Gli imprenditori, sempre alle prese con molteplici priorità, sanno che essere pagati in tempo è fondamentale. Tra marzo e agosto del 2023, il 13% delle grandi aziende britanniche ha dichiarato di aver pagato oltre la metà delle fatture in ritardo, il che può creare stress alle attività in attesa di pagamento. Per le attività che si basano su fatture a pagamento differito, la sfida consiste nel conciliare la flessibilità concessa ai clienti e la gestione del proprio flusso di cassa. Un metodo comune è offrire termini di pagamento a 30 giorni, concedendo al debitore 30 giorni di tempo per saldare la fattura.

Se da un lato l'estensione dei termini di pagamento a 30 giorni può favorire il ritorno dei clienti, dall'altro impone importanti riflessioni sul piano finanziario. In questo articolo, esploreremo i termini di pagamento a 30 giorni, analizzando nel dettaglio cosa comportano, quali attività possono trarne vantaggio, come implementarli correttamente e quali sfide potrebbero presentarsi. Spiegheremo anche come Stripe può semplificare la procedura di emissione delle fatture, permettendoti di monitorare i fondi in entrata in modo più efficace.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa sono i termini di pagamento a 30 giorni e in che modo possono aiutare la tua attività?
  
• Quali tipi di attività devono utilizzare i termini di pagamento a 30 giorni?
  
• Come si impostano i termini di pagamento a 30 giorni?
  
• Quali rischi comporta l'offerta di pagamento a 30 giorni e come è possibile mitigarli?
  
• In che modo Stripe supporta le attività che offrono termini di pagamento a 30 giorni?
  
• Come è possibile dare seguito ai pagamenti a 30 giorni non saldati?
  

Che cosa sono i termini di pagamento a 30 giorni e in che modo possono aiutare la tua attività?

I termini di pagamento a 30 giorni concedono all'acquirente 30 giorni dalla data di emissione per pagare l'intero importo. Ad esempio, se invii una ricevuta il 1° giugno, il cliente ha tempo fino al 1° luglio per saldare il pagamento.

A prima vista, i vantaggi dei pagamenti a 30 giorni rispetto al pagamento immediato potrebbero non essere evidenti. Tuttavia, mentre il pagamento immediato è ideale per le vendite dirette a privati con acquisti di piccolo importo, molte aziende, specialmente quelle operanti nel B2B o con transazioni di valore più elevato, scelgono i pagamenti dilazionati per costruire relazioni solide, basate sulla fiducia e sulla praticità. Offrire una dilazione di pagamento di 30 giorni dimostra comprensione verso i cicli di pagamento dei clienti, concedendo loro una maggiore flessibilità.

Vantaggi di un piano con termini di pagamento a 30 giorni

• Fidelizzazione dei clienti: I clienti apprezzano la flessibilità delle attività con cui interagiscono. Nel corso del tempo, ciò può consolidare il legame commerciale e generare incarichi ricorrenti.

• Appetibilità per il mercato: Offrire ai clienti una finestra di pagamento di 30 giorni, in settori dove si paga subito, può essere un elemento distintivo e rendere le tue offerte più attraenti.

• Ampliamento delle opportunità: Offrire termini di pagamento a 30 giorni può aprirti le porte a collaborazioni con aziende più grandi, poiché molte di esse richiedono questa condizione ai nuovi fornitori.

• Credibilità: I termini di pagamento a 30 giorni sono stati a lungo riconosciuti come una pratica commerciale consolidata. Dimostra che hai fiducia nella capacità dei tuoi clienti di pagare in tempo.

Nonostante i vantaggi, il passaggio diretto ai termini di pagamento a 30 giorni potrebbe non essere adatto a tutte le aziende. È fondamentale valutare attentamente la propria capacità di gestire l'attesa dei ricavi in entrata.

Quali tipi di attività devono utilizzare i termini di pagamento a 30 giorni?

Non tutte le imprese possono sostenere finestre di pagamento così estese. È noto che i seguenti tipi di attività utilizzano la pianificazione con termini di pagamento a 30 giorni:

• Fornitori di servizi B2B: Le agenzie di consulenza, le società di marketing, gli sviluppatori di software e le operazioni simili basate sui servizi spesso incorporano termini di pagamento a 30 giorni perché i loro clienti (ad esempio, altre attività) in genere pagano i fornitori su base mensile. Il ciclo di pagamento aziendale si allinea a una finestra temporale di 30 giorni.

• Grossisti e distributori: Quando spedisci prodotti all'ingrosso ai rivenditori, ci si aspetta che i tuoi partner abbiano bisogno di più tempo per vendere o distribuire i tuoi prodotti prima di pagare. Concedere loro 30 giorni per finalizzare il processo può aiutare a costruire una relazione reciproca.

• Produttori: I grandi produttori potrebbero offrire ai clienti fidelizzati, specialmente quelli con una storia di pagamenti puntuali, termini di pagamento estesi a 30 giorni.

• Liberi professionisti creativi con contratti continuativi: Professionisti come grafici, copywriter e altri creativi che collaborano con aziende clienti, spesso scelgono i termini di pagamento a 30 giorni. Questa preferenza è dovuta al fatto che tale scadenza coincide con il ciclo di fatturazione interno adottato dalla maggior parte dei team finanziari aziendali.

Anche alcune imprese più piccole, come i commercianti locali, adottano termini di pagamento a 30 giorni. È fondamentale, però, che tu valuti attentamente se la tua attività è in grado di sostenere il flusso di cassa durante questo periodo di attesa. Se la tua attività sta ancora costruendo una base di ricavi affidabile o preferisci un apporto costante di denaro giornaliero o settimanale, potresti optare per termini più brevi o per pagamenti anticipati parziali.

Come si impostano i termini di pagamento a 30 giorni?

Quando si concede un'estensione di 30 giorni per il pagamento, è fondamentale comunicare le aspettative in modo chiaro fin dall'inizio, attraverso istruzioni trasparenti e politiche coerenti.

Incorpora i termini nei contratti

All'inizio di ogni nuova collaborazione, definisci chiaramente i termini di pagamento attraverso un contratto o un accordo di servizio. Specifica che le tue fatture includeranno "termini di pagamento a 30 giorni", ovvero che la scadenza del pagamento è di 30 giorni dalla data di ricezione della fattura. Includi eventuali penali o interessi di mora che potrebbero essere applicati se non ricevi il pagamento entro tale lasso di tempo.

Indica la scadenza sulle fatture

Quando è il momento di inviare una fattura, non dare per scontato che il cliente sia a conoscenza della tempistica di 30 giorni. Includi un promemoria amichevole ma chiaro:

"La data di pagamento deve essere effettuata entro la [data specifica], ovvero 30 giorni dalla data della fattura."

Indica la data di scadenza precisa per agevolare la pianificazione dei tuoi clienti, evitando che debbano calcolarla. Specificare la data elimina ogni ambiguità, soprattutto per chi non ha familiarità con i termini di pagamento standard.

Automatizza il più possibile

Gestire più fatture contemporaneamente può diventare noioso. Molti titolari di aziende risparmiano tempo e riducono gli oneri amministrativi utilizzando software o piattaforme che si occupano di ogni aspetto, dalla generazione delle fatture al monitoraggio delle date di scadenza. Ad esempio, dalla Dashboard di Stripe, che offre una panoramica centralizzata di tutte le tue informazioni, puoi utilizzare i suoi strumenti per creare fatture e monitorare i pagamenti in sospeso.

Comunica in anticipo

Se sospetti che un cliente possa avere difficoltà a pagare, ad esempio se ha accennato a un budget limitato, valuta la possibilità di offrire pagamenti parziali o sconti per saldare il debito in anticipo. Affrontare tempestivamente i potenziali ritardi, prima dell'emissione della fattura, può preservare un rapporto cordiale ed evitare future complicazioni.

Quali rischi comporta l'offerta di pagamento a 30 giorni e come è possibile mitigarli?

I termini di pagamento a 30 giorni, pur favorendo relazioni durature con i clienti, possono presentare delle sfide.

Tempistica per l'arrivo dei fondi

Una delle principali criticità dei pagamenti a 30 giorni è l'obbligo di attendere un mese, e talvolta anche oltre, per ottenere i guadagni derivanti da beni o servizi già forniti. Questa lacuna potrebbe rendere difficile pagare le bollette, coprire le buste paga o rifornire l'inventario. Se i margini sono ridotti, anche una sola fattura scaduta può causare stress.

• Come risolvere il problema: Mantieni un margine di sicurezza sul conto corrente aziendale. Inoltre, per ordini o progetti di grandi dimensioni, richiedere acconti parziali può prevenire problemi di liquidità. Per colmare le carenze di liquidità a breve termine, alcune attività ricorrono al factoring delle fatture o a linee di credito.
  

Rischio di ritardi o mancati pagamenti

Un termine di pagamento di 30 giorni potrebbe indurre alcuni clienti a procrastinare, con conseguenti ritardi o addirittura mancate riscossioni.

• Come risolvere il problema: Prima di accettare un nuovo cliente, è buona norma verificare la sua affidabilità nei pagamenti. È possibile eseguire controlli di solvibilità, richiedere referenze o iniziare con progetti più piccoli per valutare l'affidabilità. La trasparenza fin dall'inizio aiuta tutti a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda in merito alle aspettative di pagamento.
  

Aumento dell'onere amministrativo

La gestione di numerose fatture con scadenza a 30 giorni, soprattutto con un sistema manuale, può risultare estremamente dispendiosa in termini di tempo. Richiede infatti il controllo costante delle scadenze, l'invio di solleciti e la gestione dei pagamenti parziali. Senza un'adeguata organizzazione, questo processo può diventare rapidamente tedioso e inefficiente.

• Come risolvere il problema: Gli strumenti automatizzati riducono gran parte dell'onere amministrativo. I software di fatturazione offrono una panoramica completa, mostrando in un'unica schermata lo stato delle fatture: inviate, pagate o scadute. In questo modo, saprai sempre quando è il momento di inviare un promemoria, eliminando ogni incertezza.
  

Potenziali contestazioni

Concedere ai clienti termini di pagamento più lunghi può aumentare la probabilità di domande su consegne, qualità del prodotto o condizioni contrattuali. Se questi problemi non vengono risolti rapidamente, potresti trovarti a dover apportare modifiche o svolgere lavoro aggiuntivo per il cliente prima che accetti di pagare.

• Come risolvere il problema: Indica chiaramente cosa riceverà il cliente, come e quando. Proposte dettagliate, descrizioni accurate dei prodotti o la chiara definizione degli obiettivi possono contribuire a ridurre la confusione. Se si presenta una contestazione, gestiscila con calma e documenta ogni fase, in modo che entrambe le parti possano monitorare il processo di risoluzione.
  

In che modo Stripe supporta le attività che offrono termini di pagamento a 30 giorni?

Se utilizzi i termini di pagamento a 30 giorni, Stripe può aiutarti a ridurre il tempo necessario per inviare fatture, registrare dati e inviare promemoria via email. Di seguito sono elencati alcuni modi in cui gli strumenti di Stripe possono aiutarti:

• Fatturazione automatizzata: Con Stripe, puoi creare e programmare l'emissione di fatture a orari specifici. Puoi personalizzare la fattura con la dicitura "Pagamento in scadenza tra 30 giorni" e includere la data di scadenza esatta. In questo modo si lascia meno spazio alla confusione e si elimina il rischio di dimenticare di fare clic su "invia".

• Più metodi di pagamento: La piattaforma di Stripe supporta carte di credito e di debito, bonifici bancari e metodi di pagamento locali, così i tuoi clienti possono scegliere quello più comodo per loro. Semplificare i pagamenti incentiva i clienti a saldare il conto in anticipo.

• Dashboard per il monitoraggio dei pagamenti: Una volta inviata la ricevuta, puoi visualizzarne lo stato nella Dashboard Stripe. Saprai quando è stata parzialmente o completamente pagata e vedrai anche quanti giorni mancano alla chiusura della finestra di 30 giorni.

• Promemoria automatici: Stripe può attivare promemoria di follow-up per i clienti quando si avvicina la data di scadenza. Questi accorgimenti evitano telefonate imbarazzanti e contribuiscono a presentare un'immagine aziendale uniforme.

• Facile riconciliazione: Stripe puoi connetterti al tuo software di contabilità tramite Stripe App Marketplace, che semplifica il processo di aggiornamento dei libri contabili. Grazie alla sincronizzazione costante dei dati, non dovrai più passare da un sistema all'altro, riducendo così il rischio di errori umani.

• Integrazioni per l'analisi del credito: Stripe Financial Connections ti consente di accedere rapidamente ai dati finanziari dei clienti, con il loro consenso, per eseguire analisi del credito e verificarne l'affidabilità. Questo metodo combinato fornisce maggiori informazioni quando si decide se offrire termini di pagamento a 30 giorni a un nuovo cliente.

Come è possibile dare seguito ai pagamenti a 30 giorni non saldati?

Anche i clienti più affidabili possono incorrere in ritardi. Potrebbe essersi verificato un problema amministrativo o la fattura potrebbe essersi smarrita nella posta elettronica. In ogni caso, è fondamentale avere un piano ben definito per gestire i pagamenti scaduti. Tattiche di follow-up ponderate possono salvare la relazione pur sollecitando un pagamento tempestivo.

Invia un promemoria immediatamente dopo la scadenza

Un'email, sia essa automatizzata o personalizzata, può ricordare gentilmente al cliente che il periodo di 30 giorni è scaduto. Ecco un esempio di messaggio educato ma diretto:

"Gentile [nome cliente],

*Innanzitutto, come sta? Le scriviamo per ricordarle che la fattura #123 è scaduta ieri. Ci faccia sapere se ha problemi o domande. Restiamo a sua disposizione per qualsiasi chiarimento". *

Contatto personale dopo una settimana

Se entro una settimana non ricevi il pagamento o una risposta, potresti contattare il cliente telefonicamente o via email, ribadendo la necessità di una risoluzione immediata.

"Gentile [nome cliente],

Abbiamo notato che la fattura #123 è ancora insoluta. Volevamo assicurarci che non ci fossero problemi da parte sua. Ci faccia sapere quando è previsto il pagamento e se possiamo chiarire eventuali dubbi."

È importante mantenere un approccio equilibrato ma diretto. Per preservare un rapporto di lavoro positivo, un sollecito gentile può incoraggiare a saldare la fattura.

In caso di necessità, valuta la sospensione temporanea dei progetti futuri

In alcuni casi, è consigliabile sospendere nuovi progetti o spedizioni fino alla risoluzione della fattura. Questa strategia protegge le tue risorse e sottolinea che il pagamento tempestivo è un aspetto importante della collaborazione. Questa condizione deve essere specificata nel contratto.

Considera una penale per il ritardo

Per alcune attività, il ritardo nel pagamento comporta una penale, che può essere una percentuale dell'importo totale o una somma fissa, applicata mensilmente. Se hai scelto di adottare questa politica, menzionala nella tua email di promemoria. Questa misura, pur non essendo sempre necessaria con clienti affidabili, si rivela utile in caso di ritardi di pagamento ricorrenti.

Decidi quando passare alla fase successiva

In alcuni casi, potresti non ricevere mai il pagamento. Se i ripetuti solleciti, le telefonate e i tentativi di accordo non portano a risultati, potrebbe essere necessario avviare un'azione legale o affidare il recupero del credito a una società specializzata. È fondamentale stabilire una tempistica chiara, ovvero determinare quanti giorni o mesi si è disposti ad attendere prima di procedere con queste misure. L'applicazione di politiche rigorose, che prevedano penali per ritardi, solleciti periodici e avvisi finali, ti aiuterà a valutare se sono necessarie ulteriori misure e se è possibile recuperare il rapporto con il cliente.