Che cos'è un sistema POS virtuale? Tutto quello che devono sapere le attività sui terminali di pagamento virtuali

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Ulteriori informazioni 
  1. Introduzione
  2. Componenti dei sistemi POS virtuali
  3. Come funziona un sistema POS virtuale?
  4. Come scegliere un sistema POS virtuale
    1. Fase 1: valutazione preliminare
    2. Fase 2: mappatura dei requisiti
    3. Fase 3: analisi dei fornitori
    4. Fase 4: decisione e implementazione
  5. Stripe offre un sistema POS virtuale?

Una soluzione point of sale (POS) virtuale è un sistema basato su software che consente alle attività di elaborare le transazioni senza utilizzare hardware fisico come registratori di cassa o lettori di carte. Un sistema POS virtuale consente alle attività di inserire i dati di pagamento, come quelli delle carte di debito o di credito, in un'interfaccia o un'applicazione web. In genere i sistemi POS virtuali sono accessibili tramite computer, tablet o smartphone con connessione a Internet. Secondo un report di Expert Market Research, il mercato dei terminali POS virtuali è stato valutato a livello globale per oltre 20 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che raggiungerà quasi 220 miliardi di dollari entro il 2032, a sottolineare la crescente importanza dei sistemi POS virtuali per le attività di e-commerce.

Questo articolo offre una panoramica di quello che le attività devono sapere sulle configurazioni dei sistemi POS virtuali, tra cui componenti, funzionamento, come scegliere il terminale POS virtuale più adatto e come Stripe può venire in aiuto.

Contenuto dell'articolo

  • Componenti dei sistemi POS virtuali
  • Come funziona un sistema POS virtuale?
  • Come scegliere un sistema POS virtuale
  • Stripe offre un sistema POS virtuale?

Componenti dei sistemi POS virtuali

Un sistema POS virtuale è costituito da diversi componenti che facilitano le transazioni e gestiscono diverse operazioni commerciali. Vediamoli nel dettaglio:

  • Interfaccia utente: è la schermata in cui avvengono le transazioni. Di solito è basata sul web, è accessibile tramite un browser e richiede le credenziali di accesso per garantire un accesso sicuro. Mediante questa interfaccia il personale può inserire i dati di pagamento, elaborare i rimborsi e gestire altri tipi di transazioni.

  • Gateway di pagamento: questo componente è responsabile della verifica dei dati di pagamento e della conferma delle transazioni. Funge da canale di comunicazione tra il sistema POS virtuale e gli istituti finanziari per autorizzare o rifiutare i pagamenti.

  • Database: qui vengono memorizzati i dettagli delle transazioni, le informazioni sui clienti e i listini dei prodotti. Un database efficace consente di recuperare rapidamente le informazioni e facilita attività come le procedure di reso o il monitoraggio delle vendite storiche.

  • Gestione dell'inventario: molti sistemi POS virtuali, ma non tutti, includono funzionalità che consentono alle attività di monitorare i livelli delle scorte. Alcuni possono anche inviare avvisi quando le scorte raggiungono un livello basso predefinito, semplificando la gestione dell'inventario.

  • Gestione degli utenti: questo componente consente alle attività di assegnare ruoli e autorizzazioni a utenti diversi. Ad esempio, un manager potrebbe avere accesso a funzioni più avanzate, come analisi e reportistica, mentre un cassiere potrebbe avere accesso solo alle funzionalità di elaborazione delle transazioni.

  • Analisi e reportistica: molti sistemi POS virtuali sono dotati di funzionalità di analisi integrate che aiutano le attività a monitorare indicatori di prestazioni chiave (KPI) quali tendenze di vendita, prodotti più acquistati e domanda stagionale.

  • Fatturazione e addebito: questo componente consente alle attività di creare e inviare fatture digitali. Spesso include anche opzioni di personalizzazione, che permettono alle attività di includere nelle fatture il proprio logo, i termini e le condizioni o altri elementi di branding.

  • Calcolo delle imposte: alcuni sistemi offrono il calcolo automatico delle imposte in base al tipo di prodotto e alla località. In questo modo è più facile per le attività mantenere la conformità fiscale.

  • Supporto multivaluta: per le attività che gestiscono transazioni internazionali, questa funzionalità consente ai clienti di effettuare pagamenti in diverse valute. In genere, i tassi di conversione vengono aggiornati regolarmente per riflettere le condizioni di mercato.

  • Gestione degli abbonamenti: questa funzionalità aiuta le attività con modelli basati su abbonamento a pianificare e gestire i pagamenti ricorrenti. Tiene traccia degli abbonamenti attivi, di quelli in scadenza e di quelli scaduti.

  • Funzionalità di sicurezza: i protocolli di sicurezza, come i metodi di crittografia e l'autenticazione a due fattori, proteggono sia l'attività che il cliente.

  • Integrazione con il sistema CRM (Customer Relationship Management): alcuni sistemi POS virtuali possono collegarsi al sistema CRM per memorizzare i dati dei clienti, la cronologia degli acquisti e i log delle comunicazioni. Questi dati possono aiutare le attività a migliorare le campagne di marketing personalizzate e l'assistenza clienti.

Ognuno di questi componenti contribuisce a facilitare le transazioni, a proteggere i dati o a migliorare la supervisione operativa.

Come funziona un sistema POS virtuale?

Ecco le varie fasi attraverso le quali un sistema POS virtuale facilita le transazioni:

  • Configurazione iniziale: per prima cosa, le attività devono registrarsi per il servizio di POS virtuale. Per farlo è necessario creare un account, impostare gli utenti e configurare le impostazioni di pagamento e quelle operative.

  • Accesso utenti: il personale accede al sistema inserendo le proprie credenziali nell'interfaccia utente. In genere l'interfaccia è accessibile tramite un browser web o un'app dedicata.

  • Avvio della transazione: all'inizio di una transazione, la persona incaricata seleziona i prodotti o i servizi che il cliente desidera acquistare e inserisce manualmente nel sistema i dati di pagamento del cliente.

  • Verifica del pagamento: una volta che i dati di pagamento del cliente sono stati inseriti nel sistema, la transazione passa al gateway di pagamento. Questa fase prevede processi di verifica come il controllo della validità della carta, la verifica del saldo disponibile e le misure antifrode.

  • Autorizzazione del pagamento: dopo aver verificato la transazione, il gateway di pagamento invia le informazioni al rispettivo istituto finanziario per l'autorizzazione finale. Il sistema POS virtuale riceve la risposta, che conferma o rifiuta la transazione.

  • Completamento della transazione: se autorizzata, la transazione viene completata e il cliente ottiene una ricevuta digitale o cartacea (a seconda che sia collegata o meno una stampante).

  • Archiviazione dei dati: le informazioni sulla transazione vengono memorizzate nel database del sistema. Queste includono dettagli quali gli articoli acquistati, l'importo della transazione e i dati del cliente (se applicabile).

  • Aggiornamento dell'inventario: se il sistema POS virtuale dispone di un componente di gestione dell'inventario, i livelli delle scorte per gli articoli venduti vengono aggiornati automaticamente.

  • Generazione della fattura: alcuni sistemi consentono la fatturazione immediata. Ciò è particolarmente utile per le attività orientate ai servizi che fatturano dopo l'erogazione del servizio.

  • Applicazione delle imposte: per le transazioni che riguardano beni o servizi imponibili, l'aliquota fiscale applicabile può essere calcolata automaticamente e inclusa nell'importo totale della transazione.

  • Aggiornamento dell'analisi: dopo l'elaborazione della transazione, i dati di vendita passano al componente di analisi e aiutano le attività a monitorare le metriche di prestazioni.

  • Disconnessione dell'utente: una volta completate le transazioni della sessione, l'utente si disconnette per garantire la sicurezza del sistema.

Tutto il processo è strutturato per essere rapido e intuitivo e per soddisfare le esigenze di diversi tipi di attività e settori.

Come scegliere un sistema POS virtuale

La scelta della soluzione POS virtuale più adatta richiede una valutazione articolata delle esigenze di business, delle condizioni di mercato e dei vincoli tecnici. Ecco una roadmap dettagliata per questo processo:

Fase 1: valutazione preliminare

  • Ambito delle operazioni: valuta l'entità e l'ambito delle tue operazioni commerciali. Hai un unico punto vendita fisico o più di uno? Operi a livello internazionale?

  • Tipi di transazioni: quali sono i tipi di transazioni più comuni nella tua attività? Carte di credito e wallet? Criptovaluta?

  • Livello di competenza del team: valuta le competenze tecniche del tuo team, poiché i sistemi complessi possono richiedere una formazione più approfondita.

  • Vincoli di budget: quanto intendi investire, inizialmente e nel corso del tempo? Oltre a considerare i costi di configurazione, esamina le tariffe di abbonamento e le altre spese correnti.

Fase 2: mappatura dei requisiti

  • Inventario delle funzionalità: elenca le funzionalità di cui hai assolutamente bisogno, come la gestione dell'inventario, l'analisi e il supporto multivaluta.

  • Esigenze di conformità: effettua una ricerca sulla conformità legale e finanziaria richiesta nel tuo settore, come il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), per la sicurezza delle carte di pagamento.

  • Integrazioni: dovrai integrare il sistema POS virtuale con sistemi esistenti, come un software di contabilità o un sistema CRM (Customer Relationship Management)?

  • Possibilità di personalizzazione: sarà necessario modificare il sistema per adattarlo meglio alle procedure operative della tua attività?

  • Reputazione del fornitore: cerca fornitori noti per l'eccellente assistenza clienti, i tempi di attività costanti e le buone prestazioni.

Fase 3: analisi dei fornitori

  • Periodi di prova e demo gratuiti: prova alcuni sistemi che ti sembrano adatti. Utilizza le funzionalità, controlla l'interfaccia utente e testa la velocità e la reattività.

  • Recensioni dei clienti: leggi le recensioni di altre attività del tuo settore.

  • Analisi costi-benefici: confronta i vantaggi e i costi di ciascun sistema, sia a breve che a lungo termine.

  • Obblighi contrattuali: leggi le clausole contrattuali per verificare le spese di risoluzione, il supporto per la migrazione dei dati e altri potenziali problemi.

Fase 4: decisione e implementazione

Scelta del fornitore: scegli il fornitore che meglio si adatta ai requisiti mappati.

  • Revisione del contratto: esamina attentamente il contratto e assicurati che soddisfi le tue esigenze.

  • Formazione: addestra il personale in modo che possa utilizzare il sistema scelto con la massima efficacia.

  • Test pilota: esegui un test pilota per risolvere eventuali problemi e raccogliere il feedback degli utenti per eventuali modifiche.

  • Implementazione: quando lo stato del sistema ti soddisfa, implementalo nella tua attività.

  • Valutazione continua: continua a monitorare le metriche di prestazioni e il ritorno sull'investimento (ROI).

Questo tipo di processo strutturato di valutazione e selezione può aiutare le attività a scegliere il sistema POS virtuale più adatto al loro profilo operativo, ai requisiti tecnici e agli obiettivi di crescita.

Stripe offre un sistema POS virtuale?

Stripe offre un terminale virtuale, ossia una soluzione point of sale (POS) online che consente alle attività di inserire manualmente in un'interfaccia online i dati delle carte di credito e altre informazioni di pagamento. A differenza dei sistemi POS hardware, un terminale virtuale non richiede alcuna apparecchiatura fisica, se non un computer e una connessione a Internet.

Ecco alcuni vantaggi importanti offerti dall'uso di un terminale virtuale:

  • Accessibilità: un terminale virtuale è accessibile da qualsiasi dispositivo con accesso a Internet, pertanto puoi elaborare le transazioni ovunque ti trovi.

  • Bassi costi di configurazione: poiché non richiede hardware specializzato, la configurazione di un sistema POS virtuale comporta di solito un investimento iniziale inferiore.

  • Attivazione rapida: il terminale virtuale è un'applicazione basata sul web, quindi insegnare ai nuovi dipendenti a usarlo può essere più veloce rispetto ai sistemi POS non virtuali, con il risparmio di tempo e risorse che ne consegue.

  • Flessibilità: un terminale virtuale può essere particolarmente vantaggioso per le attività che non si affidano esclusivamente alle transazioni di persona o per i liberi professionisti e i consulenti che lavorano da remoto.

  • Integrazione dei dati: il terminale virtuale di Stripe può essere integrato in altri servizi Stripe e persino in alcune applicazioni di terze parti. In questo modo si ottiene un'unica dashboard da cui gestire i diversi aspetti delle transazioni finanziarie di un'attività.

  • Creazione di fatture: molti terminali virtuali, compreso quello di Stripe, consentono di creare e inviare fatture direttamente dal terminale. Questa funzione può essere utile per le attività che forniscono servizi piuttosto che beni.

  • Modalità di pagamento: il sistema supporta diverse forme di pagamento, tra cui carte di credito e di debito. In questo modo è più facile soddisfare le preferenze dei clienti.

  • Conformità alle norme PCI: la conformità del terminale virtuale di Stripe agli standard Payment Card Industry (PCI) contribuisce a ridurre il rischio di violazione dei dati e di attività fraudolente.

  • Nessun contratto a lungo termine: poiché il terminale virtuale è un servizio fornito da Stripe, in genere non richiede impegni a lungo termine. Le attività possono rimanere agili e adattarsi ai cambiamenti delle condizioni.

  • Supporto multivaluta: la possibilità di elaborare transazioni in diverse valute è particolarmente importante per le attività che operano a livello internazionale o per quelle che hanno una base clienti diversificata.

  • Pagamenti programmati: alcuni terminali virtuali consentono pagamenti programmati, cosa che può essere vantaggiosa per i modelli di business basati su abbonamento.

Scopri di più su come il terminale POS virtuale di Stripe offre alle attività un'opzione flessibile e accessibile per la gestione delle transazioni finanziarie.

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