Företagare jonglerar med otaliga prioriteringar – och en av de viktigaste är att få betalt i tid. Mellan mars och augusti 2023 rapporterade 13 % av de stora brittiska företagen att de betalade över hälften av sina fakturor för sent, vilket kan skapa stress för de företag som väntar på betalning. Företag som förlitar sig på fakturor med försenade betalningsdatum måste hitta en balans mellan att ge sina kunder flexibilitet och hålla det egna kassaflödet i schack. Ett av de vanligaste sätten att göra detta är genom att erbjuda 30 dagars betalningsvillkor, vilket innebär att betalaren har 30 dagar på sig att betala när en faktura har skickats ut.

Att förlänga dessa 30 dagar har potential att få kunderna att komma tillbaka, men introducerar också viktiga ekonomiska överväganden. Nedan förklarar vi vad 30 dagars betalningsvillkor innebär, vilka typer av företag som kan dra nytta av det, hur man använder det på rätt sätt och hur man tar itu med eventuella utmaningar. Vi förklarar också hur Stripe kan förenkla din faktureringsprocess så att du kan spåra inkommande medel mer effektivt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad betyder 30 dagars betalningsvillkor och hur kan det hjälpa ditt företag?
  
• Vilka typer av företag bör använda 30 dagars betalningsvillkor?
  
• Hur konfigurerar du 30 dagars betalningsvillkor?
  
• Vad är riskerna med att erbjuda 30 dagars betalningsvillkor och hur kan du hantera dem?
  
• Hur stödjer Stripe företag som erbjuder 30 dagars betalningsvillkor?
  
• Hur följer du upp förfallna 30-dagarsbetalningar?
  

Vad betyder 30 dagars betalningsvillkor och hur kan det hjälpa ditt företag?

30 dagars betalningsvillkor är en term som används i fakturering och som ger köparen 30 dagar på sig att betala fakturan i sin helhet från utfärdandedatumet. Om du till exempel skickar en faktura den 1 juni har kunden fram till den 1 juli på sig att betala den.

Skälen till att använda 30 dagars betalningsvillkor kontra omedelbar betalning kan verka kontraintuitiva till en början. Omedelbar betalning fungerar bra om du säljer direkt till personer som gör mindre inköp. Men många företag med större transaktioner eller företag inom B2B-området vill bygga relationer baserade på lojalitet och bekvämlighet. Genom att tillåta ett betalningsfönster på 30 dagar talar du om för dina kunder att du förstår att de har betalningscykler att hantera och att går med på att ge dem lite andrum.

Fördelar med 30 dagars betalningsvillkor

• Bygger kundlojalitet: Kunderna uppskattar när företag är flexibla. Med tiden kan det stärka er relation och leda till återkommande affärer.

• Tilltalar marknaden: I branscher där omedelbara betalningsvillkor är normen kan du skilja dig från mängden och göra dina förslag mer tilltalande genom att låta kunderna ha ett 30-dagarsfönster.

• Ger utökade möjligheter: Vissa företag överväger inte att arbeta med nya leverantörer om de inte erbjuder 30 dagars betalningsvillkor. Om du vill samarbeta med större företag kan detta månadslånga faktureringsfönster öka dina alternativ.

• Visar trovärdighet: 30 dagars betalningsvillkor har länge erkänts som en etablerad affärspraxis. Det visar att du har förtroende för dina kunders förmåga att betala i tid.

Trots dessa fördelar bör inte alla företag hoppa direkt till 30 dagars betalningsvillkor. Utvärdera först din förmåga att vänta på inkommande intäkter.

Vilka typer av företag bör använda 30 dagars betalningsvillkor?

Alla företag är inte väl lämpade för förlängda betalningsfönster. Följande typer av företag är kända för att använda 30 dagars betalningsvillkor:

• Leverantörer av B2B-tjänster: Konsultbyråer, marknadsföringsföretag, mjukvaruutvecklare och liknande tjänstebaserade verksamheter inkluderar ofta 30 dagars betalningsvillkor eftersom deras kunder (dvs. andra företag) vanligtvis betalar leverantörer enligt ett månadsschema. En 30-dagarsperiod synkroniseras då med företagets betalningsrutiner.

• Grossister och distributörer: När du skickar varor i bulk till återförsäljare finns det en förväntan om att dina partner kan behöva extra tid för att sälja eller distribuera dina produkter innan de betalar. Att ge dem 30 dagar på sig att slutföra processen kan hjälpa till att bygga en ömsesidig relation.

• Tillverkare: Stora tillverkare som levererar produkter till flera distributionskanaler kan förlänga ett 30-dagarsfönster till lojala kunder, särskilt de med en bevisad benägenhet av att betala i tid.

• Kreativa frilansare med löpande kontrakt: Grafiska formgivare, copywriters eller andra kreativa arbetare som anlitas av företagskunder kan luta sig mot 30 dagars betalningsvillkor eftersom det matchar den interna faktureringscykeln som många företagsekonomiteam redan följer.

Vissa mindre företag, till exempel lokala hantverkare, använder också 30 dagar. Fundera på om din verksamhet kan hantera glappet i dina inkommande medel. Om ditt företag fortfarande håller på att bygga upp en pålitlig intäktsbas, eller om du föredrar ett stadigt dagligt eller veckovis intag av pengar, kan du överväga kortare löptider eller delvisa förskottsbetalningar istället.

Hur konfigurerar du 30 dagars betalningsvillkor?

När du bestämmer dig för att förlänga ett betalningsfönster till 30 dagar bör du redan från början fastställa förväntningar genom att anta transparenta instruktioner och konsekventa policyer.

Införliva villkor i avtal

När du inleder en relation med en ny kund bör du skriva ner dina betalningsvillkor via ett kontrakt eller serviceavtal. Ange att dina fakturor ska inkludera "30 dagars betalningsvillkor", vilket innebär att betalningen förfaller 30 dagar från fakturadatumet. Inkludera eventuella förseningsavgifter eller dröjsmålsränta som kan tillkomma om du inte får betalningen inom den tidsramen.

Ange tidsfrist på fakturor

När det är dags att skicka en faktura ska du inte anta att din kund känner till tidslinjen på 30 dagar. Inkludera en vänlig men bestämd påminnelse:

"Betalning förfaller till betalning senast [visst datum], vilket är 30 dagar från fakturadatumet."

Ange det faktiska datumet för att hjälpa kunderna att planera, istället för att tvinga dem att beräkna förfallodatumet själva. Att göra datumet tydligt minskar också förvirringen om någon inte är bekant med standardbetalningsvillkoren.

Automatisera så mycket som möjligt

Att hantera flera fakturor samtidigt kan bli tråkigt. Många företagare frigör tid och minskar de administrativa uppgifterna genom att använda programvara eller plattformar som hanterar allt från generering av fakturor till bevakning av förfallodatum. Stripes verktyg kan till exempel skapa fakturor och hjälpa dig att spåra utestående betalningar från Stripe Dashboard, som har en enhetlig central vy över din information.

Kommunicera tidigt

Om du upptäcker ett potentiellt problem med en kunds betalningsförmåga (t.ex. om de har antytt att deras budget är ansträngd), överväg att erbjuda delbetalningar eller särskilda rabatter om de betalar skulden tidigare. Att hantera potentiella förseningar innan du skickar en faktura kan se till att relationen förblir god och undvika frustration senare.

Vad är riskerna med att erbjuda 30 dagars betalningsvillkor och hur kan du hantera dem?

Även om 30 dagars betalningsvillkor kan hjälpa till att skapa lojala, långvariga relationer med dina kunder är det även förnippat med potentiella utmaningar.

Tidpunkt för inkommande medel

En av de största utmaningarna med 30 dagars betalningsvillkor är att du väntar upp till en månad (eller längre, om förseningar uppstår) för att få betalt för det arbete du redan har slutfört eller de produkter du redan har skickat. Det gapet kan göra det svårt att betala dina räkningar, täcka löner eller fylla på lagret. Om dina marginaler är små kan till och med en enda förfallen faktura orsaka stress.

• Så här åtgärdar du det: Ha ett skyddsnät på företagets bankkonto. Du kan också begära partiella förskottsinsättningar för stora beställningar eller dyra projekt, så att du inte står utan pengar under en längre tid. Vissa företag förlitar sig på fakturabelåning eller krediter för att överbrygga kortsiktiga underskott.
  

Risk för försenade eller uteblivna betalningar

En tidsram på 30 dagar kan fresta vissa kunder att skjuta upp fakturan – vilket kan leda till sena betalningar – eller till och med ignorera fakturan helt.

• Så här åtgärdar du det: Innan du börjar arbeta med en ny kund bör du undersöka deras betalningshistorik. Du kan köra kreditkontroller, begära referenser eller börja med mindre projekt för att mäta tillförlitligheten. Att etablera transparens från början gör det lättare för alla att hålla sig uppdaterade om betalningsförväntningarna.
  

Ökad administrativ arbetsbörda

Att bevaka flera fakturor med 30 dagars betalningsvillkor från många kunder kan vara tidskrävande, särskilt om du arbetar med ett manuellt system. Du måste granska vad som väntar, skicka påminnelser och hantera delbetalningar. Detta arbete kan bli tradigt om du inte är organiserad.

• Så här åtgärdar du det: Automatiserade verktyg minskar mycket av den administrativa bördan. Faktureringsprogram kan visa dig vilka fakturor som har skickats, betalats eller förfallit – allt i en enda vy. Du vet exakt när du ska skicka påminnelser, vilket minskar osäkerheten.
  

Risk för tvister

När kunder får längre tid på sig att betala en faktura kan det finnas en större chans att frågor uppstår – oavsett om det handlar om leveranser, produktkvalitet eller avtalsvillkor. Om dessa frågor inte löses snabbt kan du bli ombedd att göra justeringar eller göra ytterligare arbete för kunden innan de går med på att betala.

• Så här åtgärdar du det: Kommunicera direkt med kunden om vad de kommer att få, hur de kommer att få det och när. Detaljerade förslag, produktbeskrivningar och godkännanden av milstolpar kan minska förvirringen. Om en tvist uppstår ska du hantera den lugnt och dokumentera varje steg, så att båda parter kan övervaka processen.
  

Hur stödjer Stripe företag som erbjuder 30 dagars betalningsvillkor?

Om du använder 30 dagars betalningsvillkor kan Stripe hjälpa dig att minska tiden du lägger på att skicka ut fakturor, logga data och skicka påminnelser via e-post. Nedan följer några exempel på hur Stripes verktyg kan hjälpa dig:

• Automatiserad fakturering: Med Stripe kan du skapa och schemalägga fakturor som skickas ut vid specifika tidpunkter. Du kan anpassa fakturan så att det står ”Förfaller om 30 dagar" och inkludera det exakta förfallodatumet. Detta ger mindre utrymme för förvirring och eliminerar risken att man glömmer att klicka på Skicka.

• Flera betalningsmetoder: Stripes plattform stöder kredit- och bankkort, banköverföringar och lokala betalningsmetoder – så att dina kunder kan välja det som passar dem bäst. Genom att göra det enkelt att betala kan du uppmuntra kunderna att betala tidigare istället för att vänta till sista minuten.

• Dashboard för betalningsbevakning: När en faktura har gått ut kan du visa dess status i Stripe Dashboard. Du vet när den har betalats helt eller delvis och du ser också hur många dagar som återstår innan 30-dagarsfönstret stängs.

• Automatiska påminnelser: Stripe kan skicka uppföljningspåminnelser till kunder när ett förfallodatum närmar sig. Dessa kan minska besvärliga telefonsamtal och hjälpa ditt företag att ge ett konsekvent intryck.

• Enkel avstämning: Stripe kan ansluta till ditt bokföringsprogram via appar från Stripe App Marketplace, vilket förenklar processen att uppdatera din bokföring. Istället för att växla mellan olika system förblir dina data synkroniserade, vilket minskar risken för mänskliga fel.

• Integrering av kreditanalys: Via Stripe Financial Connections kan du snabbt få tillgång till kundernas finansiella data – med deras samtycke – för att köra kreditanalyser och kontrollera deras tillförlitlighet. Denna kombinerade metod ger dig mer information när du bestämmer dig för om du ska erbjuda 30 dagars betalningsvillkor till en ny kund.

Hur följer du upp förfallna 30-dagarsbetalningar?

Även ansvarsfulla kunder kan hamna på efterkälken. Kanske uppstår det en administrativ flaskhals eller så har din faktura försvunnit i en e-postmapp. Oavsett anledning behöver du en plan för att hantera försenade betalningar. En genomtänkt uppföljningsstrategi kan rädda relationen samtidigt som man uppmanar till snabb betalning.

Skicka en vänlig påminnelse så snart förfallodagen har passerat

Ett vänligt e-postmeddelande – automatiskt eller personligt – kan hjälpa till att påminna en kund om att 30-dagarsperioden är slut. Här är ett exempel på ett artigt men uppriktigt meddelande:

"Hej [kundnamn]!

*Hoppas att allt är bra med dig. Jag ville följa upp faktura #123, som förföll igår. Om du har frågor eller det har uppstått problem är du välkommen att höra av dig. Vi uppskattar ert snabba åtgärdande av detta." *

Ta personlig kontakt efter en vecka

Om en vecka passerar utan betalning eller svar kan du ringa eller följa upp via e-post och vara mer bestämd denna gång:

"Hej [kundnamn]!

Jag har märkt att faktura #123 fortfarande är öppen. Jag ville se till att allt är okej hos er. Meddela mig när vi kan förvänta oss betalning och om det finns något vi kan hjälpta till med."

Det är viktigt att hålla en förbehållsam men direkt ton. Du vill upprätthålla en positiv arbetsrelation, så en vänlig påminnelse kan uppmuntra dem att betala fakturan.

Pausa framtida arbete (vid behov)

I vissa fall är det klokt att pausa nya projekt eller leveranser tills fakturan har betalats. Denna strategi skyddar dina resurser och belyser att betalning i tid är en viktig aspekt av ert samarbete. Var uppriktig om denna policy i ditt avtal, så att det inte blir några överraskningar.

Överväg en förseningsavgift

Vissa företag tar ut en förseningsavgift (ofta en procentandel av det totala fakturabeloppet eller ett fast belopp) för varje månad som betalningen försenas. Om du har valt att anta den policyn ska du nämna den i din e-postpåminnelse. Det är inte alltid nödvändigt om du vet att kunden i övrigt är pålitlig, men det kan hjälpa om förfallna fakturor blir ett återkommande problem.

Bestäm när du ska eskalera

I vissa fall kanske du aldrig får betalt. Om flera påminnelser, telefonsamtal och förhandlingar misslyckas kan du behöva vidta juridiska åtgärder eller skicka kunden till en inkassotjänst. Identifiera din tröskel (dvs. hur många dagar eller månader du är villig att vänta) innan du tar det här steget. Genom att tillämpa strikta policyer om förseningsavgifter, upprepade påminnelser och slutbesked kan du avgöra om ytterligare åtgärder behövs – och om relationen kan repareras.