Un sistema de punto de venta (POS) es una combinación de hardware y software que utilizan las empresas para procesar transacciones. El hardware puede incluir dispositivos como cajas registradoras, lectores de tarjetas, escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y pantallas táctiles, mientras que el software gestiona las ventas, el inventario, los datos de los clientes y los informes. El mercado mundial de sistemas POS estaba valorado en 29.000 millones de dólares en 2023 y se espera que se triplique con creces para 2032.

Los sistemas POS facilitan las transacciones, mejoran la gestión del inventario y ayudan a las empresas a analizar las tendencias de ventas y el comportamiento de los clientes. A continuación, hablaremos de los tipos de sistemas POS, cómo funcionan, cómo pueden ayudar a tu empresa y cómo solucionar los problemas más comunes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los tipos de sistemas POS?
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas POS?
  
• ¿Qué necesito para usar un sistema POS?
  
• Cómo el sistema POS adecuado puede ayudar a tu negocio
  
• Desafíos con los sistemas POS
  
• Costes de software y hardware para los sistemas POS
  

¿Cuáles son los tipos de sistemas POS?

Los diferentes tipos de sistemas POS se adaptan a diferentes sectores y modelos de negocio, y cada uno tiene sus propios beneficios.

• Sistemas POS tradicionales: Por lo general, se encuentran en las tiendas físicas, estas son configuraciones fijas con un ordenador, una caja registradora, un escáner de código de barras, una impresora de recibos y un lector de tarjetas. Requieren servidores in situ y, a menudo, forman parte de una red integrada.

• Sistemas POS móviles: Estos utilizan tabletas o teléfonos inteligentes como dispositivos POS. Son flexibles, portátiles y, a menudo, están basados en la nube, lo que permite a las empresas realizar transacciones desde cualquier lugar. Este tipo de sistema POS es popular entre las pequeñas empresas, vehículos de venta de comida y comercios itinerantes, así como en eventos al aire libre.

• Sistemas POS basados en la nube: Estos sistemas, también conocidos como sistemas POS de software como servicio (SaaS), funcionan a través de Internet y almacenan los datos en la nube. Ofrecen fácil acceso y escalabilidad y, a menudo, tienen costes de configuración más bajos, lo que puede ser ideal para las pequeñas y medianas empresas.

• Sistemas POS de autoservicio: Estos sistemas, comunes en supermercados y restaurantes de comida rápida, permiten a los clientes escanear y pagar sus artículos por sí mismos. Los sistemas POS de autoservicio reducen los costes de mano de obra y aumentan la velocidad del proceso de pago.

• Sistemas POS de quiosco: Al igual que los sistemas POS de autoservicio, los quioscos son unidades independientes que los clientes utilizan para realizar pedidos o compras. Estos se ven a menudo en restaurantes, cines y aeropuertos.

• Sistemas POS multicanal: Estos integran las ventas en la tienda y en línea, lo que permite a las empresas administrar el inventario, los datos de los clientes y las ventas en todos los canales. Son ideales para empresas que tienen presencia física y en Internet.

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Los sistemas POS gestionan numerosas tareas, como el procesamiento de pagos y la recopilación de datos de clientes. Así es como funcionan:

• Selección de clientes: Los clientes seleccionan productos o servicios, que añaden a un carrito de compras virtual en el sistema POS. Para ello, escanean el código de barras de un producto, introducen la información del producto manualmente o utilizan una pantalla táctil.

• Cálculo de costes: El sistema POS calcula el coste total, incluidos los impuestos y los descuentos o promociones aplicables. También puede aplicar puntos de fidelidad o precios especiales.

• Procesamiento de pagos: Una vez que el cliente está listo para pagar, el sistema POS procesa el pago. Si el cliente utiliza un método de pago electrónico, como una tarjeta de crédito o débito, el sistema se conecta a una pasarela de pago para autorizar la transacción.

• Generación de recibos: Después del pago, el sistema genera un recibo, que puede imprimirse o enviarse al cliente electrónicamente. El recibo enumera los artículos comprados, los precios, los impuestos y el método de pago utilizado.

• Gestión de inventarios: El sistema POS actualiza el inventario en tiempo real, deduciendo del stock los artículos vendidos. Esto ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los niveles de inventario y a reordenar cuando sea necesario.

• Recogida y análisis de datos: Los sistemas POS recopilan datos sobre las ventas, las preferencias de los clientes y las tendencias de inventario. Las empresas utilizan estos datos para generar informes, analizar el rendimiento y tomar decisiones informadas sobre el inventario, las promociones y la dotación de personal.

• Integración de sistemas: Los sistemas POS modernos suelen integrarse con otro software empresarial, como la contabilidad, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) o las plataformas de comercio electrónico. Esta integración facilita el intercambio de datos y la gestión de las operaciones entre departamentos.

¿Qué necesito para usar un sistema POS?

Para utilizar un sistema POS, las empresas necesitan una serie de componentes básicos y complementos opcionales que son útiles para tipos específicos de negocios.

Componentes principales

Al configurar un sistema POS, asegúrate de que todos los componentes de hardware son compatibles con el software del sistema POS elegido.

• Software de sistema POS: El software que gestiona las ventas, el inventario y los datos de los clientes.

• Hardware de sistema POS: Los componentes físicos que interactúan con el sistema y procesan las transacciones. Los sistemas POS móviles a menudo requieren menos componentes de hardware adicionales.

  • Ordenador/tableta/teléfono inteligente: Para ejecutar el software del sistema POS
    
  • Caja registradora: Para guardar el efectivo de forma segura durante las transacciones
    
  • Impresora de recibos: Para ofrecer a los clientes un registro físico de su compra
    
  • Lector de tarjetas: Para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito
    

• Conexión estable a Internet: Una conexión a Internet estable para sistemas POS basados en la nube y para procesar transacciones con tarjeta.

• Fuente de alimentación y respaldo: Una fuente de alimentación constante para tu sistema POS. Considera la posibilidad de comprar un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) para protegerte contra cortes de energía y sobretensiones, que podrían detener las operaciones.

• Cuenta de procesamiento de pagos: Una cuenta de comerciante o pasarela de pagos para procesar transacciones con tarjeta de crédito y débito. Por lo general, esto implica un contrato con un procesador de pagos y puede conllevar comisiones por transacción.

• Medidas de seguridad: Prácticas de seguridad para proteger los datos del cliente y evitar el acceso no autorizado (p. ej., contraseñas seguras, acceso limitado de usuarios, cumplimiento de estándares de protección de datos como el estándar de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago [PCI DSS]).

Complementos opcionales

Algunos tipos de empresas pueden requerir complementos específicos para sus sistemas POS.

• Sistema de visualización de cocina (KDS): A menudo se encuentra en los restaurantes, un KDS comunica los pedidos al personal de cocina.

• Báscula: Una báscula digital se integra con tu sistema POS para fijar precios precisos si vendes productos por peso.

• Impresora de etiquetas: Una impresora te permite crear etiquetas, códigos de barras o etiquetas de precio personalizadas.

• Reloj de horario del empleado: El control horario integrado gestiona el horario de los empleados.

Mejores prácticas

• Formación del personal: Forma a tus empleados sobre cómo usar el sistema POS para procesar transacciones, gestionar el inventario y manejar los datos de los clientes.

• Plan de respaldo para el tiempo de inactividad: Ten un plan previsto en caso de que tu sistema POS se quede sin conexión. Esto podría implicar métodos de procesamiento manual o equipos de respaldo para la continuidad del negocio.

Cómo el sistema POS adecuado puede ayudar a tu negocio

Cómo elegir el sistema POS adecuado puede mejorar las operaciones de tu empresa, las relaciones con los clientes y las prácticas de seguridad. A continuación, se muestran los beneficios y los aspectos a tener en cuenta:

• Operaciones más sencillas: Un buen sistema POS agiliza las transacciones y reduce los errores, mejorando la experiencia del cliente y reduciendo el estrés del personal.

• Control del inventario: Los sistemas POS ayudan a seguir el inventario en tiempo real, para que sepas qué artículos se venden bien y cuándo hay que reponerlos. Esta información te ayuda a evitar que se agoten los productos populares o que haya un exceso de existencias de artículos que no se venden tan rápido, además de la posibilidad de reducir las pérdidas derivadas de los robos o la mala gestión.

• Flexibilidad de pago: Con el sistema POS adecuado, puedes aceptar un gran número de métodos de pago, como tarjetas de crédito, pagos con móviles y pagos sin contacto. Esta flexibilidad permite a los clientes pagar más fácilmente de la forma que prefieran.

• Relaciones con los clientes: Algunos sistemas POS pueden hacer un seguimiento de las compras de los clientes y ofrecer promociones personalizadas o programas de fidelidad, creando relaciones más sólidas con los clientes y animándoles a volver.

• Perspectivas de negocio: Los sistemas POS pueden generar informes sobre tendencias de ventas, horas pico y productos más vendidos. Estos datos son valiosos para tomar decisiones comerciales sobre personal, gestión de inventario y estrategias de marketing.

• Integración con otros sistemas: Muchos sistemas POS modernos pueden conectarse con otro software empresarial, como plataformas de contabilidad o ventas en línea, lo que reduce la necesidad de ingresar datos manualmente, minimiza los errores y permite una gestión empresarial más centralizada.

• Seguridad y cumplimiento: El sistema POS adecuado facilita el procesamiento seguro de los pagos, protege los datos de los clientes y cumple con las normativas del sector, lo que reduce el riesgo de multas, filtraciones de datos y daños a la reputación de tu empresa.

A la hora de elegir un sistema POS, hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Atención al cliente y mantenimiento: Elige un sistema POS con una atención al cliente fiable que te ayude con las incidencias técnicas o las actualizaciones de software. El mantenimiento regular, como las actualizaciones de software y las comprobaciones de hardware, hace que el sistema funcione sin problemas.

• Programas de fidelización y recompensas: Si tu empresa tiene programas de fidelización o de recompensas, asegúrate de que tu sistema POS pueda admitirlos. Esto puede implicar la integración con software de fidelización de terceros o el uso de funciones integradas.

• Cumplimiento de la normativa: Dependiendo de tu sector, puede haber normativas que debas seguir. Asegúrate de que tu sistema POS cumple con estas normas, tanto si rigen la protección de datos, el cumplimiento de la normativa fiscal o las normas específicas del sector.

• Equipos orientados al cliente: Si necesitas expositores o quioscos de autoservicio orientados al cliente, elige un sistema POS que admita estas funciones.

Desafíos de los sistemas POS

Las empresas pueden mitigar los desafíos habituales de los sistemas POS con una planificación cuidadosa y una investigación de los proveedores, además de contar con un soporte continuo cuando elijan e implementen un sistema POS. Los desafíos comunes incluyen los siguientes:

• Curva de aprendizaje: La formación del personal para usar el sistema puede llevar mucho tiempo y requerir recursos adicionales. Si el sistema es demasiado complicado, puede provocar retrasos y errores operativos.

• Integración: Los sistemas POS a menudo necesitan conectarse con otro software, como herramientas de contabilidad, gestión de inventario o CRM. La integración de estos sistemas puede ser un desafío, especialmente si son de diferentes proveedores o carecen de compatibilidad. Los problemas de integración pueden dar lugar a incoherencias en los datos y a trabajo manual adicional.

• Problemas técnicos: Los sistemas POS pueden experimentar problemas técnicos como errores de software o fallos de hardware. Estos problemas pueden causar tiempo de inactividad, interrumpir las ventas y frustrar a los clientes. Los problemas técnicos frecuentes también pueden aumentar los costes de mantenimiento y afectar la reputación de la empresa.

• Seguridad de los datos: Los sistemas POS manejan información confidencial de los clientes, lo que los convierte en objetivos de ciberataques y filtraciones de datos. No proteger los datos de los clientes puede dar lugar a sanciones económicas y a la pérdida de confianza del cliente.

• Coste: Implementar y mantener un sistema POS puede resultar costoso. Más allá de la compra inicial, hay costes de hardware, licencias de software, formación y soporte continuo. Para las pequeñas empresas con presupuestos limitados, estos costes pueden ser sustanciales.

• Personalización y escalabilidad: Las empresas necesitan sistemas POS que puedan adaptarse a sus necesidades y escalar a medida que crecen. Algunos sistemas tienen una flexibilidad limitada o requieren actualizaciones costosas para expandirse, lo que puede obstaculizar el crecimiento del negocio.

• Soporte del proveedor: No todos los proveedores de sistemas POS ofrecen el mismo nivel de soporte. Un mal servicio al cliente, largos tiempos de respuesta o falta de experiencia técnica pueden exacerbar los problemas y provocar un tiempo de inactividad prolongado.

• Experiencia del usuario: Si el sistema POS no es intuitivo o tiene una interfaz confusa, puede causar frustración en el personal y los clientes y ralentizar las operaciones de la empresa.

• Compatibilidad: Los sistemas POS deben seguir el ritmo de los nuevos métodos de pago, dispositivos y actualizaciones de software. Algunos sistemas pueden requerir costosos reemplazos o actualizaciones.

Costes de software y hardware del sistema POS

Tanto el software como el hardware del sistema POS conllevan costes que debes tener en cuenta en la planificación y el presupuesto de tu empresa.

Costes de software

• Suscripción: Muchos sistemas POS ofrecen un modelo de suscripción por terminal. Las comisiones mensuales suelen cubrir las actualizaciones de software, la atención al cliente y el almacenamiento en la nube.

• Compra única: Algunos sistemas POS requieren una compra única, cuyo coste varía según las características y la escalabilidad. Este modelo suele cobrar comisiones adicionales por las actualizaciones y el soporte técnico.

• Complementos e integraciones: Pueden aplicarse costes adicionales por funciones extra como programas de fidelización, análisis avanzados o integración con otro software.

Costes de hardware

• Cajas registradoras y terminales: Dependiendo de tus necesidades, es posible que las empresas deban comprar cajas registradoras básicas, terminales de sistemas POS con todas las funciones o hardware intermedio.

• Dispositivos periféricos: Las empresas también pueden necesitar componentes como escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos, lectores de tarjetas, cajas registradoras o tabletas y teléfonos inteligentes para sistemas POS móviles.

• Quioscos y sistemas de autoservicio: Los quioscos y los sistemas de autoservicio pueden costar hasta varios miles de dólares cada uno, especialmente para configuraciones personalizadas o funciones especializadas.

Costes adicionales

• Instalación y formación: Todas las empresas deben estar dispuestas a pagar por adelantado los costes de instalación. Es posible que algunas empresas también deban pagar por la formación del personal.

• Mantenimiento y soporte: Las empresas tendrán que pagar por el soporte técnico y el mantenimiento continuos.

• Comisiones por transacciones: Si el sistema POS incluye el procesamiento de pagos, puede haber comisiones de transacción que cobren un porcentaje del valor de la transacción más comisiones fijas.

• Personalización: Personalizar el sistema para satisfacer necesidades específicas puede incurrir en costes adicionales, especialmente para requisitos comerciales únicos.