De groei van het aantal POS-terminals in Spanje houdt aan. Volgens statistieken van de centrale bank van Spanje waren er aan het eind van de eerste helft van 2023 4,2 miljoen betaalterminals, 9,7% meer dan in juli 2022.

Wil je met je onderneming fysieke betalingen kunnen accepteren en de POS kiezen die het beste op je commerciële activiteiten aansluit? De informatie in dit artikel helpt je te bepalen met welke criteria je rekening moet houden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een POS?
  
• Waarvoor wordt een POS gebruikt?
  
• Hoe werkt een POS?
  
• Welke soorten POS-terminals worden gebruikt in Spanje?
  
• Aandachtspunten bij het kiezen van een POS in Spanje
  
• Veelgestelde vragen over POS in Spanje
  

Wat is een POS?

POS staat voor 'point of sale' en is een oplossing voor het innen van geld die door ondernemingen wordt gebruikt om hun commerciële activiteiten uit te voeren. In Spanje wordt de term TPV (het Spaanse acroniem voor POS) vaak gebruikt als synoniem voor betaalterminal of kaartlezer. Het is alleen wel belangrijk om te begrijpen dat een POS-systeem ook andere elementen omvat. Hier zetten we de belangrijkste componenten van een POS-systeem op een rijtje:

• Kaartlezer: Dit zijn apparaten waarmee kaartbetalingen of betalingen met digitale wallets worden verwerkt. Bizum, een Spaanse betaaldienstverlener die is ontstaan uit de samenwerking tussen 34 Spaanse banken, brengt naar verwachting eind 2025 zijn eigen wallet uit, genaamd Bizum Pay.
  
• Software: Computerprogramma's worden gebruikt voor het beheer van verkopen en andere zakelijke aspecten, zoals belastingen, voorraad en financiële rapportages.
  
• Codelezers: Met deze apparaten kan de inhoud van streepjescodes of QR-codes worden gelezen.
  
• Printers: Hoewel steeds meer bedrijven facturen of ontvangstbewijzen per e-mail of sms verzenden, is het heel gebruikelijk dat een POS-systeem op zijn minst een thermoprinter heeft voor ontvangstbewijzen.
  
• Kassa: Sommige ondernemingen kiezen nog steeds voor een traditionele kassa met verschillende basisfuncties van een POS. De meest gedigitaliseerde bedrijven die hun POS-systeem via een computer of tablet gebruiken, hebben in veel gevallen een kleine kassalade voor contante betalingen.
  

Waarvoor wordt een POS gebruikt?

Een POS-systeem omvat verschillende hulpmiddelen die drie hoofddoelen dienen:

-Klanten het juiste bedrag laten betalen met de gewenste betaalmethode: Een modern POS-systeem moet automatisch het bedrag en de toepasselijke btw (belasting toegevoegde waarde) voor je verkopen kunnen berekenen en naast contante en kaartbetalingen ondersteuning bieden voor verschillende betaalmethoden, zoals digitale wallets.
- De verkopen van de onderneming beheren: Je POS-systeem moet kunnen worden geïntegreerd met je andere systemen (zoals je CRM-systeem), zodat je automatisch je voorraad kunt bijwerken, loyaliteitsprogramma's kunt maken en verkoopfacturen naar je klanten kunt sturen.
- Boekhoudrapporten genereren: Zelfs met het meest eenvoudige POS-systeem kun je een overzicht van je verkopen in een bepaalde periode genereren om boekhoudkundige taken makkelijker te maken. Met een oplossing die is aangepast aan de behoeften van moderne ondernemingen zou je die gegevens echter kunnen gebruiken om rapporten op maat te maken om bijvoorbeeld je winstmarges te analyseren of het beste moment te kiezen om nieuwe aanbiedingen te lanceren.

Hoe werkt een POS?

Hoewel elk soort POS-systeem net iets anders werkt, is het proces over het algemeen vergelijkbaar:

• Productregistratie: De producten die door de klant zijn gekozen, worden geregistreerd door het POS-systeem (bijvoorbeeld met de codelezer). Eventueel wordt als dat nodig is ook automatisch de voorraad bijgewerkt.
  
• Berekening en inning van het bedrag: De POS-software berekent het totaalbedrag inclusief btw en laat het bedrag zien dat de klant moet betalen. De klant kan de kaartlezer gebruiken om met een betaalkaart te betalen of een andere betaalmethode die door het apparaat wordt ondersteund.
  
• Autorisatie van de transactie: De betaalgateway communiceert met de bank die de betaalkaart van de klant heeft uitgegeven om te verifiëren dat het saldo toereikend is. Als dit wordt bevestigd en er geen vermoedens van kaartfraude zijn, autoriseert de bank de transactie en verstuurt deze het geld naar de zakelijke rekening.
  
• Uitgifte van ontvangstbewijs:Het POS-systeem genereert een ontvangstbewijs voor de verkoop, dat direct kan worden geprint of digitaal naar de klant kan worden verzonden. Vervolgens wordt de verkoop als voltooid geregistreerd.
  

Welke soorten POS-terminals worden gebruikt in Spanje?

De POS-terminals die meestal door ondernemingen in Spanje worden gebruikt, kunnen worden onderverdeeld in vijf categorieën:

Traditioneel POS

Een traditioneel POS-systeem heeft een kassa met software die aan de vereisten van de antifraudewetgeving moet voldoen. Hiermee kunnen verkoopgegevens worden ingevoerd en contante betalingen worden afgehandeld. Ook heeft het systeem een door de bank verstrekte betaalterminal waarmee het bedrijf betalingen met betaalkaarten en digitale wallets kan ontvangen. In sommige gevallen heeft een traditioneel POS-systeem ook andere apparaten, zoals een printer voor ontvangstbewijzen en facturen.

Bankloos POS

De opzet van een bankloos POS-systeem kan identiek zijn aan een traditioneel POS-systeem, alleen gebruikt de onderneming een betaalterminal die niet is gekoppeld aan de bank. Doordat geen contractuele overeenkomsten met de bankentiteit worden gesloten, hebben ondernemingen meer controle over hun POS-systeem en de soorten apparaten die ze gebruiken.

Zo krijg je met Stripe Terminal bijvoorbeeld hypermoderne kaartlezers die betalingen met digitale wallets en betaalkaarten ondersteunen. Bovendien biedt Terminal een naadloze integratie met alle betaalproducten van Stripe, zodat je online en fysieke betalingen kunt samenvoegen en nauwkeurigere verkooprapporten kunt maken.

Virtueel POS

Een virtueel POS is software die werkt zonder apparatuur, zoals een betaalterminal. In dit geval werkt het virtuele POS met een betaalgateway om de transactiegegevens naar de bank te sturen en de goedkeuring of weigering van de bank te ontvangen. Het is doorgaans veel makkelijker om klanten andere betaalmethoden aan te bieden met een virtueel POS op maat dan wanneer je werkt met apparatuur van derden. In Spanje biedt het systeem je ook de optie om betalingen te ontvangen via Bizum.

Mobiel POS

Het mobiele POS-systeem werkt op apparaten zoals smartphones of tablets en stelt ondernemingen in staat om betalingen te ontvangen zonder extra apparatuur. Zo kunnen ze met Tap to Pay contactloze betalingen ontvangen met alleen een Apple- of Android-apparaat.

Selfservice-POS

Met het selfservice-POS-systeem kunnen klanten in een winkel zelf producten scannen en ervoor betalen zonder tussenkomst van een medewerker. In 2019 implementeerde Decathlon deze systemen bijvoorbeeld in 165 winkels en vier jaar later zag de onderneming de omzet in de Spaanse vestigingen met 10% stijgen.

Aandachtspunten bij het kiezen van een POS in Spanje

Naast het type systeem zijn er andere aspecten die je moet beoordelen bij het kiezen van een POS. In Spanje is het belangrijk dat je rekening houdt met de volgende kenmerken:

• Betaalmethoden:Het is belangrijk dat je POS-systeem de favoriete betaalmethoden van Spaanse klanten ondersteunt. Hoewel het in Spanje nog steeds heel gebruikelijk is om contant te betalen, is het voor meer dan de helft van de inwoners onder de 35 jaar niet hun favoriete manier meer. Bijna 10% geeft aan het liefst met mobiele apps te betalen.
  
• Unified commerce: Denk na over hoe je online en fysieke betalingen kunt bundelen. Volgens El Observatorio Cetelem, de onderzoekstak van BNP Paribas, geeft 75% van de Spaanse consumenten nog steeds de voorkeur aan fysieke aankopen, waarbij moeilijkheden met retourneren vaak als reden wordt opgegeven. Om ervoor te zorgen dat verkopen via je al je kanalen worden gesynchroniseerd, is het belangrijk dat je POS-systeem opties voor unified commerce biedt.
  
• Regelgeving voor betalingen: Het POS-systeem moet voldoen aan de wetgeving voor maatregelen ter voorkoming en bestrijding van belastingfraude. Dit betekent dat het systeem compleet en traceerbaar moet zijn en geen manipulatie door boekhouders of bestuurders toestaat met als doel het oplichten van de Spaanse belastingdienst (AEAT).
  
• Beveiliging: Het is belangrijk dat je POS beschikt over systemen voor de tokenisatie van betaalgegevens en andere beveiligingsmaatregelen. Dit is extra belangrijk in Spanje, waar in 2023 volgens gegevens van het nationale instituut voor cyberbeveiliging 83.517 incidenten op het gebied van cyberbeveiliging plaatsvonden.
  
• Tarieven: Controleer of je POS-dienstverlener duidelijk communiceert over tarieven en commissies. Bankentiteiten zijn transparant, maar vereisen vaak dat je gerelateerde diensten afsluit. In deze gevallen is het belangrijk om te bedenken dat je de optie hebt om een gratis POS-systeem te gebruiken dat niet afhankelijk is van een bank.
  

Veelgestelde vragen over POS in Spanje

Is een betaalterminal hetzelfde als een POS?

Niet helemaal. In Spanje bestaat hier nogal wat verwarring over. De betaalterminal is slechts een van de onderdelen van het POS-systeem en is specifiek bedoeld voor betalingen en inningen met betaalkaarten of digitale wallets. Het POS-systeem bestaat uit dit apparaat en andere elementen, waaronder niet-fysieke onderdelen, zoals software.

Aan welke fiscale regels moet het POS voldoen?

De antifraudewetgeving en de wet op oprichting en groei. Met de eerstgenoemde zorgt de AEAT ervoor dat het POS-systeem geen schaduwboekhouding of aanpassing van de financiële gegevens van de onderneming toestaat. De wet op oprichting en groei vereist dat het POS-systeem moet worden geïntegreerd met een wettelijk geldig systeem voor elektronische facturatie.

Zijn op POS-terminals in Spanje betalingen in termijnen mogelijk?

In de meeste gevallen niet, al zijn er wel banken waarbij je termijnbetalingen als extra POS-dienst kunt afsluiten. Zo zijn er oplossingen als Plazox van Banco Santander, waarvoor geen commissies in rekening worden gebracht. Volgens Forbes gebruikt 33% van de mensen die goederen koopt in Spanje 'koop nu, betaal later'-betalingen, dus dit soort diensten kunnen extra inkomsten betekenen voor je onderneming.

Kun je fooien ontvangen met POS-terminals in Spanje?

Meestal wel. Volgens de algemeen secretaris van het Spaanse verbond van horecaondernemingen is het aantal fooibetalingen met een betaalkaart in de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen.

Kunnen POS-terminals in Spanje worden betaald met de Kit Digital-subsidie?

Ja, mits de betaaloplossing wordt aangeboden door een bedrijf dat deelneemt aan het Kit Digital-initiatief (dus een aanbieder van digitale oplossingen). Je kunt de maximumbedragen voor elk zakelijk segment bekijken op de website van Acelera pyme.

Hoelang duurt het voordat een POS-betaling wordt bijgeschreven?

Als je een traditioneel POS-systeem met een betaalterminal van je zakelijke bank hebt, staan de opbrengsten doorgaans binnen maximaal drie of vier werkdagen na goedkeuring van de betaling op de zakelijke rekening. Bij sommige banken, zoals BBVA, kan dat al de volgende dag zijn, maar daarvoor gelden meestal aanvullende voorwaarden. Als je liever met een gratis POS werkt, garandeert Stripe Terminal voor bedrijven in de EU dat geld binnen drie werkdagen op de rekening staat.