Um ponto de venda virtual (POS) é um sistema baseado em software que permite às empresas processar transações sem usar hardware físico, como caixas registradoras ou máquinas de cartão. Um POS virtual significa que as empresas podem inserir detalhes de pagamento, como dados de cartão de débito ou crédito, em uma interface da web ou aplicativo. Normalmente, os sistemas de POS virtual são acessíveis por meio de um computador, tablet ou smartphone com conexão à internet. De acordo com um relatório da Expert Market Research, o mercado de terminais de POS virtuais foi avaliado em mais de US$ 20 bilhões globalmente em 2023 e deve atingir quase US$ 220 bilhões até 2032, o que destaca a importância crescente dos sistemas de POS virtual para empresas de e-commerce.

Abaixo está um resumo do que as empresas devem saber sobre configurações de POS virtuais, incluindo seus componentes, como eles funcionam e como escolher o terminal de POS virtual certo — e como a Stripe pode ajudar.

O que há neste artigo?

• Componentes de POS virtuais
  
• Como funciona um POS virtual?
  
• Como escolher um POS virtual
  
• A Stripe oferece um POS virtual?
  

Componentes de POS virtuais

Um POS virtual é composto por vários componentes para facilitar transações e gerenciar diferentes operações comerciais. Eles incluem:

• Interface de usuário: esta é a tela onde as transações ocorrem. Geralmente é baseado na web e acessível utilizando um navegador, e requer credenciais de login para acesso seguro. A equipe pode inserir dados de pagamento, processar reembolsos e gerenciar outros tipos de transação por meio dessa interface.

• Gateway de pagamento: esse componente é responsável por verificar dados de pagamento e confirmar transações. Comunica-se entre a POS virtual e as instituições financeiras para autorizar ou recusar pagamentos.

• Banco de dados: dados da transação, dados de clientes e listas de produtos são armazenados aqui. Um banco de dados eficaz permite a recuperação rápida de informações e facilita atividades como devoluções ou acompanhamento histórico de vendas.

• Gestão de estoques: muitos, mas não todos, sistemas de POS incluem recursos que permitem que as empresas monitorem os níveis de estoque. Alguns podem até enviar alertas quando o estoque atinge um nível baixo predefinido, simplificando a gestão de estoque.

• Gerenciamento de usuários: esse componente permite que as empresas atribuam funções e permissões para usuários diferentes. Por exemplo, um gerente pode ter acesso a funções mais avançadas, como análises e relatórios, enquanto um caixa pode ter acesso apenas a processar transações.

• Análises e relatórios: muitos sistemas de POS virtuais vêm com análises integradas. Esse recurso ajuda as empresas a acompanhar indicadores-chave de desempenho (KPIs), como tendências de vendas, produtos mais comprados e demandas sazonais.

• Faturamento e cobrança: isso permite que as empresas criem e enviem faturas. Muitas vezes, também inclui opções de personalização, para que as empresas possam incluir logotipo, termos e condições ou outros elementos da marca nas faturas.

• Cálculos fiscais: alguns sistemas fornecem cálculos fiscais automáticos com base no tipo de produto e localização. Isso simplifica a conformidade fiscal para empresas.

• Aceitar várias moedas: para empresas que lidam com transações internacionais, esse recurso permite que os clientes façam pagamentos em diferentes moedas. Normalmente, as taxas de conversão são atualizadas regularmente para refletir as condições do mercado.

• Gerenciamento de assinaturas: para empresas com modelos baseados em assinatura, esse recurso ajuda a agendar e gerenciar pagamentos recorrentes. Isso acompanha quais assinaturas estão ativas, que devem ser renovadas e que expiraram.

• Recursos de segurança: protocolos de segurança, como métodos de criptografia e autenticação de dois fatores ajudam a proteger a empresa e o cliente.

• Integração com a gestão de relacionamento com o cliente (CRM): alguns sistemas de POS virtual podem se conectar ao CRM para armazenar dados do cliente, histórico de compras e logs de comunicação. Esses dados podem ajudar as empresas a melhorar o marketing personalizado e o atendimento ao cliente.

Cada um desses componentes ajuda a facilitar transações, proteger dados ou melhorar a supervisão operacional.

Como funciona um POS virtual?

Estas são as etapas que ocorrem quando uma empresa usa um POS virtual para facilitar as transações:

• Configuração inicial: primeiro, as empresas devem se inscrever no serviço de POS virtual. Isso envolve a criação de uma conta, configuração de usuários e definição de configurações operacionais e de pagamento.

• Login do usuário: a equipe acessa o sistema inserindo suas credenciais na interface do usuário. Normalmente, a interface é acessível utilizando um navegador da web ou um aplicativo específico.

• Início da transação: no início de uma transação, o membro da equipe seleciona os produtos ou serviços que o cliente quer comprar e insere os dados de pagamento do cliente manualmente no sistema.

• Verificação do pagamento: depois que os dados de pagamento do cliente estão no sistema, a transação passa para o gateway de pagamento. Essa etapa envolve processos de verificação, como verificações de validade de cartões, consultas de saldo disponível e medidas antifraude.

• Autorização de pagamento: Após o gateway de pagamento verificar a transação, ele envia as informações para a respectiva instituição financeira para autorização final. O sistema de POS virtual recebe a resposta, que confirma ou nega a transação.

• Conclusão da transação: se autorizada, a transação é concluída e o cliente recebe um recibo digital ou em papel (se houver uma impressora conectada).

• Armazenamento de dados: as informações sobre a transação são armazenadas no banco de dados do sistema. Isso inclui detalhes como quais itens foram comprados, o valor da transação e os dados do cliente (se for o caso).

• Atualização de inventário: se o POS virtual tiver um componente de gerenciamento de estoque, os níveis de estoque dos itens vendidos serão atualizados automaticamente.

• Geração de faturas: alguns sistemas permitem faturamento imediato. Isso é especialmente útil para empresas orientadas a serviços que faturam depois que o serviço é realizado.

• Aplicação fiscal: para transações que envolvem bens ou serviços tributáveis, a alíquota aplicável pode ser automaticamente calculada e incluída no valor total da transação.

• Atualização analítica: depois que a transação é processada, os dados de vendas alimentam o componente de análise e ajudam as empresas a monitorar as métricas de desempenho.

• Logout do usuário: assim que as transações da sessão forem concluídas, o usuário faz logout para manter o sistema seguro.

Todo o processo é projetado para ser rápido e fácil de usar, acomodando as necessidades de diferentes tipos de empresas e setores.

Como escolher um POS virtual

Selecionar o POS virtual certo exige uma avaliação multifacetada de suas necessidades de negócios, condições de mercado e restrições técnicas. Veja um roteiro detalhado para esse processo:

Fase 1: avaliação preliminar

• Escopo de atuação: avalie a escala e o escopo das operações da sua empresa. Você tem um único local físico ou vários? Você opera internacionalmente?

• Tipos de transação: quais tipos de transações são mais comuns no seu negócio? Cartões de crédito e carteiras digitais? Criptomoedas?

• Nível de habilidade da equipe: considere o conhecimento técnico da sua equipe, pois sistemas complexos podem exigir treinamento mais envolvido.

• Restrições orçamentárias: quanto você está disposto(a) a investir inicialmente e ao longo do tempo? Além de considerar o custo de configuração, examine as tarifas de assinatura e outras despesas contínuas.

Fase 2: mapeamento de requisitos

• Inventário de funcionalidades: liste os recursos que você absolutamente precisa, como gerenciamento de inventário, análise e suporte a várias moedas.

• Necessidades de conformidade: faça pesquisas sobre a conformidade jurídica e financeira exigida no seu setor, como o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS), para segurança de cartões de pagamento.

• Integrações: será preciso integrar o POS virtual com sistemas existentes, como software de contabilidade ou um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)?

• Personalização: você precisará modificar o sistema para melhor corresponder às suas operações?

• Reputação do fornecedor: procure fornecedores conhecidos pelo excelente atendimento ao cliente, tempo de atividade consistente e bom desempenho.

Fase 3: análise de fornecedores

• Avaliações gratuitas e demonstrações: experimente alguns sistemas que parecem ser adequados. Use os recursos, verifique a interface do usuário e teste a velocidade e a capacidade de resposta.

• Comentários de clientes: leia avaliações de outras empresas do seu setor.

• Análise custo-benefício: compare os benefícios e custos de cada sistema, tanto no curto como no longo prazo.

• Obrigações contratuais: leia as letras miúdas sobre tarifas de rescisão, suporte à migração de dados e outros possíveis problemas.

Fase 4: decisão e implementação

Seleção do fornecedor: escolha o fornecedor que melhor se adapta aos seus requisitos mapeados.

• Revisão de contratos: examine o contrato de perto e certifique-se de que ele atenda às suas necessidades.

• Treinamento: treine sua equipe extensivamente, para que eles possam usar seu sistema de escolha com o máximo efeito.

• Testes piloto: execute um teste piloto para resolver quaisquer problemas e obter feedback do usuário para ajustes.

• Implantação: quando estiver satisfeito, implemente o sistema para toda a empresa.

• Avaliação contínua: continue a acompanhar as métricas de desempenho e o retorno sobre o investimento (ROI).

Esse tipo de processo estruturado de avaliação e seleção pode ajudar as empresas a escolher um POS virtual que se adeque ao seu perfil operacional, requisitos técnicos e objetivos de crescimento.

A Stripe oferece um POS virtual?

A Stripe oferece um terminal virtual, que é um sistema de ponto de venda (POS) online que permite que as empresas insiram detalhes do cartão de crédito e outras informações de pagamento manualmente em uma interface online. Ao contrário dos sistemas de POS de hardware, um terminal virtual não requer nenhum equipamento físico além de um computador e conexão com a internet.

Aqui estão alguns benefícios importantes que vêm com o uso de um terminal virtual:

• Acessibilidade: um terminal virtual é acessível a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet, o que significa que você pode processar transações de qualquer lugar.

• Baixos custos de configuração: como não requer hardware especializado, a configuração do POS virtual geralmente resulta em um investimento inicial menor.

• Onboarding rápido: como um terminal virtual é um aplicativo baseado na web, treinar novos funcionários para usá-lo pode ser mais rápido do que treiná-los para usar sistemas de POS não virtuais, o que pode economizar tempo e recursos.

• Flexibilidade: um terminal virtual pode ser particularmente benéfico para empresas que não dependem apenas de transações presenciais ou para freelancers e consultores que trabalham remotamente.

• Integração de dados: o terminal virtual da Stripe pode ser integrado a outros serviços da Stripe e até mesmo a alguns aplicativos de terceiros. É um dashboard único para gerenciar diversos aspectos das transações financeiras de uma empresa.

• Criação de faturas: vários terminais virtuais, incluindo o da Stripe, permitem criar e enviar faturas diretamente do terminal. Essa função pode ser útil para empresas que fornecem serviços em vez de mercadorias.

• Formas de pagamento: o sistema aceita várias formas de pagamento, incluindo cartões de crédito e débito. Com isso, fica mais fácil acomodar as preferências dos clientes.

• Conformidade com PCI: o terminal virtual da Stripe está em conformidade com as normas da Payment Card Industry (PCI), ajudando a reduzir o risco de violações de dados e atividades fraudulentas.

• Sem contratos de longo prazo: como o terminal virtual é um serviço fornecido pela Stripe, ele geralmente não requer compromissos de longo prazo. As empresas podem permanecer ágeis e se adaptar às condições em mudança.

• Aceitar várias moedas: a capacidade de processar transações em diferentes moedas é particularmente importante para empresas que operam internacionalmente ou aquelas que têm uma base de clientes diversificada.

• Pagamentos programados: alguns terminais virtuais permitem pagamentos agendados, o que pode ser benéfico para modelos de negócios de assinaturas.

Saiba mais sobre como o terminal do POS virtual oferece às empresas uma opção flexível e acessível para processar transações financeiras.