¿Qué es un sistema POS virtual? Todo lo que las empresas deben saber sobre los terminales virtuales de pago

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Más información 
  1. Introducción
  2. Componentes de los sistemas POS virtuales
  3. ¿Cómo funciona un sistema POS virtual?
  4. ¿Cómo elegir un sistema POS virtual?
    1. Fase 1: Evaluación preliminar
    2. Fase 2: Determinación de los requisitos
    3. Fase 3: Análisis de proveedores
    4. Fase 4: Decisión e implementación
  5. ¿Ofrece Stripe un sistema POS virtual?

Un punto de venta (POS) virtual es un sistema basado en software que permite a las empresas procesar transacciones sin ningún hardware físico como cajas registradoras o lectores de tarjetas. Un sistema POS virtual permite a las empresas introducir la información de pago, como los datos de la tarjeta de crédito o débito, en una aplicación o interfaz web. Normalmente, a los sistemas POS virtuales se accede a través de un ordenador, una tableta o un smartphone con conexión a Internet. Según un informe de Expert Market Research, el mercado de los terminales POS virtuales se valoró en más de 20.000 millones de dólares a nivel mundial en 2023 y se prevé que ascienda hasta casi los 220.000 millones de dólares para 2032, lo que destaca el creciente auge de los sistemas POS virtuales para los negocios de e-commerce.

A continuación tienes un resumen de lo que las empresas deben saber sobre la configuración de los sistemas POS virtuales, como su funcionamiento, los criterios para elegir el terminal POS virtual apropiado y en qué puede ayudarte Stripe.

¿De qué trata este artículo?

  • Componentes de los sistemas POS virtuales
  • ¿Cómo funciona un sistema POS virtual?
  • ¿Cómo elegir un sistema POS virtual?
  • ¿Ofrece Stripe un sistema POS virtual?

Componentes de los sistemas POS virtuales

Un sistema POS virtual consta de varios componentes para facilitar las transacciones y gestionar distintas operaciones comerciales. Sus componentes son los siguientes:

  • Interfaz de usuario: es la pantalla donde se realizan las operaciones. Suele funcionar con conexión a Internet y se accede a través de un navegador. Además, se necesitan credenciales de inicio de sesión para un acceso seguro. En esta interfaz, el personal puede introducir la información de pago, procesar los reembolsos y gestionar otros tipos de transacciones.

  • Pasarela de pagos: se trata de un componente dedicado a verificar la información de pago y a confirmar las transacciones. Comunica el sistema POS virtual con las entidades financieras para autorizar o rechazar los pagos.

  • Base de datos: almacena los datos de las transacciones, la información de los clientes y los anuncios de productos. Una buena base de datos permite consultar información con rapidez y facilita transacciones como las devoluciones o el seguimiento del historial de ventas.

  • Gestión del inventario: muchos sistemas POS virtuales, aunque no todos, integran funciones que permiten a las empresas controlar el volumen de existencias. Algunos incluso envían alertas cuando el nivel de existencias está por debajo del preestablecido, lo que simplifica la gestión del inventario.

  • Gestión de usuarios: con este componente, las empresas pueden asignar funciones y permisos a diferentes usuarios. Por ejemplo, un gerente podría tener acceso a funciones más avanzadas, como análisis y elaboración de informes, mientras que un empleado de caja podría tener permiso solo para procesar las transacciones.

  • Análisis e informes: muchos sistemas POS virtuales integran funciones de análisis. Esta función permite a las empresas hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés), como las tendencias de ventas, los productos más comprados y la demanda por temporadas.

  • Facturación: permite a las empresas crear y enviar facturas digitales. También suele incluir opciones de personalización para que las empresas puedan incorporar en las facturas su logotipo, los términos y condiciones u otros elementos de marca.

  • Cálculos de impuestos: algunos sistemas ofrecen cálculos automáticos de los impuestos en función de la ubicación y el tipo de producto. Esto simplifica el cumplimiento de la normativa fiscal para las empresas.

  • Aceptación de varias divisas: para las empresas que gestionan transacciones internacionales, esta función permite a los clientes hacer pagos en diferentes divisas. Los tipos de cambio suelen actualizarse con regularidad para reflejar las condiciones del mercado.

  • Gestión de suscripciones: para las empresas que operan con modelos por suscripción, esta función ayuda a programar y gestionar los pagos recurrentes. Permite controlar qué suscripciones están activas, cuáles deben renovarse y las que están caducadas.

  • Funciones de seguridad: los protocolos de seguridad, como los métodos de cifrado o la autenticación en dos pasos, ayudan a proteger tanto a la empresa como al cliente.

  • Integración de la gestión de la relación con el cliente (CRM): algunos sistemas POS virtuales pueden conectarse con la función de CRM para almacenar los datos de los clientes, el historial de compras y los registros de las comunicaciones. Esta información puede servir a las empresas para mejorar el marketing personalizado y la atención al cliente.

Cada uno de estos componentes ayuda a facilitar las transacciones, proteger los datos o mejorar la supervisión operativa.

¿Cómo funciona un sistema POS virtual?

Estos son los pasos que hay que seguir cuando una empresa usa un sistema POS virtual para facilitar las transacciones:

  • Configuración inicial: lo primero que debe hacer la empresa es suscribirse al servicio del sistema POS virtual. Para ello, debe crear una cuenta, configurar a los usuarios y establecer los ajustes de los pagos y operativos.

  • Inicio de sesión del usuario: para acceder al sistema, los empleados deben introducir sus credenciales en la interfaz de usuario, a la que se suele acceder a través de un navegador web o una aplicación dedicada.

  • Inicio de la transacción: al iniciar la transacción, el empleado selecciona los productos o servicios que el cliente quiere comprar e introduce manualmente en el sistema los datos de pago del cliente.

  • Verificación del pago: una vez introducidos en el sistema los datos de pago del cliente, la transacción pasa a la pasarela de pagos. Este paso engloba procesos de verificación, como controles de validez de las tarjetas, consultas del saldo disponible y medidas antifraude.

  • Autorización del pago: una vez que la pasarela de pagos verifica la transacción, envía la información a la entidad financiera pertinente para la autorización definitiva. El sistema POS virtual recibe la respuesta y confirma o rechaza la transacción.

  • Finalización de la transacción: la transacción finaliza tras su autorización, y el cliente recibe un recibo electrónico o impreso (si hay una impresora conectada).

  • Almacenamiento de los datos: la información sobre la transacción se guarda en la base de datos del sistema. Entre los datos almacenados destacan los artículos que se han comprado, el importe de la transacción y los datos del cliente (si procede).

  • Actualización del inventario: si el sistema POS virtual integra un componente de gestión del inventario, los niveles de existencias de los artículos vendidos se actualizan automáticamente.

  • Generación de facturas: algunos sistemas permiten facturar al instante. Resulta especialmente útil para las empresas de servicios que facturan justo después de prestar el servicio.

  • Aplicación de impuestos: si se trata de transacciones por bienes o servicios gravables, el tipo impositivo aplicable puede calcularse automáticamente e incluirse en el importe total de la transacción.

  • Actualización de análisis: una vez procesada la transacción, los datos de las ventas se incorporan al componente de análisis y ayudan a las empresas a supervisar las métricas de rendimiento.

  • Cierre de sesión del usuario: una vez completadas las transacciones en la sesión, el usuario debe cerrarla para preservar la seguridad del sistema.

El proceso completo está diseñado para ser rápido e intuitivo, así como para satisfacer las necesidades de diferentes tipos de empresas y sectores.

¿Cómo elegir un sistema POS virtual?

Para seleccionar el sistema POS virtual apropiado, es necesario hacer una evaluación polifacético de las necesidades de tu negocio, las condiciones del mercado y las restricciones técnicas. Aquí tienes una hoja de ruta detallada de este proceso:

Fase 1: Evaluación preliminar

  • Alcance de las operaciones: evalúa la escala y el alcance de tus operaciones comerciales. ¿Tienes una o varias tiendas físicas? ¿Operas en todo el mundo?

  • Tipos de transacciones: ¿qué tipos de transacciones son las más habituales en tu empresa? ¿Operas más con tarjetas de crédito y monederos digitales? ¿O utilizas las criptomonedas?

  • Nivel de competencia del equipo: valora la experiencia técnica de tu equipo, ya que los sistemas complejos pueden precisar de una capacitación más avanzada.

  • Limitaciones presupuestarias: piensa en cuánto tienes previsto invertir inicialmente y a largo plazo. Aparte de tener en cuenta los gastos técnicos, valora también las cuotas de suscripción y otros gastos corrientes.

Fase 2: Determinación de los requisitos

  • Inventario de funciones: indica las funciones que realmente necesitas, como la gestión del inventario, los análisis y la aceptación de varias divisas.

  • Necesidades de cumplimiento de la normativa: haz un estudio del cumplimiento obligatorio de la normativa jurídica y financiera en tu sector, como el estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS) en relación con la seguridad de los pagos con tarjeta.

  • Integraciones: valora si necesitas integrar el sistema POS virtual con los sistemas existentes, como un software de contabilidad o un sistema de gestión de la relación con el cliente (CRM).

  • Personalización: plantéate si necesitas modificar el sistema para adaptarlo mejor a tus operaciones.

  • Reputación del proveedor: busca proveedores conocidos por su excelente servicio de atención al cliente, un tiempo de actividad persistente y un buen rendimiento.

Fase 3: Análisis de proveedores

  • Demostraciones y versiones de prueba gratuitas: prueba algunos sistemas que te resulten convenientes. Usa las funciones, interactúa con la interfaz de usuario y prueba la velocidad y la capacidad de respuesta.

  • Reseñas de clientes: lee las reseñas de otras empresas de tu sector.

  • Análisis de rentabilidad: compara los beneficios y los costes de cada sistema, tanto a corto como a largo plazo.

  • Obligaciones contractuales: lee la letra pequeña para conocer las comisiones por rescisión, el soporte para la migración de datos y otros posibles problemas.

Fase 4: Decisión e implementación

Selección del proveedor: elige el proveedor que mejor satisfaga tus necesidades.

  • Revisión del contrato: estudia el contrato detenidamente y asegúrate de que cubre tus necesidades.

  • Capacitación: capacita bien a tus empleados para que puedan sacar el máximo provecho al sistema que elijas.

  • Pruebas piloto: haz una prueba piloto para solucionar los problemas y recopila comentarios de los usuarios con fines de mejora.

  • Implementación: una vez que te hayas decidido, implementa el sistema en toda la empresa.

  • Evaluación continua: haz un seguimiento continuo de las métricas de rendimiento y el retorno de la inversión (ROI).

Una evaluación estructurada y un proceso de selección de este tipo puede ayudar a las empresas a elegir un sistema POS virtual acorde a su perfil operativo, sus requisitos técnicos y los objetivos de expansión.

¿Ofrece Stripe un sistema POS virtual?

Stripe ofrece un terminal virtual, que es un sistema de punto de venta (POS) en línea que permite a las empresas introducir los datos de la tarjeta de crédito y otra información de pago manualmente en una interfaz web. A diferencia de los sistemas POS con hardware, un terminal virtual no precisa de ningún equipo físico aparte de un ordenador y conexión a Internet.

Estas son algunas ventajas importantes que aporta el uso de un terminal virtual:

  • Accesibilidad: a un terminal virtual se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que significa que puedes procesar las transacciones dondequiera que estés.

  • Bajos costes de configuración: como no necesita ningún hardware especializado, la configuración de un sistema POS virtual suele requerir una inversión inicial más baja.

  • Onboarding rápido: un terminal virtual es una aplicación web y, por tanto, capacitar a los nuevos empleados para utilizarlo puede ser más rápido que hacerlo para interactuar con sistemas POS no virtuales, lo que puede ahorrar tiempo y recursos.

  • Flexibilidad: un terminal virtual puede ser especialmente beneficioso para las empresas que no dependen exclusivamente de las transacciones en persona o para los trabajadores autónomos y consultores que trabajan en remoto.

  • Integración de datos: el terminal virtual de Stripe se puede integrar en otros servicios de Stripe e incluso en aplicaciones de terceros. Ofrece un único panel desde el que administrar varios aspectos de las transacciones financieras de una empresa.

  • Creación de facturas: muchos terminales virtuales, incluido el de Stripe, te permiten crear y enviar facturas directamente desde el terminal. Esta función puede resultar útil para las empresas que prestan servicios, en lugar de ofrecer bienes.

  • Métodos de pago: el sistema acepta varios tipos de pago, incluidas las tarjetas de crédito y débito. Esto permite satisfacer las preferencias de los clientes con más facilidad.

  • Cumplimiento de la normativa del sector de pagos con tarjeta: el terminal virtual de Stripe cumple los estándares del sector de pagos con tarjeta (PCI), lo que ayuda a reducir el riesgo de filtraciones de datos y actividades fraudulentas.

  • Sin contratos a largo plazo: el terminal virtual es un servicio que presta Stripe y, por ello, no suele requerir compromisos a largo plazo. Las empresas pueden mantener su agilidad y adaptarse a la variación de las condiciones.

  • Aceptación de varias divisas: la capacidad de procesar transacciones en diferentes divisas es particularmente importante para las empresas que operan en todo el mundo o para las que tienen una cartera de clientes variada.

  • Pagos programados: algunos terminales virtuales aceptan pagos programados, lo que puede ser beneficioso para los modelos de negocio basados en suscripciones.

Consulta información sobre cómo el terminal virtual de POS ofrece a las empresas una opción flexible y accesible para gestionar las transacciones financieras.

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