La facturation peut sembler complexe au premier abord et exiger beaucoup de temps et d’efforts de la part de votre personnel. Cependant, l’adoption d’une procédure de facturation cohérente et bien structurée peut être bénéfique pour votre entreprise et vos clients. Cela vous permet de continuer à générer des flux de revenus avec moins de problèmes et de fournir à votre équipe financière un ensemble de directives fiables. Pendant ce temps, les clients reçoivent des factures précises et rapides, plus faciles à régler.

Vous trouverez ci-dessous un guide sur les procédures de facturation : pourquoi elles sont importantes, comment les élaborer efficacement et comment Stripe peut vous aider.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une procédure de facturation et pourquoi est-elle importante?
  
• Comment créer une procédure de facturation efficace?
  
• Quel rôle jouent les délais de paiement dans les procédures de facturation?
  
• En quoi les procédures de facturation diffèrent-elles d’un secteur à l’autre?
  
• Quels sont les défis liés la gestion d’une procédure de facturation?
  
• Comment Stripe peut vous aider à gérer la facturation
  

Qu’est-ce qu’une procédure de facturation, et pourquoi est-elle importante?

Une procédure de facturation est la méthode que vous utilisez pour envoyer des factures, recevoir des paiements et suivre les transactions. Elle décrit votre cycle de revenus, à partir du moment où vous décidez du prix d’un produit ou d’un service jusqu’au moment où un paiement est entièrement réglé sur votre compte. Que vous envoyiez des factures à vos clients par courriel ou que vous le fassiez automatiquement pour un abonnement, une procédure de facturation vous permet de savoir quand et comment encaisser les paiements.

Voici une liste de ce qu’une procédure de facturation permet de faire.

• Établir les attentes : les clients savent quand ils recevront leurs factures, le montant qu’ils devront payer et le délai de paiement.

• Promouvoir la confiance : des règles claires permettent d’éviter toute confusion. Si un client peut voir que vos demandes de paiement suivent une routine documentée, il comprendra mieux les avis de retard ou les cycles de facturation.

• Assurer un flux de trésorerie constant : lorsque les paiements arrivent dans les délais, vous pouvez calculer vos revenus mensuels plus facilement.

• Réduire le risque d’erreurs : des enregistrements de facturation organisés permettent de voir plus facilement l’état d’un paiement. Vous pouvez corriger les erreurs rapidement au lieu de les découvrir lors du rapprochement des comptes.

Un système de facturation bien documenté contribue à la stabilité globale de votre entreprise. Même si vous disposez d’un système vaguement défini (par exemple, vous pouvez occasionnellement envoyer une facture PDF), la mise en place d’une procédure formelle par écrit profite aux personnes concernées.

Comment créer une procédure de facturation efficace?

La création d’une procédure de facturation commence par une évaluation approfondie de votre service ou produit et se termine par des tests continus pour déterminer si le processus fonctionne. Voici les étapes à suivre pour vous aider à élaborer une procédure adaptée à votre entreprise :

Identifiez qui, quand et comment

• Qui : décidez qui est responsable de l’envoi des factures ou des paiements d’abonnement. Il peut s’agir d’un membre de votre équipe financière ou d’un système automatisé qui génère des factures une fois qu’une commande est traitée.

• Quand : établissez un calendrier. Facturez-vous au point de vente ou envoyez-vous des relevés mensuels? Les factures doivent-elles être envoyées le dernier jour de chaque mois ou juste après la livraison d’un produit? L’établissement d’une fréquence de paiement évite les demandes de paiement aléatoires et permet aux clients de savoir quand ils doivent payer.

• Comment : décidez si vous utilisez des factures papier, des factures numériques ou un outil d’abonnement en ligne. Choisissez le format qui correspond le mieux au mode de paiement préféré de vos clients.

Formalisez la conception de votre facture

L’apparence de votre facture peut avoir une incidence sur votre taux de recouvrement. Des factures simples et lisibles permettent aux clients de voir plus facilement ce qu’ils doivent. Ils doivent inclure les informations de base suivantes.

• Nom et coordonnées de l’entreprise : faites en sorte qu’il soit facile pour les clients de vous contacter s’ils ont des questions.

• Numéro de facture unique : utilisez un système de numérotation qui peut être suivi dans vos registres comptables.

• Frais détaillés : indiquez exactement ce que vous facturez, jusqu’au poste si nécessaire.

• Date d’échéance : indiquez la date limite et les modalités de paiement (p. ex., 15 jours nets, 30 jours nets). S’il y a des frais de retard, expliquez-les aussi.

• Moyens de paiement acceptés : indiquez à vos clients si vous acceptez les cartes de crédit, les virements bancaires ou d’autres méthodes.

Automatisez dans la mesure du possible

La facturation automatisée peut réduire les erreurs de saisie de données et le temps que votre équipe passe à courir après les factures en retard. Elle peut également vous aider à envoyer des rappels régulièrement.

Maintenir une communication claire

Un appel téléphonique ou un courriel de rappel à l’approche de la date d’échéance peut éviter qu’un paiement manqué ne devienne un problème plus grave. Utilisez un langage convivial et factuel qui fait référence aux détails de la facture. Donnez la possibilité au client de régler le paiement en un seul clic.

Surveillez, affinez et ajustez

Une fois que vous avez créé une procédure, surveillez-la. Examinez le nombre de clients qui paient dans les temps, la fréquence à laquelle vous devez renvoyer les factures ou les points de confusion. Ajustez le processus en fonction des résultats.

Quel rôle jouent les délais de paiement dans les procédures de facturation?

Les conditions de paiement définissent le délai dont dispose le client pour régler ce qu’il doit, et énoncent des facteurs supplémentaires tels que des escomptes en cas de paiement anticipé et des pénalités en cas de retard de paiement. Les conditions de paiement influent sur le calendrier des revenus et l’expérience client. Si les conditions sont trop strictes, vous pourriez nuire à vos relations de travail avec les clients. S’ils sont trop indulgents, vous pourriez nuire à votre trésorerie.

Les bonnes conditions de paiement dépendent de votre type d’entreprise, de votre client type et de vos relations avec la clientèle. Une fois que vous avez pris une décision, il est préférable de la suivre. Voici les modalités de paiement les plus courantes que vous pouvez rencontrer :

• Net dans 15 jours, 30 jours et 60 jours : Le client dispose respectivement de 15, 30 ou 60 jours à compter de la date de facturation pour payer.

• 2 % dans 10 jours, net dans 30 jours : Le client bénéficie d’une réduction de 2 % si le paiement arrive dans les 10 jours. Si le client ne paie pas dans ce délai anticipé, la totalité de la facture est due le 30e jour.

• Paiement anticipé : Le client paie avant la livraison des biens ou des services. Il s’agit souvent d’une exigence pour les commandes personnalisées ou les scénarios à haut risque.

En quoi les procédures de facturation diffèrent-elles d’un secteur à l’autre?

Les entreprises ont besoin d’une méthode pour facturer les produits ou les services aux clients, mais l’apparence de cette méthode peut dépendre du secteur. Une entreprise peut utiliser la facturation mensuelle récurrente, tandis qu’une autre peut envoyer des factures progressives. Dans chaque cas, la nature du produit ou du service et toute réglementation de l’industrie déterminent la structure de la procédure de facturation.

Voici des exemples de la façon dont les procédures de facturation ont tendance à fonctionner dans différents grands secteurs d’activité.

• Services-conseils et services professionnels : les services-conseils et les services professionnels reposent souvent sur le suivi du temps, la facturation par étapes ou les acomptes. Ils peuvent lier les tarifs aux honoraires horaires ou aux frais de projet, ou fixer des conditions de paiement à 50 % à l’avance et à 50 % à l’achèvement du projet.

• Commerce de détail et commerce en ligne : les entreprises de vente au détail et de commerce en ligne acceptent généralement le paiement immédiatement au moment de l’achat, bien qu’elles proposent parfois des abonnements pour les commandes récurrentes (par exemple, mensuelles boîtes d’abonnement). Les factures et les reçus automatisés qui nécessitent une intervention manuelle minimale sont courants.

• Fabrication : les entreprises manufacturières peuvent facturer leurs biens en plusieurs phases. Par exemple, un paiement partiel peut être exigé avant le début de la production, un autre à mi-parcours et le paiement final au moment de l’expédition des marchandises. Les délais de paiement peuvent être plus longs dans ce secteur, en particulier dans les transactions interentreprises.

• Soins de santé : la facturation dans le secteur des soins de santé implique des réclamations d’assurance, des quotes-parts et de multiples sources de paiement. Les procédures de facturation comprennent les approbations préalables, les relevés aux patients et les suivis pour tout solde impayé.

Quels sont les défis liés la gestion d’une procédure de facturation?

Des défis peuvent survenir dans les procédures de facturation, en particulier lorsqu’une entreprise se développe et que le volume augmente. Voici quelques problèmes courants.

• Retards de paiement et créances irrécouvrables : lorsque les clients ne paient pas à temps, cela peut affecter votre capacité à gérer vos dépenses, y compris le loyer et les salaires. Des rappels réguliers et des politiques de frais de retard sont utiles, mais il est possible qu’un client disparaisse ou refuse de payer. En moyenne, 8 % des factures interentreprises aux États-Unis deviennent des créances irrécouvrables. Il est parfois nécessaire d’avoir un plan d’escalade solide (p. ex., communiquer avec une agence de recouvrement).

• Erreurs humaines et processus incohérents : si vous ne documentez pas votre procédure de facturation, chaque employé peut envoyer des factures dans son propre style. Cela peut conduire à des dossiers incohérents ou à des frais inexacts si quelqu’un oublie un petit détail. La vérification de l’exactitude et la mise en place d’un système de surveillance peuvent limiter les erreurs.

• Évolution de la réglementation : les lois sur la taxe de vente peuvent évoluer, de nouvelles réglementations en matière de confidentialité peuvent voir le jour et les règles relatives aux paiements transfrontaliers peuvent changer. Un processus de facturation qui a bien fonctionné l’année dernière pourrait avoir besoin d’une refonte si de nouvelles règles entrent en vigueur. Surveiller la conformité prend du temps, mais l’ignorer peut entraîner des pénalités.

• Ententes de paiement complexes : certaines entreprises proposent des options de paiement spéciales. Par exemple, un client peut ne payer qu’après que vous ayez atteint certaines étapes du projet, ou il peut utiliser plusieurs moyens de paiement pour une seule facture (en partie par chèque, en partie par virement bancaire). La gestion de ces arrangements peut être compliquée lorsque votre procédure est construite autour d’un scénario plus simple.

• Facturation à grande échelle : au fur et à mesure que votre entreprise vend à plus de clients, le nombre de factures augmente. Leur traitement peut prendre beaucoup de temps et le suivi des montants en retard devient plus difficile. L’automatisation et une équipe financière solide peuvent éviter que votre entreprise ne soit submergée.

Comment Stripe peut vous aider à gérer la facturation

Stripe Billing est un produit qui prend en charge les revenus récurrents, les factures ponctuelles et divers autres modes de paiement. Voici comment Stripe peut appuyer votre stratégie de facturation.

• Gestion des abonnements : Stripe fournit des outils de paiement récurrent aux entreprises qui vendent des abonnements. Vous pouvez personnaliser les cycles de facturation, définir des périodes d’essai et gérer les niveaux d’abonnement. Le système facture automatiquement aux clients aux bons intervalles et conserve les moyens de paiement dans ses dossiers.

• Factures ponctuelles : Stripe vous permet d’envoyer des factures à vos clients par courriel, qui à leur tour peuvent les payer en ligne à l’aide de différents moyens de paiement. Vous pouvez personnaliser la conception de la facture, intégrer l’image de votre marque et organiser votre travail dans le Dashboard Stripe. Vous pouvez également programmer des rappels automatiques pour les clients qui ne paient pas à temps afin de ne pas avoir à compter sur des suivis personnalisés.

• Calcul automatique des taxes : Les règles fiscales peuvent s’avérer délicates, surtout si vous vendez des produits ou des services dans plusieurs pays. Stripe Tax élimine une partie de cette complexité en calculant et en collectant les taxes appropriées en fonction de la localisation de votre client. Cela peut réduire les conjectures et les éventuels problèmes de conformité. Vous pouvez ajouter cette fonctionnalité à votre flux de travail Stripe Billing afin que chaque facture mentionne le montant exact des taxes.

• Plusieurs modes de paiement : Stripe prend en charge les cartes, les virements bancaires, les moyens de paiement locaux, etc. Cela peut augmenter vos chances d’être payé rapidement, car les clients peuvent choisir leur moyen de paiement préféré.

• Intégration et création de rapports : Stripe se connecte à de nombreuses plateformes comptables pour vous permettre de synchroniser vos livres sans avoir à saisir de données supplémentaires. Le Dashboard vous donne un aperçu de votre pipeline de revenus avec des informations sur les factures payées, impayées et en retard. Les analyses intégrées vous permettent de voir les tendances en matière de retards de paiement ou d’identifier le taux de désabonnement, ce qui vous aide à affiner votre processus de facturation.

• Prévention de la fraude : Les outils de gestion des risques de Stripe peuvent vous aider à filtrer les transactions suspectes et à réduire votre exposition aux fraudeurs. Vous pouvez appliquer des règles personnalisées ou vous fier à l’intelligence intégrée de Stripe. Cela est particulièrement utile si vous faites affaire dans plusieurs pays ou si vous traitez des transactions de grande valeur.

• Personnalisation : les interfaces de programmation d’applications (API) de Stripe vous permettent d’adapter l’expérience de facturation à vos besoins. Vous pouvez les intégrer à votre site Web ou application existant pour créer un flux de paiement uniforme ou utiliser des formulaires prédéfinis pour un lancement plus rapide. Vous pouvez également gérer les autorisations des utilisateurs afin que certains membres de l’équipe ne voient que les parties pertinentes du Dashboard.