Ondernemers moeten rekening houden met talloze prioriteiten, en een van de belangrijkste is op tijd betaald worden. 13% van de grote Britse bedrijven gaf aan meer dan de helft van hun facturen te laat te hebben betaald tussen maart en augustus 2023. Dit kan stress veroorzaken voor ondernemingen die wachten op betaling. Ondernemingen die afhankelijk zijn van facturen met uitgestelde betaaldatums, moeten een evenwicht vinden tussen het bieden van flexibiliteit aan hun klanten en het onder controle houden van hun eigen cashflow. Een van de meest gebruikelijke manieren om dit te doen is door netto 30-betaaltermijnen aan te bieden, wat betekent dat de betaler 30 dagen de tijd heeft om te betalen nadat een factuur is verzonden.

Door netto 30 aan te bieden, komen klanten mogelijk bij je terug, maar het brengt ook belangrijke financiële overwegingen met zich mee. Hieronder leggen we uit wat netto 30 inhoudt, welke soorten ondernemingen er baat bij kunnen hebben, hoe je het goed opzet en hoe je mogelijke uitdagingen aanpakt. We leggen ook uit hoe Stripe je facturatieproces kan vereenvoudigen, zodat je inkomende geldstromen beter kunt bijhouden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent netto 30 en hoe kan het je onderneming helpen?
  
• Welke soorten ondernemingen moeten netto 30-betaaltermijnen gebruiken?
  
• Hoe zet je netto 30-betaaltermijnen op?
  
• Wat zijn de risico's van het aanbieden van netto 30 en hoe kun je die beheersen?
  
• Hoe ondersteunt Stripe ondernemingen die netto 30-betaaltermijnen aanbieden?
  
• Hoe volg je achterstallige betalingen met netto 30-betaaltermijnen op?
  

Wat betekent netto 30 en hoe kan het je onderneming helpen?

Netto 30 is een term die in facturen wordt gebruikt en die de koper 30 dagen de tijd geeft om het volledige bedrag te betalen. Als je bijvoorbeeld op 1 juni een factuur verstuurt, heeft de klant tot 1 juli de tijd om de betaling te voldoen.

De redenen om netto 30 te gebruiken in plaats van directe betaling lijken in eerste instantie misschien contra-intuïtief. Directe betaling werkt goed als je rechtstreeks verkoopt aan particulieren die kleinere aankopen doen. Maar veel ondernemingen met grotere transacties of ondernemingen die actief zijn in B2B willen relaties opbouwen op basis van loyaliteit en gemak. Door een betaalperiode van 30 dagen toe te staan, laat je je klanten weten dat je begrijpt dat ze betaalcycli in goede banen moeten leiden en dat je ze daarom wat ademruimte geeft.

Voordelen van een netto 30-schema

• Klanten binden: Klanten waarderen het als ondernemingen flexibel zijn. Na verloop van tijd kan dat je band versterken en leiden tot terugkerende opdrachten.

• Aantrekkelijk voor de markt: In branches waar directe betalingen de norm zijn, kan het geven van een periode van 30 dagen aan klanten je onderscheiden en je voorstellen aantrekkelijker maken.

• Meer kansen: Sommige ondernemingen zullen niet overwegen om met nieuwe leveranciers samen te werken, tenzij deze een netto 30-schema aanbieden. Als je met grotere ondernemingen wilt samenwerken, kan deze factuurperiode van een maand je opties vergroten.

• Geloofwaardigheid aantonen: Netto 30 wordt al lang algemeen geaccepteerd in het bedrijfsleven. Het laat zien dat je erop vertrouwt dat je klanten op tijd kunnen betalen.

Ondanks deze voordelen is netto 30 niet per definitie meteen voor elke onderneming geschikt. Evalueer eerst in hoeverre je in staat bent om te wachten op inkomsten.

Welke soorten ondernemingen moeten netto 30-betaaltermijnen gebruiken?

Niet elke onderneming leent zich goed voor langere betaaltermijnen. Van de volgende soorten ondernemingen is bekend dat ze netto 30-termijnen gebruiken:

• Zakelijke dienstverleners: Adviesbureaus, marketingbureaus, softwareontwikkelaars en vergelijkbare servicegerichte activiteiten werken vaak met netto 30 omdat hun klanten (d.w.z. andere ondernemingen) leveranciers doorgaans maandelijks betalen. Een periode van 30 dagen sluit aan op de betalingspraktijken van ondernemingen.

• Groothandelaars en distributeurs: Wanneer je goederen in bulk naar winkeliers verzendt, is het gebruikelijk dat je partners extra tijd nodig hebben om je producten te verkopen of te distribueren voordat ze betalen. Door hen 30 dagen de tijd te geven om het proces af te ronden, kun je een wederzijds voordelige relatie opbouwen.

• Fabrikanten: Grote fabrikanten die producten naar meerdere distributiekanalen verzenden, kunnen een periode van 30 dagen aanbieden aan loyale klanten, vooral degenen die hebben bewezen op tijd te betalen.

• Creatieve freelancers met doorlopende werkafspraken: Grafisch ontwerpers, copywriters of andere creatieve arbeidskrachten die door zakelijke klanten worden ingehuurd, gebruiken vaak netto 30 omdat dit overeenkomt met de interne facturatiecyclus die veel financiële teams in het bedrijfsleven al volgen.

Sommige kleinere bedrijven, zoals lokale ondernemers, werken ook met netto 30. Bedenk of je onderneming het gat in je inkomsten aankan. Als je onderneming nog geen stabiele inkomsten heeft of je de voorkeur geeft aan constante dagelijkse of wekelijkse inkomsten, kun je kortere betaaltermijnen of gedeeltelijke vooruitbetalingen overwegen.

Hoe zet je netto 30-betaaltermijnen op?

Wanneer je besluit een betaaltermijn van 30 dagen aan te bieden, moet je vanaf het begin duidelijkheid bieden door transparante instructies en een consistent beleid te hanteren.

Betaaltermijnen opnemen in contracten

Wanneer je een relatie aangaat met een nieuwe klant, moet je je betaaltermijnen schriftelijk vastleggen in een contract of serviceovereenkomst. Geef aan dat op je facturen 'netto 30' komt te staan, wat betekent dat de betaling 30 dagen na de factuurdatum moet worden betaald. Vermeld eventuele kosten voor te late betaling of rente die je in rekening brengt als je de betaling niet binnen die termijn ontvangt.

Deadline vermelden op facturen

Wanneer het tijd is om een factuur te verzenden, ga er dan niet van uit dat je klant op de hoogte is van de tijdlijn van 30 dagen. Voeg een vriendelijke, maar duidelijke herinnering toe:

"Betaling is verschuldigd op of vóór [specifieke datum]. Dit is 30 dagen vanaf de factuurdatum."

Vermeld de werkelijke datum zodat klanten kunnen plannen, in plaats van dat ze zelf de deadline moeten berekenen. Als je de datum duidelijk vermeldt, voorkomt dit ook verwarring voor mensen die niet bekend zijn met standaardbetaaltermijnen.

Zoveel mogelijk automatiseren

Het beheren van meerdere facturen tegelijk kan een vervelende klus worden. Veel ondernemers besparen tijd en verminderen de administratieve taken door software of platforms te gebruiken die alles afhandelen, van het genereren van facturen tot het bijhouden van vervaldatums. Met de tools van Stripe kun je bijvoorbeeld facturen maken en openstaande betalingen bijhouden vanuit het Stripe-dashboard, waarmee je al je informatie op één plek kunt bekijken.

Op tijd communiceren

Als je merkt dat een klant mogelijk niet in staat is om te betalen (bijvoorbeeld als ze hebben laten doorschemeren dat hun budget niet toereikend is), kun je overwegen om gedeeltelijke betalingen aan te bieden of speciale kortingen als ze de schuld eerder aflossen. Het afhandelen van mogelijke vertragingen nog voordat een factuur wordt verzonden, kan de relatie hartelijk houden en frustratie later voorkomen.

Wat zijn de risico's van het aanbieden van netto 30 en hoe kun je die beheersen?

Hoewel netto 30 kan helpen bij het smeden van loyale, langdurige relaties met je klanten, brengt het potentiële uitdagingen met zich mee.

Timing van inkomsten

Een van de grootste uitdagingen van netto 30 is dat je tot een maand (of langer, als er vertragingen optreden) moet wachten om inkomsten te ontvangen van het werk dat je al hebt voltooid of de producten die je al hebt verzonden. Dat gat kan het moeilijk maken om je rekeningen te betalen, de salariskosten te dekken of de voorraad aan te vullen. Als je marges krap zijn, kan zelfs één achterstallige factuur voor stress zorgen.

• Hoe je het kunt aanpakken: Zorg voor een buffer op je zakelijke bankrekening. Je kunt ook gedeeltelijke aanbetalingen vragen voor grote bestellingen of dure projecten, zodat je niet lang zonder inkomsten zit. Sommige ondernemingen maken gebruik van factoring van facturen of kredietlijnen om tekorten op korte termijn te overbruggen.
  

Risico op late of gemiste betalingen

Een tijdsbestek van 30 dagen kan sommige klanten in de verleiding brengen om de betaling uit te stellen, wat kan leiden tot te late betalingen, of de factuur zelfs volledig te negeren.

• Hoe je het kunt aanpakken: Voordat je met nieuwe klanten gaat werken, moet je hun betaalgedrag onderzoeken. Je kunt kredietcontroles uitvoeren, referenties opvragen of beginnen met kleinere projecten om de betrouwbaarheid te peilen. Door vanaf het begin transparant te zijn, weet iedereen wat er wordt verwacht qua betalingen.
  

Meer administratieve rompslomp

Het bijhouden van meerdere netto 30-facturen voor veel klanten kan tijdrovend zijn, vooral als je dat handmatig doet. Je moet controleren welke facturen nog niet betaald zijn, herinneringen sturen en gedeeltelijke betalingen afhandelen. Dit kan een vervelend proces zijn als je niet georganiseerd werkt.

• Hoe je het kunt aanpakken: Geautomatiseerde tools verminderen een groot deel van de administratieve lasten. Facturatiesoftware laat je in één oogopslag zien welke facturen verstuurd, betaald of achterstallig zijn. Je weet precies wanneer je herinneringen moet versturen, wat de onzekerheid wegneemt.
  

Kans op geschillen

Wanneer klanten langer de tijd krijgen om een factuur te betalen, is de kans groter dat ze met vragen komen te zitten, of dat nu gaat over deliverables, productkwaliteit of contractvoorwaarden. Als deze problemen niet snel worden opgelost, kan het zijn dat je wordt gevraagd om aanpassingen of extra werk voor de klant te doen voordat deze ermee instemt om te betalen.

• Hoe je het kunt aanpakken: Communiceer op een directe manier wat de klant zal ontvangen, hoe ze het zullen ontvangen en wanneer. Gedetailleerde voorstellen, productbeschrijvingen of het aftekenen van mijlpalen kunnen zorgen voor minder verwarring. Als er toch een geschil ontstaat, is het belangrijk rustig te blijven en elke fase vast te leggen, zodat beide partijen kunnen zien hoe het probleem wordt opgelost.
  

Hoe ondersteunt Stripe ondernemingen die netto 30-betaaltermijnen aanbieden?

Als je netto 30 gebruikt, kan Stripe ervoor zorgen dat je minder tijd kwijt bent aan het versturen van facturen, het registreren van gegevens en het e‑mailen van herinneringen. Hier zijn een aantal manieren waarop de tools van Stripe je kunnen helpen:

• Automatische facturatie: Met Stripe kun je facturen maken en de verzending ervan op een specifieke tijd inplannen. Je kunt op de factuur de tekst 'Betaling verschuldigd binnen 30 dagen' en de exacte vervaldatum zetten. Zo verklein je de kans op verwarring en neem je het risico weg dat je vergeet op 'Verzenden' te klikken.

• Meerdere betaalmethoden: Het platform van Stripe ondersteunt credit- en debitcards, bankoverschrijvingen en lokale betaalmethoden, zodat je klanten zelf kunnen kiezen wat voor hen het handigst is. Door betalingen eenvoudig te maken, kun je klanten aanmoedigen om eerder te betalen in plaats van tot het laatste moment te wachten.

• Dashboard voor het bijhouden van betalingen: Nadat een factuur is verzonden, kun je de status ervan bekijken in het Stripe-dashboard. Je ziet wanneer deze geheel of gedeeltelijk is betaald en hoeveel dagen er nog resteren voordat die periode van 30 dagen afloopt.

• Automatische herinneringen: Stripe kan follow-upherinneringen aan klanten sturen als een vervaldatum nadert. Zo zijn er geen ongemakkelijke telefoontjes nodig en komt je onderneming consistent over.

• Eenvoudige reconciliatie: Stripe kan verbinding maken met je boekhoudsoftware via apps uit de Stripe App Marketplace, wat het bijwerken van je boeken een stuk eenvoudiger maakt. In plaats van te schakelen tussen verschillende systemen, blijven je gegevens gesynchroniseerd, waardoor er minder kans is op menselijke fouten.

• Integraties voor kredietanalyse: Met Stripe Financial Connections heb je snel toegang tot de financiële gegevens van klanten, met hun toestemming, en kun je kredietanalyses uitvoeren en hun betrouwbaarheid controleren. Met deze gecombineerde methode krijg je meer informatie om een weloverwogen beslissing te nemen of je een nieuwe klant een netto 30-betaaltermijn wilt aanbieden.

Hoe volg je achterstallige betalingen met netto 30-betaaltermijnen op?

Zelfs verantwoordelijke klanten kunnen achterop raken. Misschien lopen ze administratief vast of is je factuur verloren gegaan in een e‑mailmap. Wat de reden ook is, je hebt een plan nodig voor het afhandelen van achterstallige betalingen. Met doordachte follow-uptactieken kun je de relatie redden en tegelijkertijd aandringen op snelle betaling.

Een vriendelijke herinnering sturen nadat de vervaldatum is verstreken

Een vriendelijke e‑mail, geautomatiseerd of persoonlijk, kan een klant eraan herinneren dat de periode van 30 dagen voorbij is. Hier is een voorbeeld van een beleefd maar direct bericht:

"Beste [naam klant],

Hopelijk is alles goed met je. Ik wil je hierbij herinneren aan factuur #123, die gisteren moest worden betaald. Laat het me weten als er problemen of vragen zijn. We hopen snel iets van je te horen."

Persoonlijk contact opnemen na een week

Als er een week voorbijgaat zonder betaling of antwoord, kun je de klant bellen of een e‑mail sturen. Gebruik nu een iets dringendere toon:

"Beste [naam klant],

Ik zie dat factuur #123 nog steeds niet is betaald. Ik hoor graag of alles in orde is aan jouw kant. Laat me even weten wanneer we de betaling kunnen verwachten en of we iets kunnen verduidelijken."

Het is belangrijk om een evenwichtige maar directe benadering te hanteren. Je wilt de werkrelatie positief houden, dus een duwtje in de rug kan de klant aanmoedigen om de factuur te betalen.

Toekomstig werk tijdelijks stopzetten (indien nodig)

In sommige gevallen is het verstandig om nieuwe projecten of verzendingen tijdelijk stop te zetten totdat het probleem met de factuur is opgelost. Met deze strategie bescherm je je middelen en benadruk je dat op tijd betalen een belangrijk aspect is van de samenwerking. Wees duidelijk over dit beleid in je contract, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.

Kosten voor te late betaling overwegen

Sommige ondernemingen brengen kosten voor te late betaling in rekening (vaak een percentage van het totaalbedrag van de factuur of een vast bedrag) voor elke maand dat de betaling vertraagd is. Als je dat beleid hanteert, vermeld je dit ook in de herinnering die je per e‑mail verstuurt. Het is niet altijd nodig als je weet dat de klant verder betrouwbaar is, maar het kan helpen als achterstallige facturen een terugkerend probleem worden.

Bepalen wanneer je wilt escaleren

In sommige gevallen ontvang je misschien nooit een betaling. Als vele herinneringen, telefoontjes en onderhandelingen mislukken, moet je mogelijk juridische stappen ondernemen of het account overdragen aan een incassodienst. Stel voor jezelf een grens (d.w.z. hoeveel dagen of maanden je bereid bent te wachten) voordat je deze stap zet. Wanneer je een strikt beleid hanteert wat betreft kosten voor te late betaling, meerdere herinneringen en laatste kennisgevingen, kan dit je helpen beslissen of verdere actie nodig is en of de relatie kan worden hersteld.