La facturation peut d’abord sembler complexe et exiger beaucoup de temps et d’efforts de la part de votre personnel. L’adoption d’une procédure de facturation cohérente et bien structurée peut toutefois profiter à votre entreprise et à votre clientèle. Cela permet de maintenir la fluidité de vos revenus avec moins de problèmes et de fournir à votre équipe financière un ensemble de directives fiables. Parallèlement, la clientèle reçoit en temps opportun des factures exactes et plus faciles à régler.

Vous trouverez ci-dessous un guide sur les procédures de facturation : pourquoi elles sont importantes, comment les élaborer efficacement et comment Stripe peut vous aider.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une procédure de facturation et pourquoi est-elle importante?
  
• Comment créer une procédure de facturation efficace?
  
• Quel est le rôle des conditions de paiement dans les procédures de facturation?
  
• En quoi les procédures de facturation diffèrent-elles selon les secteurs?
  
• Quels sont les défis liés à la gestion d’une procédure de facturation?
  
• Aide de Stripe pour la facturation
  

Qu’est-ce qu’une procédure de facturation, et pourquoi est-elle importante?

Une procédure de facturation est la méthode que vous utilisez pour envoyer des factures, recevoir des paiements et faire le suivi des transactions. Elle décrit l’ensemble de votre cycle de la commande à l’encaissement, du moment où vous fixez le prix d’un produit ou d’un service jusqu’au moment où un paiement est entièrement réglé dans votre compte. Que vous envoyiez des factures par courriel à la clientèle ou que vous la débitiez automatiquement grâce à la facturation des abonnements, une procédure de facturation vous permet de savoir quand et comment encaisser les paiements.

Voici une liste de ce qu’une procédure de facturation permet de faire.

• Établir les attentes : La clientèle sait quand elle recevra les factures, combien elle devra payer et de combien de temps elle disposera pour le faire.

• Favoriser la confiance : Des règles claires aident à éviter la confusion. Si la clientèle constate que vos demandes de paiement suivent une procédure documentée, elle comprendra mieux les avis de retard ou les cycles de facturation.

• Assurer des flux de trésorerie constants : Lorsque les paiements arrivent à temps, vous pouvez calculer vos revenus mensuels plus facilement. Le délai moyen de recouvrement (DSO) est une mesure qui fait le suivi de l’efficacité de vos procédures de facturation par rapport aux flux de trésorerie.

• Réduire le risque d’erreurs : Des registres de facturation bien organisés permettent de voir plus facilement l’état d’un paiement. Vous pouvez corriger les erreurs rapidement au lieu de les découvrir lors du rapprochement des comptes.

Étant donné que 43 % des ventes interentreprises fondées sur le crédit sont payées en retard aux États-Unis, un système de facturation bien documenté peut aider à réduire les retards de paiement des factures et contribuer à la stabilité globale de votre entreprise. Même si votre système est défini de façon sommaire – par exemple, si vous envoyez parfois une facture au format PDF –, la mise par écrit d’une procédure formelle profite à toutes les parties concernées.

Comment créer une procédure de facturation efficace?

La création d’une procédure de facturation commence par une évaluation approfondie de votre service ou produit et se termine par des tests continus pour déterminer si le processus fonctionne. Voici les étapes à suivre pour vous aider à élaborer une procédure adaptée à votre entreprise :

Identifiez qui, quand et comment

• Qui : Déterminez qui est responsable de l’envoi des factures ou des paiements d’abonnements. Il peut s’agir d’une personne de votre équipe financière ou d’un système automatisé qui génère des factures une fois qu’une commande est traitée.

• Quand : Établissez un calendrier. Facturez-vous au point de vente ou envoyez-vous des relevés mensuels? Les factures doivent-elles être envoyées le dernier jour de chaque mois ou juste après la livraison d’un produit? L’établissement d’un rythme permet d’éviter les demandes de paiement aléatoires et indique à la clientèle le moment où elle doit payer.

• Comment : Décidez si vous utilisez des factures papier, des factures numériques ou un outil d’abonnement en ligne. Choisissez le format qui correspond au mode de paiement préféré de votre clientèle.

Formalisez la conception de votre facture

L’apparence de votre facture peut avoir une incidence sur votre taux de recouvrement. Des factures simples et lisibles permettent aux clients de voir plus facilement ce qu’ils doivent. Ils doivent inclure les informations de base suivantes.

• Nom de l’entreprise et coordonnées : Faites en sorte que la clientèle puisse facilement communiquer avec vous pour vous poser des questions.

• Numéro de facture unique : Utilisez un système de numérotation qui peut être suivi dans vos registres comptables.

• Frais détaillés : Indiquez exactement ce que vous facturez, jusqu’au poste de facture si nécessaire.

• Date d’échéance : Indiquez la date limite et les conditions de paiement (p. ex., net 15, net 30). S’il y a des frais de retard, expliquez-les également. Consultez la section sur les conditions de paiement ci-dessous pour savoir quelle option choisir.

• Modes de paiement acceptés : Indiquez à la clientèle si vous acceptez les cartes de crédit, les virements bancaires ou d’autres modes.

Automatisez dans la mesure du possible

La facturation automatisée permet de réduire les erreurs de saisie de données et le temps que passe votre équipe à relancer les factures en retard. Elle peut également vous aider à envoyer des rappels selon un calendrier régulier. Découvrez ci-dessous comment Stripe peut vous aider à automatiser vos procédures de facturation.

Maintenir une communication claire

Un appel téléphonique ou un rappel par courriel à l’approche de la date d’échéance peut éviter qu’un paiement manqué ne devienne un problème plus important. Utilisez un ton amical et factuel qui fait référence aux détails de la facture. Permettez à la clientèle de régler le paiement en un seul clic.

Surveillez, affinez et ajustez

Une fois que vous avez créé une procédure, surveillez-la. Examinez le nombre de clients qui paient dans les temps, la fréquence à laquelle vous devez renvoyer les factures ou les points de confusion. Ajustez le processus en fonction des résultats.

Quel rôle jouent les délais de paiement dans les procédures de facturation?

Les conditions de paiement définissent le temps dont dispose la clientèle pour régler ce qui est dû, et elles décrivent des facteurs supplémentaires comme les rabais pour paiement anticipé et les pénalités pour retard de paiement. Les conditions de paiement ont une incidence sur le calendrier des revenus et l’expérience client. Si les conditions sont trop strictes, vous pourriez nuire à vos relations de travail avec votre clientèle. Si elles sont trop souples, vous pourriez nuire à vos flux de trésorerie.

Les bonnes conditions de paiement dépendent de votre type d’entreprise, de votre client type et de vos relations avec la clientèle. Une fois que vous avez pris une décision, il est préférable de la suivre. Voici les modalités de paiement les plus courantes que vous pouvez rencontrer :

Aperçu des conditions de paiement

En quoi les procédures de facturation diffèrent-elles d’un secteur à l’autre?

Les entreprises ont besoin d’une méthode pour facturer leur clientèle, mais la forme de cette méthode peut dépendre du secteur. Une entreprise pourrait utiliser la facturation récurrente mensuelle, tandis qu’une autre pourrait envoyer des factures d’avancement. Dans chaque cas, la nature du produit ou du service ainsi que la réglementation du secteur orientent la structure de la procédure de facturation.

Voici des exemples de la façon dont les procédures de facturation ont tendance à fonctionner dans différents grands secteurs d’activité.

• SaaS et logiciels : Les entreprises de type logiciel en tant que service (SaaS) combinent généralement une facturation d’abonnement récurrente avec des composantes fondées sur l’utilisation, comme un plan de base facturé mensuellement ou annuellement, auquel s’ajoutent des frais mesurés pour les appels d’API, la clientèle active ou la consommation de données au-delà d’un seuil.

• Services de conseil et services aux entreprises : Les services de conseil et les services aux entreprises s’appuient souvent sur le suivi du temps, la facturation par étapes ou les provisions. Ils peuvent lier les tarifs à des honoraires horaires ou de projet, ou établir des conditions de paiement de 50 % d’avance et de 50 % à l’achèvement du projet.

• Commerce de détail et commerce en ligne : Les entreprises de commerce de détail et de commerce en ligne acceptent généralement les paiements immédiatement au moment du paiement, bien qu’elles offrent parfois des abonnements pour les commandes récurrentes (p. ex., des boîtes d’abonnement mensuelles). Les factures et les reçus automatisés qui nécessitent une intervention manuelle minimale sont courants.

• Fabrication : Les entreprises de fabrication peuvent facturer leur clientèle par étapes : un paiement partiel pour lancer la production, une autre partie à mi-parcours et le paiement final à l’expédition des marchandises. Les délais de paiement peuvent être plus longs dans ce secteur, en particulier pour les transactions interentreprises.

• Construction et développement immobilier : Les grands projets de construction utilisent presque toujours la facturation à l’avancement ou la facturation AIA, qui décrit les factures soumises à intervalles réguliers en fonction du pourcentage des travaux achevés. Ces factures sont vérifiées par un ou une architecte ou gestionnaire de projet avant le déblocage du paiement.

• Soins de santé : La facturation des soins de santé implique des réclamations d’assurance, des quotes-parts et de multiples sources de paiement. Les procédures comprennent les préautorisations, les relevés de patients et patientes, le suivi des assurances et la coordination des prestations lorsqu’une personne malade dispose de plusieurs sources de couverture. La réglementation ou les exigences propres au secteur, comme les codes CPT, ajoutent également de la complexité.

• Logistique et fret : Les prestataires logistiques facturent généralement par expédition, par kilomètre ou dans le cadre de contrats de fret avec des barèmes tarifaires liés au poids, à la distance et au niveau de service.

Quels sont les défis liés la gestion d’une procédure de facturation?

Des défis peuvent survenir dans les procédures de facturation, en particulier lorsqu’une entreprise se développe et que le volume augmente. Voici quelques problèmes courants.

• Retards de paiement et créances irrécouvrables : Lorsque la clientèle ne paie pas à temps, cela peut affecter votre capacité à gérer vos dépenses, y compris le loyer et la paie. Des rappels constants et des politiques sur les frais de retard sont utiles, mais il est possible qu’un client ou une cliente disparaisse ou refuse de payer. En moyenne, 8 % des factures interentreprises aux États-Unis deviennent des créances irrécouvrables.

  • Comment y remédier : Appliquez une politique claire sur les frais de retard, automatisez les rappels de paiement et les courriels de relance, et établissez un plan d’escalade strict pour les recouvrements.
    

• Erreur humaine et processus incohérents : Si vous ne documentez pas votre procédure de facturation, chaque membre du personnel pourrait envoyer des factures selon son propre style. Cela peut entraîner des registres incohérents ou des facturations inexactes si quelqu’un oublie un petit détail.

  • Comment y remédier : Créez un modèle de facturation normalisé et exigez une supervision secondaire ou une validation automatisée avant l’envoi.
    

• Modification de la réglementation : Les lois sur la taxe de vente peuvent changer, de nouvelles réglementations sur la confidentialité peuvent voir le jour et les règles relatives aux paiements transfrontaliers peuvent être modifiées. Un processus de facturation qui fonctionnait bien l’année dernière pourrait devoir être revu si de nouvelles règles entrent en vigueur.

  • Comment y remédier : Utilisez une plateforme de facturation moderne qui met automatiquement à jour les taux de taxe et les exigences de conformité en fonction du territoire de la clientèle.
    

• Ententes de paiement complexes : Certaines entreprises offrent des options de paiement particulières. Par exemple, un client ou une cliente peut ne payer qu’une fois certaines étapes du projet franchies, ou utiliser plusieurs modes de paiement pour une seule facture (en partie par chèque et en partie par virement bancaire). La gestion de ces ententes peut être complexe lorsque votre procédure repose sur un scénario plus simple.

  • Comment y remédier : Adoptez un logiciel de facturation flexible capable de gérer de manière native des jalons personnalisés, des paiements fractionnés et des calendriers de facturation variables.
    

• Facturation à grande échelle : À mesure que votre entreprise accroît sa clientèle, le nombre de factures augmente. Leur traitement peut exiger beaucoup de temps et le suivi des montants en retard devient plus difficile.
   Comment y remédier :* Automatisez vos procédures principales de facturation pour que votre équipe financière puisse gérer des volumes plus importants de façon fluide sans avoir à rapprocher manuellement chaque paiement.

Comment Stripe peut vous aider à gérer la facturation

Stripe Billing est un produit qui prend en charge les revenus récurrents, les factures ponctuelles et divers autres modèles de paiement. Voici comment Stripe peut vous aider avec votre facturation :

 Gestion des abonnements :* Stripe fournit des outils de paiement récurrent pour les entreprises proposant des abonnements. Vous pouvez personnaliser les cycles de facturation, définir des périodes d’essai et gérer les niveaux d’abonnement. Le système facture automatiquement la clientèle aux bons intervalles et enregistre les modes de paiement.

 Factures ponctuelles :* Stripe vous permet d’envoyer des factures à votre clientèle par courriel et lui offre la possibilité de payer en ligne avec divers modes de paiement. Vous pouvez personnaliser l’apparence de la facture, intégrer l’image de votre marque et organiser votre travail dans le Dashboard Stripe. Vous pouvez également programmer des rappels automatiques pour la clientèle en retard de paiement pour ne pas dépendre des suivis manuels.

 Calcul automatique des taxes :* Les règles fiscales peuvent être complexes, particulièrement si vous vendez dans plusieurs lieux. Stripe Tax élimine une partie de cette complexité en calculant et en percevant les taxes appropriées selon le lieu de votre clientèle. Cela permet de réduire les approximations et les éventuels problèmes de conformité. Vous pouvez ajouter cette fonctionnalité à votre processus Stripe Billing pour que chaque facture inclue les montants de taxe exacts.

 Plusieurs modes de paiement :* Stripe prend en charge les cartes, les virements bancaires, les modes de paiement locaux et bien plus encore. Cela peut améliorer vos chances de recevoir vos paiements rapidement, car la clientèle peut choisir ses modes de paiement préférés.

 Intégration et rapports :* Stripe se connecte à de nombreuses plateformes comptables pour que vous puissiez synchroniser vos livres sans faire de saisie de données supplémentaire. Le Dashboard vous offre un aperçu rapide de votre flux de revenus avec des informations sur les factures payées, impayées et en retard. Les analyses intégrées vous permettent de repérer les tendances des paiements en retard ou d’identifier la résiliation des abonnements, ce qui vous aide à affiner votre processus de facturation.

 Prévention de la fraude :* Les outils de gestion des risques de Stripe peuvent aider à filtrer les transactions suspectes et à réduire votre exposition aux activités frauduleuses. Vous pouvez appliquer des règles personnalisées ou vous fier à l’intelligence intégrée de Stripe. Cela est particulièrement utile si vous exercez vos activités dans plusieurs pays ou si vous traitez des transactions de grande valeur.

 Personnalisation :* Les interfaces de programmation d’applications (API) de Stripe vous permettent d’adapter l’expérience de facturation à vos besoins. Vous pouvez les intégrer à votre site Web ou à votre application existante pour créer un processus de paiement uniforme, ou utiliser des formulaires préconçus pour un lancement plus rapide. Vous pouvez également gérer les autorisations des utilisateurs pour que certains membres de l’équipe ne voient que les parties pertinentes du Dashboard.