請求管理は、最初は複雑で、従業員に多大な時間と労力が必要であるように思えるかもしれません。ですが、一貫性があり適切に構造化された請求手続きを採用すれば、事業と利用者の両方にメリットをもたらすことができます。このような手続きは、問題の発生を抑えて収益の流れを維持し、また信頼できる一連のガイドラインを財務チームに提供できます。一方で、利用者はタイムリーで正確な請求書を受け取り、簡単に決済できるようになります。

以下は、請求手続きが重要である理由、効果的な構築方法、Stripe がどのようにサポートできるのかについてのガイドです。

この記事の内容

• 請求手続きとは、重要な理由
  
• 効果的な請求手続きの作成方法
  
• 請求手続きにおいて、支払い条件の果たす役割
  
• 業界ごとの請求手続きの違い
  
• 請求手続きを管理する際の課題
  
• 請求に関して Stripe にできること
  

請求手続きとは、重要な理由

請求手続きは、請求書の送付、支払いの受け取り、取引の追跡に使用する手段です。商品やサービスの価格を決定した時点から、支払いがアカウントに完全に決済されるまでの収益サイクルが記載されています。請求書をクライアントにメールで送信する場合でも、サブスクリプションの請求で自動的に請求する場合でも、請求手続きにより、支払いを回収するタイミングと方法を確実に把握できます。

信頼性の高い請求手続きでは、次のことが可能になります。

• 予測を立てる: 利用者は、請求書がいつ届くか、いくら支払うか、どのくらいの期間支払う必要があるかを把握しています。

• 信頼を促進する: 明確なルールは、混乱を避けるのに役立ちます。支払いリクエストが文書化されたルーチンに従っていることを利用者が確認できれば、未払い通知や請求サイクルを適切に把握できるようになります。

• 安定したキャッシュフローを実現する: 支払いが予定どおりに到着すると、毎月の収益を計算しやすくなります。

• エラーのリスクを軽減する: 請求記録が整理されていると、支払いのステータスを簡単に確認できます。口座の照合時に誤りを発見するのではなく、早期に修正できます。

十分に文書化された請求システムは、事業全体の安定性に役立ちます。システムの定義がおおまかな場合でも (たとえば、場合によって PDF の請求書を送付するなど)、正式な手続きを書面にすることは関係者にメリットをもたらします。

効果的な請求手続きの作成方法

請求手続きの作成は、サービスや商品の慎重な評価から始まり、プロセスが機能しているかどうかを判断するための継続的なテストで終わります。ここでは、お客様の事業に適した手続きを策定するための手順をご紹介します。

対象、時期、方法を特定する

• 対象: 請求書またはサブスクリプションの請求を送付する責任者を決定します。これには、財務チームのメンバーの 1 人や、注文の履行後に請求書を生成する自動化されたシステムが考えられます。

• 時期: スケジュールを設定します。POS で請求していますか、それとも毎月の明細書を送信していますか？請求書は毎月末日に発行する必要がありますか、それとも商品を納品した直後に発行する必要がありますか？リズムを確立することで、ランダムな支払い要求を回避し、利用者に支払いのタイミングを知らせることができます。

• 方法: 紙の請求書、デジタル請求書、オンラインサブスクリプションツールのどれを使用するかを決定します。利用者が希望する支払い方法に合った形式を選択してください。

請求書のデザインを形式化する

請求書のデザインは、支払い回収率に影響を与える可能性があります。シンプルで読みやすい請求書では、利用者は未払い額を簡単に確認できます。次の基本的な詳細を含める必要があります。

• ビジネス名と連絡先情報: 利用者が簡単に不明点を問い合わせできるようにします。

• 一意の請求書番号: 会計記録で追跡できる番号付けシステムを使用します。

• 項目別の料金: 必要に応じて、請求対象を項目まで正確に示します。

• 期日: 期日と支払い条件を明記します (例: NET 15、NET 30)。延滞料がある場合は、その説明も含めます。

• 利用可能な決済手段: クレジットカード、銀行振込、その他の方法を受け付けているかどうかを利用者に知らせます。

可能な場合は自動化する

自動請求を使用すると、データ入力ミスや、チームが期限切れの請求書を追跡するために費やす時間を最小限に抑えることができます。また、定期的なスケジュールでリマインドメールを送信するのにも役立ちます。

明確なコミュニケーションを維持する

期日間近に電話やリマインドメールを送ることで、支払い漏れが大きな問題になるのを防ぐことができます。請求書の詳細に言及する、親しみやすい事実に基づいた言葉を使用します。利用者がシングルクリックで決済できるようにします。

監視、改良、調整

手続きを作成したら、それを監視します。期日どおりに支払っている利用者の数、請求書再送の頻度、混乱が発生している場所を確認します。結果に基づいてプロセスを微調整します。

請求手続きにおいて、支払い条件の果たす役割

支払い条件は、利用者が未払い金を決済するまでに与えられる時間を定義し、早期支払いへの割引や支払い遅延への罰則などの追加要因を説明します。支払い条件は、収益計上のタイミングと顧客体験に影響を与えます。条件が厳しすぎると、クライアントとの協力関係が損なわれる可能性があり、条件が緩すぎると、キャッシュフローを損なう可能性があります。

適切な支払い条件は、事業形態、一般的なクライアント、顧客関係によって異なります。決断したら、それに従うのが最善です。一般的な支払い条件は次のとおりです。

• NET 15、NET 30、NET 60: 利用者は、請求書の日付からそれぞれ 15 日、30 日、または 60 日以内に支払います。

• 2/10 NET 30: 支払いが 10 日以内に到着した場合、利用者は 2% の割引を受けられます。利用者がその早期期間内に支払わなかった場合、請求書全体の支払い期日は 30 日以内になります。

• 前払い: 利用者は、商品またはサービスが提供される前に支払います。これは、カスタムオーダーやリスクの高いシナリオの要件になっていることがよくあります。

業界ごとの請求手続きの違い

企業には利用者に請求する手段が必要ですが、その仕組みは業界によって異なります。ある事業では毎月の継続請求を使用しているところ、別の事業では出来高請求書を送信する場合があります。いずれの場合も、商品やサービスの性質と業界の規制によって、請求手続きの構造がわかります。

ここでは、さまざまな主要業界での請求手続きの仕組みの例を紹介します。

• コンサルティングおよびプロフェッショナルサービス: コンサルティングやプロフェッショナルサービスは、多くの場合、タイムトラッキング、マイルストーン請求、リテーナーなどに依存しています。料金を時間単位またはプロジェクトの料金に結び付けたり、前払いで 50%、プロジェクトの完了時に 50% の支払い条件を設定する場合があります。

• 小売業と E コマース: 小売業や E コマース事業では、通常、購入時にすぐ決済を受け付けますが、定期的な注文のサブスクリプションを提供することもあります (毎月のサブスクリプションボックスなど)。手動による介入が最小限で済む、自動化された請求書と領収書が使用されるのが一般的です。

• 製造業: 製造業では、生産開始のための部分支払い、中盤での部分支払い、商品出荷時の最終支払いなど、段階的に利用者に請求する場合があります。この業界では、特に B2B 取引で支払いのタイムラインが長くなる可能性があります。

• ヘルスケア: 医療費の請求には、保険金請求、自己負担、および複数の支払い元が含まれます。請求手続きには、事前承認、患者への明細書、および未払い残高のフォローアップが含まれます。

請求手続きを管理する際の課題

請求手続きでは、特に事業が拡大し、取引量が増えるにつれて、課題が生じる可能性があります。ここでは、一般的な問題をいくつか紹介します。

• 支払い遅延と回収不能金 利用者が期日までに支払わなければ、お客様が家賃や給与などの経費を管理できるかに影響を与える可能性があります。一貫したリマインドメールと延滞料ポリシーは有効ですが、利用者が音信不通になったり、支払いを拒否したりする可能性があります。平均して、アメリカでは B2B 請求の 8% が回収不能金になります。堅実なエスカレーション計画を立てること (回収業者への連絡など) が不可欠になる場合があります。

• 人為的ミスと一貫性のないプロセス: 請求手続きが文書化されていなければ、各従業員が個々のスタイルで請求書を送信する可能性があります。これにより、誰かが細部を記載し忘れた場合、記録に一貫性がなくなったり、請求が不正確になったりする可能性があります。正確性の再確認を行い、監視システムを持つことで、ミスを減らすことができます。

• 規制の変更への対応: 売上税法が変わったり、新しいプライバシー規制が導入されたり、クロスボーダー決済の規則が変わる可能性があります。前年には正しく機能していた請求プロセスも、新しい規則が施行されると、見直しが必要になる場合があります。法令遵守のための監視は時間がかかる作業ですが、これを無視すると罰則につながる可能性があります。

• 複雑な決済方法: 一部の事業には、特別な決済オプションがあります。たとえば、クライアントが特定のプロジェクトのマイルストーンを達成した後にのみ支払う場合や、1 件の請求書に対して複数の決済手段 (一部は小切手、一部は銀行振込) を使用する場合があります。このような決済方法への対応は、手続きが単純なシナリオを中心に構築されている場合、複雑になる可能性があります。

• 大規模な請求: より多くの利用者に販売するにつれ、請求書の件数は増加します。この処理は時間がかかるものになる可能性があり、また延滞金額の追跡はますます困難になります。自動化と強力な財務チームがあれば、このような状況で事業が圧倒されるのを防ぐことができます。

請求に関して Stripe にできること

Stripe Billing は、経常収益、1 回限りの請求書、その他のさまざまな決済モデルに対応するプロダクトです。ここでは、請求に関して Stripe にできることをご紹介します。

• サブスクリプション管理: Stripe はサブスクリプション事業向けの継続支払いツールを提供しています。請求サイクルのカスタマイズ、トライアル期間の設定、サブスクリプションの価格帯の管理を行うことができます。システムによって、適切な間隔で利用者に自動的に請求が行われ、登録されている決済手段が維持されます。

• 1 回限りの請求書: Stripe では、利用者にメールで請求書を送信し、利用者がさまざまな決済手段を使用してオンラインで支払うことができるようにします。請求書のデザインをカスタマイズしたり、ブランドのデザインを取り入れたり、Stripe ダッシュボード内で作業内容を整理したりできます。また、期日までに決済しない利用者のために自動リマインドメールのスケジュールを設定することもできるため、個人的なフォローアップに頼る必要はありません。

• 税金の自動計算: 特に複数の場所で販売している場合には、税法への対応が難しくなる場合があります。Stripe Tax は、利用者の所在地に基づいて適切な税金を計算して徴収し、こうした複雑さを解消します。その結果、試行錯誤や法令遵守関連の懸念を減らすことができます。この機能を Stripe Billing ワークフローに追加して、各請求書に正確な税額が含まれるようにすることができます。

• 複数の決済手段: Stripe は、カード、銀行振込、各地域の決済手段などに対応しています。これにより、利用者は希望する決済手段を選択できるため、スピーディーに支払いを受けられる可能性が高まります。

• 連携とレポート機能: Stripe は多くの会計プラットフォームと連携しているため、追加のデータ入力を行わずに帳簿の同期を維持できます。ダッシュボードでは、支払い済み、未払い、期限切れの請求書に関するインサイトとともに、収益パイプラインを素早く確認できます。分析機能が組み込まれているので、支払い遅延のパターンを確認したり、サブスクリプションの解約を特定したりして、請求プロセスを改善できます。

• 不正利用防止: Stripe のリスク管理ツールは、疑わしい取引を除外し、不正利用者へのリスクにさらされる度合いを減らすのに役立ちます。カスタムルールを適用することも、Stripe に組み込まれているインテリジェンスを活用することもできます。これは、複数の国で事業を展開している場合や、高額な取引を扱う場合に特に便利です。

• カスタマイズ性: Stripe のアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を使用すると、請求機能をニーズに合わせて調整できます。既存のウェブサイトやアプリと統合して統一された決済フローを作成したり、構築済みのフォームを使用してスピーディーな立ち上げを実現したりできます。また、ユーザー権限を管理して、特定のチームメンバーにダッシュボードの関連部分のみが表示されるようにすることもできます。