La facturación puede parecer compleja al principio y demandar mucho tiempo y esfuerzo de tu personal. Sin embargo, adoptar un procedimiento de facturación coherente y bien estructurado puede beneficiar a tu empresa y a tus clientes. Esto puede mantener tus ingresos fluyendo con menos problemas y dar a tu equipo financiero un conjunto fiable de normas. Mientras tanto, los clientes reciben facturas puntuales y precisas que son más fáciles de liquidar.

A continuación, encontrarás una guía sobre los procedimientos de facturación: por qué son importantes, cómo desarrollarlos de manera efectiva y cómo Stripe puede ayudarte.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un procedimiento de facturación y por qué es importante?
  
• ¿Cómo se crea un procedimiento de facturación eficaz?
  
• ¿Qué papel juegan las condiciones de pago en los procedimientos de facturación?
  
• ¿En qué se diferencian los procedimientos de facturación entre sectores?
  
• ¿Cuáles son los retos de gestionar un procedimiento de facturación?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe con la facturación
  

¿Qué es un procedimiento de facturación y por qué es importante?

Un procedimiento de facturación es el método que usas para enviar facturas, recibir pagos y hacer el seguimiento de las transacciones. Describe tu ciclo de ingresos, desde el momento en el que decides el precio de un producto o servicio hasta el momento en el que el pago se liquida por completo en tu cuenta. Tanto si envías las facturas por correo electrónico a los clientes como si se las cobras automáticamente con la facturación de la suscripción, un procedimiento de facturación te garantiza saber cuándo y cómo cobrar los pagos.

Un procedimiento de facturación fiable puede hacer lo siguiente:

• Establecer expectativas: los clientes saben cuándo recibirán las facturas, qué cantidad deberán y cuánto tiempo tendrán para pagar.

• Promover la confianza: unas reglas claras ayudan a evitar confusiones. Si un cliente puede ver que tus solicitudes de pago siguen una rutina documentada, comprenderá mejor los avisos de atraso o los ciclos de facturación.

• Permitir un flujo de caja constante: cuando los pagos llegan a tiempo, puedes calcular tus ingresos mensuales con mayor facilidad.

• Reducir el riesgo de errores: los registros de facturación organizados facilitan la visualización del estado de un pago. Puedes corregir los errores con anticipación en lugar de descubrirlos cuando concilias las cuentas.

Un sistema de facturación bien documentado contribuye a la estabilidad general de tu empresa. Incluso si tienes un sistema poco definido (por ejemplo, si envías ocasionalmente una factura en PDF), poner por escrito un procedimiento formal beneficia a los involucrados.

¿Cómo crear un procedimiento de facturación eficaz?

La creación de un procedimiento de facturación comienza con una evaluación cuidadosa de su servicio o producto y termina con pruebas continuas para determinar si el proceso está funcionando. Estos son los pasos que te ayudarán a desarrollar un procedimiento que funcione para tu negocio:

Identificar quién, cuándo y cómo

• Quién: decide quién es el responsable de enviar las facturas o los cargos de suscripciones. Puede ser una persona de tu equipo de finanzas o un sistema automatizado que genera facturas una vez que se completa un pedido.

• Cuándo: establece un programa. ¿Cobras en el punto de venta o envías extractos mensuales? ¿Las facturas deben enviarse el último día de cada mes o justo después de la entrega de un producto? Establecer un ritmo evita peticiones de pago aleatorias y permite a los clientes saber cuándo deben pagar.

• Cómo: decide si vas a usar facturas impresas, facturas digitales o una herramienta de suscripción en Internet. Elige el formato que mejor se adapte a cómo prefieren pagar tus clientes.

Formaliza el diseño de tu factura

La apariencia de tu factura puede afectar tu tasa de cobro. Las facturas sencillas y legibles hacen que sea más fácil para los clientes ver lo que deben. Deben incluir estos datos básicos:

• Nombre de la empresa e información de contacto: haz que sea fácil para los clientes contactarte si tienen preguntas.

• Número único de factura: usa un sistema de numeración que se pueda rastrear en tus registros de contabilidad.

• Cargos detallados: muestra exactamente lo que estás facturando, hasta la partida individual si es necesario.

• Fecha de vencimiento: indica la fecha límite y las condiciones de pago (p. ej., net 15, net 30). Si hay cargos por pagos atrasados, explícalos también.

• Métodos de pago aceptados: informa a tus clientes si aceptas tarjetas de crédito, transferencias bancarias u otros métodos.

Automatiza en la medida de lo posible

La facturación automática puede minimizar los errores en la introducción de datos y el tiempo que tu equipo dedica a buscar facturas vencidas. También puede ayudarte a enviar recordatorios siguiendo un programa regular.

Mantén una comunicación clara

Una llamada telefónica o un recordatorio por correo electrónico al acercarse la fecha de vencimiento puede evitar que un pago atrasado se convierta en un problema mayor. Usa un lenguaje sencillo y objetivo que haga referencia a los datos de la factura. Permite que el cliente realice el pago con un solo clic.

Supervisa, perfecciona y ajusta

Una vez que crees un procedimiento, supervísalo. Observa cuántos clientes pagan a tiempo, con qué frecuencia tienes que reenviar facturas o dónde surgen confusiones. Ajusta el proceso en función de los resultados.

¿Qué papel juegan las condiciones de pago en los procedimientos de facturación?

Las condiciones de pago definen cuánto tiempo tiene un cliente para liquidar lo que debe y describen factores adicionales como descuentos por pago anticipado y penalizaciones por pago atrasado. Las condiciones de pago afectan al tiempo de obtención de ingresos y a la experiencia del cliente. Si los términos son demasiado estrictos, podrías dañar tus relaciones laborales con los clientes. Si son demasiado indulgentes, podrías dañar tu flujo de caja.

Las condiciones de pago adecuadas dependen del tipo de empresa, la tipología del cliente y la relación con el cliente. Una vez que tomes una decisión, lo mejor es seguirla. Estas son las condiciones de pago más comunes que puedes encontrar:

• Net 15, net 30 o net 60: el cliente tiene 15, 30 o 60 días, respectivamente, a partir de la fecha de la factura para pagar.

• 2/10 30 netos: el cliente obtiene un descuento del 2 % si el pago llega en un plazo de 10 días. Si el cliente no paga en ese plazo anticipado, el importe total de la factura vence el día 30.

• Pago por adelantado: el cliente paga antes de que se entreguen los bienes o servicios. Esto suele ser un requisito para pedidos personalizados o escenarios de alto riesgo.

¿En qué se diferencian los procedimientos de facturación según el sector?

Las empresas necesitan un método para cobrar a los clientes, pero la apariencia de ese método depende del sector. Una empresa puede utilizar la facturación recurrente mensual, mientras que otra puede enviar facturas por avance. En cada caso, la naturaleza del producto o servicio y las normativas del sector determinan la estructura del procedimiento de facturación.

A continuación, te mostramos ejemplos de cómo suelen funcionar los procedimientos de facturación en los principales sectores:

• Servicios de consultoría y profesionales: los servicios profesionales y de consultoría suelen basarse en el control horario, la facturación por hitos o los anticipos. Pueden vincular las tarifas a honorarios por hora o por proyecto, o establecer condiciones de pago del 50 % por adelantado y 50 % al finalizar el proyecto.

• Comercio minorista y comercio digital: las empresas de comercio minorista y de e-commerce suelen aceptar el pago inmediatamente después de finalizar la compra, aunque a veces ofrecen suscripciones para pedidos recurrentes (p. ej., cajas de suscripción mensuales). Suelen ser comunes las facturas y recibos automatizados que requieren una mínima intervención manual.

• Fabricación: las empresas manufactureras pueden facturar a los clientes en fases: pago parcial para comenzar la producción, otra parte a mitad de camino y el pago final cuando se envían los bienes. Los plazos de pago pueden ser más largos en este sector, especialmente en las transacciones B2B.

• Sanidad: la facturación en el sector sanitario implica reclamaciones de seguros, copagos y múltiples fuentes de pago. Los procedimientos de facturación incluyen aprobaciones previas, estados de cuenta a los pacientes y seguimientos de cualquier saldo pendiente.

¿Cuáles son los retos de gestionar un procedimiento de facturación?

Pueden surgir desafíos en los procedimientos de facturación, especialmente a medida que una empresa se expande y aumenta el volumen. Estos son algunos de los problemas más comunes:

• Retrasos en el pago y deudas incobrables: cuando los clientes no pagan rápidamente, eso puede afectar a tu capacidad para gestionar tus gastos, incluyendo el alquiler y las nóminas. Los recordatorios constantes y las políticas de cargos por pago atrasado ayudan, pero existe la posibilidad de que un cliente desaparezca o se niegue a pagar. En promedio, el 8 % de las facturas B2B en los Estados Unidos se convierten en deudas incobrables. Tener un plan de escalado sólido (por ejemplo, contactar con una agencia de cobro) es a veces necesario.

• Error humano y procesos inconsistentes: si no documentas tu procedimiento de facturación, cada empleado podría enviar facturas con su propio estilo. Esto puede dar lugar a registros inconsistentes o cargos inexactos si alguien olvida un pequeño detalle. Verificar la precisión y tener un sistema de supervisión puede limitar los errores.

• Cambios en la normativa: las leyes de impuestos sobre las ventas pueden cambiar, pueden surgir nuevas normativas de privacidad y las reglas de los pagos internacionales pueden modificarse. Un proceso de facturación que funcionó bien el año pasado podría necesitar una revisión si las nuevas reglas entran en vigor. Velar por el cumplimiento lleva mucho tiempo, pero ignorarlo puede dar lugar a sanciones.

• Acuerdos de pago complejos: algunas empresas tienen opciones de pago especiales. Por ejemplo, un cliente podría pagar solo después de alcanzar ciertos hitos del proyecto o utilizar múltiples métodos de pago para una misma factura (parte con cheque, parte con transferencia bancaria). Gestionar estos acuerdos puede ser complicado cuando tu procedimiento está diseñado para un escenario más simple.

• Facturación a escala: a medida que tu empresa vende a más clientes, aumenta la cantidad de facturas. Su procesamiento puede requerir mucho tiempo y el seguimiento de los importes vencidos se vuelve más difícil. La automatización y un equipo financiero sólido pueden evitar que tu empresa se vea desbordada.

Cómo puede ayudarte Stripe con la facturación

Stripe Billing es un producto que admite ingresos recurrentes, facturas únicas y una variedad de otros modelos de pago. A continuación, te mostramos cómo Stripe puede ayudarte con tu facturación:

• Gestión de suscripciones: Stripe proporciona herramientas de pagos recurrentes para empresas con modelos de suscripción. Puedes personalizar los ciclos de facturación, establecer períodos de prueba y gestionar niveles de suscripción. El sistema genera facturas automáticamente a los clientes en los intervalos adecuados y guarda los métodos de pago registrados.

• Facturas únicas: Stripe te permite enviar facturas a los clientes por correo electrónico y les permite pagar por Internet utilizando una variedad de métodos de pago. Puedes personalizar el diseño de la factura, incorporar la identidad visual de tu marca y mantener tu trabajo organizado en el Dashboard de Stripe. También puedes programar recordatorios automáticos para los clientes que no hayan pagado a tiempo, evitando depender de seguimientos personales.

• Cálculo automático de impuestos: las normas fiscales pueden ser complicadas, sobre todo si vendes en varios lugares. Stripe Tax elimina parte de esa complejidad calculando y cobrando los impuestos correctos en función de la ubicación de tu cliente. Esto puede reducir la incertidumbre y posibles preocupaciones sobre el cumplimiento normativo. Puedes añadir esta función a tu flujo de trabajo de Stripe Billing para que cada factura incluya importes fiscales precisos.

• Múltiples modos de pago: Stripe admite tarjetas, transferencias bancarias, métodos de pago locales y mucho más. Esto puede mejorar tus posibilidades de recibir pagos rápidamente, ya que los clientes pueden elegir su método de pago preferido.

• Integración y generación de informes: Stripe se conecta con muchas plataformas de contabilidad para que puedas mantener tus libros sincronizados sin tener que introducir datos adicionales. El Dashboard te ofrece una visión rápida de tu flujo de ingresos con información sobre facturas pagadas, no pagadas y vencidas. Las herramientas de análisis integradas te permiten detectar patrones en los pagos atrasados o identificar la cancelación de suscripciones, lo que te ayuda a mejorar tu proceso de facturación.

• Prevención de fraude: las herramientas de gestión de riesgos de Stripe pueden ayudarte a filtrar las transacciones sospechosas y reducir tu exposición a los estafadores. Puedes aplicar reglas personalizadas o confiar en la inteligencia integrada de Stripe. Esto es especialmente útil si operas en varios países o manejas transacciones de alto valor.

• Personalización: las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe te permiten adaptar la experiencia de facturación a tus necesidades. Puedes integrarlos con tu sitio web o aplicación actual para crear un flujo de pago uniforme o usar formularios prediseñados para un lanzamiento más rápido. También puedes administrar los permisos de usuario para que determinados miembros del equipo vean solo las partes relevantes del Dashboard.