécurité. Voici un aperçu des avantages et des aspects à prendre en compte :

• Opérations simplifiées : Un bon système de point de vente accélère les transactions et réduit les erreurs, améliorant ainsi l’expérience client et réduisant le stress de votre personnel.

• Contrôle des stocks : Les systèmes de point de vente permettent d’effectuer le suivi des stocks en temps réel, ce qui vous permet de savoir quels articles se vendent bien et le moment de se réapprovisionner. Ces informations vous permettent d’éviter de manquer de produits populaires ou de surstocker des articles qui ne se vendent pas aussi rapidement, et de réduire les pertes dues au vol ou à une mauvaise gestion.

• Flexibilité de paiement : Le bon système de point de vente vous permet d’accepter un large éventail de moyens de paiement comme les cartes de crédit, les paiements mobiles et les paiements sans contact. Grâce à cette flexibilité, les clients peuvent payer plus facilement et comme ils le souhaitent.

• Relation client : Certains systèmes de point de vente peuvent suivre les achats des clients et faciliter les promotions personnalisées ou les programmes de fidélisation, ce qui renforce les relations avec les clients et les incite à revenir.

• Informations sur l’entreprise : Les systèmes de point de vente peuvent générer des rapports sur les tendances des ventes, les heures de pointe et les produits les plus vendus. Ces données sont précieuses pour prendre des décisions commerciales sur la dotation en personnel, la gestion des stocks et les stratégies de marketing.

• Intégration avec d’autres systèmes : De nombreux systèmes de point de vente modernes peuvent se connecter à d’autres logiciels d’entreprise comme les plateformes de comptabilité ou de vente en ligne, ce qui réduit le besoin de saisie manuelle des données, minimise les erreurs et permet une gestion plus centralisée de l’entreprise.

• Sécurité et conformité : Le bon système de point de vente facilite le traitement sécurisé des paiements, protège les données des clients et est conforme aux réglementations du secteur, réduisant ainsi le risque d’amendes, de violations de données et d’atteinte à la réputation de votre entreprise.

Lorsque vous choisissez un système de point de vente, tenez compte des facteurs suivants :

• Service d’assistance à la clientèle et maintenance : Choisissez un système de point de vente avec un service d’assistance à la clientèle fiable pour vous aider en cas de problèmes techniques ou de mises à jour logicielles. Une maintenance régulière, telle que des mises à jour logicielles et des vérifications matérielles, assure le bon fonctionnement du système.

• Programmes de fidélisation et de récompense : Si votre entreprise offre a des programmes de fidélisation ou de récompenses, assurez-vous que votre système de point de vente peut les prendre en charge. Cela peut impliquer l’intégration d’un logiciel de fidélisation tiers ou l’utilisation de fonctionnalités intégrées.

• Conformité à la réglementation : En fonction de votre secteur d’activité, vous devrez peut-être respecter certaines réglementations. Assurez-vous que votre système de point de vente est conforme à ces règles, qu’elles régissent la protection des données, la conformité fiscale ou les normes propres à votre secteur.

• Équipement en contact avec la clientèle : Si vous avez besoin d’écrans pour la clientèle ou de kiosques libre-service, choisissez un système de point de vente qui prend en charge ces fonctionnalités.

Difficultés liées aux systèmes de point de vente

Les entreprises peuvent atténuer les difficultés courantes liées aux systèmes de point de vente grâce à une planification minutieuse et à des recherches sur les fournisseurs, ainsi qu’à un soutien continu lors du choix et de la mise en œuvre d’un système de point de vente. Les difficultés les plus courantes sont les suivantes :

• Courbe d’apprentissage : La formation du personnel à l’utilisation du système peut prendre beaucoup de temps et nécessiter des ressources supplémentaires. Si le système est trop compliqué, il peut entraîner des retards et des erreurs opérationnelles.

• Intégration : Les systèmes de point de vente doivent souvent se connecter à d’autres logiciels comme des outils de comptabilité, de gestion des stocks ou de GRC. L’intégration de ces systèmes peut s’avérer difficile, surtout s’ils proviennent de fournisseurs différents ou s’ils ne sont pas compatibles. Les problèmes d’intégration peuvent entraîner des incohérences dans les données ainsi que des tâches manuelles supplémentaires.

• Problèmes techniques : Les systèmes de point de vente peuvent rencontrer des problèmes techniques comme des bogues logiciels ou des pannes matérielles. Ces problèmes peuvent entraîner des temps d’arrêt, perturber les ventes et frustrer les clients. Des problèmes techniques fréquents peuvent également augmenter les coûts de maintenance et affecter la réputation de l’entreprise.

• Sécurité des données : Les systèmes de point de vente traitent les renseignements sensibles des clients, ce qui en fait des cibles pour les cyberattaques et les violations de données. La non-protection des données des clients peut entraîner des pénalités financières et une perte de confiance de la part des clients.

• Coût : La mise en œuvre et la maintenance d’un système de point de vente peuvent être coûteuses. Au-delà de l’achat initial, il y a des coûts pour le matériel, les licences logicielles, la formation et l’assistance continue. Pour les petites entreprises disposant d’un budget limité, ces coûts peuvent être considérables.

• Personnalisation et évolutivité : Les entreprises ont besoin de systèmes de point de vente qui peuvent s’adapter à leurs besoins et évoluer au fur et à mesure de leur croissance. Certains systèmes ont une flexibilité limitée ou nécessitent des mises à niveau coûteuses pour être développés, ce qui peut nuire à la croissance de l’entreprise.

• Soutien par les fournisseurs : Tous les fournisseurs de points de vente n’offrent pas le même niveau d’assistance. Un mauvais service à la clientèle, de longs délais de réponse ou un manque d’expertise technique peuvent exacerber les problèmes et entraîner des temps d’arrêt prolongés.

• Expérience utilisateur : Si le système de point de vente n’est pas intuitif ou si l’interface est compliquée, il peut causer de la frustration chez le personnel et les clients et ralentir les opérations commerciales.

• Compatibilité : Les systèmes de point de vente doivent s’adapter aux nouvelles méthodes de paiement, aux nouveaux appareils et aux mises à jour logicielles. Certains systèmes peuvent nécessiter des mises à jour ou des remplacements coûteux.

Coûts des logiciels et du matériel de point de vente

Les logiciels et le matériel de point de vente ont chacun des coûts que vous devez prendre en compte dans la planification et la budgétisation de votre entreprise.

Coûts du logiciel

• Par abonnement : De nombreux systèmes de point de vente proposent un modèle d’abonnement par terminal. Les frais mensuels couvrent généralement les mises à jour logicielles, le service d’assistance à la clientèle et le stockage dans le nuage.

• Achat ponctuel : Certains systèmes de point de vente nécessitent un achat ponctuel, dont le coût varie en fonction des fonctionnalités et de l’évolutivité. Ce modèle facture souvent des frais supplémentaires pour les mises à jour et le service d’assistance.

• Modules complémentaires et intégrations : Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour des fonctionnalités additionnelles comme les programmes de fidélisation, l’analyse avancée ou l’intégration avec d’autres logiciels.

Coûts du matériel

• Caisses et terminaux : En fonction de leurs besoins, les entreprises peuvent être amenées à acheter des caisses enregistreuses de base, des terminaux de point de vente complets ou du matériel intermédiaire.

• Périphériques : Les entreprises peuvent également nécessiter de composants comme des lecteurs de codes-barres, des imprimantes de reçus, des lecteurs de cartes, des tiroirs-caisses ou des tablettes et des téléphones intelligents pour les systèmes de point de vente mobiles.

• Kiosques et systèmes en libre-service : Les kiosques et les systèmes en libre-service peuvent coûter jusqu’à plusieurs milliers de dollars chacun, en particulier pour les configurations personnalisées ou les fonctionnalités spécialisées.

Coûts supplémentaires

• Établissement et formation : Toutes les entreprises doivent s’attendre à payer des frais d’installation initiaux. Certaines entreprises peuvent également avoir à payer pour la formation du personnel.

• Maintenance et assistance : Les entreprises devront payer pour l’assistance technique et la maintenance continues.

• Frais de transaction : Si le système de point de vente comprend le traitement des paiements, il peut y avoir des frais de transaction qui correspondent à un pourcentage de la valeur de la transaction, auquel s’ajoutent des frais fixes.

• Personnalisation : La personnalisation du système pour répondre à des besoins spécifiques peut entraîner des coûts supplémentaires, en particulier pour les besoins uniques de l’entreprise.