Die Anzahl der Point of Sale-Terminals (POS-Terminals) in Spanien steigt weiter an. Statistiken der Bank von Spanien zeigen, dass die Anzahl der POS-Terminals am Ende des ersten Halbjahres 2025 4,62 Millionen erreichte. Dies entspricht einem Anstieg von 7,4 % gegenüber dem Vorjahr.

Wenn die gewerbliche Tätigkeit Ihres Unternehmens es erfordert, dass Sie Zahlungen vor Ort akzeptieren, und Sie bei der Auswahl eines POS-Systems die beste Entscheidung treffen möchten, können Ihnen die Informationen in diesem Artikel dabei helfen, zu entscheiden, welche Kriterien Sie berücksichtigen sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• In Spanien werden hauptsächlich fünf Arten von Point of Sale-Terminals (POS-Terminals) verwendet: traditionelle, bankenunabhängige, virtuelle, mobile und Selbstbedienungsterminals.
  
• Um das richtige POS-Terminal auszuwählen, ist es wichtig, die akzeptierten Zahlungsmethoden sowie das Sicherheitsniveau, die Gebühren und die Unified Commerce-Optionen für Zahlungen im Geschäft und Online-Zahlungen zu berücksichtigen.
  
• Einige POS-Terminals in Spanien verfügen über spezifische Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen und deren Kundinnen und Kunden zugeschnitten sind, wie beispielsweise Ratenzahlungen und digitales Trinkgeld.
  
• Wenn das POS-Terminal auch als Abrechnungssystem fungiert, muss es die Anforderungen und Fristen erfüllen, die durch das „Create and Grow"-Gesetz („Crea y Crece") festgelegt wurden.
  

Was ist ein POS-System?

POS steht für „Point of Sale" und ist eine Einzugslösung, die Unternehmen zur Ausführung ihrer gewerblichen Tätigkeiten nutzen. In Spanien wird der Begriff „TPV" – das spanische Äquivalent zum Akronym „POS" – häufig als Synonym für „Terminal" oder „Kartenlesegerät" verwendet. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass ein POS-System weitere Elemente umfasst. Dies sind die grundlegenden Komponenten eines POS-Systems:

• Kartenlesegeräte: Diese Geräte wickeln Kartenzahlungen ab oder akzeptieren zunehmend Digital Wallets, wie beispielsweise Bizum Pay.
  
• Software: Hierbei handelt es sich um Computerprogramme zur Verwaltung von Verkäufen und anderen geschäftsbezogenen Aktivitäten, wie Steuern, Inventar und Finanzberichten.
  
• Code-Lesegeräte: Diese Geräte scannen Barcodes oder Quick-Response-Codes (QR-Codes).
  
• Drucker: Obwohl immer mehr Unternehmen Rechnungen oder Belege per E-Mail oder Textnachricht an Kundinnen und Kunden senden, sind POS-Terminals nach wie vor häufig mit Thermo-Belegdruckern ausgestattet.
  
• Registrierkasse: Einige Unternehmen entscheiden sich nach wie vor für traditionelle Registrierkassen, die über mehrere der grundlegenden Funktionen eines POS-Systems verfügen. In vielen Fällen verfügen stark digitalisierte Unternehmen, die POS-Terminals auf Computern oder Tablets verwenden, nur über eine kleine Kassenschublade zur Bargeldabwicklung.
  

Wofür wird ein POS-System verwendet?

Kassensysteme beinhalten mehrere Komponenten, die drei Aufgaben erfüllen:

• Kundinnen und Kunden den korrekten Betrag mit ihren bevorzugten Zahlungsmethoden in Rechnung stellen: Ein modernes POS-System muss in der Lage sein, den Betrag und die für Ihre Verkäufe geltende Umsatzsteuer (USt.) automatisch zu berechnen, sowie neben Bargeld und Karten verschiedene Zahlungsmethoden (z. B. Digital Wallets) zu unterstützen.
  
• Unternehmensverkäufe verwalten: Ihr POS-System muss sich in Ihre anderen Systeme (z. B. Customer-Relationship-Management-System [CRM-System]) integrieren lassen, um das Inventar automatisch zu aktualisieren, Treueprogramme zu erstellen oder Verkaufsrechnungen an Kundinnen und Kunden zu senden.
  
• Buchhaltungsberichte erstellen: Selbst das einfachste POS-System kann Auflistungen Ihrer Verkäufe für einen bestimmten Zeitraum erstellen, um Ihre Buchhaltungsaufgaben zu vereinfachen. Eine auf die heutigen Unternehmen zugeschnittene Lösung muss es diesen jedoch ermöglichen, Daten zur Erstellung personalisierter Berichte zu nutzen. Dies kann Unternehmen beispielsweise dabei helfen, Gewinnmargen oder Möglichkeiten zur Einführung neuer Angebote zu analysieren.
  

Funktionsweise eines POS-Systems

Jedes Kassensystem ist ein wenig anders. Trotzdem ist der Ablauf überall ähnlich:

• Produktregistrierung: Wenn die Kundin/der Kunde die Produkte auswählt, die sie/er kaufen möchte, registriert das POS-System diese (z. B. mithilfe des Code-Lesegeräts). Bei Bedarf aktualisiert das System auch automatisch den Bestand im Inventar.
  
• Berechnung und Einzug des Betrags: Die POS-Software berechnet den Endbetrag mit der entsprechenden USt. und zeigt den Betrag an, den die Kundin/der Kunde zahlen muss. Die Kundin/der Kunde kann das Kartengerät verwenden, um mit Karte zu bezahlen, oder jede andere Zahlungsmethode nutzen, die das Gerät unterstützt.
  
• Transaktionsautorisierung: Das Zahlungsgateway kommuniziert mit der Bank, die die Kundenkarte ausgestellt hat, um zu überprüfen, ob sie über ausreichende Deckung verfügt. Wenn bestätigt wird, dass die Karte gedeckt ist und kein Verdacht auf Kartenbetrug besteht, wird die Bank die Transaktion autorisieren und die Gelder auf das Konto des Unternehmens überweisen.
  
• Ausstellung von Zahlungsbelegen: Das POS-System erstellt einen Zahlungsbeleg für den Verkauf, der sofort ausgedruckt oder digital an die Kundin/den Kunden gesendet werden kann. Anschließend wird der Verkauf als abgeschlossen erfasst.
  

Welche Kassensysteme gibt es in Spanien?

Die in Spanien erhältlichen POS-Terminals lassen sich in fünf Kategorien unterteilen:

Herkömmliche Kassensysteme

Ein traditionelles POS-System umfasst eine Registrierkasse – mit Software, die den Anforderungen des Antibetrugsgesetzes entsprechen muss –, um Verkaufsdaten einzugeben und Bargeldzahlungen zu verwalten. Es beinhaltet auch ein von der Bank bereitgestelltes Terminal, das das Unternehmen nutzt, um Karten- und Digital Wallet-Zahlungen zu akzeptieren. In einigen Fällen umfasst ein traditionelles POS-System weitere Geräte, wie beispielsweise einen Zahlungsbeleg- und Rechnungsdrucker.

Bankenlose Kassensysteme

Ein bankenunabhängiges POS-System kann eine identische Konfiguration wie ein traditionelles POS-System aufweisen. Das Unternehmen verwendet jedoch ein Terminal, das nicht mit seiner Bank verknüpft ist. Durch die Vermeidung von Vertragsvereinbarungen mit ihrer Bank haben Unternehmen eine größere Kontrolle über ihre POS-Systeme und die Arten von Geräten, die ihr Unternehmen verwendet.

Mit Stripe Terminal erhalten Sie beispielsweise hochmoderne Kartenlesegeräte, die Zahlungen mit Digital Wallets und Karten unterstützen. Darüber hinaus lässt sich Terminal problemlos in den gesamten Zahlungs-Stack von Stripe integrieren, sodass Sie Online-Zahlungen und Zahlungen vor Ort konsolidieren und genauere Verkaufsberichte erstellen können.

Virtuelle Kassensysteme

Ein virtuelles POS ist eine Software, die keine Hardware, wie beispielsweise ein Terminal, erfordert. In diesem Fall arbeitet das virtuelle POS mit einem Zahlungsgateway zusammen, um die Transaktionsinformationen an die Bank zu senden und die Zahlung durch die Bank genehmigen oder ablehnen zu lassen.

Die Anpassung eines virtuellen POS, um Kundinnen und Kunden andere Zahlungsmethoden anzubieten, ist in der Regel viel einfacher als die Arbeit mit Hardware von Drittanbietern. In Spanien kann es auch die Möglichkeit bieten, Zahlungen mit Bizum zu akzeptieren.

Mobile Kassensysteme

Ein mobiles POS-System funktioniert auf Geräten wie Smartphones und Tablets und ermöglicht es Unternehmen, Zahlungen ohne zusätzliche Hardware zu akzeptieren. Mit Tap to Pay können Unternehmen beispielsweise kontaktlose Zahlungen von Apple- oder Android-Geräten akzeptieren.

SB-Kassensysteme

Das Selbstbedienungs-POS-System ermöglicht es Kundinnen und Kunden im Geschäft, Produkte ohne das Eingreifen einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zu scannen und zu bezahlen. Beispielsweise hat Decathlon diese im Jahr 2019 in 165 Filialen eingeführt und vier Jahre später eine Umsatzsteigerung von 10 % in spanischen Filialen gefeiert.

Was bei der Auswahl eines POS-Systems in Spanien zu beachten ist

Neben der Art des POS gibt es noch weitere Aspekte zu bewerten. In Spanien sollten Sie die folgenden Merkmale berücksichtigen.

Zahlungsmethoden

Es ist wichtig, dass ein POS-System Zahlungsmethoden unterstützt, die spanische Kundinnen und Kunden bevorzugen. Laut einer Umfrage geben 43 % der spanischen Kundinnen und Kunden an, dass Bargeld nicht ihre bevorzugte Zahlungsmethode ist, während 27 % angeben, dass Karten ihre erste Wahl sind.

Unified Commerce

Überlegen Sie, wie Sie Online-Zahlungen und Zahlungen vor Ort vereinheitlichen können. Laut dem Cetelem-Observatorium, der Studiengruppe von BNP Paribas, geben 69 % der spanischen Kundinnen und Kunden weiterhin Einkäufen vor Ort den Vorzug und nennen meist Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Rückgaben als Grund für ihre Präferenz. Um sicherzustellen, dass Verkäufe aus allen Kanälen synchronisiert werden, ist es wichtig, dass ein POS-System Unified Commerce-Optionen bietet.

Zahlungsvorschriften

Das POS-System muss dem Gesetz über Maßnahmen zur Prävention und Bekämpfung von Steuerbetrug entsprechen. Dies bedeutet, dass es vollständig und nachvollziehbar sein muss und keine Manipulationen der Buchhaltung oder Verwaltung mit dem Ziel zulassen darf, die spanische Steuerbehörde (AEAT) zu betrügen.

Wenn das POS-System darüber hinaus Rechnungen oder vereinfachte Rechnungen erstellen, speichern oder verarbeiten kann, kann es als computergestütztes Rechnungssystem (SIF) betrachtet werden und muss die Anforderungen des Königlichen Erlasses 1007/2023 erfüllen. Zu diesen Anforderungen gehören die Gewährleistung der Integrität, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit von Rechnungsdatensätzen.

Das System zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen (VERI*FACTU) ist eine der verfügbaren Optionen zur Erfüllung dieser Anforderungen und ermöglicht die Übermittlung von Rechnungsdatensätzen an die AEAT. Unternehmen, die der Körperschaftsteuer unterliegen, müssen ihre Systeme bis zum 1. Januar 2027 anpassen; alle anderen betroffenen Steuerzahler müssen dies bis zum 1. Juli 2027 tun. Bevor Sie sich für ein POS-System mit Rechnungsstellungsfunktion entscheiden, vergewissern Sie sich, dass der Anbieter ein konformes System und die entsprechende Konformitätserklärung anbietet.

Sicherheit

Es ist wichtig, dass ein POS über Systeme zur Tokenisierung von Zahlungsdaten, Aktualisierungen der Sicherheitsvorkehrungen und Compliance mit geltenden Standards verfügt. Dies ist besonders wichtig in Spanien, wo es laut Daten des spanischen Nationalen Instituts für Cybersicherheit (INCIBE) im Jahr 2025 122.223 Cybersicherheitsvorfälle gab. Dies entspricht einem Anstieg von 26 % gegenüber dem Vorjahr.

Tarife

Überprüfen Sie, ob der POS-Dienstleister Tarife und Provisionen klar aufführt. Obwohl Banken transparent sind, erfordern sie oft den Abschluss von damit verbundenen Dienstleistungen. Denken Sie in diesen Fällen daran, dass es die Möglichkeit gibt, ein kostenloses POS-System zu nutzen, das nicht von einer Bank abhängig ist.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Point of Sale-Systemen (POS-Systemen) in Spanien