Los dueños de negocios hacen malabarismos con innumerables prioridades, y una de las más importantes es recibir el pago a tiempo. Entre marzo y agosto de 2023, el 13 % de las grandes empresas del Reino Unido declararon haber pagado más de la mitad de sus facturas con demora, lo que puede suponer un estrés para las empresas que esperan el pago. Las empresas que dependen de facturas con fechas de pago retrasadas deben encontrar un equilibrio entre ofrecer flexibilidad a sus clientes y mantener su propio flujo de caja bajo control. Una de las formas más comunes de hacerlo es ofreciendo condiciones de pago a 30 días netos, lo que significa que el pagador tiene un plazo de 30 días para pagar una vez que se envía una factura.

La ampliación de los 30 días netos tiene el potencial de hacer que los clientes vuelvan, pero también introduce importantes consideraciones financieras. A continuación, explicaremos qué implica esta condición de pago, qué tipos de empresas podrían beneficiarse de ella, cómo configurarla correctamente y cómo abordar los posibles desafíos. También te explicaremos cómo Stripe puede simplificar tu proceso de facturación, permitiéndote hacer un seguimiento más eficaz de los fondos entrantes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa 30 días netos y cómo puede esta condición ayudar a tu negocio?
  
• ¿Qué tipos de empresas deberían utilizar la condición de 30 días netos?
  
• ¿Cómo se configuran las condiciones de pago de 30 días netos?
  
• ¿Cuáles son los riesgos de ofrecer 30 días netos y cómo puedes gestionarlos?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe a las empresas que ofrecen plazos de 30 días netos?
  
• ¿Cómo se hace el seguimiento de los pagos a 30 días netos vencidos?
  

¿Qué significa 30 días netos y cómo puede esta condición ayudar a tu negocio?

30 días netos es un término utilizado en la facturación que le otorga al comprador 30 días a partir de la fecha de emisión para cancelar el pago completo. Por ejemplo, si envías una factura el 1 de junio, el cliente tiene hasta el 1 de julio para cancelar el pago.

Las razones para usar 30 días netos frente al pago inmediato pueden parecer contradictorias al principio. El pago inmediato funciona bien si estás vendiendo directamente a particulares que hacen compras más pequeñas. Pero muchas empresas con transacciones más grandes, o aquellas en el espacio B2B, quieren construir relaciones basadas en la lealtad y la conveniencia. Permitir una ventana de pago de 30 días les dice a tus clientes que entiendes que tienen ciclos de pago que administrar, por lo que les estás dando un respiro.

Ventajas de un cronograma de 30 días netos

• Fidelización de clientes: Los clientes aprecian la flexibilidad de las empresas. Con el tiempo, eso puede fortalecer tu conexión y conducir a que se repita el trabajo.

• Atractivo para el mercado: En sectores donde las condiciones de pago inmediato son la norma, permitir que los clientes tengan una ventana de 30 días puede diferenciarte y hacer que tus propuestas sean más atractivas.

• Ampliación de oportunidades: Algunas empresas no considerarán trabajar con nuevos proveedores a menos que se disponga de un cronograma de 30 días netos. Si quieres colaborar con empresas más grandes, esta ventana de facturación de un mes puede aumentar tus opciones.

• Muestra de credibilidad: Los 30 días netos han sido reconocidos durante mucho tiempo como una práctica comercial establecida. Demuestra que tienes confianza en la capacidad de tus clientes para pagar a tiempo.

A pesar de estos beneficios, no todas las empresas deberían lanzarse directamente a los 30 días netos. En primer lugar, evalúa tu capacidad para esperar ingresos entrantes.

¿Qué tipos de empresas deberían utilizar la condición de 30 días netos?

No todas las empresas son adecuadas para períodos de pago extendidos. Se sabe que los siguientes tipos de empresas utilizan el cronograma de 30 días netos:

• Proveedores de servicios B2B: Las agencias de consultoría, las empresas de marketing, los desarrolladores de software y otras operaciones similares basadas en servicios suelen incorporar la condición de 30 días netos porque sus clientes (es decir, otras empresas) suelen pagarles a los proveedores mensualmente. Una ventana de 30 días se sincroniza con las prácticas de pago corporativas.

• Mayoristas y distribuidores: Cuando envías productos al por mayor a minoristas, se espera que tus socios necesiten más tiempo para vender o distribuir tus productos antes de pagar. Darles 30 días para finalizar el proceso puede ayudar a construir una relación recíproca.

• Fabricantes: Los grandes fabricantes que envían productos a múltiples canales de distribución podrían proporcionar una ventana de 30 días a los clientes leales, especialmente aquellos con un historial comprobado de pagos puntuales.

• Trabajadores independientes creativos con contratos en curso: Los diseñadores gráficos, redactores publicitarios u otros trabajadores creativos contratados por clientes corporativos pueden apoyarse en los 30 netos porque coincide con el ciclo de facturación interno que muchos equipos de finanzas corporativas ya siguen.

Algunas empresas más pequeñas, como los comerciantes locales, también adoptan esta opción. Piensa si el funcionamiento de tu negocio puede manejar la brecha en tus fondos entrantes. Si tu empresa aún está construyendo una base de ingresos confiable, o si prefieres una ingesta constante de dinero diaria o semanal, puedes explorar plazos más cortos o pagos iniciales parciales.

¿Cómo se configuran las condiciones de pago de 30 días netos?

Cuando decidas ofrecer una ventana de pago de 30 días, establece expectativas desde el principio adoptando instrucciones transparentes y políticas consistentes.

Incorpora condiciones en los contratos

Cada vez que comiences una relación con un nuevo cliente, pon tus condiciones de pago por escrito a través de un contrato o acuerdo de servicio. Especifica que tus facturas incluirán "30 días netos", lo que significa que el pago vence 30 días después de la fecha de la factura. Incluye los cargos por pago atrasado o los intereses que podrían aplicarse si no recibes el pago dentro de ese plazo.

Indica la fecha límite en las facturas

Cuando llegue el momento de enviar una factura, no asumas que tu cliente conoce el plazo de 30 días. Incluye un recordatorio amigable pero firme:

"El pago vence el [fecha específica] o antes, que es 30 días a partir de la fecha de la factura".

Indica la fecha real para ayudar a los clientes a planificar, en lugar de obligarlos a calcular la fecha de vencimiento. Aclarar la fecha también disminuye la confusión si alguien no está familiarizado con las condiciones de pago estándar.

Automatiza todo lo que se pueda

Gestionar varias facturas a la vez puede resultar tedioso. Muchos propietarios de empresas liberan tiempo y reducen las tareas administrativas mediante el uso de software o plataformas que se encargan de todo, desde la generación de facturas hasta el seguimiento de las fechas de vencimiento. Por ejemplo, las herramientas de Stripe pueden crear facturas y ayudarte a hacer un seguimiento de los pagos pendientes desde el Dashboard de Stripe, que tiene una vista central unificada de tu información.

Comunícate con anticipación

Si detectas un posible problema con la capacidad de pago de un cliente (por ejemplo, si ha insinuado que su presupuesto está limitado), considera ofrecer pagos parciales o descuentos especiales si cancela la deuda antes. Manejar posibles retrasos antes de enviar una factura puede mantener la cordialidad y evitar frustraciones más adelante.

¿Cuáles son los riesgos de ofrecer 30 días netos y cómo puedes gestionarlos?

Si bien esta opción puede ayudar a forjar relaciones leales y duraderas con tus clientes, conlleva posibles desafíos.

Momento de entrada de fondos

Uno de los mayores desafíos es que estás esperando hasta un mes (o más, si surgen retrasos) para recibir ingresos del trabajo que ya has completado o de los productos que ya has enviado. Esa brecha puede dificultar el pago de tus facturas o de la nómina o la reposición del inventario. Si tus márgenes son estrechos, incluso una sola factura vencida puede causar estrés.

• Cómo abordarlo: Mantén una buena suma en tu cuenta bancaria comercial. También puedes solicitar depósitos parciales por adelantado para pedidos grandes o proyectos costosos, de modo que no te quedes sin fondos durante un largo período. Algunas empresas confían en el factoring de facturas o en las líneas de crédito para reducir los déficits a corto plazo.
  

Riesgo de pagos atrasados o incumplidos

Un plazo de 30 días puede tentar a algunos clientes a procrastinar, lo que puede llevar a pagos atrasados, o incluso a ignorar la factura por completo.

• Cómo abordarlo: Antes de comenzar a trabajar con un nuevo cliente, investiga su historial de pagos. Puedes realizar verificaciones de crédito, solicitar referencias o comenzar con proyectos más pequeños para medir la confiabilidad. Mantener la transparencia desde el principio ayuda a que todos estén al tanto de las expectativas de pago.
  

Aumento del esfuerzo administrativo

El seguimiento de varias facturas a 30 días netos de muchos clientes puede llevar mucho tiempo, sobre todo si se trabaja con un sistema manual. Tendrás que revisar lo que está pendiente, enviar recordatorios y gestionar pagos parciales. Este trabajo puede ser un proceso tedioso si no estás organizado.

• Cómo abordarlo: Las herramientas automatizadas reducen gran parte de la carga administrativa. El software de facturación puede mostrarte qué facturas se han enviado, pagado o están vencidas, todo en una sola vista. Sabrás exactamente cuándo enviar recordatorios, lo que ayuda a abordar la incertidumbre.
  

Posibilidad de disputas

Cuando a los clientes se les da un período de tiempo más largo para pagar una factura, puede haber una mayor probabilidad de que surjan preguntas, ya sea sobre las entregas, la calidad del producto o las condiciones del contrato. Si estos problemas no se resuelven rápidamente, es posible que te encuentres con pedidos para realizar ajustes o trabajo adicional para el cliente antes de que acepte pagar.

• Cómo abordarlo: Expresa directamente lo que el cliente recibirá, cómo lo recibirá y cuándo. Las propuestas detalladas, las descripciones de los productos o las aprobaciones de etapas pueden reducir la confusión. Si surge una disputa, manéjala con calma y documenta cada etapa, de modo que ambas partes puedan monitorear el proceso de resolución.
  

¿Cómo ayuda Stripe a las empresas que ofrecen plazos de 30 días netos?

Stripe puede ayudarte a reducir el tiempo que dedicas a enviar facturas, registrar datos y enviar recordatorios por correo electrónico. A continuación, te presentamos algunas formas en las que las herramientas de Stripe pueden brindarte soporte:

• Facturación automatizada: Con Stripe, puedes crear y programar facturas que se envían en momentos específicos. Puedes personalizar la factura para que diga "Pago con vencimiento a 30 días" e incluir la fecha exacta de vencimiento. Esto deja menos espacio para la confusión y elimina el riesgo de olvidarse de hacer clic en "enviar".

• Múltiples métodos de pago: La plataforma de Stripe admite tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias y métodos de pago locales, para que tus clientes puedan elegir lo que más les convenga. Facilitar los pagos puede animar a los clientes a pagar antes, en lugar de esperar hasta el último minuto.

• Panel de seguimiento de pagos: Una vez que se envía una factura, puedes ver su estado en el Dashboard de Stripe. Sabrás cuándo se realizó el pago parcial o total, y también verás cuántos días faltan para que se cierre ese período de 30 días.

• Recordatorios automáticos: Stripe puede activar recordatorios de seguimiento para los clientes a medida que se acerca la fecha de vencimiento. Estos pueden reducir las llamadas telefónicas incómodas y ayudar a que tu negocio parezca consistente.

• Conciliación sencilla: Stripe puede conectarse con tu software de contabilidad a través de las aplicaciones de Stripe App Marketplace, lo que simplifica el proceso de actualización de tus libros. En lugar de cambiar entre diferentes sistemas, tus datos permanecen sincronizados, lo que reduce la posibilidad de introducir errores humanos.

• Integraciones de análisis de crédito: Stripe Financial Connections te permite acceder rápidamente a los datos financieros de los clientes, con su consentimiento, para realizar análisis de crédito y comprobar su fiabilidad. Este método combinado te da más información a la hora de decidir si ofrecer condiciones de pago de 30 días netos a un nuevo cliente.

¿Cómo se hace el seguimiento de los pagos a 30 días netos vencidos?

Incluso los clientes responsables pueden retrasarse en el pago. Tal vez haya un cuello de botella administrativo o tu factura se haya perdido en una carpeta de correo electrónico. No importa el motivo, necesitarás un plan para manejar los pagos atrasados. Las tácticas de seguimiento bien pensadas pueden salvar la relación y, al mismo tiempo, instar al pago rápido.

Envía un recordatorio amigable apenas pase la fecha de vencimiento

Un correo electrónico amable, automático o personal, puede ayudar a recordarle al cliente que el período de 30 días ha terminado. Este es un ejemplo de un mensaje cortés pero directo:

"Hola, [nombre del cliente].

*Espero que estés bien. Quería revisar la factura #123, que venció ayer. Avísame si tienes algún problema o pregunta. Agradecemos tu pronta atención a este tema". *

Comunícate de manera personal después de una semana

Si pasa una semana sin pago ni respuesta, puedes llamar o hacer un seguimiento por correo electrónico y agregar más firmeza en tu tono:

"Hola, [nombre del cliente].

*He notado que la factura #123 sigue pendiente. Quería asegurarme de que todo esté bien de tu parte. Por favor, infórmame cuándo podemos esperar el pago y si hay algo que podamos aclarar". *

Es importante que el mensaje sea mesurado pero directo. Deseas mantener una relación de trabajo positiva, por lo que un ligero empujón puede alentarlos a pagar la factura.

Pon en pausa el trabajo futuro (si es necesario)

En algunos casos, es prudente pausar cualquier proyecto o envío nuevo hasta que se resuelva la factura. Esta estrategia protege tus recursos y destaca que el pago oportuno es un aspecto importante del trabajo conjunto. Sé sincero sobre esta política en tu contrato, para que no haya sorpresas.

Considera un cargo por pago atrasado

Algunas empresas incluyen un recargo por pago atrasado (a menudo un porcentaje del total de la factura o un importe fijo) por cada mes de retraso en el pago. Si decidiste adoptar esa política, menciónala en tu recordatorio por correo electrónico. No siempre es necesario si sabes que el cliente es confiable, pero puede ayudar si las facturas vencidas se vuelven un problema reiterado.

Decide cuándo escalar

En algunos casos, es posible que nunca recibas el pago. Si los proporcionaste recordatorios, realizaste llamadas telefónicas y las negociaciones fallan, es posible que debas seguir rutas legales o enviar la cuenta a un servicio de cobranza. Conoce tu umbral (es decir, cuántos días o meses estás dispuesto a esperar) antes de dar este paso. La aplicación de políticas estrictas sobre cargos por pagos atrasados, recordatorios repetidos y avisos finales te guiará para decidir si es necesario tomar medidas adicionales y si la relación se puede reparar.