Een virtueel verkooppunt (POS) is een op software gebaseerd systeem waarmee bedrijven transacties kunnen verwerken zonder gebruik te maken van fysieke hardware zoals kassa's of kaartlezers. Een virtuele POS betekent dat bedrijven betaalgegevens, zoals debit- of creditcardgegevens, kunnen invoeren in een webinterface of applicatie. Doorgaans zijn virtuele POS-systemen toegankelijk via een computer, tablet of smartphone met internetverbinding. Volgens een rapport van Expert Market Research werd de markt voor virtuele POS-terminals in 2023 wereldwijd gewaardeerd op meer dan $ 20 miljard en zal deze tegen 2032 naar verwachting bijna $ 220 miljard bedragen, wat het groeiende belang van virtuele POS-systemen voor e-commercebedrijven benadrukt.

Hieronder vind je een overzicht van wat bedrijven moeten weten over virtuele POS-opstellingen, inclusief hun componenten, hoe ze werken en hoe ze de juiste virtuele POS-terminal en hoe Stripe kan helpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Virtuele POS-componenten
  
• Hoe werkt een virtuele POS?
  
• Een virtuele POS kiezen
  
• Biedt Stripe een virtuele POS aan?
  

Virtuele POS-componenten

Een virtuele POS bestaat uit verschillende componenten om transacties mogelijk te maken en verschillende bedrijfsactiviteiten te beheren. Ze bevatten het volgende:

• Gebruikersinterface: Dit is het scherm waar transacties plaatsvinden. Het is meestal webgebaseerd, toegankelijk via een browser en het vereist inloggegevens voor veilige toegang. Werknemers kunnen via deze interface betaalgegevens invoeren, terugbetalingen verwerken en andere transactietypen beheren.

• Betaalgateway: Dit component is verantwoordelijk voor het verifiëren van betaalgegevens en het bevestigen van transacties. Het communiceert tussen de virtuele POS en financiële instellingen om betalingen te autoriseren of te weigeren.

• Database: Hier worden transactiegegevens, klantgegevens en productvermeldingen opgeslagen. Een effectieve database maakt het mogelijk om snel gegevens op te halen en maakt activiteiten zoals retourzendingen of het bijhouden van historische verkopen mogelijk.

• Voorraadbeheer: Veel, maar niet alle, virtuele POS-systemen bevatten functies waarmee bedrijven voorraadniveaus kunnen monitoren. Sommige kunnen zelfs waarschuwingen sturen wanneer de voorraad een vooraf bepaald laag niveau bereikt, wat voorraadbeheer vereenvoudigt.

• Gebruikersbeheer: Met dit component kunnen bedrijven rollen en toestemmingen toewijzen aan verschillende gebruikers. Een manager kan bijvoorbeeld toegang hebben tot meer geavanceerde functies zoals analyse en rapportage, terwijl een kassier misschien alleen toegang heeft tot transacties verwerken.

• Analyse en rapportage: Veel virtuele POS-systemen worden geleverd met ingebouwde analyses. Met deze functie kunnen bedrijven belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) bijhouden, zoals verkooptrends, meest gekochte producten en seizoensgebonden eisen.

• Facturatie: Hiermee kunnen bedrijven digitale facturen maken en versturen. Het bevat ook vaak opties voor aanpassing, zodat bedrijven hun logo, algemene voorwaarden of andere merkelementen op hun facturen kunnen opnemen.

• Belastingberekening: Sommige systemen bieden automatische belastingberekening op basis van producttype en locatie. Dit vereenvoudigt de fiscale compliance voor bedrijven.

• Ondersteuning voor meerdere valuta's: Voor bedrijven die internationale transacties verwerken, stelt deze functie klanten in staat om betalingen in verschillende valuta's te doen. Doorgaans worden de conversiepercentages regelmatig bijgewerkt om de marktomstandigheden te weerspiegelen.

• Abonnementbeheer: Voor bedrijven met modellen op basis van abonnementen helpt deze functie bij het plannen en beheren van terugkerende betalingen. Hiermee wordt bijgehouden welke abonnementen actief zijn, welke moeten worden verlengd en welke zijn vervallen.

• Beveiligingsfuncties: Beveiligingsprotocollen, zoals methoden voor encryptie en tweefactorauthenticatie helpen zowel het bedrijf als de klant te beschermen.

• Integratie van klantrelatiebeheer (CRM): Sommige virtuele POS-systemen kunnen verbinding maken met CRM om klantgegevens, aankoopgeschiedenis en communicatielogboeken op te slaan. Deze gegevens kunnen bedrijven helpen bij het verbeteren van gepersonaliseerde marketing en klantenservice.

Elk van deze componenten helpt om transacties mogelijk te maken, gegevens te beschermen of het operationele toezicht te verbeteren.

Hoe werkt een virtuele POS?

Dit zijn de stappen die plaatsvinden wanneer een bedrijf een virtuele POS gebruikt om transacties mogelijk te maken:

• Eerste installatie: Eerst moeten bedrijven zich aanmelden voor de virtuele POS-dienst. Dit omvat het maken van een account, het instellen van gebruikers en het configureren van betaal- en operationele instellingen.

• Gebruiekrslogin: Werknemers hebben toegang tot het systeem door hun inloggegevens in te voeren in de gebruikersinterface. Meestal is de interface toegankelijk via een webbrowser of een speciale app.

• Transacties initiëren: aan het begin van een transactie selecteert de werknemer de producten of diensten die de klant wil kopen en voert deze de betaalgegevens van de klant handmatig in het systeem in.

• Verificatie van de betaling: Zodra de betaalgegevens van de klant in het systeem staan, wordt de transactie verplaatst naar de betaalgateway. Deze stap omvat verificatieprocessen zoals controles van de geldigheid van de kaart, vragen over het beschikbare saldo en fraudebestrijdingsmaatregelen.

• Betalingsautorisatie. Nadat de betaalgateway de transactie verifieert, stuurt het de gegevens naar de respectieve financiële instelling voor definitieve autorisatie. Het virtuele POS-systeem ontvangt het antwoord, hetgeen de transactie bevestigt of weigert.

• Voltooiing van de transactie: indien geautoriseerd, wordt de transactie voltooid en ontvangt de klant een digitale of papieren ontvangstbewijs (afhankelijk van of er een printer is aangesloten).

• Opslag van gegevens: Gegevens over de transactie worden opgeslagen in de database van het systeem. Dit omvat gegevens zoals welke items artikelem zijn gekocht, het transactiebedrag en de gegevens van de klant (indien van toepassing).

• Voorraadupdate: als de virtuele POS een voorraadbeheercomponent heeft, worden de voorraadniveaus voor verkochte artikelen automatisch bijgewerkt.

• Facturen genereren: In sommige systemen is het mogelijk om onmiddellijk te factureren. Dit is vooral handig voor dienstgerichte bedrijven die factureren nadat de dienst is uitgevoerd.

• Belastingaanvraag: voor transacties met belastbare goederen of diensten kan het toepasselijke belastingtarief automatisch worden berekend en in het totale transactiebedrag worden opgenomen.

• Analyse-update: nadat de transactie is verwerkt, worden verkoopgegevens ingevoerd in de analysecomponent en kunnen bedrijven de prestatiestatistieken monitoren.

• Gebruikersuitlog: Zodra de transacties voor de sessie zijn voltooid, logt de gebruiker uit om het systeem veilig te houden.

Het hele proces is ontworpen om snel en gebruiksvriendelijk te zijn en tegelijkertijd tegemoet te komen aan de behoeften van verschillende typen bedrijven en branches.

Een virtuele POS kiezen

Het selecteren van de juiste virtuele POS vereist een veelzijdige evaluatie van je bedrijfsbehoeften, marktomstandigheden en technische beperkingen. Hieronder vind je een gedetailleerde routekaart voor dit proces:

Fase 1: voorlopige beoordeling

• Reikwijdte van de activiteiten: Evalueer de schaal en reikwijdte van je bedrijfsactiviteiten. Heb je één fysieke locatie of meerdere? Ben je internationaal actief?

• Typen transacties: Welke typen transacties zijn het gebruikelijkst in je bedrijf? Creditcards en digitale wallets? Cryptovaluta?

• Vaardigheidsniveau van het team: houd rekening met de technische expertise van je team, aangezien complexe systemen meer training kunnen vereisen.

• Budgettaire beperkingen: Hoeveel ben je bereid om in eerste instantie en in de loop van de tijd te investeren? Houd niet alleen rekening met de installatiekosten, maar bekijk ook de abonnementskosten en andere doorlopende kosten.

Fase 2: toewijzing van de vereisten

• Inventarisatie van de functies: maak een lijst van de functies die je absoluut nodig hebt, zoals voorraadbeheer, analyse en ondersteuning voor meerdere valuta's.

• Compliancebehoeften: doe onderzoek naar de vereiste wettelijke en financiële compliance in je branche, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), voor de beveiliging van betaalkaarten.

• Integraties: Moet je de virtuele POS integreren met bestaande systemen, zoals boekhoudsoftware of een klantrelatiebeheersysteem (CRM)?

• Aanpasbaarheid: Moet je het systeem aanpassen om beter aan te sluiten bij je activiteiten?

• Reputatie van leveranciers: zoek leveranciers die bekend staan om hun uitstekende klantenservice, consistente uptime en goede prestaties.

Fase 3: analyse van leveranciers

• Gratis proefversies en demo's: Experimenteer met een paar systemen die een goede match lijken te zijn. Gebruik de functies, controleer de gebruikersinterface en test de snelheid en het reactievermogen.

• Klantrecensies: lees recensies van andere bedrijven in je branche.

• Kosten-batenanalyse: vergelijk de baten en kosten van elk systeem, zowel op korte als op lange termijn.

• Contractuele verplichtingen: lees de kleine letters voor beëindigingskosten, ondersteuning bij gegevensmigratie en andere mogelijke problemen.

Fase 4: besluit en implementatie

Selectie van de leverancier: kies de leverancier die het beste past bij de vereisten die je in kaart hebt gebracht.

• Contractbeoordeling: bekijk het contract nauwkeurig en zorg ervoor dat het aan je behoeften voldoet.

• Training: train je werknemers uitgebreid, zodat ze maximaal gebruik kunnen maken van het systeem van je keuze.

• Pilottest: voer een pilottest uit om eventuele problemen op te lossen en feedback van gebruikers te verzamelen voor aanpassingen.

• Uitrol: als je tevreden bent, rol je het systeem uit in het hele bedrijf.

• Doorlopende evaluatie: blijf de prestatiestatistieken en het rendement op investering (ROI) bijhouden.

Zo'n gestructureerd evaluatie- en selectieproces kan bedrijven helpen bij het kiezen van een virtuele POS die past bij hun operationele profiel, technische vereisten en groeidoelstellingen.

Biedt Stripe een virtuele terminal aan?

Stripe biedt een virtuele terminal, een online verkooppuntsysteem (POS) waarmee bedrijven creditcardgegevens en andere betaalgegevens handmatig kunnen invoeren in een online interface. In tegenstelling tot hardware POS-systemen heeft een virtuele terminal geen andere fysieke apparatuur nodig dan een computer en internetverbinding.

Hieronder vind je enkele belangrijke voordelen van het gebruik van een virtuele terminal:

• Toegankelijkheid. een virtuele terminal is toegankelijk vanaf elk apparaat met internettoegang, wat betekent dat je overal transacties kunt verwerken.

• Lage installatiekosten: omdat er geen gespecialiseerde hardware voor nodig is, resulteert de installatie van virtuele POS meestal in een lagere initiële investering.

• Snelle onboarding: omdat een virtuele terminal een webgebaseerde applicatie is, kan het trainen van nieuwe werknemers om deze te gebruiken sneller zijn dan het trainen van ze in het gebruik van niet-virtuele POS-systemen, hetgeen tijd en middelen kan besparen.

• Flexibiliteit: een virtuele terminal kan met name nuttig zijn voor bedrijven die niet alleen afhankelijk zijn van fysieke transacties of voor freelancers en consultants die extern werken.

• Gegevensintegratie: De virtuele terminal van Stripe kan worden geïntegreerd in andere Stripe-diensten en zelfs in sommige applicaties van derden. Dit biedt één dashboard van waaruit meerdere aspecten van de financiële transacties van een bedrijf kunnen worden beheerd.

• Facturen maken: Bij veel virtuele terminals, waaronder die van Stripe, kun je facturen maken en facturen versturen rechtstreeks vanaf de terminal. Deze functie kan handig zijn voor bedrijven die diensten leveren in plaats van goederen.

• Betaalmethoden: Het systeem ondersteunt meerdere betaalmethoden, waaronder creditcards en debitcards. Dit maakt het gemakkelijker om tegemoet te komen aan de voorkeuren van de klant.

• PCI-compliance: de virtuele terminal van Stripe voldoet aan de standaarden van de Payment Card Industry (PCI), waardoor het risico op gegevenslekken en frauduleuze activiteiten wordt verlaagd.

• Geen langlopende contracten: Aangezien de virtuele terminal een dienst is die Stripe aanbiedt, zijn er meestal geen langetermijnverplichtingen vereist. Bedrijven kunnen wendbaar blijven en zich aanpassen aan veranderende omstandigheden.

• Ondersteuning voor meerdere valuta's: de mogelijkheid om transacties in verschillende valuta's te verwerken is vooral belangrijk voor bedrijven die internationaal actief zijn of een divers klantenbestand hebben.

• Geplande betalingen: Bij sommige virtuele terminals zijn geplande betalingen mogelijk, wat gunstig kan zijn voor bedrijfsmodellen op basis van abonnementen.

Meer informatie over hoe de virtuele POS-terminal van Strioe bedrijven een flexibele en toegankelijke optie biedt voor het afhandelen van financiële transacties.