POS-Terminals sind auch in Spanien immer häufiger anzutreffen. Der spanischen Zentralbank zufolge waren 2023 zur Jahresmitte 4,2 Mio. Geräte und damit 9,7 % mehr als noch im Juli 2022 im Einsatz.

Wenn Sie persönliche Zahlungen annehmen und mit Ihrem Kassensystem auf der sicheren Seite sein wollen, erfahren Sie in diesem Artikel, worauf es ankommt.

Inhalt

• Was sind Kassensysteme?
  
• Wozu dienen Kassensysteme?
  
• Wie funktionieren Kassensysteme?
  
• Welche Kassensysteme gibt es in Spanien?
  
• Das sollten Sie bei der Auswahl Ihres POS-Systems in Spanien beachten
  
• Häufige Fragen zu POS-Systemen in Spanien
  

Was sind Kassensysteme?

Mit Kassensystemen (POS-Systemen) nehmen Geschäfte Zahlungen an. Das Akronym „POS“ steht dabei für „point of sale“, also Verkaufsstelle. Im Spanischen wird der Begriff mit „TPV“ abgekürzt und häufig gleichbedeutend mit Begriffen wie „Terminal“ oder Kartenlesegerät verwendet. Ein POS-System ist aber noch viel mehr und beinhaltet insbesondere die folgenden Komponenten:

• Kartenlesegerät: Mit einem Kartenlesegerät können Kartenzahlungen und Zahlungen mit digitalen Geldbörsen angenommen werden. Der spanische Zahlungsdienst Bizum, an dem 34 spanische Banken beteiligt sind, wird seine Wallet Bizum Pay voraussichtlich Ende 2025 auf den Markt bringen.
  
• Software: Computerprogramme kümmern sich um das Verkaufsmanagement und weitere Aspekte wie Steuern, Lagerbestand und Finanzberichte.
  
• Scanner: Mit einem Scanner können Strichcodes und QR-Codes eingelesen werden.
  
• Drucker: Zwar versenden immer mehr Unternehmen Rechnungen und Kaufbelege per Post oder SMS. Trotzdem sind viele Kassensysteme mindestens mit einem Thermodrucker für Kassenbons ausgestattet.
  
• Registrierkasse: Einige Unternehmen setzen weiterhin auf traditionelle Registrierkassen, die auch grundlegende POS-Funktionen bieten. Und auch viele stärker digitalisierte Firmen, die einen Computer oder ein Tablet als Kasse nutzen, haben oft noch eine kleine Registrierkasse für Barzahlungen.
  

What is a POS for?

A POS system encompasses several tools that serve three main purposes:

• Charge the correct amount to customers with their preferred payment methods: A modern POS system must be able to automatically calculate the amount and the value-added tax (VAT) applicable to your sales, as well as support different payment methods in addition to cash and cards (e.g., digital wallets).
  
• Manage business sales: Your POS system should be able to integrate with your other systems (e.g., your customer relationship management [CRM] system) to automatically update your inventory, create loyalty programs, or send sales invoices to your customers.
  
• Generate accounting reports: Even the simplest POS system can generate listings of your sales for a specific period of time to simplify your accounting tasks. However, a solution adapted to today’s businesses should allow you to use that data to generate personalized reports to analyze, for example, your profit margins or the best opportunities to launch new offers.
  

Wie funktionieren Kassensysteme?

Jedes Kassensystem ist ein wenig anders. Trotzdem ist der Ablauf überall ähnlich:

• Produktregistrierung: Ein Kunde entscheidet sich für ein Produkt, das von der Kasse erkannt wird (etwa anhand des Strichcodes). Gegebenenfalls passt das System dabei automatisch den Lagerbestand an.
  
• Berechnung und Einziehung des Betrags: Die POS-Software berechnet den Endbetrag einschließlich der gesetzlichen Mehrwertsteuer und zeigt ihn an. Der Kunde kann die Zahlung dann per Karte am Lesegerät leisten oder eine andere Zahlungsmethode verwenden, die das Gerät unterstützt.
  
• Zahlungsfreigabe: Das Zahlungsgateway fragt bei der Bank, von der die Karte stammt, ob das entsprechende Konto ausreichend gedeckt ist. Ist dies der Fall und liegen keine Anzeichen für Kartenbetrug vor, gibt die Bank die Zahlung frei und überträgt das Geld an das Firmenkonto.
  
• Kaufbeleg: Das Kassensystem erstellt einen Kaufbeleg, der direkt ausgedruckt oder digital an den Kunden geschickt werden kann. Dann wird der Kaufvorgang als abgeschlossen gekennzeichnet.
  

Welche Kassensysteme gibt es in Spanien?

Die in Spanien erhältlichen POS-Terminals lassen sich in fünf Kategorien unterteilen:

Herkömmliche Kassensysteme

Herkömmliche POS-Systeme beinhalten eine Registrierkasse, deren Software den Vorgaben des spanischen Betrugsbekämpfungsgesetzes genügen muss. Mit dieser Kasse werden Barzahlungen angenommen und erfasst. Ein weiteres Element ist das von der Bank bereitgestellte Terminal, mit dem man Zahlungen mit Karten und digitalen Wallets annehmen kann. Eine weitere optionale Komponente ist ein Drucker für Kassenbelege und Rechnungen.

Bankenlose Kassensysteme

Bankenlose POS-Systeme sind meist genau wie herkömmliche Kassensysteme aufgebaut. Das Terminal ist bei ihnen aber nicht mit der jeweiligen Geschäftsbank verbunden. Da entsprechende Vereinbarungen mit dem Geldinstitut entfallen, haben die Firmen hier also mehr Kontrolle über ihr Kassensystem und die verwendeten Geräte.

Bei Stripe Terminal erhalten Sie beispielsweise modernste Kartenlesegeräte, mit denen Sie Zahlungen von digitaler Brieftaschen oder Karten annehmen können. Ein weiterer Vorteil: Terminal lässt sich nahtlos in die Zahlungsinfrastruktur von Stripe einbinden, sodass Sie Online- und Präsenzzahlungen zusammenführen und auf dieser Grundlage genauere Umsatzberichte erstellen können.

Virtuelle Kassensysteme

Als virtuelle Kassensysteme werden Softwareprogramme bezeichnet, die keinerlei Hardware wie etwa ein Terminal erfordern. Die Transaktionsdaten werden in diesem Fall über ein Zahlungsgateway an die Bank übermittelt, die die Zahlung dann freigibt oder verweigert. Bei virtuellen POS-Systemen ist die Aufnahme weiterer Zahlungsmethoden meist deutlich unkomplizierter als bei externer Hardware. In Spanien haben Sie außerdem die Möglichkeit, Zahlungen mit Bizum anzunehmen.

Mobile Kassensysteme

Mobile POS-Systeme sind für Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets gedacht und ermöglichen die Zahlungsannahme ohne weitere Hardware. So kann man z. B. mit Tap to Pay kontaktlose Zahlungen von Apple- oder Android-Geräten annehmen.

SB-Kassensysteme

Bei SB-Kassen werden Einkäufe von den Kundinnen und Kunden selbst eingescannt und bezahlt, ohne dafür Mitarbeitende zu binden. Man findet sie zum Beispiel bei Decathlon, wo sie seit 2019 in 165 Filialen im Einsatz sind. Vier Jahre nach ihrer Einführung meldete der Sportartikelhändler 10 % Umsatzplus in Spanien.

Das sollten Sie bei der Auswahl Ihres POS-Systems in Spanien beachten

Neben dem Gerätetyp gibt es bei der Auswahl Ihres POS-Systems noch einige andere Dinge zu beachten. In Spanien sind dies vor allem die folgenden Aspekte:

• Zahlungsmethoden: Ihr Kassensystem sollte die in Spanien verbreiteten Zahlungsmethoden beherrschen. Zwar sind Barzahlungen in dem Land weiterhin üblich, werden von mehr als der Hälfte der Spanier/innen unter 35 Jahren aber nicht mehr bevorzugt. Denn fast 10 % von ihnen zahlen am liebsten per Mobilgerät.
  
• Unified Commerce: Überlegen Sie, wie Sie Online- und Präsenzzahlungen unter einen Hut bekommen wollen. Laut Cetelem, der Rechercheabteilung von BNP Paribas, bevorzugen noch immer 75 % der Spanier/innen den persönlichen Einkauf und begründen dies vor allem damit, dass sie so ihre Kaufbelege besser im Blick behalten können. Um Ihre verschiedenen Absatzkanäle bestmöglich aufeinander abzustimmen, sollte Ihre Kassenlösung also für Unified Commerce geeignet sein.
  
• Zahlungsvorschriften: Ihr Kassensystem muss das spanische Gesetz zur Abwehr und Bekämpfung von Steuerbetrug erfüllen. Es sollte also lückenlos rückverfolgbar sein und Manipulationsversuche und Steuerbetrug wirksam unterbinden.
  
• Sicherheit: Ihr POS-System sollte Zahlungsdaten tokenisieren und weitere Sicherheitsvorkehrungen bieten. Das ist vor allem in Spanien wichtig, wo 2023 laut der spanischen Agentur für Netzsicherheit 83.517 Cybersicherheitsvorfälle erfasst wurden.
  
• Kosten: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Kassenanbieter Kosten und Gebühren verständlich aufschlüsselt. Auch wenn Banken generell auf Transparenz achten, lagern sie bestimmte Dienstleistungen gerne an Dritte aus. Denken Sie daran, dass Sie immer auch ein kostenloses POS-System nutzen können, das auf keine Bank angewiesen ist.
  

Häufige Fragen zu POS-Systemen in Spanien

Sind Terminals und POS-Systeme ein und dasselbe?

Nicht ganz, obwohl die Begriffe in Spanien häufig austauschbar verwendet werden. Das Terminal ist aber nur ein Teil des POS-Systems, das speziell für Zahlungen mit Karten oder digitalen Brieftaschen gedacht ist. Das POS-System umfasst neben dem Terminal aber noch weitere, nicht unbedingt immer greifbare Komponenten wie zum Beispiel Software.

Welche Steuervorschriften müssen Kassensysteme erfüllen?

Das Betrugsbekämpfungsgesetz und das Gesetz zur Gründung und zum Wachstum von Unternehmen. Um Betrug einzudämmen, achtet die spanische Finanzbehörde AEAT darauf, dass POS-Systeme keinen Kassenbetrug und keine Manipulation von Finanz- oder Geschäftsdaten ermöglichen. Das Wachstumsgesetz dagegen sieht vor, dass Kassensysteme in ein vorschriftsmäßiges elektronisches Abrechnungssystem eingebunden werden muss.

Unterstützen spanische POS-Terminals Ratenzahlungen?

Eigentlich nicht. Es gibt aber einige Banken, die Finanzierungsverträge als ergänzenden POS-Service anbieten. Und dann gibt es noch provisionsfreie Angebote wie Plazox von Banco Santander, mit denen Sie sich zusätzliche Einnahmen sichern können. Denn laut Forbes nutzen 33 % der Spanier/innen bei Warenkäufen Jetzt kaufen, später bezahlen-Angebote.

Haben spanische Kassenterminals eine Trinkgeldfunktion?

Häufig ja. Denn laut dem Generalsekretär des spanischen Gaststättenverbandes hat sich die Anzahl der Trinkgeldzahlungen per Karte in den letzten Jahren deutlich erhöht.

Können spanische POS-Terminals mit Zuschüssen aus dem „Digital Kit“-Förderprogramm finanziert werden?

Ja, sofern der Anbieter bei der Digital Kit-Initiative mitmacht. Geltende Höchstbeträge finden Sie auf der Website von Acelera Pyme.

Wie lange dauert die Abwicklung von POS-Zahlungen?

Grundsätzlich werden Zahlungen bei herkömmlichen POS-Systemen, die das Terminal der jeweiligen Geschäftsbank nutzen, spätestens drei oder vier Werktage nach der Zahlungsfreigabe auf das Empfängerkonto übertragen. Einige Banken wie BBVA bieten auch eine Auszahlung am nächsten Werktag an, die aber zusätzlichen Bedingungen unterliegt. Wenn Sie ein kostenloses POS-System bevorzugen, ist bei Stripe Terminal garantiert, dass die Auszahlung zumindest in der EU innerhalb von drei Werktagen erfolgt.