ระบบบันทึกการขาย (POS) แบบดิจิทัลคือระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ประมวลผลธุรกรรมได้โดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์จริง เช่น เครื่องบันทึกเงินสดหรือเครื่องอ่านบัตร ระบบ POS แบบดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจสามารถป้อนรายละเอียดการชําระเงิน เช่น ข้อมูลบัตรเดบิตหรือเครดิตลงในเว็บอินเทอร์เฟซหรือแอปพลิเคชันได้ โดยทั่วไประบบ POS แบบดิจิทัลจะสามารถเข้าถึงได้ผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รายงานจาก Expert Market Research ระบุว่าตลาดระบบ POS แบบดิจิทัล มีมูลค่ากว่า 2 หมื่นล้านดอลลาร์สหรัฐทั่วโลกในปี 2023 และคาดการณ์ว่าจะมีมูลค่าถึงเกือบ 2.2 แสนล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2032 ซึ่งเน้นถึงความสำคัญของการเติบโตของระบบ POS แบบดิจิทัลสําหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ

ด้านล่างนี้เป็นบทสรุปของสิ่งที่ธุรกิจควรรู้เกี่ยวกับการตั้งค่าระบบ POS แบบดิจิทัล รวมถึงองค์ประกอบ วิธีทํางาน วิธีเลือกเทอร์มินัล POS และความช่วยเหลือที่ Stripe มอบให้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• องค์ประกอบของระบบ POS แบบดิจิทัล
  
• ระบบ POS แบบดิจิทัลทำงานอย่างไร
  
• วิธีเลือกระบบ POS แบบดิจิทัล
  
• Stripe มีระบบ POS แบบดิจิทัลหรือไม่
  

องค์ประกอบของระบบ POS แบบดิจิทัล

ระบบ POS แบบดิจิทัลเสมือนนั้นประกอบด้วยหลายองค์ประกอบเพื่ออํานวยความสะดวกในการทําธุรกรรมและจัดการการปฏิบัติงานทางธุรกิจต่างๆ ซึ่งประกอบด้วย

• ส่วนติดต่อผู้ใช้: ส่วนนี้คือหน้าจอที่มีการทําธุรกรรม โดยปกติแล้วจะเข้าถึงได้ผ่านเว็บและเบราว์เซอร์ และจะต้องใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อการเข้าถึงที่ปลอดภัย พนักงานสามารถป้อนรายละเอียดการชําระเงิน ประมวลผลการคืนเงิน และจัดการธุรกรรมประเภทอื่นๆ ได้ผ่านอินเทอร์เฟซนี้

• เกตเวย์การชําระเงิน: องค์ประกอบนี้มีหน้าที่ตรวจสอบรายละเอียดการชําระเงินและยืนยันธุรกรรม โดยจะสื่อสารระหว่างระบบ POS แบบดิจิทัลและสถาบันการเงินต่างๆ เพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธการชําระเงิน

• ฐานข้อมูล: เป็นพื้นที่จัดเก็บรายละเอียดธุรกรรม ข้อมูลลูกค้า และรายการผลิตภัณฑ์ ฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพช่วยให้สามารถเรียกดูข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และอํานวยความสะดวกให้กับกิจกรรมต่างๆ เช่น การคืนสินค้าหรือการติดตามยอดขายในอดีต

• การจัดการสินค้าคงคลัง: ระบบ POS แบบดิจิทัลมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้ธุรกิจตรวจสอบระดับสต็อกได้ ระบบบางประเภทสามารถส่งการแจ้งเตือนเมื่อสต็อกสินค้าถึงระดับต่ำตามที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทําให้การจัดการสินค้าคงคลังง่ายขึ้น

• การจัดการผู้ใช้: องค์ประกอบนี้อนุญาตให้ธุรกิจกําหนดบทบาทและสิทธิ์ให้กับผู้ใช้ต่างๆ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการอาจจะมีสิทธิ์เข้าถึงฟังก์ชันขั้นสูงมากขึ้น เช่น การวิเคราะห์และการรายงาน ในขณะที่พนักงานแคชเชียร์อาจจะมีสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะการประมวลผลธุรกรรม

• การวิเคราะห์และการรายงาน: ระบบ POS แบบดิจิทัลหลายประเภทมาพร้อมกับการวิเคราะห์ในตัว ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้ธุรกิจติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ (KPI) หลักๆ เช่น แนวโน้มยอดขาย ผลิตภัณฑ์ที่มีผู้ซื้อมากที่สุด และความต้องการตามฤดูกาล

• การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน: องค์ประกอบนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้ นอกจากนี้ยังมาพร้อมตัวเลือกในการปรับแต่งเพื่อให้ธุรกิจสามารถใส่โลโก้ ข้อกําหนดและเงื่อนไข หรือองค์ประกอบการสร้างแบรนด์อื่นๆ ไว้ในใบแจ้งหนี้ของตนได้

• การคํานวณภาษี: บางระบบจะมีการคํานวณภาษีอัตโนมัติตามประเภทผลิตภัณฑ์และตําแหน่งที่ตั้ง ทำให้การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีง่ายขึ้นสำหรับธุรกิจ

• การรองรับหลายสกุลเงิน: สําหรับธุรกิจที่จัดการธุรกรรมระหว่างประเทศ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ลูกค้าชําระเงินในสกุลเงินที่แตกต่างกันได้ โดยทั่วไปอัตราการเปลี่ยนจะได้รับการอัปเดตเป็นประจําเพื่อให้สอดคล้องกับเงื่อนไขของตลาด

• การจัดการการสมัครสมาชิก: สําหรับธุรกิจที่มีโมเดลการสมัครสมาชิก ฟีเจอร์นี้จะช่วยกําหนดเวลาและจัดการการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ซึ่งจะติดตามว่าการสมัครสมาชิกรายการใดยังดำเนินอยู่ ครบกําหนดต่ออายุ และยกเลิกไปแล้ว

• ฟีเจอร์การความปลอดภัย: โปรโตคอลการรักษาความปลอดภัย เช่น วิธีการเข้ารหัส และการตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัยจะช่วยปกป้องทั้งธุรกิจและลูกค้า

• การผสานการทํางานกับระบบจัดการการทำงานร่วมกับลูกค้า (CRM): ระบบ POS แบบดิจิทัลบางประเภทสามารถเชื่อมต่อกับ CRM เพื่อจัดเก็บรายละเอียดของลูกค้า ประวัติการซื้อ และบันทึกการสื่อสารได้ ข้อมูลนี้จะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปรับปรุงการตลาดและการบริการลูกค้าได้โดยเฉพาะ

แต่ละองค์ประกอบเหล่านี้มีส่วนช่วยอํานวยความสะดวกในการทําธุรกรรม ปกป้องข้อมูล หรือปรับปรุงการดูแลด้านการปฏิบัติงานได้

ระบบ POS แบบดิจิทัลทํางานอย่างไร

ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่เกิดขึ้นเมื่อธุรกิจใช้ระบบ POS แบบดิจิทัลเพื่อความสะดวกในการทําธุรกรรม

• การตั้งค่าครั้งแรก: ขั้นแรก ธุรกิจจะต้องลงทะเบียนรับบริการระบบ POS แบบดิจิทัลก่อน โดยมีขั้นตอนการสร้างบัญชี การตั้งค่าผู้ใช้ และการกําหนดค่าการชําระเงินและการตั้งค่าด้านการปฏิบัติงาน

• การเข้าสู่ระบบโดยผู้ใช้: พนักงานจะเข้าถึงระบบโดยการป้อนข้อมูลประจําตัวลงในอินเทอร์เฟซผู้ใช้ โดยปกติแล้วอินเทอร์เฟซสามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปเฉพาะ

• การเริ่มต้นธุรกรรม: เมื่อเริ่มทําธุรกรรม พนักงานที่จะเลือกสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าต้องการซื้อ และป้อนรายละเอียดการชําระเงินของลูกค้าลงในระบบด้วยตนเอง

• การยืนยันการชําระเงิน: เมื่อรายละเอียดการชําระเงินของลูกค้าอยู่ในระบบแล้ว ธุรกรรมจะส่งต่อไปที่เกตเวย์การชําระเงิน ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการยืนยัน เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของบัตร การสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับยอดคงเหลือที่ใช้ได้ และมาตรการต่อต้านการฉ้อโกง

• การอนุมัติการชําระเงิน: หลังจากเกตเวย์การชําระเงินยืนยันธุรกรรมแล้ว ก็จะส่งข้อมูลไปให้สถาบันการเงินที่เกี่ยวข้องเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้าย ระบบ POS แบบดิจิทัลได้รับการตอบกลับ ซึ่งจะเป็นการยืนยันหรือปฏิเสธธุรกรรม

• ธุรกรรมเสร็จสิ้น: หากได้รับอนุมัติ ก็จะถือว่าธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ และลูกค้าจะได้รับใบเสร็จแบบดิจิทัลหรือใบเสร็จแบบกระดาษ (ขึ้นอยู่กับว่าเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์อยู่หรือไม่)

• การจัดเก็บข้อมูล: ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลของระบบ ข้อมูลนี้รวมถึงรายละเอียด เช่น สินค้าที่ซื้อ ยอดธุรกรรม และข้อมูลของลูกค้า (ถ้ามี)

• การอัปเดตสินค้าคงคลัง: หากระบบ POS แบบดิจิทัลมีองค์ประกอบการจัดการสินค้าคงคลัง จะมีการอัปเดตระดับสต็อกสําหรับสินค้าที่ขายโดยอัตโนมัติ

• การสร้างใบแจ้งหนี้: ระบบบางระบบอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้ทันที ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่มุ่งเน้นบริการ ซึ่งเรียกเก็บเงินหลังจากให้บริการทันที

• การคิดภาษี: สําหรับธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการที่เสียภาษี ระบบจะสามารถคํานวณและรวมอัตราภาษีที่เกี่ยวข้องในยอดรวมของธุรกรรมได้โดยอัตโนมัติ

• ข้อมูลอัปเดตการวิเคราะห์: หลังจากระบบประมวลผลธุรกรรมแล้ว ก็จะนำข้อมูลการขายเข้าสู่องค์ประกอบการวิเคราะห์ และช่วยธุรกิจในการติดตามเมตริกประสิทธิภาพ

• การออกจากระบบโดยผู้ใช้: เมื่อธุรกรรมของเซสชันเสร็จสมบูรณ์แล้ว ผู้ใช้จะออกจากระบบเพื่อรักษาความปลอดภัยของระบบ

กระบวนการทั้งหมดได้รับการออกแบบให้ง่ายและรวดเร็ว พร้อมกับตอบสนองความต้องการของธุรกิจและอุตสาหกรรมประเภทต่างๆ

วิธีเลือกระบบ POS แบบดิจิทัล

การเลือก POS ดิจิทัลที่เหมาะสมจะต้องมีการประเมินความต้องการทางธุรกิจ เงื่อนไขของตลาด และข้อจํากัดทางเทคนิคหลายประการประกอบกัน ต่อไปนี้คือแผนกลยุทธ์โดยละเอียดสําหรับกระบวนการนี้

ช่วงที่ 1: การประเมินเบื้องต้น

• ขอบเขตการดําเนินงาน: ประเมินขอบเขตและขอบเขตการดําเนินธุรกิจของคุณ คุณมีหน้าร้านจริงร้านเดียวหรือหลายร้าน คุณดําเนินงานในต่างประเทศหรือไม่

• ประเภทธุรกรรม: ประเภทของธุรกรรมใดที่ธุรกิจของคุณจัดการมากที่สุด เป็นธุรกรรมบัตรเครดิตและกระเป๋าเงินดิจิทัล หรือคริปโตเคอร์เรนซี

• ระดับทักษะของทีม: พิจารณาความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคของทีม เนื่องจากระบบที่ซับซ้อนต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม

• ข้อจํากัดด้านงบประมาณ: คุณยินดีที่จะลงทุนเงินเท่าใดในช่วงแรกและในระยะยาว นอกเหนือจากการพิจารณาค่าใช้จ่ายในการใช้งานแล้ว ให้ตรวจสอบค่าธรรมเนียมการสมัครใช้บริการและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จะเกิดขึ้นต่อเนื่อง

ช่วงที่ 2: การจับคู่เงื่อนไข

• การแสดงสินค้าคงคลัง: ระบุรายการฟีเจอร์ที่คุณต้องการใช้มากที่สุด เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง การวิเคราะห์ และการรองรับหลายสกุลเงิน

• ความจําเป็นในการปฏิบัติตามข้อกําหนด: ศึกษาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายและการเงินที่จําเป็นในอุตสาหกรรมของคุณ เช่น มาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสําหรับอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI DSS) เพื่อความปลอดภัยของบัตรชําระเงิน

• การเชื่อมต่อการทํางาน: คุณต้องการเชื่อมต่อการทํางานระบบ POS แบบดิจิทัลกับระบบอย่างซอฟต์แวร์ทําบัญชี หรือระบบการจัดการด้านการทำงานร่วมกับลูกค้า (CRM) ที่ใช้อยู่หรือไม่

• ความสามารถในการปรับแต่ง: คุณจําเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบเพื่อให้ตรงกับการดําเนินงานของคุณมากขึ้นหรือไม่

• ชื่อเสียงของผู้ให้บริการ: ค้นหาผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงในด้านการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม ระยะเวลาทํางานอย่างต่อเนื่อง และประสิทธิภาพการทำงานที่ดี

ช่วงที่ 3: การวิเคราะห์ผู้ให้บริการ

• การทดลองใช้ฟรีและการสาธิต: ทำการทดสอบกับระบบที่น่าจะตรงกับความต้องการของคุณ ใช้ฟีเจอร์ ตรวจสอบอินเทอร์เฟซผู้ใช้ รวมทดสอบทั้งความเร็วและการตอบสนอง

• รีวิวจากลูกค้า: อ่านรีวิวจากธุรกิจอื่นๆ ในอุตสาหกรรมเดียวกัน

• การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายเทียบกับประโยชน์: เปรียบเทียบประโยชน์และค่าใช้จ่ายของแต่ละระบบทั้งในระยะสั้นและในระยะยาว

• ภาระหน้าที่ตามสัญญา: พิจารณาค่าธรรมเนียมการยกเลิกการใช้งาน การสนับสนุนด้านการย้ายข้อมูล และปัญหาอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นอย่างละเอียดถี่ถ้วน

ช่วงที่ 4: การตัดสินใจและการติดตั้งใช้งาน

การเลือกผู้ให้บริการ: เลือกผู้ให้บริการที่ตรงกับข้อกำหนดของคุณมากที่สุด

• การตรวจสอบสัญญา: ตรวจสอบสัญญาอย่างละเอียดและยืนยันว่าตรงตามความต้องการของคุณ

• การฝึกอบรม: ฝึกอบรมพนักงานของคุณให้ครอบคลุมทุกด้าน เพื่อให้ใช้ระบบที่คุณเลือกได้เกิดประโยชน์สูงสุด

• การทดสอบนําร่อง: ทําการทดสอบนําร่องเพื่อแก้ปัญหาต่างๆ และรวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้เพื่อทำการปรับเปลี่ยน

• การเปิดตัว: เมื่อคุณพอใจแล้ว ให้เปิดตัวระบบในระดับธุรกิจทั้งหมด

• การประเมินอย่างต่อเนื่อง: ติดตามเมตริกประสิทธิภาพและผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) อย่างต่อเนื่อง

กระบวนการประเมินและการเลือกแบบมีโครงสร้างนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เลือกระบบ POS แบบดิจิทัลที่เหมาะกับโปรไฟล์การปฏิบัติงาน ข้อกําหนดทางเทคนิค และเป้าหมายการเติบโตของธุรกิจได้

Stripe เสนอระบบ POS แบบดิจิทัลหรือไม่

Stripe ให้บริการเทอร์มินัลดิจิทัลซึ่งเป็นระบบบันทึกการขาย (POS) ทางออนไลน์ที่ช่วยให้ธุรกิจป้อนรายละเอียดบัตรเครดิตและข้อมูลการชําระเงินอื่นๆ ด้วยตนเองลงในอินเทอร์เฟซออนไลน์ เทอร์มินัลดิจิทัลนั้นไม่จําเป็นต้องใช้อุปกรณ์ทางกายภาพใดๆ นอกเหนือจากคอมพิวเตอร์และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งต่างจากระบบ POS แบบฮาร์ดแวร์

ต่อไปนี้คือสิทธิประโยชน์ที่สําคัญซึ่งมาพร้อมกับการใช้เทอร์มินัลดิจิทัล

• การเข้าถึง: เทอร์มินัลดิจิทัลจะเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถประมวลผลธุรกรรมได้จากทุกที่

• ค่าใช้จ่ายในการเตรียมการที่ต่ำ: เนื่องจากไม่จําเป็นต้องใช้ฮาร์ดแวร์เฉพาะทาง การตั้งค่า POS แบบดิจิทัลจึงใช้เงินลงทุนช่วงแรกต่ำกว่า

• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็ว: เนื่องจากเทอร์มินัลดิจิทัลเป็นแอปพลิเคชันบนเว็บ คุณจึงฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้ใช้งานเทอร์มินัลดังกล่าวได้เร็วกว่าการฝึกอบรมระบบอุปกรณ์ POS ที่ไม่ใช่แบบดิจิทัล ซึ่งจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากรได้

• ความยืดหยุ่น: เทอร์มินัลดิจิทัลจะมีประโยชน์เป็นพิเศษกับธุรกิจที่รองรับธุรกรรมที่จุดขายเพียงอย่างเดียว หรือสําหรับผู้ทำงานฟรีแลนซ์ และที่ปรึกษาที่ทํางานจากทางไกล

• การผสานการทํางานข้อมูล: เทอร์มินัลดิจิทัลของ Stripe สามารถผสานการทํางานกับบริการอื่นๆ ของ Stripe หรือแม้แต่แอปพลิเคชันของบริษัทอื่นได้ โดยจะมีแดชบอร์ดเดียวสําหรับใช้จัดการธุรกรรมทางการเงินของธุรกิจในหลายๆ ด้าน

• การสร้างใบแจ้งหนี้: เทอร์มินัลดิจิทัลจํานวนมาก รวมถึงเทอร์มินัลของ Stripe จะเปิดโอกาสให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ในตัวได้โดยตรง ฟังก์ชันนี้จะมีประโยชน์สําหรับธุรกิจที่ให้บริการมากกว่าธุรกิจที่ขายสินค้า

• วิธีการชําระเงิน: ระบบรองรับการชําระเงินหลายรูปแบบ รวมถึงบัตรเครดิตและบัตรเดบิต วิธีนี้ทําให้รองรับความต้องการของลูกค้าได้ง่ายขึ้น

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดของ PCI: เทอร์มินัลดิจิทัลของ Stripe เป็นไปตามมาตรฐานของอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI) ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการละเมิดข้อมูลและกิจกรรมการฉ้อโกง

• ไม่มีสัญญาระยะยาว: เนื่องจากเทอร์มินัลดิจิทัลเป็นบริการที่ Stripe มอบให้ จึงมักไม่จําเป็นต้องมีภาระผูกพันในระยะยาว ธุรกิจจะยังคงมีความคล่องตัวและปรับตัวตามเงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงไปได้

• การรองรับหลายสกุลเงิน: ความสามารถในการประมวลผลธุรกรรมในสกุลเงินที่แตกต่างกันเป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่ดําเนินงานในต่างประเทศหรือธุรกิจที่มีฐานลูกค้าที่หลากหลาย

• การชําระเงินแบบกําหนดเวลา: เทอร์มินัลดิจิทัลบางประเภทสามารถรับการชําระเงินแบบกําหนดเวลา ซึ่งอาจเป็นประโยชน์สําหรับโมเดลธุรกิจแบบสมัครสมาชิก

ดูข้อมูลเพิ่มเติมว่าเทอร์มินัล POS แบบดิจิทัลของ Stripe มอบตัวเลือกที่ยืดหยุ่นและเข้าถึงได้สําหรับธุรกิจ เพื่อใช้จัดการธุรกรรมทางการเงินได้อย่างไร