Un point de vente virtuel (PDV) est un système basé sur un logiciel qui permet aux entreprises de traiter des transactions sans avoir recours à du matériel informatique, tel que des caisses enregistreuses ou des lecteurs de cartes bancaires. Un PDV virtuel permet aux entreprises de saisir des informations de paiement, telles que des informations de carte de débit ou de crédit, dans une interface ou une application Web. Les PDV virtuels sont généralement accessibles par l'intermédiaire d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone équipés d'une connexion Internet. Selon un rapport établi par Expert Market Research, le marché des terminaux de PDV virtuels a été estimé à plus de 20 milliards de dollars à l'échelle mondiale en 2023, et devrait atteindre près de 220 milliards en 2032, ce qui illustre l'importance grandissante des systèmes de PDV virtuels pour les entreprises e-commerce.
Voici un résumé des éléments que les entreprises doivent connaître sur les différentes configurations de terminaux de point de vente virtuels : leurs composantes, leur fonctionnement, les critères de choix et les avantages de la solution proposée par Stripe.
Sommaire
- Composantes d'un PDV virtuel
- Principes de fonctionnement d'un PDV virtuel
- Critères de choix d'un PDV virtuel
- Solution de PDV virtuel proposée par Stripe
Composantes d'un PDV virtuel
Différentes composantes facilitent les transactions et permettent de gérer les différentes opérations des entreprises. En voici une liste détaillée.
Interface utilisateur : il s'agit de l'écran sur lequel se réalisent les transactions. L'interface est généralement basée sur le Web et accessible via un navigateur. Des identifiants de connexion en sécurisent l'accès. Par son intermédiaire, le personnel peut saisir les détails des paiements, traiter les remboursements et gérer d'autres types de transactions.
Plateforme de paiement : elle prend en charge la vérification des informations de paiement et la confirmation des transactions. Elle communique avec les PDV virtuels et les établissements financiers afin d'autoriser ou de refuser les paiements.
Base de données : les informations relatives aux transactions et aux clients ainsi que les listes de produits y sont stockées. Une base de données performante permet de retrouver des informations rapidement et facilite certaines opérations telles que les retours ou le suivi de l'historique des ventes.
Gestion des stocks : généralement, à quelques exceptions près, les systèmes de PDV virtuels comportent des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de surveiller les niveaux de stocks. Certains peuvent même envoyer des alertes lorsqu'un seuil prédéfini est franchi, ce qui simplifie la gestion.
Gestion des utilisateurs : cette composante permet aux entreprises d'attribuer des rôles et d'accorder des autorisations à différents utilisateurs. Par exemple, un responsable peut disposer d'un accès aux fonctions les plus avancées, telles que l'analyse et le reporting, tandis que le personnel de caisse ne peut accéder qu'au traitement des transactions.
Analyse et reporting : de nombreux systèmes de PDV virtuels disposent de fonctionnalités d'analyse intégrées. Celles-ci permettent d'effectuer un suivi des indicateurs clés de performance (KPI), tels que les tendances de vente, les produits les plus vendus et les demandes saisonnières.
Facturation : cette composante permet aux entreprises de créer et d'envoyer des factures électroniques, et souvent, de les personnaliser en y intégrant leur logo, leurs conditions générales et d'autres éléments représentatifs de leur marque.
Calculs des taxes : certains systèmes automatisent les calculs des taxes par type de produit et selon leur provenance ou leur destination. Ils contribuent ainsi à la conformité fiscale des entreprises.
Prise en charge de multiples devises : pour les entreprises qui gèrent des transactions internationales, cette fonctionnalité permet aux clients d'effectuer leurs paiements dans différentes devises. Les taux de change sont généralement actualisés de façon régulière afin de s'aligner sur les conditions du marché.
Gestion des abonnements : pour les entreprises dont le modèle économique repose sur l'abonnement, cette fonctionnalité aide à planifier et à gérer les paiements récurrents. Il est ainsi possible d'effectuer le suivi des abonnements actifs, à renouveler et ayant expiré.
Fonctionnalités de sécurité : les protocoles de sécurité, tels que les méthodes de chiffrement et l'authentification à deux facteurs, contribuent à protéger les entreprises et leurs clients.
Intégration de la gestion de la relation client (CRM) : certains systèmes de PDV virtuels permettent de se connecter à des CRM afin de stocker les informations des clients, les historiques de vente et les logs des communications. Les entreprises peuvent utiliser ces données pour personnaliser leurs actions marketing et améliorer leur service client.
Chacune de ces composantes facilite les transactions, renforce la protection des données ou améliore le contrôle opérationnel.
Principes de fonctionnement d'un PDV virtuel
Voici comment s'organise le processus de traitement des transactions par l'intermédiaire d'un PDV virtuel.
Configuration initiale : en premier lieu, les entreprises doivent s'inscrire pour utiliser le service de PDV virtuel. Elles doivent créer un compte, configurer les profils de leurs utilisateurs ainsi que les principes de paiement et définir les paramètres opérationnels.
Connexion des utilisateurs : le personnel accède au système en saisissant les identifiants dans l'interface utilisateur. Celle-ci est généralement accessible par l'intermédiaire d'un navigateur Web ou d'une application dédiée.
Initiation de la transaction : une transaction débute par la saisie manuelle par un membre du personnel des produits ou des services que le client souhaite acheter et des informations de paiement de ce dernier.
Vérification du paiement : une fois les informations de paiement du client enregistrées dans le système, la transaction est transmise à la plateforme de paiement. Différents processus interviennent dans cette étape de vérification : contrôle de la validité de la carte bancaire, vérification du solde disponible et application de mesures de sécurité.
Autorisation de paiement : après avoir vérifié la transaction, la plateforme de paiement envoie les informations recueillies à l'établissement financier concerné pour obtenir une autorisation finale. Le système de PDV virtuel reçoit la réponse qui valide ou rejette l'opération.
Finalisation de la transaction : lorsque la transaction est acceptée, elle est alors finalisée et le client reçoit un reçu papier ou électronique (si une imprimante est connectée au système).
Stockage des données : les informations relatives à la transaction sont stockées dans la base de données du système. Elles concernent les articles achetés, le montant de la transaction et les informations du client (le cas échéant).
Actualisation des stocks : si le PDV virtuel dispose d'une fonctionnalité de gestion des stocks, les niveaux de stock relatifs aux articles vendus sont actualisés automatiquement.
Établissement de la facture : certains systèmes permettent d'établir une facture immédiatement. Cette composante est particulièrement utile pour les fournisseurs de services qui facturent leurs clients une fois les prestations fournies.
Application des taxes : pour les transactions qui concernent des produits ou des services taxables, les taux de taxe applicables peuvent être calculés et inclus automatiquement dans le montant total de la transaction.
Actualisation des analyses : une fois la transaction traitée, les données relatives aux ventes alimentent le processus d'analyse et contribuent au suivi des indicateurs de performance.
Déconnexion de l'utilisateur : une fois la transaction terminée, l'utilisateur se déconnecte afin de préserver la sécurité du système.
L'ensemble de ce processus est conçu pour traiter les transactions rapidement et de façon simple tout en répondant aux besoins des différents types de secteurs d'activités et d'entreprises.
Critères de choix d'un PDV virtuel
Pour bien choisir le PDV virtuel adéquat, il est nécessaire d'évaluer sous de multiples angles les besoins de votre entreprise, les conditions du marché et les contraintes techniques. Voici une feuille de route détaillée qui vous permettra de mener à bien ce processus.
Phase 1 : évaluation préliminaire
Étendue des activités : évaluez l'échelle et l'étendue de vos activités commerciales. Disposez-vous d'un seul ou de plusieurs points de vente physiques ? Opérez-vous à l'international ?
Types de transactions concernées : quels sont les types de transactions les plus courantes dans votre entreprise ? Cartes bancaires et portefeuilles électroniques ? Cryptomonnaies ?
Niveau de compétence de votre équipe : tenez compte de l'expertise technique de votre équipe, car des systèmes complexes peuvent nécessiter une formation poussée.
Contraintes budgétaires : combien êtes-vous prêt à investir au départ et par la suite ? Hormis les coûts de configuration, étudiez les frais d'abonnement et les autres dépenses courantes.
Phase 2 : recensement des besoins
Inventaire des fonctionnalités : listez les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin, telles que la gestion des stocks, les analyses et la prise en charge de multiples devises.
Obligations de conformité : établissez quelles sont les obligations juridiques et financières applicables dans votre secteur, telles que la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) relative aux paiements par carte.
Intégrations : aurez-vous à intégrer le PDV virtuel à vos systèmes existants, tels qu'un logiciel de comptabilité ou une solution de gestion de la relation client (CRM) ?
Personnalisation : aurez-vous à apporter des modifications au système choisi afin de l'adapter à vos opérations ?
Réputation des fournisseurs : recherchez des prestataires reconnus pour l'excellence de leur assistance client, le temps de disponibilité du système proposé et la qualité des services fournis.
Phase 3 : analyse des fournisseurs potentiels
Essais et démonstrations gratuits : évaluez les quelques systèmes qui vous semblent répondre à vos besoins. Testez les fonctionnalités proposées, l'interface utilisateur, la vitesse et la réactivité.
Avis d'utilisateurs : prenez connaissance des avis émis par d'autres entreprises dans votre secteur.
Analyse coûts-bénéfices : comparez les coûts et les avantages associés à chaque système, à court terme et à long terme.
Obligations contractuelles :étudiez attentivement les conditions de résiliation et les frais associés, le cadre de prise en charge de la migration et d'autres points problématiques éventuels.
Phase 4 : décision et mise en place
Choix du fournisseur : optez pour le prestataire qui répond le mieux aux besoins recensés.
Examen du contrat : étudiez attentivement le contrat et assurez-vous qu'il réponde à vos besoins.
Formation : proposez une formation solide à votre personnel afin qu'il puisse utiliser le système choisi de façon optimale.
Essai pilote : effectuez un essai pilote qui permettra de régler les problèmes éventuels, de collecter les retours d'information des utilisateurs et de procéder aux ajustements nécessaires.
Déploiement : une fois les conditions remplies, réalisez le déploiement du système dans l'ensemble de l'entreprise.
Évaluation continue : effectuez un suivi régulier des indicateurs de performance et du retour sur investissement.
Cette évaluation structurée et ce processus de sélection peuvent aider les entreprises à choisir un PDV virtuel adapté à leur profil opérationnel, à leurs exigences techniques et à leurs objectifs de croissance.
Solution de PDV virtuel proposée par Stripe
Stripe propose un terminal virtuel sous la forme d'un système de point de vente (PDV) en ligne qui autorise les entreprises à saisir les informations de carte bancaire et de paiement manuellement sur une interface en ligne. À la différence des systèmes de PDV, un terminal virtuel ne nécessite aucun équipement matériel autre qu'un ordinateur et une connexion Internet.
Voici quelques-uns des principaux avantages offerts par un terminal virtuel.
Accessibilité : un terminal virtuel est accessible à partir de n'importe quel appareil disposant d'un accès à Internet. Vous pouvez donc traiter vos transactions n'importe où.
Coûts de configurations limités : aucun équipement matériel spécialisé n'étant requis, la configuration d'un PDV virtuel ne nécessite généralement qu'un investissement initial réduit.
Prise en main rapide par les utilisateurs : un terminal virtuel est une application basée sur le Web. La formation des nouveaux employés peut donc être plus rapide comparée à celle dédiée aux systèmes de PDV non virtuels, et ainsi permettre de gagner du temps et d'économiser des ressources.
Flexibilité : un terminal virtuel peut être particulièrement avantageux pour les entreprises qui ne s'appuient pas uniquement sur les transactions en personne, ou pour les travailleurs indépendants et les consultants qui exercent leurs activités à distance.
Intégration des données : le terminal virtuel de Stripe peut être intégré à d'autres services Stripe, voire à certaines applications tierces. Les multiples aspects des transactions financières peuvent ainsi être gérés à partir d'un tableau de bord unique.
Création de factures : de nombreux terminaux virtuels, dont celui proposé par Stripe, vous permettent de créer et d'envoyer des factures directement à partir du terminal. Cette fonctionnalité peut être utile aux entreprises qui fournissent des services plutôt que des produits.
Moyens de paiement : le système prend en charge de multiples moyens de paiement, y compris les cartes de crédit et de débit. Il est ainsi possible de s'adapter aux préférences des clients plus facilement.
Conformité PCI : le terminal virtuel proposé par Stripe respecte les normes de l'industrie des cartes de paiement (PCI) et contribue ainsi à réduire le risque de fuite de données et d'activités frauduleuses.
Aucun contrat à long terme : en tant que service proposé par Stripe, le terminal virtuel n'impose aucun engagement à long terme. Les entreprises peuvent rester agiles et s'adapter à l'évolution de leur environnement.
Prise en charge de multiples devises : les entreprises qui opèrent à l'international ou disposent d'une base de clientèle diversifiée accordent une importance particulière à la possibilité de traiter des transactions dans différentes devises.
Paiements programmés : certains terminaux de paiement autorisent les paiements programmés, ce qui peut être avantageux pour les entreprises dont le modèle économique repose sur l'abonnement.
Découvrez comment le terminal de PDV virtuel proposé par Stripe constitue une option de gestion des transactions financières flexible et accessible pour les entreprises.