Los dueños de negocios hacen malabarismos con innumerables prioridades, y una de las más importantes es recibir el pago a tiempo. Entre marzo y agosto de 2023, el 13 % de las grandes empresas del Reino Unido declaró haber pagado más de la mitad de sus facturas con retraso, lo que puede tensionar a las empresas que esperan el pago. Las empresas que dependen de facturas con fechas de pago retrasadas deben encontrar un equilibrio entre ofrecer flexibilidad a sus clientes y mantener su propia tesorería bajo control. Una de las formas más comunes de hacerlo es ofreciendo condiciones de pago a 30 días netos, lo que significa que el pagador tiene un plazo de 30 días para pagar una vez enviada la factura.

La aplicación de 30 días netos tiene el potencial de hacer que los clientes vuelvan, aunque también presenta importantes consideraciones financieras. A continuación explicaremos en qué consiste el pago a 30 días netos, qué tipos de empresas podrían beneficiarse de él, cómo configurarlo correctamente y cómo abordar los posibles desafíos. También te explicaremos cómo Stripe puede simplificar tu proceso de facturación, permitiéndote hacer un seguimiento más eficaz de los fondos entrantes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa 30 días netos y cómo puede ayudar a tu negocio?
  
• ¿Qué tipos de empresas deben usar condiciones de 30 días netos?
  
• ¿Cómo se configuran las condiciones de pago de 30 días netos?
  
• ¿Cuáles son los riesgos de ofrecer 30 días netos y cómo puedes gestionarlos?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe a las empresas que ofrecen 30 días netos?
  
• ¿Cómo se hace el seguimiento de los pagos atrasados de los 30 días netos?
  

¿Qué significa el sistema de 30 días netos y cómo puede ayudar a tu negocio?

Net 30 (30 días netos) es un término utilizado en facturación que otorga al comprador 30 días a partir de la fecha de emisión para pagar el importe total. Por ejemplo, si envías una factura el 1 de junio, el cliente tiene hasta el 1 de julio para liquidar el pago.

Las razones para usar las condiciones Neto 30 en lugar del pago inmediato pueden parecer contradictorias al principio. El pago inmediato funciona bien si vendes directamente a particulares que realizan compras pequeñas. Sin embargo, muchas empresas con transacciones más grandes o aquellas en el espacio B2B quieren construir relaciones basadas en la lealtad y la conveniencia. Permitir una ventana de pago de 30 días les dice a tus clientes que entiendes que tienen ciclos de pago que gestionar, por lo que les estás dando un respiro.

Ventajas de un programa Neto 30

• Fidelizar a los clientes: Los clientes valoran que las empresas sean flexibles. Con el tiempo, eso puede fortalecer tu conexión y generar trabajo de forma sostenida.

• Atractivo para el mercado: En sectores donde los plazos de pago inmediatos son la norma, dejar que los clientes tengan una ventana de 30 días puede diferenciarte de la competencia y hacer que tus propuestas sean más atractivas.

• Ampliación de oportunidades: Algunas empresas no considerarán trabajar con nuevos proveedores a menos que se disponga de un calendario de pago con condiciones 30 Neto. Si deseas colaborar con empresas más grandes, esta ventana de facturación de un mes puede aumentar tus opciones.

• Demostrar credibilidad: El sistema Neto 30 ha sido reconocido durante mucho tiempo como una práctica comercial consolidada. Demuestra que confías en la capacidad de tus clientes para pagar a tiempo.

A pesar de estas ventajas, no todas las empresas deberían apostar directamente por el sistema 30 Neto. Primero, debes evaluar tu capacidad de espera de ingresos entrantes.

¿Qué tipos de empresas deben usar los términos Neto 30?

No todas las empresas son adecuadas para ventanas de pago ampliadas. Se sabe que los siguientes tipos de empresas utilizan el calendario Neto 30:

• Proveedores de servicios B2B: Las agencias de consultoría, las empresas de marketing, los desarrolladores de software y las operaciones basadas en servicios similares a menudo incorporan los 30 días netos porque sus clientes (es decir, otras empresas) suelen pagar a los proveedores mensualmente. Una ventana de 30 días se sincroniza con las prácticas de pago corporativas.

• Mayoristas y distribuidores: Cuando envías productos a granel a minoristas, existe la posibilidad de que tus socios necesiten más tiempo para vender o distribuir tus productos antes de pagar. Permitirles 30 días para finalizar el proceso puede ayudar a construir una relación recíproca.

• Fabricantes: Los grandes fabricantes que envían productos a múltiples canales de distribución podrían extender una ventana de 30 días a los clientes leales, especialmente aquellos con un historial comprobado de pagos puntuales.

• Freelancers creativos con contratos en curso: Los diseñadores gráficos, redactores publicitarios u otros trabajadores creativos contratados por clientes corporativos pueden apoyarse en el sistema Neto 30 porque coincide con el ciclo de facturación interno que muchos equipos de finanzas corporativas ya siguen.

Algunas empresas más pequeñas, como los comerciantes locales, también adoptan el sistema 30 Neto. Piensa si tu operación es capaz de manejar la brecha en tus fondos entrantes. Si tu empresa todavía está creando una base de ingresos fiable, o si prefieres una entrada constante diaria o semanal de dinero, puedes explorar plazos más cortos o pagos parciales por adelantado.

¿Cómo se configuran los plazos de pago de 30 días netos?

Cuando decidas extender un período de pago de 30 días, debes establecer expectativas desde el principio adoptando instrucciones transparentes y políticas coherentes.

Incorpora condiciones en los contratos

Cada vez que comiences una relación con un nuevo cliente, pon tus condiciones de pago por escrito a través de un contrato o acuerdo de servicio. Especifica que tus facturas incluirán "30 neto", lo que significa que el pago vence 30 días después de la fecha de la factura. Incluye cualquier cargo por pago atrasado o intereses que podrían aplicarse si no recibes el pago dentro de ese plazo.

Indica la fecha límite en las facturas

Cuando llegue el momento de enviar una factura, no des por sentado que tu cliente conoce el calendario de 30 días. Incluye un recordatorio amistoso pero firme:

"El pago vence el [fecha específica] o antes, es decir, 30 días a partir de la fecha de la factura".

Indica la fecha real para ayudar a los clientes a planificar, en lugar de obligarlos a calcular la fecha de vencimiento. Dejar clara la fecha también evita confusiones si alguien no está familiarizado con las condiciones de pago estándar.

Automatiza todo lo que puedas

Gestionar varias facturas a la vez puede resultar tedioso. Muchos propietarios de empresas liberan tiempo y reducen las tareas administrativas al usar software o plataformas que se encargan de todo, desde la generación de facturas hasta el seguimiento de las fechas de vencimiento. Por ejemplo, las herramientas de Stripe pueden crear facturas y ayudarte a hacer un seguimiento de los pagos pendientes desde el Dashboard de Stripe, que tiene una vista central unificada de tu información.

Comunícate con anticipación

Si detectas un posible problema con la capacidad de pago de un cliente (por ejemplo, si ha insinuado que su presupuesto está limitado), considera la opción de ofrecer pagos parciales o descuentos especiales si liquida la deuda antes. Gestionar los posibles retrasos antes de enviar una factura puede mantener la cordialidad de la relación y evitar frustraciones posteriores.

¿Cuáles son los riesgos de ofrecer 30 días netos y cómo puedes gestionarlos?

Si bien el sistema Neto 30 puede ayudar a forjar relaciones leales y duraderas con sus clientes, es cierto que conlleva desafíos potenciales.

Plazo de entrada de los fondos

Uno de los mayores desafíos del sistema Neto 30 es que tienes que esperar hasta un mes (o más, si surgen retrasos) para recibir ingresos del trabajo que ya has completado o de los productos que ya has enviado. Esa brecha puede dificultar el pago de tus facturas, cubrir la nómina o reponer el inventario. Si tus márgenes son estrechos, incluso una única factura vencida puede tensionar la tesorería.

• Cómo abordarlo: Guarda un colchón en tu cuenta bancaria comercial. También puedes solicitar depósitos parciales por adelantado para pedidos grandes o proyectos costosos, para que no te quedes sin fondos durante un largo período. Algunas empresas confían en el factoring de facturas o líneas de crédito para reducir los déficits a corto plazo.
  

Riesgo de retrasos o impagos

Un plazo de 30 días puede tentar a algunos clientes a posponer las cosas, lo que puede provocar retrasos en los pagos, o incluso a ignorar la factura por completo.

• Cómo abordarlo: Antes de comenzar a trabajar con un nuevo cliente, investiga su historial de pagos. Puedes realizar verificaciones de crédito, solicitar referencias o comenzar con proyectos más pequeños para medir la fiabilidad. Mantener la transparencia desde el principio ayuda a que todos estén al tanto de las expectativas de pago.
  

Aumento del esfuerzo administrativo

El seguimiento de varias facturas a 30 días netos de muchos clientes puede llevar mucho tiempo, especialmente si trabajas con un sistema manual. Tendrás que revisar las pendientes, enviar recordatorios y gestionar los pagos parciales. Este trabajo puede ser un proceso tedioso si no estás organizado.

• Cómo abordarlo: Las herramientas automatizadas reducen gran parte de la carga administrativa. El software de facturación puede mostrarte qué facturas se han enviado, cuáles se han pagado o cuáles están vencidas, todo en una única vista. Sabrás exactamente cuándo enviar recordatorios, lo que resuelve la incertidumbre.
  

Posibilidad de disputas

Cuando a los clientes se les da un período de tiempo más largo para pagar una factura, puede haber una mayor probabilidad de que surjan preguntas, ya sea sobre los entregables, la calidad del producto o los términos del contrato. Si estos problemas no se resuelven rápidamente, es posible que se le pida que haga ajustes o que haga trabajo adicional para el cliente antes de que acepte pagar.

• Cómo abordarlo: Comunícate directamente sobre lo que el cliente recibirá, cómo lo recibirá y para cuándo. Las propuestas detalladas, las descripciones de los productos o las aprobaciones de los hitos pueden reducir la confusión. Si surge una disputa, gestiónala con calma y documenta todas las etapas, para que ambas partes puedan monitorear el proceso de resolución.
  

¿Cómo ayuda Stripe a las empresas que ofrecen 30 días netos?

Si usas Neto 30, Stripe puede ayudarte a reducir el tiempo que dedicas a enviar facturas, registrar datos y enviar recordatorios por correo electrónico. A continuación, te presentamos algunas formas en las que las herramientas de Stripe pueden ayudarte:

• Facturación automatizada: Con Stripe, puedes crear y programar facturas que se envían en momentos específicos. Puedes personalizar la factura para que diga "El pago vence en 30 días" e incluya la fecha de vencimiento exacta. Esto deja menos espacio para la confusión y elimina el riesgo de olvidarse de hacer clic en "enviar".

• Múltiples modos de pago: La plataforma de Stripe admite tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias y métodos de pago locales, para que tus clientes puedan elegir lo que más les convenga. Facilitar los pagos puede animar a los clientes a pagar antes, en lugar de esperar hasta el último minuto.

• Panel de seguimiento de pagos: Una vez que sale una factura, puedes ver su estado en el Dashboard de Stripe. Sabrás cuándo se ha pagado parcial o totalmente, y también verás cuántos días faltan para que se cierre ese plazo de 30 días.

• Recordatorios automáticos: Stripe puede enviar recordatorios de seguimiento a los clientes a medida que se acerca la fecha de vencimiento. Estos pueden reducir las llamadas telefónicas incómodas y contribuir a que su negocio parezca sólido.

• Fácil conciliación: Stripe puedes conectarte con tu software de contabilidad a través de aplicaciones desde el Stripe App Marketplace, lo que simplifica el proceso de actualización de tus libros contables. En lugar de cambiar entre diferentes sistemas, tus datos permanecen sincronizados, lo que reduce la posibilidad de introducir errores humanos.

• Integraciones de análisis de crédito: Stripe Financial Connections te permite acceder a los datos financieros de los clientes rápidamente, con su consentimiento, para realizar análisis de crédito y comprobar su fiabilidad. Este método combinado te da más información a la hora de decidir si quieres ofrecer 30 días netos a un nuevo cliente.

¿Cómo se hace el seguimiento de los pagos atrasados de los 30 días netos?

Incluso los clientes responsables pueden tener demoras. Tal vez haya un cuello de botella administrativo o tu factura se haya perdido en una carpeta de correo electrónico. Sea cual sea el motivo, necesitarás un plan para gestionar los pagos atrasados. Las tácticas de seguimiento bien pensadas pueden salvar la relación y, al mismo tiempo, instar a que se efectúe un pronto pago.

Envía un recordatorio amistoso tan pronto como pase la fecha de vencimiento

Un correo electrónico amable (automático o personal) puede ayudar a recordarle al cliente que el período de 30 días ha terminado. A continuación se muestra un ejemplo de un mensaje cortés pero directo:

«Hola, [nombre del cliente]:

Espero que estés bien. Quería verificar la factura # 123, que vencía ayer. Avísame si hay algún problema o pregunta. Te agradecemos la confianza depositada en nosotros.»

Establece contacto personal después de una semana

Si pasa una semana sin pago o respuesta, puedes llamar o hacer un seguimiento por correo electrónico y añadir más firmeza a tu tono:

«Hola, [nombre del cliente]:

*He observado que la Factura #123 permanece abierta. Quería asegurarme de que todo estuviera bien por tu parte. Por favor, indícame cuándo podemos esperar el pago y si hay algo que necesitemos aclarar». *

Es importante decir las cosas con mesura pero de forma directa. Tu objetivo es mantener una relación de trabajo positiva, por lo que un recordatorio de este tipo puede convencerles para liquidar la factura.

Suspende temporalmente tareas futuras (si es necesario)

En algunos casos, es prudente pausar nuevos proyectos o envíos hasta que se resuelva la factura. Esta estrategia protege tus recursos y destaca que el pago puntual es un aspecto importante del trabajo conjunto. Actúa con sinceridad sobre esta política en tu contrato, para que no haya sorpresas.

Considera la posibilidad de aplicar un cargo por pago atrasado

Algunas empresas incluyen una comisión por retraso (a menudo un porcentaje del total de la factura o un importe fijo) por cada mes de retraso en el pago. Si has decidido adoptar esa política, menciónala en el recordatorio que recibirás por correo electrónico. No siempre es necesario si sabes que el cliente es de confianza, pero puede ayudar si las facturas vencidas se convierten en un problema repetido.

Decide cuándo escalar la situación

En algunos casos, es posible que nunca recibas el pago. Si los recordatorios prolongados, las llamadas telefónicas y las negociaciones fallan, es posible que tengas que seguir vías legales o enviar la cuenta a un servicio de cobro. Debes conocer tu umbral (es decir, cuántos días o meses estás dispuesto a esperar) antes de dar este paso. La aplicación de políticas estrictas sobre cargos por pagos atrasados, recordatorios repetidos y avisos finales te orientará a la hora de decidir si se necesitan más medidas y si la relación se puede reparar.