Ein virtueller Point of Sale (POS) ist ein softwarebasiertes System, mit dem Unternehmen Transaktionen abwickeln können, ohne physische Hardware wie Registrierkassen oder Kartenlesegeräte zu verwenden. Mit einem virtuellen POS können Unternehmen Zahlungsdetails wie Debit- oder Kreditkartendaten in eine Webschnittstelle oder Anwendung eingeben. In der Regel ist der Zugriff auf virtuelle POS-Systeme über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone mit Internetverbindung möglich. Laut einem Bericht von Expert Market Research wurde der Markt für virtuelle POS-Terminals im Jahr 2023 mit weltweit über 20 Mrd. USD bewertet und wird bis 2032 voraussichtlich auf fast 220 Mrd. USD wachsen, was die zunehmende Bedeutung virtueller POS-Systeme für E-Commerce-Unternehmen verdeutlicht.
Im Folgenden finden Sie einen Überblick, was Unternehmen über virtuelle POS-Strukturen wissen sollten, einschließlich deren Komponenten und Funktionsweise. Außerdem erfahren Sie, wie Sie das richtige virtuelle POS-Terminal auswählen können – und wie Stripe Sie unterstützen kann.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Komponenten virtueller POS
- Wie funktioniert ein virtueller POS?
- Was Sie bei der Auswahl eines virtuellen POS beachten sollten
- Bietet Stripe einen virtuellen POS an?
Komponenten virtueller POS
Ein virtueller POS besteht aus mehreren Komponenten, um Transaktionen zu ermöglichen und verschiedene Geschäftsabläufe zu verwalten. Dazu gehören:
Nutzeroberfläche: Dabei handelt es sich um den Bildschirm, auf dem Transaktionen stattfinden. Normalerweise ist die Nutzeroberfläche webbasiert und über einen Browser zugänglich und für den sicheren Zugriff sind Anmeldedaten erforderlich. Mitarbeiter/innen können über diese Oberfläche Zahlungsdaten eingeben, Rückerstattungen abwickeln und andere Transaktionsarten verwalten.
Zahlungsgateway: Diese Komponente ist für das Verifizieren von Zahlungsdaten und das Bestätigen von Transaktionen zuständig. Sie wickelt die Kommunikation zwischen dem virtuellen POS und Finanzinstituten ab, um Zahlungen zu autorisieren oder abzulehnen.
Datenbank: Hier werden Transaktionsdetails, Kundeninformationen und Produkteinträge gespeichert. In einer effektiven Datenbank lassen sich Informationen schnell abrufen und sie ermöglicht Abläufe wie Retouren oder das Nachverfolgen früherer Verkäufe.
Bestandsverwaltung: Viele, aber nicht alle virtuellen POS-Systeme sind mit Funktionen ausgestattet, mit denen Unternehmen ihr Bestandsniveau beobachten können. Einige können sogar Warnungen senden, wenn der Bestand ein vorgegebenes niedriges Niveau erreicht, was die Bestandsverwaltung vereinfacht.
Nutzerverwaltung: Mit dieser Komponente können Unternehmen verschiedenen Nutzerinnen und Nutzern Rollen und Berechtigungen zuweisen. Zum Beispiel könnten Manager/innen Zugriff auf erweiterte Funktionen wie Analysen und Berichterstattung haben, wogegen Kassiererinnen und Kassierern der Zugriff nur zur Transaktionsabwicklung gewährt wird.
Analyse und Berichterstellung: Viele virtuelle POS-Systeme verfügen über integrierte Analysefunktionen. Diese helfen Unternehmen dabei, ihre Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) wie Verkaufstrends, am häufigsten gekaufte Produkte und saisonale Nachfrage nachzuverfolgen.
Rechnungsstellung und Abrechnung: Damit können Unternehmen digitale Rechnungen erstellen und versenden. Oft bietet diese Komponente Anpassungsoptionen, sodass Unternehmen ihr Logo, ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen oder andere Brandingelemente in ihre Rechnungen aufnehmen können.
Steuerberechnungen: Einige Systeme bieten automatische Steuerberechnungen, die auf der Produktart und dem Standort basieren. Das vereinfacht die Steuerkonformität für Unternehmen.
Unterstützung mehrerer Währungen: Unternehmen, die internationale Transaktionen abwickeln, können ihrer Kundschaft mit dieser Funktion Zahlungen in unterschiedlichen Währungen ermöglichen. In der Regel werden die Wechselkurse regelmäßig aktualisiert, um den Marktbedingungen zu entsprechen.
Abonnementverwaltung: Unternehmen mit abonnementbasierten Modellen hilft diese Funktion dabei, wiederkehrende Zahlungen zu planen und zu verwalten. Damit behalten sie den Überblick darüber, welche Abonnements aktiv sind, bei welchen die Verlängerung ansteht und welche abgelaufen sind.
Sicherheitsfunktionen: Sicherheitsprotokolle wie Verschlüsselungsmethoden und Zwei-Faktor-Authentifizierung tragen zum Schutz sowohl des Unternehmens als auch der Kundschaft bei.
Integration ins Customer Relationship Management (CRM): Einige virtuelle POS-Systeme können mit dem CRM verbunden werden, um Kundendaten, Kaufhistorie und Kommunikationsprotokolle zu speichern. Diese Daten können Unternehmen dabei helfen, ihr personalisiertes Marketing und ihren Kundenservice zu verbessern.
Jede dieser Komponenten leistet ihren Beitrag, um Transaktionen zu ermöglichen, Daten zu schützen und die betriebliche Übersicht zu verbessern.
Wie funktioniert ein virtueller POS?
Nachstehend finden Sie eine Auflistung der Schritte, die erfolgen, wenn ein Unternehmen einen virtuellen POS für Transaktionen nutzt:
Ersteinrichtung: Zunächst müssen sich Unternehmen für den virtuellen POS-Dienst registrieren. Dazu müssen sie ein Konto erstellen, Nutzer/innen einrichten und die Zahlungs- und Betriebseinstellungen konfigurieren.
Nutzeranmeldung: Mitarbeiter/innen können auf das System zugreifen, indem sie ihre jeweiligen Anmeldedaten in die Nutzeroberfläche eingeben. In der Regel kann die Oberfläche über einen Webbrowser oder eine spezielle App aufgerufen werden.
Einleitung der Transaktion: Zu Beginn der Transaktion wählt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Produkte oder Dienstleistungen aus, die die Kundin oder der Kunde kaufen möchte, und gibt die Zahlungsdetails der Kundin bzw. des Kunden manuell ins System ein.
Zahlungsverifizierung: Sobald die Zahlungsdetails der Kundin oder des Kunden im System sind, wird die Transaktion an das Zahlungsgateway weitergeleitet. Dieser Schritt umfasst Verifizierungsprozesse wie die Überprüfung der Gültigkeit der Karte, das Abfragen des verfügbaren Saldos und Betrugsbekämpfungsmaßnahmen.
Zahlungsautorisierung: Wenn das Zahlungsgateway die Transaktion verifiziert hat, sendet es die Informationen zur endgültigen Autorisierung an das jeweilige Finanzinstitut. Die Antwort, bei der es sich entweder um eine Bestätigung oder eine Ablehnung der Transaktion handelt, geht an das virtuelle POS-System.
Abschluss der Transaktion: Gelingt die Autorisierung, wird die Transaktion abgeschlossen und die Kundin oder der Kunde erhält entweder einen digitalen Beleg oder einen Beleg in Papierform (je nachdem, ob ein Drucker angeschlossen ist oder nicht).
Datenspeicherung: Informationen über die Transaktion werden in der Datenbank des Systems gespeichert. Dazu gehören Details wie die gekauften Artikel, der Transaktionsbetrag und die Kundendaten (sofern zutreffend).
Bestandsaktualisierung: Wenn der virtuelle POS über eine Bestandsverwaltungskomponente verfügt, wird der Lagerbestand für die verkauften Artikel automatisch aktualisiert.
Rechnungsgenerierung: Einige Systeme ermöglichen eine sofortige Rechnungsstellung. Das ist besonders für dienstleistungsorientierte Unternehmen nützlich, die nach der Dienstleistungserbringung abrechnen.
Steueranwendung: Für Transaktionen, die steuerpflichtige Güter oder Dienstleistungen betreffen, kann der geltende Steuersatz automatisch berechnet und in den Gesamtbetrag der Transaktion einbezogen werden.
Aktualisierung von Analysen: Wenn die Transaktion abgewickelt wurde, werden die Verkaufsdaten der Analysekomponente zugeführt, was Unternehmen dabei hilft, ihre Leistungskennzahlen zu überwachen.
Nutzerabmeldung: Wenn alle Transaktionen der Sitzung abgeschlossen sind, meldet sich die Nutzerin oder der Nutzer ab, um die Sicherheit des Systems zu wahren.
Der gesamte Prozess ist auf Schnelligkeit und Nutzerfreundlichkeit ausgelegt und deckt den Bedarf unterschiedlicher Unternehmen und Branchen ab.
Was Sie bei der Auswahl eines virtuellen POS beachten sollten
Die Auswahl des richtigen virtuellen POS setzt eine facettenreiche Einschätzung Ihres Unternehmensbedarfs, der Marktbedingungen und der technischen Beschränkungen voraus. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Roadmap für diesen Prozess:
Phase 1: Vorläufige Beurteilung
Umfang der Geschäftsabläufe: Bewerten Sie die Größenordnung und den Umfang Ihrer Geschäftsabläufe. Haben Sie nur einen physischen Standort oder mehrere? Sind Sie international tätig?
Transaktionsarten: Welche Transaktionsarten kommen in Ihrem Unternehmen am häufigsten vor? Kreditkarten und Digital Wallets? Kryptowährung?
Qualifikationsniveau Ihres Teams: Berücksichtigen Sie das technische Fachwissen Ihres Teams, da komplexe Systeme unter Umständen weitreichendere Schulungen erfordern.
Budgetbeschränkungen: Wie viel möchten Sie am Anfang und im Lauf der Zeit investieren? Berücksichtigen Sie neben den Einrichtungskosten auch Abonnementgebühren und andere laufende Kosten.
Phase 2: Darstellung der Anforderungen
Funktionsliste: Listen Sie die Funktionen auf, die Sie unbedingt benötigen, beispielsweise Bestandsverwaltung, Analysen oder Unterstützung mehrerer Währungen.
Compliance-Anforderungen: Recherchieren Sie die erforderliche rechtliche und finanzielle Compliance in Ihrer Branche, wie beispielsweise den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) für die Sicherheit von Zahlungskarten.
Integrationen: Müssen Sie den virtuellen POS in bestehende Systeme wie Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Customer-Relationship-Management(CRM)-System integrieren?
Anpassbarkeit: Müssen Sie Veränderungen am System vornehmen, damit es besser zu Ihren Betriebsabläufen passt?
Ruf des Anbieters: Suchen Sie nach Anbietern, die für hervorragenden Kundenservice, durchgängige Erreichbarkeit und gute Leistung bekannt sind.
Phase 3: Anbieteranalyse
Kostenlose Testversionen und Demos: Experimentieren Sie mit mehreren Systemen, die gut zu passen scheinen. Nutzen Sie die Funktionen, sehen Sie sich die Nutzeroberfläche an und testen sie die Geschwindigkeit und die Reaktionsfähigkeit.
Kundenrezensionen: Lesen Sie Rezensionen anderer Unternehmen aus Ihrer Branche.
Kosten-Nutzen-Analyse: Vergleichen Sie sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen Vorteile und Kosten aller Systeme.
Vertragliche Verpflichtungen: Lesen Sie das Kleingedruckte im Hinblick auf Kündigungsgebühren, Support bei der Datenmigration und andere potenzielle Probleme.
Phase 4: Entscheidung und Implementierung
Auswahl des Anbieters: Wählen Sie den Anbieter, der am besten zu Ihren ausgearbeiteten Anforderungen passt.
Vertragsprüfung: Untersuchen Sie den Vertrag genau und gehen Sie sicher, dass er Ihrem Bedarf entspricht.
Schulung: Führen Sie umfangreiche Personalschulungen durch, damit Ihre Mitarbeiter/innen das System Ihrer Wahl mit maximaler Wirkung nutzen können.
Pilotversuch: Führen Sie einen Pilotversuch durch, um eventuelle Probleme aus dem Weg zu räumen und Nutzerfeedback für Anpassungen zu sammeln.
Einführung: Wenn Sie zufrieden sind, führen Sie das System im gesamten Unternehmen ein.
Fortlaufende Bewertung: Verfolgen Sie weiterhin die Leistungskennzahlen und die Rentabilität (Return on Investment, ROI).
Ein so strukturierter Bewertungs- und Auswahlprozess kann Unternehmen dabei helfen, einen virtuellen POS auszuwählen, der zu ihrem betrieblichen Profil, ihren technischen Anforderungen und ihren Wachstumszielen passt.
Bietet Stripe einen virtuellen POS an?
Stripe bietet ein virtuelles Terminal an, bei dem es sich um ein online-basiertes Point-of-Sale(POS)-System handelt, bei dem Unternehmen Kreditkartenangaben und andere Zahlungsinformationen manuell in eine Online-Schnittstelle eingeben können. Im Gegensatz zu Hardware-POS-Systemen erfordert ein virtuelles Terminal abgesehen von einem Computer und einem Internetanschluss keine weitere physische Ausrüstung.
Dies sind einige der wichtigen Vorteile, die mit der Nutzung eines virtuellen Terminals einhergehen:
Zugänglichkeit: Ein virtuelles Terminal ist von jedem Gerät mit Internetzugang aus zugänglich, was bedeutet, dass Transaktionen von jedem beliebigen Ort aus abgewickelt werden können.
Geringe Einrichtungskosten: Da keine spezielle Hardware erforderlich ist, ist die Einrichtung eines virtuellen POS-Systems in der Regel mit einer geringeren Anfangsinvestition verbunden.
Schnelles Onboarding: Da es sich bei einem virtuellen Terminal um eine webbasierte Anwendung handelt, können Mitarbeiter/innen in der Nutzung des Terminals unter Umständen schneller geschult werden als bei nicht virtuellen POS-Systemen. Das kann Zeit und Ressourcen sparen.
Flexibilität: Ein virtuelles Terminal kann insbesondere für Unternehmen nützlich sein, die nicht ausschließlich persönliche Transaktionen abwickeln, oder für Freiberufler/innen oder Berater/innen, die remote arbeiten.
Datenintegration: Das virtuelle Terminal von Stripe kann in andere Stripe-Dienste und sogar einige Drittanbieteranwendungen integriert werden. Damit können von einem einzigen Dashboard aus mehrere Aspekte der Finanztransaktionen eines Unternehmens verwaltet werden.
Rechnungsstellung: Viele virtuelle Terminals bieten Ihnen die Möglichkeit, Rechnungen direkt vom Terminal aus zu erstellen und zu versenden, so auch das Terminal von Stripe. Diese Funktion kann für Unternehmen nützlich sein, die keine Güter, sondern Dienstleistungen anbieten.
Zahlungsmethoden: Das System unterstützt mehrere Zahlungsarten einschließlich Kredit- und Debitkarten. Damit können Sie unterschiedliche Kundenpräferenzen leichter abdecken.
PCI-Konformität: Das virtuelle Terminal von Stripe entspricht den Payment-Card-Industry(PCI)-Standards – was zur Verringerung des Risikos von Datenschutzverstößen und betrügerischen Aktivitäten beiträgt.
Keine langfristigen Verträge: Da es sich bei dem virtuellen Terminal um einen von Stripe bereitgestellten Dienst handelt, sind in der Regel keine langfristigen Verpflichtungen erforderlich. Unternehmen behalten ihre Agilität und können sich an sich verändernde Bedingungen anpassen.
Unterstützung mehrerer Währungen: Die Fähigkeit, Transaktionen in unterschiedlichen Währungen abzuwickeln, ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die international tätig sind oder eine vielfältige Kundenbasis haben.
Geplante Zahlungen: Einige virtuelle Terminals ermöglichen geplante Zahlungen, was für Geschäftsmodelle auf Abonnementbasis von Vorteil sein kann.
Erfahren Sie mehr darüber, wie das virtuelle POS-Terminal von Stripe Unternehmen eine flexible und leicht zugänglich Option für Finanztransaktionen bietet.