Un punto de venta virtual (POS) es un sistema basado en software que les permite a las empresas procesar transacciones sin ningún hardware físico, como cajas registradoras o lectores de tarjetas. Con un sistema POS virtual, las empresas pueden ingresar información de pago, como los datos de la tarjeta de débito o crédito, en una interfaz o aplicación web. Por lo general, se puede acceder a los sistemas POS virtuales desde una computadora, tableta o teléfono inteligente con conexión a Internet. Según un informe de Expert Market Research, el mercado de terminales de sistemas POS virtuales se valuó en más de USD 20,000 millones a nivel mundial en 2023 y se prevé que ascienda hasta casi los USD 220,000 millones para 2032, lo que destaca la creciente importancia de los sistemas POS virtuales para las empresas de comercio electrónico.

A continuación, encontrarás un resumen de lo que las empresas deben saber sobre la configuración de los sistemas POS virtuales, incluidos sus componentes, cómo funcionan, cómo elegir el terminal de sistema POS virtual adecuado y cómo puede ayudarte Stripe.

¿Qué contiene este artículo?

• Componentes del sistema POS virtual
  
• ¿Cómo funciona un sistema POS virtual?
  
• Cómo elegir un sistema POS virtual
  
• ¿Stripe ofrece un sistema POS virtual?
  

Componentes del sistema POS virtual

Un sistema POS virtual consta de varios componentes para facilitar las transacciones y gestionar diferentes operaciones comerciales. Entre ellos se encuentran los siguientes:

• Interfaz de usuario: es la pantalla donde se realizan las transacciones. Por lo general, funciona con conexión a Internet y se accede a través de un navegador. Además, se necesitan credenciales de inicio de sesión para acceder de forma segura. En esta interfaz, el personal puede ingresar detalles de pago, procesar reembolsos y gestionar otros tipos de transacciones.

• Pasarela de pagos: este componente se encarga de verificar la información del pago y confirmar las transacciones. Comunica el sistema POS virtual con las instituciones financieras para autorizar o rechazar pagos.

• Base de datos: aquí se almacenan los datos de las transacciones, la información del cliente y los anuncios de productos. Una base de datos eficaz permite consultar información con rapidez y facilita transacciones como las devoluciones o el seguimiento del historial de ventas.

• Gestión de inventarios: muchos sistemas POS virtuales, aunque no todos, incluyen funcionalidades que les permiten a las empresas controlar el volumen de existencias. Algunos incluso pueden enviar alertas cuando el nivel de existencias está por debajo del preestablecido, lo que simplifica la gestión del inventario.

• Gestión de usuarios: con este componente, las empresas pueden asignar funciones y permisos para diferentes usuarios. Por ejemplo, un gerente puede tener acceso a funciones más avanzadas, como análisis y elaboración de informes, mientras que un cajero solo puede tener permiso para procesar las transacciones.

• Análisis e informes: muchos sistemas POS virtuales tienen funcionalidades de análisis integradas. Esta funcionalidad ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como las tendencias de ventas, los productos más comprados y las demandas por temporadas.

• Facturación: les permite a las empresas crear y enviar facturas. También suele incluir opciones de personalización, por lo que las empresas pueden incluir en las facturas su logotipo, términos y condiciones u otros elementos de marca.

• Cálculo de impuestos: algunos sistemas ofrecen cálculos automáticos de impuestos basados en el tipo de producto y la ubicación. Esto simplifica el cumplimiento de la normativa fiscal para las empresas.

• Admisión de varias monedas: para las empresas que gestionan transacciones internacionales, esta funcionalidad les permite a los clientes realizar pagos en diferentes monedas. Los tipos de cambio suelen actualizarse con regularidad para reflejar las condiciones del mercado.

• Gestión de suscripciones: para las empresas que trabajan con modelos basados en suscripciones, esta funcionalidad ayuda a programar y gestionar los pagos recurrentes. Permite controlar qué suscripciones están activas, cuáles deben renovarse y cuáles están vencidas.

• Funcionalidades de seguridad: los protocolos de seguridad como los métodos de cifrado y la autenticación de dos factores ayudan a proteger tanto a la empresa como al cliente.

• Integración de la gestión de relaciones con los clientes (CRM): algunos sistemas POS virtuales pueden conectarse con la funcionalidad de CRM para almacenar los datos de los clientes, el historial de compras y los registros de comunicaciones. Estos datos pueden servirles a las empresas para mejorar el marketing personalizado y el servicio de atención al cliente.

Cada uno de estos componentes ayuda a facilitar las transacciones, proteger los datos o mejorar la supervisión operativa.

¿Cómo funciona un sistema POS virtual?

Estos son los pasos que una empresa debe seguir para facilitar las transacciones si usa un sistema POS virtual:

• Configuración inicial: en primer lugar, las empresas deben suscribirse al servicio del sistema POS virtual. Para ello, debe crear una cuenta, configurar usuarios y establecer los ajustes operativos y de los pagos.

• Inicio de sesión del usuario: para acceder al sistema, el personal debe ingresar sus credenciales en la interfaz de usuario, a la que suele accederse a través de un navegador web o una aplicación dedicada.

• Inicio de la transacción: al iniciar una transacción, el empleado selecciona los productos o servicios que el cliente desea comprar e ingresa manualmente la información de pago del cliente en el sistema.

• Verificación del pago: una vez que la información de pago del cliente se ingresó en el sistema, la transacción pasa a la pasarela de pagos. Este paso implica procesos de verificación, como comprobaciones de la validez de la tarjeta, consultas del saldo disponible y medidas antifraude.

• Autorización de pago: después de que la pasarela de pagos verifica la transacción, envía la información a la institución financiera pertinente para la autorización definitiva. El sistema POS virtual recibe la respuesta y confirma o rechaza la transacción.

• Finalización de la transacción: la transacción finaliza tras su autorización y se le entrega al cliente un recibo digital o impreso (si hay una impresora conectada).

• Almacenamiento de datos: la información sobre la transacción se guarda en la base de datos del sistema. Entre los datos almacenados se incluyen los artículos que se compraron, el importe de la transacción y la información del cliente (cuando corresponda).

• Actualización del inventario: si el sistema POS virtual integra un componente de gestión de inventario, el volumen de existencias de los artículos vendidos se actualiza automáticamente.

• Generación de facturas: algunos sistemas permiten facturar al instante, lo que es especialmente útil para las empresas orientadas al servicio que cobran después de que se presta el servicio.

• Aplicación de impuestos: en el caso de las transacciones por productos o servicios sujetos a impuestos, la tasa impositiva aplicable puede calcularse automáticamente e incluirse en el importe total de la transacción.

• Actualización de análisis: una vez procesada la transacción, los datos de las ventas se incorporan al componente de análisis y ayudan a las empresas a monitorear las métricas de rendimiento.

• Cierre de sesión del usuario: una vez que se completan las transacciones en la sesión, el usuario debe cerrarla para preservar la seguridad del sistema.

Todo este proceso está diseñado para ser rápido y fácil de usar, así como para adaptarse a las necesidades de diferentes tipos de empresas y sectores.

Cómo elegir un sistema POS virtual

Para seleccionar el sistema POS virtual adecuado, es necesario hacer una evaluación multifacética de las necesidades de tu negocio, de las condiciones del mercado y de las limitaciones técnicas. Aquí te proponemos un plan detallado de este proceso:

Fase 1: Evaluación preliminar

• Alcance de las operaciones: evalúa la escala y el alcance de tus operaciones comerciales. ¿Tienes una o varias tiendas físicas? ¿Operas a nivel internacional?

• Tipos de transacciones: ¿qué tipos de transacciones son los más habituales en tu empresa? ¿Sueles trabajar más con tarjetas de crédito y carteras digitales? ¿O usas criptomonedas?

• Nivel de competencia del equipo: ten en cuenta la experiencia técnica de tu equipo, ya que los sistemas complejos pueden requerir una formación más especializada.

• Limitaciones presupuestarias: piensa en cuánto tienes previsto invertir inicialmente y a largo plazo. Además de considerar los costos de instalación, evalúa las cuotas de suscripción y otros gastos corrientes.

Fase 2: Determinación de los requisitos

• Inventario de funcionalidades: enumera las funcionalidades que realmente necesitas, como la gestión de inventario, el análisis y la aceptación de varias monedas.

• Necesidades de cumplimiento de la normativa: investiga del cumplimiento obligatorio de la normativa jurídica y financiera en tu sector, como la Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS), en relación con la seguridad de los pagos con tarjeta.

• Integraciones: considera si tienes que integrar el sistema POS virtual con los sistemas existentes, como un software de contabilidad o un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

• Personalización: plantéate si necesitas modificar el sistema para que se adapte mejor a tus operaciones.

• Reputación del proveedor: busca proveedores conocidos por su excelente servicio de atención al cliente, disponibilidad constante y buen rendimiento.

Fase 3: Análisis de proveedores

• Versiones de prueba y demostraciones gratuitas: prueba algunos sistemas que te parezcan convenientes. Usa las funcionalidades, verifica la interfaz de usuario y prueba la velocidad y la capacidad de respuesta.

• Reseñas de clientes: lee las reseñas de otras empresas de tu sector.

• Análisis de rentabilidad: compara los beneficios y los costos de cada sistema, tanto a corto como a largo plazo.

• Obligaciones contractuales: lee la letra pequeña para conocer las comisiones por cancelación, el soporte para la migración de datos y otros posibles problemas.

Fase 4: Decisión e implementación

Selección de proveedores: elige el proveedor que mejor se adapte a los requisitos que exiges.

• Revisión del contrato: revisa el contrato de cerca y asegúrate de que cubre tus necesidades.

• Capacitación: capacita bien al personal para que puedan sacar el máximo provecho al sistema que elijas.

• Pruebas piloto: ejecuta una prueba piloto para resolver cualquier problema y recopilar comentarios de los usuarios y hacer los ajustes necesarios.

• Implementación: una vez que te hayas decidido, implementa el sistema en toda la empresa.

• Evaluación continua: haz un seguimiento continuo de las métricas de rendimiento y el retorno de la inversión (ROI).

Una evaluación estructurada y un proceso de selección de este tipo puede ayudar a las empresas a elegir un sistema POS virtual que sea coherente con su perfil operativo, sus requisitos técnicos y sus objetivos de crecimiento.

¿Stripe ofrece un sistema POS virtual?

Stripe ofrece un terminal virtual, que es un sistema de puntos de venta (POS) en línea que les permite a las empresas ingresar manualmente los datos de la tarjeta de crédito y otra información de pago en una interfaz en línea. A diferencia de los sistemas POS con hardware, un terminal virtual no precisa de ningún equipo físico más que una computadora y conexión a Internet.

Estos son algunos beneficios importantes que aporta el uso de un terminal virtual:

• Accesibilidad: se puede acceder a un terminal virtual desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet, lo que significa que puedes procesar las transacciones desde cualquier lugar.

• Bajos costos de instalación: como no necesita ningún hardware especializado, la configuración de un sistema POS virtual suele suponer una menor inversión inicial.

• Onboarding rápido: como un terminal virtual es una aplicación basada en la web, capacitar a los nuevos empleados para que lo usen puede ser más rápido que capacitarlos para usar sistemas POS que no son virtuales, lo que puede ahorrar tiempo y recursos.

• Flexibilidad: un terminal virtual puede ser especialmente beneficioso para las empresas que no dependen únicamente de las transacciones en persona o para trabajadores autónomos y consultores que trabajan de forma remota.

• Integración de datos: el terminal virtual de Stripe puede integrarse en otros servicios de Stripe e incluso en algunas aplicaciones de terceros. Esta característica ofrece un único panel desde el que gestionar diferentes aspectos de las transacciones financieras de una empresa.

• Creación de facturas: muchos terminales virtuales, incluido el de Stripe, te permiten crear y enviar facturas directamente desde el terminal. Esta función puede ser útil para las empresas que ofrecen servicios en lugar de productos.

• Métodos de pago: el sistema acepta muchas formas de pago, incluidas las tarjetas de crédito y débito, lo que hace que sea más fácil adaptarse a las preferencias de los clientes.

• Cumplimiento de la normativa PCI: el terminal virtual de Stripe cumple con las normas del sector de tarjetas de pago (PCI), lo que ayuda a reducir el riesgo de filtraciones de datos y actividades fraudulentas.

• Ausencia de contratos a largo plazo: dado que el terminal virtual es un servicio que presta Stripe, no suele exigir compromisos a largo plazo. Las empresas pueden mantener su agilidad y adaptarse a las condiciones cambiantes.

• Admisión de varias monedas: la capacidad de procesar transacciones en diferentes monedas es particularmente importante para las empresas que operan a nivel internacional o aquellas que tienen una base de clientes diversa.

• Pagos programados: algunos terminales virtuales aceptan pagos programados, lo que puede ser beneficioso para los modelos de negocio basados en suscripciones.

Obtén más información sobre cómo el terminal del sistema POS virtual les ofrece a las empresas una opción flexible y accesible para gestionar las transacciones financieras.