La presencia de los sistemas POS en España no deja de aumentar. Tal como indican las estadísticas del Banco de España, la cifra de estos terminales alcanzó los 4.2 millones al final del primer semestre de 2023, un 9.7 % más que en julio de 2022.

Si la actividad comercial de tu negocio también requiere que aceptes pagos en persona de tus clientes y quieres tomar la mejor decisión posible a la hora de elegir un sistema POS, en este artículo te contamos qué criterios debes tener en cuenta.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Para qué sirve un sistema POS?
  
• ¿Cómo funciona un sistema POS?
  
• ¿Qué tipos de sistemas POS existen en España?
  
• ¿Qué tener en cuenta al elegir un sistema POS en España?
  
• Preguntas frecuentes sobre los sistemas POS en España
  

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS, o sistema de puntos de venta, es una solución de cobro que utilizan los negocios para llevar a cabo su actividad comercial. Si bien en España es habitual que se use el término sistema POS como sinónimo de terminal o lector de tarjetas, es importante entender que un sistema POS abarca otros elementos. Estos son los componentes fundamentales de un sistema POS:

• Lectores de tarjetas: dispositivos que procesan los pagos con tarjeta o, cada vez más frecuentemente, con carteras digitales. Se prevé que a finales de 2025, Bizum —el proveedor de servicios de pago español que nace de la colaboración de 34 bancos españoles— lance al mercado su propia cartera, Bizum Pay.
  
• Software: programas informáticos para gestionar las ventas y otros aspectos relacionados con el negocio, como los impuestos, el inventario o los informes financieros.
  
• Lectores de códigos: dispositivos que leen el contenido de códigos de barras o códigos QR.
  
• Impresoras: si bien cada vez más empresas envían por correo o SMS las facturas o los recibos de compra a sus clientes, es muy habitual que un sistema POS disponga, como mínimo, de una impresora térmica para recibos.
  
• Caja registradora: algunos negocios todavía optan por cajas registradoras tradicionales que incluyen varias de las funciones básicas de un punto de venta. En muchos casos, las empresas más digitalizadas que utilicen su sistema POS desde una computadora o tableta solo tendrán una pequeña caja para gestionar el dinero en efectivo.
  

¿Para qué sirve un sistema POS?

Como vimos, un sistema POS abarca varias herramientas que sirven para tres propósitos principales:

• Cobrar el importe correcto a los clientes con sus métodos de pago preferidos: un sistema POS moderno debe ser capaz de calcular automáticamente el importe y el impuesto al valor agregado (IVA) aplicable a tus ventas, así como admitir distintos métodos de pago además del dinero en efectivo y las tarjetas (como, por ejemplo, carteras digitales).
  
• Gestionar las ventas del negocio: tu sistema POS debería poder integrarse con tus otros sistemas (por ejemplo, tu sistema de gestión de relaciones con los clientes [CRM]) para actualizar automáticamente tu inventario, crear programas de fidelidad o hacer llegar las facturas de tus ventas a tus clientes.
  
• Generar informes contables: incluso los sistemas POS más sencillos pueden generar listados de tus ventas durante un período específico de tiempo para simplificar tus tareas de contabilidad, pero una solución adaptada a los negocios de hoy día debería permitirte utilizar esos datos para generar informes personalizados y analizar, por ejemplo, tus márgenes de beneficio o las mejores oportunidades para lanzar nuevas ofertas.
  

¿Cómo funciona un sistema POS?

Aunque cada tipo de sistema POS introduce ciertos matices en su funcionamiento, en líneas generales, siguen un proceso muy similar:

• Registro de productos: cuando el cliente elige los productos que quiere adquirir, el sistema POS los registra (por ejemplo, utilizando el lector de códigos) y, si es necesario, actualiza automáticamente las existencias en el inventario.
  
• Cálculo y cobro del importe: el software del sistema POS calcula el importe final con el correspondiente IVA y muestra la cantidad que debe abonar el cliente, que podrá utilizar el terminal para pagar con tarjeta (o cualquier otro método de pago que admita el dispositivo).
  
• Autorización de la transacción: la pasarela de pagos se comunica con la entidad bancaria que emitió la tarjeta del cliente para comprobar que dispone de fondos suficientes. Si se confirma que la tarjeta dispone de fondos y no existen sospechas de fraude con tarjeta, el banco autorizará la transacción y enviará los fondos a la cuenta del comerciante.
  
• Emisión del recibo: el sistema POS genera un recibo de la venta, que puede imprimirse al momento o enviarse digitalmente al cliente, y registra la venta como completada.
  

¿Qué tipos de sistemas POS existen en España?

Los sistemas POS que suelen elegir los negocios en España pueden dividirse en cinco categorías:

Sistema POS tradicional

Un sistema POS tradicional incluye una caja registradora —cuyo software deberá cumplir los requisitos de la ley antifraude— para introducir los datos de la venta y gestionar pagos en efectivo, un terminal cedido por la entidad bancaria con la que trabaje la empresa para aceptar pagos con tarjeta y carteras digitales y, en algunos casos, otros dispositivos como una impresora de recibos y facturas.

Sistema POS libre

El sistema POS libre puede tener una configuración idéntica al sistema POS tradicional aunque, en este caso, el negocio utiliza un terminal que no está vinculado a su banco. Al evitar acuerdos contractuales con su entidad bancaria, las empresas tienen un mayor control sobre su sistema POS y el tipo de dispositivos que quieren utilizar en su empresa.

Por ejemplo, con Stripe Terminal puedes conseguir lectores de tarjetas de última generación que admiten pagos con carteras digitales y tarjetas. Además, Terminal se integra a la perfección con toda la pila de software de pagos de Stripe, lo que te permite unificar los pagos electrónicos y en persona y elaborar informes sobre tus ventas mucho más precisos.

Sistema POS virtual

El sistema POS virtual es un software que no requiere ningún tipo de hardware, como un terminal. En este caso, el sistema POS virtual trabaja con una pasarela de pagos para enviar la información de la operación al banco y que la entidad apruebe o rechace el pago. Personalizar un sistema POS virtual para ofrecer otros métodos de pago a los clientes suele ser mucho más sencillo que trabajar con hardware de terceros y, en España, puede ofrecerte la opción de aceptar pagos con Bizum.

Sistema POS móvil

El sistema POS móvil funciona en dispositivos como teléfonos inteligentes o tabletas y permite que los negocios puedan aceptar pagos sin ningún hardware adicional. Por ejemplo, con Tap to Pay, las empresas pueden aceptar pagos sin contacto desde un dispositivo Apple o Android.

Sistema POS de autoservicio

El sistema POS de autoservicio permite a las personas que acuden físicamente a un negocio escanear y pagar los productos sin la intervención de un empleado de la empresa. Por ejemplo, en 2019, Decathlon lo implementó en 165 tiendas y, cuatro años después, celebró un aumento del 10 % en su facturación en tiendas españolas.

¿Qué tener en cuenta al elegir un sistema POS en España?

Más allá del tipo, hay otros aspectos a valorar al elegir un sistema POS. En España, las características que adquieren una mayor importancia son las siguientes:

• Métodos de pago: es importante que tu sistema POS admita los métodos de pago preferidos por los clientes españoles. Si bien los pagos en efectivo siguen siendo muy habituales en España, más de la mitad de los españoles de menos de 35 años ya no los considera su método preferido y cerca del 10 % cita las aplicaciones móviles como su primera elección.
  
• Comercio unificado: unifica los pagos electrónicos y en persona. Según el Observatorio Cetelem, la unidad de estudio de BNP Paribas, el 75 % de los españoles sigue priorizando las compras presenciales y cita, en su mayoría, las dificultades a la hora de gestionar devoluciones como origen de su preferencia. Para garantizar que las ventas de todos tus canales estén sincronizadas, es importante que tu sistema POS ofrezca opciones de comercio unificado.
  
• Normativa de pagos: cumple con la Ley de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que exige que el sistema POS sea íntegro, trazable y no permita manipulaciones contables o de gestión con el objetivo de defraudar a la Agencia Tributaria.
  
• Seguridad: es imprescindible que tu sistema POS cuente con sistemas de tokenización de los datos de pago y otras medidas de seguridad. Esto es especialmente importante en un país como España en el que, según los datos del Instituto Nacional de Seguridad, en 2023 tuvieron lugar 83,517 incidentes relacionados con la ciberseguridad.
  
• Tarifas: comprueba que el proveedor de servicios de tu sistema POS detalla claramente las tarifas y comisiones. Si bien las entidades bancarias son muy transparentes en este sentido, a menudo conllevan la contratación de servicios adyacentes. Recuerda que, en estos casos, tienes la opción de recurrir a un sistema POS libre que no dependa de ningún banco.
  

Preguntas frecuentes sobre los sistemas POS en España

¿Es lo mismo un terminal que un sistema POS?

No exactamente, aunque en España hay bastante confusión al respecto. El terminal es solo uno de los componentes que abarca el sistema POS y se destina específicamente a los pagos y cobros con tarjetas o carteras digitales. Por su parte, el sistema POS comprende este dispositivo y otros elementos entre los que se incluyen los que no son físicos, como el software.

¿Qué normativas fiscales tiene que cumplir el sistema POS?

La ley antifraude y la ley Crea y Crece. Con la primera, la Agencia Tributaria se asegura de que el sistema POS no permita llevar una «contabilidad B» ni alterar los datos financieros del negocio. Por su parte, la ley Crea y Crece obliga a que el sistema POS se integre con un sistema de cobro electrónico legalmente válido.

¿Los sistemas POS en España admiten pagos en cuotas?

En algunos casos no, aunque hay entidades bancarias que ofrecen la posibilidad de contratar los pagos en cuotas a modo de servicio adicional del sistema POS. De hecho, existen soluciones como Plazox, del Banco Santander, que no conllevan comisiones. Este tipo de servicios pueden suponer ingresos extra para tu negocio, ya que un 33 % de las personas que compran bienes en España recurren a los pagos «compra ahora, paga después», tal como explica la revista Forbes.

¿Los sistemas POS en España admiten propinas?

En muchos casos sí. De hecho, según el secretario general de la Confederación Empresarial de Hostelería de España, en los últimos años ha aumentado notablemente la cantidad de pagos de propinas mediante tarjeta.

¿Los sistemas POS en España pueden pagarse con la subvención del Kit Digital?

Sí, siempre y cuando la solución de cobro la ofrezca una empresa adherida a la iniciativa del Kit Digital, es decir, un agente digitalizador. Puedes consultar los importes máximos de cada uno de los segmentos en el sitio web de Acelera Pyme.

¿Cuánto tarda en llegar un pago por sistema POS?

Como norma general, un sistema POS tradicional que utilice un terminal cedido por la entidad bancaria del comerciante debería garantizar que los ingresos se acrediten en la cuenta de la empresa, como mucho, entre tres y cuatro días hábiles después de haberse aprobado el pago. Algunos bancos, como BBVA, ofrecen la acreditación de fondos al día siguiente, aunque suelen aplicar condiciones adicionales. Si prefieres trabajar con un sistema POS libre, Stripe Terminal puede garantizar la acreditación de fondos en tres días hábiles para empresas de la Unión Europea.