Een POS-systeem (point-of-sale) is een combinatie van hardware en software die bedrijven gebruiken om transacties te verwerken. De hardware kan apparaten omvatten zoals kassa's, kaartlezers, barcodescanners, bonnenprinters en touchscreen-displays, terwijl met de software de verkoop, voorraad, klantgegevens en rapporten kunnen worden beheerd. De wereldwijde POS-markt werd in 2023 gewaardeerd op 29 miljard dollar en zal naar verwachting in 2032 meer dan verdrievoudigen.

POS-systemen maken transacties mogelijk, verbeteren het voorraadbeheer en helpen ondernemingen om verkooptrends en klantgedrag te analyseren. Hieronder bespreken we de soorten POS-systemen, hoe ze werken, hoe ze je onderneming kunnen helpen en hoe je veelvoorkomende problemen kunt oplossen.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke soorten POS-systemen zijn er?
  
• Hoe werken POS-systemen?
  
• Wat heb ik nodig om een POS-systeem te gebruiken?
  
• Hoe kan het juiste POS-systeem mijn onderneming helpen?
  
• Uitdagingen bij POS-systemen
  
• Kosten van POS-software en -hardware
  

Welke soorten POS-systemen zijn er?

Er zijn verschillende soortenPOS-systemen voor verschillende branches en businessmodellen, en elke soort heeft zo zijn voordelen.

• Traditionele POS-systemen: deze zie je meestal in fysieke winkels en bestaan uit een vaste opstelling met een computer, kassa, barcodescanner, bonnenprinter en kaartlezer. Ze hebben servers op locatie nodig en maken vaak deel uit van een geïntegreerd netwerk.

• Mobiele POS-systemen: hierbij worden tablets of smartphones als POS-apparaten gebruikt. Ze zijn flexibel, draagbaar en werken met de cloud, waardoor ondernemingen op elke locatie transacties kunnen uitvoeren. Dit type POS-systeem is populair bij kleine bedrijven, foodtrucks, pop-upwinkels en buitenevenementen.

• POS-systemen in de cloud: deze systemen, ook wel bekend als POS voor SaaS (Software-as-a-Service), werken via internet en slaan gegevens op in de cloud. Ze bieden gemakkelijke toegang en schaalbaarheid, en ze hebben vaak lagere opstartkosten, wat ideaal kan zijn voor kleine en middelgrote bedrijven.

• POS-systemen voor zelfbediening: deze systemen zie je veel in supermarkten en fastfoodrestaurants en laten klanten hun artikelen zelf scannen en betalen. POS-systemen voor zelfbediening verlagen de arbeidskosten en verhogen de snelheid van het afrekenen.

• POS-kiosken: net als POS-systemen voor zelfbediening zijn kiosken losstaande apparaten die klanten gebruiken om bestellingen te plaatsen of aankopen te doen. Je vindt ze vaak in restaurants, bioscopen en op luchthavens.

• POS-systemen met meerdere kanalen: deze systemen integreren fysieke en online verkopen, zodat ondernemingen de voorraad, klantgegevens en verkopen via verschillende kanalen kunnen beheren. Ze zijn ideaal voor ondernemingen met een fysieke en online aanwezigheid.

Hoe werken POS-systemen?

Met POS-systemen kunnen ondernemingen verschillende taken uitvoeren, waaronder betalingen verwerken en klantgegevens verzamelen. Zo werken ze:

• Keuze door klanten: klanten selecteren producten of diensten, die ze toevoegen aan een virtueel winkelwagentje in het POS-systeem. Dit doen ze door de barcode van een product te scannen, de productinformatie handmatig in te voeren of een touchscreen te gebruiken.

• Berekening van kosten: het POS-systeem berekent de totale kosten, inclusief belastingen en eventuele van toepassing zijnde kortingen of promoties. Het kan ook loyaliteitspunten of speciale prijzen toepassen.

• Verwerking van betalingen: zodra de klant klaar is om te betalen, verwerkt het POS-systeem de betaling. Als de klant een elektronische betaling gebruikt, zoals een credit- of debitcard, maakt het systeem verbinding met een betaalgateway om de transactie te autoriseren.

• Ontvangstbewijs genereren: na betaling genereert het systeem een ontvangstbewijs, dat kan worden afgedrukt of elektronisch naar de klant kan worden verzonden. Op het ontvangstbewijs staan de gekochte artikelen, prijzen, belastingen en gebruikte betaalmethode.

• Voorraadbeheer: het POS-systeem werkt de voorraad in realtime bij en trekt de verkochte artikelen af van de voorraad. Dit helpt ondernemingen om de voorraadniveaus bij te houden en indien nodig artikelen opnieuw te bestellen.

• Gegevensverzameling en -analyse: POS-systemen verzamelen gegevens over verkoop, klantvoorkeuren en voorraadtrends. Ondernemingen gebruiken deze gegevens om rapporten te genereren, prestaties te analyseren en weloverwogen beslissingen te nemen over voorraad, promoties en personeelsbezetting.

• Systeemintegratie: moderne POS-systemen kunnen vaak worden geïntegreerd met andere zakelijke software, bijvoorbeeld voor boekhouding, CRM-beheer (Customer Relationship Management) of e-commerceplatforms. Door deze integratie kunnen afdelingen onderling makkelijker gegevens uitwisselen en taken beheren.

Wat heb ik nodig om een POS-systeem te gebruiken?

Om een POS-systeem te gebruiken, hebben ondernemingen een aantal basiscomponenten nodig, aangevuld met optionele extra's die nuttig kunnen zijn voor hun specifieke soort onderneming.

Basiscomponenten

Zorg er bij het samenstellen van een POS-systeem voor dat al je hardwarecomponenten compatibel zijn met de door jou gekozen POS-software.

• POS-software: de software die verkoop-, voorraad- en klantgegevens beheert.

• POS-hardware: de fysieke componenten die met het systeem communiceren en transacties verwerken. Voor mobiele POS-systemen zijn vaak minder extra hardwarecomponenten nodig.

  • Computer/tablet/smartphone: hiermee voer je de POS-software uit.
    
  • Kassalade:hierin kun je contant geld veilig bewaren tijdens transacties.
    
  • Kassabonprinter: hiermee geef je klanten een fysiek bewijs van hun aankoop.
    
  • Kaartlezer: hiermee ontvang je betalingen met credit- of debitcards.
    

• Betrouwbare internetverbinding: een stabiele internetverbinding voor POS-systemen in de cloud en voor het verwerken van kaarttransacties.

• Stroomvoorziening en back-up: een constante stroombron voor je POS-systeem. Overweeg om een ononderbroken stroomvoorziening aan te schaffen ter bescherming tegen stroomuitval en stroompieken, waardoor je zakelijke activiteiten stil kunnen komen te liggen.

• Account voor betalingsverwerking: een verkopersaccount of betaalgateway voor de verwerking van credit- en debitcardtransacties. Dit omvat meestal een contract met een betalingsverwerker en kan gepaard gaan met transactiekosten.

• Beveiligingsmaatregelen: beveiligingspraktijken om klantgegevens te beschermen en onbevoegde toegang te voorkomen (bijvoorbeeld veilige wachtwoorden, beperkte gebruikerstoegang, naleving van gegevensbeschermingsnormen zoals de Payment Card Industry Data Security Standard [PCI DSS]).

Optionele extra's

Sommige soorten ondernemingen hebben mogelijk specifieke extra's nodig voor hun POS-systemen.

• Keukendisplaysysteem (KDS): een KDS is vaak te vinden in restaurants en geeft bestellingen door aan het keukenpersoneel.

• Weegschaal: een digitale weegschaal kan worden geïntegreerd met je POS voor nauwkeurige prijzen als je artikelen op gewicht verkoopt.

• Labelprinter: met een printer kun je labels, streepjescodes of prijskaartjes op maat maken.

• Prikklok voor werknemers: met deze ingebouwde tijdregistratie kun je de werktijd van werknemers bijhouden.

Best practices

• Training van het personeel: leer je personeel om het POS-systeem te gebruiken om transacties te verwerken, voorraad te beheren en met klantgegevens om te gaan.

• Back-upplan voor downtime: zorg voor een plan voor het geval je POS-systeem offline gaat. Denk bijvoorbeeld aan handmatige verwerkingsmethoden of back-upapparatuur om je bedrijf draaiende te houden.

Hoe kan het juiste POS-systeem mijn onderneming helpen?

Het juiste POS-systeem kiezen kan een positief effect hebben op je bedrijfsvoering, klantrelaties en beveiligingspraktijken. Hier zetten we de voordelen en overwegingen op een rijtje:

• Eenvoudigere handelingen: een goed POS-systeem versnelt transacties en vermindert fouten, waardoor de klantervaring verbetert en je personeel minder stress ervaart.

• Voorraadbeheer: met een POS-systemen kun je de voorraad in realtime bijhouden, zodat je weet welke artikelen goed verkopen en wanneer je de voorraad moet aanvullen. Met deze informatie voorkom je dat je zonder populaire producten komt te zitten of te veel voorraad inslaat van artikelen die niet zo goed verkopen. Ook kan het verliezen door diefstal of wanbeheer verminderen.

• Flexibele betalingen: met het juiste POS-systeem kun je diverse betaalmethoden accepteren, zoals creditcards, mobiele betalingen en contactloze betalingen. Deze flexibiliteit maakt het makkelijker voor klanten om te betalen op de manier die zij zelf willen.

• Klantrelaties: sommige POS-systemen kunnen aankopen van klanten bijhouden en promoties op maat of loyaliteitsprogramma's mogelijk maken. Dit versterkt de relatie met klanten en moedigt ze aan om terug te komen.

• Zakelijke inzichten: POS-systemen kunnen rapporten genereren over verkooptrends, piekmomenten en de best verkopende producten. Deze gegevens zijn waardevol voor het nemen van zakelijke beslissingen over personeel, voorraadbeheer en marketingstrategieën.

• Integratie met andere systemen: veel moderne POS-systemen kunnen worden gekoppeld aan andere bedrijfssoftware, bijvoorbeeld voor boekhouding of online verkoopplatforms. Zo hoeven er minder handmatige gegevens worden ingevoerd, worden fouten tot een minimum beperkt en wordt meer gecentraliseerd bedrijfsbeheer mogelijk.

• Beveiliging en compliance: met het juiste POS-systeem kun je veilig betalingen verwerken, klantgegevens beschermen en voldoen aan de branchevoorschriften. Zo loop je minder risico op boetes, gegevenslekken en reputatieschade voor je onderneming.

Houd bij het kiezen van een POS-systeem rekening met deze factoren:

• Klantenondersteuning en onderhoud: kies een POS-systeem met betrouwbare klantenondersteuning die kan helpen bij technische problemen of software-updates. Regelmatig onderhoud, zoals software-updates en hardwarecontroles, zorgt ervoor dat het systeem soepel blijft werken.

• Loyaliteits- en beloningsprogramma's: als je onderneming loyaliteits- of beloningsprogramma's heeft, zorg er dan voor dat je POS-systeem deze kan ondersteunen. Dit vereist mogelijk integratie met loyaliteitssoftware van derden of het gebruik van ingebouwde functies.

• Compliance met regelgeving: afhankelijk van je branche zijn er mogelijk voorschriften waaraan je je moet houden. Zorg ervoor dat je POS-systeem aan deze regels voldoet, of het nu gaat om gegevensbescherming, fiscale compliance of branchespecifieke normen.

• Klantgerichte apparatuur: als je displays voor klanten of zelfbedieningskiosken nodig hebt, kies je een POS-systeem dat deze functies ondersteunt.

Uitdagingen bij POS-systemen

Door zorgvuldige planning en leveranciersonderzoek kunnen ondernemingen de veelvoorkomende uitdagingen bij POS-systemen makkelijker het hoofd bieden. Ook kunnen ze bij het kiezen en implementeren van een POS-systeem de hulp inroepen van doorlopende ondersteuning. Veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Leercurve: het opleiden van personeel om het systeem te gebruiken, kan tijdrovend zijn en extra middelen vergen. Als het systeem te ingewikkeld is, kan dit leiden tot operationele vertragingen en fouten.

• Integratie: POS-systemen moeten vaak verbinding maken met andere software, bijvoorbeeld voor boekhouding, voorraadbeheer of CRM-tools. Het integreren van deze systemen kan een uitdaging zijn, vooral als ze van verschillende leveranciers of niet compatibel zijn. Integratieproblemen kunnen leiden tot inconsistente gegevens en extra handmatig werk.

• Technische problemen: POS-systemen kunnen technische problemen ondervinden, zoals softwarefouten of hardwarestoringen. Deze problemen kunnen downtime veroorzaken, de verkoop verstoren en klanten frustreren. Frequente technische problemen kunnen ook de onderhoudskosten verhogen en de bedrijfsreputatie aantasten.

• Beveiliging van gegevens: POS-systemen verwerken gevoelige klantinformatie, waardoor ze het doelwit zijn van cyberaanvallen en datalekken. Als je er niet in slaagt om klantgegevens te beschermen, kan dit leiden tot boetes en verlies van vertrouwen van de klant.

• Kosten: het implementeren en onderhouden van een POS-systeem kan duur zijn. Naast de eerste aankoop zijn er kosten voor hardware, softwarelicenties, training en doorlopende ondersteuning. Voor kleine bedrijven met beperkte budgetten kunnen deze kosten aanzienlijk zijn.

• Maatwerk en schaalbaarheid: ondernemingen hebben POS-systemen nodig die kunnen worden aangepast aan hun behoeften en kunnen meegroeien. Sommige systemen hebben beperkte flexibiliteit of vereisen dure upgrades om uit te breiden, wat de groei van de onderneming kan belemmeren.

• Ondersteuning door leveranciers: niet alle POS-leveranciers bieden hetzelfde niveau van ondersteuning. Slechte klantenservice, lange reactietijden of een gebrek aan technische expertise kunnen problemen verergeren en leiden tot langdurige downtime.

• Gebruikerservaring: als het POS-systeem niet intuïtief is of een onhandige interface heeft, kan dit frustratie veroorzaken bij personeel en klanten en de bedrijfsvoering vertragen.

• Compatibiliteit: POS-systemen moeten gelijke tred houden met nieuwe betaalmethoden, apparaten en software-updates. Voor sommige systemen kunnen dure vervangingen of upgrades nodig zijn.

Kosten van POS-software en -hardware

POS-software en -hardware brengen elk kosten met zich mee waarmee je rekening moet houden in de planning en budgettering van je onderneming.

Softwarekosten

• Op abonnementsbasis: veel POS-systemen bieden een abonnementsmodel per betaalterminal aan. Maandelijkse kosten dekken doorgaans software-updates, klantenondersteuning en cloudopslag.

• Eenmalige aankoop: sommige POS-systemen vereisen een eenmalige aankoop, waarvan de kosten variëren afhankelijk van de functies en schaalbaarheid. Bij dit model worden vaak extra kosten in rekening gebracht voor updates en ondersteuning.

• Extra's en integraties: er kunnen bijkomende kosten in rekening worden gebracht voor extra functies zoals loyaliteitsprogramma's, geavanceerde analyses of integratie met andere software.

Hardwarekosten

• Kassa's en betaalterminals: afhankelijk van hun behoeften moeten ondernemingen mogelijk eenvoudige kassa's, volledig uitgeruste POS-betaalterminals of iets daartussenin aanschaffen.

• Randapparatuur: ondernemingen hebben mogelijk ook componenten nodig zoals barcodescanners, bonnenprinters, kaartlezers, kassalades of tablets en smartphones voor mobiele POS-systemen.

• Kiosken en zelfbedieningssystemen: kiosken en zelfbedieningssystemen kunnen tot enkele duizenden euro's per stuk kosten, vooral voor aangepaste configuraties of gespecialiseerde functies.

Bijkomende kosten

• Installatie en training: alle ondernemingen moeten ervan uitgaan dat ze vooraf installatiekosten betalen. Sommige ondernemingen moeten mogelijk ook betalen voor de training van personeel.

• Onderhoud en ondersteuning: ondernemingen moeten betalen voor doorlopende technische ondersteuning en onderhoud.

• Transactiekosten: als met het POS-systeem ook betalingen worden verwerkt, kunnen er transactiekosten in rekening worden gebracht. Dit kan een percentage van de transactiewaarde plus vaste kosten zijn.

• Maatwerk: het aanpassen van het systeem aan specifieke behoeften kan extra kosten met zich meebrengen, vooral voor unieke zakelijke vereisten.