Ett virtuellt försäljningsställe (POS) är ett mjukvarubaserat system som gör det möjligt för företag att behandla transaktioner utan att använda fysisk hårdvara som kassaregister eller kortläsare. Ett virtuellt POS innebär att företag kan ange betalningsuppgifter, t.ex. betalkorts- eller kreditkortsinformation, i ett webbgränssnitt eller en applikation. Virtuella kassasystem är vanligtvis tillgängliga via en dator, surfplatta eller smartphone med internetuppkoppling. Enligt en rapport från Expert Market Research värderades marknaden för virtuella POS-terminaler till över 20 miljarder dollar globalt 2023 och beräknas nå nästan 220 miljarder dollar 2032, vilket belyser den växande betydelsen av virtuella POS-system för e-handelsföretag.

Nedan följer en genomgång av vad företag bör veta om virtuella POS-konfigurationer, inklusive deras komponenter, hur de fungerar, hur man väljer rätt virtuell POS-terminal - och hur Stripe kan hjälpa till.

Vad innehåller den här artikeln?

• Virtuella POS-komponenter
  
• Hur fungerar ett virtuellt POS?
  
• Hur man väljer ett virtuellt kassasystem
  
• Hur man väljer ett virtuellt kassasystem
  

Virtuella POS-komponenter

Ett virtuellt kassasystem består av flera komponenter som underlättar transaktioner och hanterar olika affärsverksamheter. De inkluderar:

• Användargränssnitt: Detta är den skärm där transaktionerna äger rum. Den är vanligtvis webbaserad och tillgänglig via en webbläsare och kräver inloggningsuppgifter för säker åtkomst. Personalen kan mata in betalningsuppgifter, behandla återbetalningar och hantera andra transaktionstyper via detta gränssnitt.

• Betalningsgateway: Denna komponent ansvarar för att verifiera betalningsuppgifter och bekräfta transaktioner. Den kommunicerar mellan den virtuella kassan och finansinstitut för att godkänna eller neka betalningar.

• Databas: Här lagras transaktionsdetaljer, kundinformation och produktlistor. En effektiv databas gör det möjligt att snabbt hämta information och underlättar aktiviteter som returer eller spårning av historisk försäljning.

• Lagerhantering: Många, men inte alla, virtuella POS-system innehåller funktioner som gör det möjligt för företag att övervaka lagernivåer. Vissa kan till och med skicka varningar när lagret når en fördefinierad låg nivå, vilket förenklar lagerhanteringen.

• Användarhantering: Denna komponent gör det möjligt för företag att tilldela roller och behörigheter för olika användare. En chef kan till exempel ha tillgång till mer avancerade funktioner som analys och rapportering, medan en kassör kanske bara har tillgång till behandla transaktioner.

• Analys och rapportering: Många virtuella POS-system kommer med inbyggd analys. Den här funktionen hjälper företag att följa upp viktiga resultatindikatorer (KPI:er), t.ex. försäljningstrender, mest köpta produkter och säsongsefterfrågan.

• Fakturering: Detta gör det möjligt för företag att skapa och skicka digitala fakturor. De innehåller också ofta anpassningsmöjligheter, så att företag kan inkludera sin logotyp, sina villkor eller andra varumärkeselement på sina fakturor.

• Skatteberäkningar: Vissa system tillhandahåller automatiska skatteberäkningar baserade på produkttyp och plats. Detta förenklar skatteefterlevnad för företag.

• Stöd för flera valutor: För företag som hanterar internationella transaktioner gör den här funktionen det möjligt för kunder att göra betalningar i olika valutor. Normalt uppdateras konverteringsgraderna regelbundet för att återspegla marknadsförhållandena.

`- Hantering av abonnemang: För företag med prenumerationsbaserade modeller hjälper den här funktionen till att schemalägga och hantera återkommande betalningar. Detta håller reda på vilka prenumerationer som är aktiva, vilka som ska förnyas och vilka som har förfallit.

• Säkerhetsfunktioner: Säkerhetsprotokoll såsom kryptering metoder och tvåfaktorsautentisering hjälper till att skydda både företaget och kunden.

• Integration av hantering av kundrelationer (CRM): Vissa virtuella POS-system kan kopplas till CRM för att lagra kundinformation, köphistorik och kommunikationsloggar. Dessa data kan hjälpa företag att förbättra personlig marknadsföring och kundservice.

Var och en av dessa komponenter bidrar till att underlätta transaktioner, skydda data eller förbättra den operativa tillsynen.

Hur fungerar ett virtuellt POS?

Här är de steg som sker när ett företag använder ett virtuellt POS för att underlätta transaktioner:

• Initial inställning: Först måste företagen registrera sig för den virtuella POS-tjänsten. Detta innebär att skapa ett konto, konfigurera användare och konfigurera betalnings- och driftsinställningar.

• Användarinloggning: Personalen får tillgång till systemet genom att ange sina inloggningsuppgifter i användargränssnittet. Vanligtvis är gränssnittet tillgängligt via en webbläsare eller en särskild app.

• Initiering av transaktion: I början av en transaktion väljer medarbetaren de produkter eller tjänster som kunden vill köpa och matar in kundens betalningsuppgifter manuellt i systemet.

• Betalningsverifiering När kundens betalningsuppgifter finns i systemet flyttas transaktionen till betalningsgatewayen. Detta steg omfattar verifieringsprocesser såsom kontroller av kortets giltighet, förfrågningar om tillgängligt saldo och bedrägeribekämpningsåtgärder.

• Betalningsauktorisering: Efter att betalningsgatewayen har verifierat transaktionen skickar den informationen till respektive finansinstitut för slutlig auktorisering. Det virtuella kassasystemet tar emot svaret, som antingen bekräftar eller avvisar transaktionen.

• Transaktionen slutförd: Om transaktionen godkänns slutförs den och kunden får ett digitalt kvitto eller ett papperskvitto (beroende på om en skrivare är ansluten).

• Datalagring: Information om transaktionen lagras i systemets databas. Detta inkluderar detaljer som vilka varor som köptes, transaktionsbeloppet och kundens information (i förekommande fall).

• Uppdatering av inventeringen: If the virtual POS has an inventory management component, the stock levels of sold goods are automatically updated.

• Generering av fakturor: Vissa system möjliggör omedelbar fakturering. Detta är särskilt användbart för serviceinriktade företag som fakturerar efter att tjänsten har utförts.

• Skatteansökan: För transaktioner som omfattar skattepliktiga varor eller tjänster kan den tillämpliga skattesatsen beräknas automatiskt och inkluderas i det totala transaktionsbeloppet.

• Uppdatering av analys: Efter att transaktionen har behandlats matas försäljningsdata in i analyskomponenten och hjälper företag att övervaka resultatmått.

• Logga ut användare: När transaktionerna för sessionen är slutförda loggar användaren ut för att hålla systemet säkert.

Hela processen är utformad för att vara snabb och användarvänlig samtidigt som den tillgodoser behoven hos olika typer av företag och branscher.

Hur man väljer ett virtuellt POS

För att välja rätt virtuell POS krävs en mångfacetterad utvärdering av dina affärsbehov, marknadsförhållanden och tekniska begränsningar. Här är en detaljerad vägkarta för denna process:

Fas 1: Preliminär bedömning

• Verksamhetens omfattning: Utvärdera omfattningen och räckvidden av din affärsverksamhet. Har du en enda fysisk butik eller flera? Arbetar du internationellt?

• Transaktionstyper: Vilka typer av transaktioner är vanligast i ditt företag? Kreditkort och digitala plånböcker? Kryptovaluta?

• Teamets skicklighetsnivå: Tänk på teamets tekniska kompetens, eftersom komplexa system kan kräva mer omfattande utbildning.

• Budgetrestriktioner: Hur mycket är du villig att investera initialt och över tid? Förutom att överväga installationskostnaden bör du undersöka abonnemangsavgifter och andra löpande kostnader.

Fas 2: Kartläggning av krav

• Funktioner inventering: Lista de funktioner som du absolut behöver, till exempel lagerhantering, analys och stöd för flera valutor.

• Behov av efterlevnad: Undersök vilka juridiska och finansiella krav som måste uppfyllas i din bransch, t.ex. PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) för betalkortssäkerhet.

• Integrationer: Kommer du att behöva integrera den virtuella kassan med befintliga system, t.ex. bokföringsprogram eller ett CRM-system (Customer Relationship Management)?

• Anpassningsbarhet: Kommer ni att behöva modifiera systemet för att det bättre ska passa er verksamhet?

• Leverantörens rykte: Leta efter leverantörer som är kända för utmärkt kundservice, konsekvent drifttid och bra prestanda..

Fas 3: Analys av leverantörer

• Gratis testversioner och demos: Prova dig fram med några system som verkar passa bra. Använd funktionerna, kontrollera användargränssnittet och testa hastighet och respons.

• Kundrecensioner: Läs recensioner från andra företag i din bransch.

• Kostnads- och intäktsanalys: Jämför fördelarna och kostnaderna för varje system, både på kort och lång sikt.

• Avtalsenliga förpliktelser: Läs det finstilta för uppsägningsavgifter, stöd för datamigrering och andra potentiella problem.

Fas 4: Beslut och genomförande

Val av leverantör: Välj den leverantör som bäst passar dina kartlagda krav.

• Granskning av avtal: Granska avtalet noga och se till att det uppfyller dina behov.

• Utbildning: Ge personalen omfattande utbildning så att de kan använda det valda systemet på bästa sätt.

• Pilottestning: Kör ett pilottest för att reda ut eventuella problem och samla in feedback från användarna för justeringar.

• Utrullning: När du är nöjd kan du rulla ut systemet till hela verksamheten.

• Löpande utvärdering: Fortsätta att följa upp resultatmått och avkastning på investeringar (ROI).

Den här typen av strukturerad utvärderings- och urvalsprocess kan hjälpa företag att välja ett virtuellt kassasystem som passar deras verksamhetsprofil, tekniska krav och tillväxtmål.

Erbjuder Stripe en virtuell POS?

Stripe erbjuder en virtuell terminal, vilket är ett onlinebaserat POS-system (Point-of-Sale) som gör det möjligt för företag att ange kreditkortsuppgifter och annan betalningsinformation manuellt i ett onlinegränssnitt. Till skillnad från POS-system med hårdvara kräver en virtuell terminal ingen annan fysisk utrustning än en dator och internetanslutning.

Här är några viktiga fördelar med att använda en virtuell terminal:

• Tillgänglighet: En virtuell terminal är tillgänglig från alla enheter med internetåtkomst, vilket innebär att du kan hantera transaktioner var som helst.

• Låga installationskostnader: Eftersom det inte krävs någon specialiserad hårdvara resulterar virtuell POS-installation vanligtvis i en lägre initial investering.

• Snabb onboarding: Eftersom en virtuell terminal är en webbaserad applikation kan det gå snabbare att lära upp nya medarbetare att använda den än att lära upp dem att använda icke-virtuella kassasystem, vilket kan spara tid och resurser.

• Flexibilitet: En virtuell terminal kan vara särskilt fördelaktig för företag som inte enbart förlitar sig på personliga transaktioner, eller för frilansare och konsulter som arbetar på distans.

• Integrering av data: Stripes virtuella terminal kan integreras i andra Stripetjänster och till och med i vissa tredjepartsapplikationer. Detta ger en enda instrumentpanel från vilken man kan hantera flera aspekter av ett företags finansiella transaktioner.

• Skapande av fakturor: Många virtuella terminaler, inklusive Stripes, gör att du kan skapa och skicka fakturor direkt från terminalen. Denna funktion kan vara användbar för företag som tillhandahåller tjänster snarare än varor.

• Betalningsmetoder: Systemet stöder flera olika betalningsformer, inklusive kredit- och betalkort. Detta gör det lättare att tillgodose kundernas önskemål.

• PCI-överensstämmelse: Stripes virtuella terminal uppfyller PCI-standarderna (Payment Card Industry) - vilket bidrar till att minska risken för dataintrång och bedrägliga aktiviteter.

• Inga långsiktiga kontrakt: Eftersom den virtuella terminalen är en tjänst som Stripe tillhandahåller kräver den vanligtvis inte långsiktiga åtaganden. Företagen kan förbli flexibla och anpassa sig till förändrade förhållanden.

• Stöd för flera valutor: Att kunna hantera transaktioner i olika valutor är särskilt viktigt för företag som verkar internationellt eller som har en diversifierad kundbas.

• Schemalagda betalningar: Vissa virtuella terminaler möjliggör schemalagda betalningar, vilket kan vara fördelaktigt för prenumerationsbaserade affärsmodeller.

Läs mer om hur Stripes virtuella POS-terminal erbjuder företag ett flexibelt och tillgängligt alternativ för att hantera finansiella transaktioner.