Los clientes usan las tarjetas de crédito para muchos tipos diferentes de transacciones, desde pagar suscripciones mensuales de transmisión hasta comprar una taza de café y reservar vacaciones. En 2024, el mercado global de pagos con tarjeta de crédito alcanzó una valoración de más de $622 mil millones de dólares estadounidenses. Detrás de todas estas transacciones está el movimiento de fondos de la cuenta del titular de una tarjeta a la cuenta de una empresa.

La implementación de procesos de facturación bien organizados le permite a tu empresa evitar disputas, reducir los costos adicionales y gestionar menos cancelaciones. Si bien no existe un enfoque único que se adapte a todas las organizaciones, hay pasos prácticos que tu empresa puede tomar para ayudar a que los pagos se realicen sin problemas. Averiguar cómo estos pasos se ajustan a las necesidades específicas de tu empresa te ayudará a diseñar un sistema de facturación de tarjetas de crédito que funcione para ti.

A continuación, explicaremos cómo funcionan los servicios de facturación con tarjeta de crédito, por qué son socios importantes para las empresas y cómo Stripe ayuda a las empresas a gestionar la facturación con tarjeta de crédito.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los servicios de facturación de tarjetas de crédito?
  
• ¿Cómo funcionan los servicios de facturación de tarjetas de crédito?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de utilizar los servicios de facturación de tarjetas de crédito?
  
• ¿A qué desafíos se enfrentan las empresas en relación con la facturación de tarjetas de crédito?
  
• ¿Cómo pueden las empresas simplificar el proceso de facturación de sus tarjetas de crédito?
  

¿Qué son los servicios de facturación de tarjetas de crédito?

Los servicios de facturación de tarjeta de crédito les permiten a las empresas aceptar pagos con tarjeta y realizar un seguimiento de cada paso del proceso de facturación. Este proceso incluye la validación de la información de pago, el cobro del importe correspondiente y el registro de los detalles de la transacción. En muchos casos, estos servicios también admiten facturación recurrente, facturación y funciones de análisis de datos para monitorear las tendencias de pago.

Sin un sistema de facturación confiable, podrías enviar facturas inexactas, lidiar con tasas más altas de fraude y perder tiempo buscando la información necesaria. Tener un método adecuado para administrar los pagos con tarjeta de crédito puede reducir la pérdida de ingresos por tarjetas vencidas o fechas de renovación incumplidas. También puede ayudar a las empresas a centralizar todos los documentos relevantes para facilitar el acceso en caso de que surjan disputas.

Los servicios de facturación vienen en diferentes formas. Algunos forman parte de una plataforma financiera más amplia, mientras que otros son más especializados. Por ejemplo, una tienda minorista puede usar un sistema de punto de venta (POS) que integre la facturación con tarjeta en sus pantallas de confirmación de compra. Como alternativa, una empresa de suscripciones digitales podría crear o adoptar una plataforma de facturación automatizada que cobre a los clientes mensualmente y les envíe una notificación si un pago falla.

Stripe ofrece herramientas que pueden cubrir estos escenarios y muchos otros. En lugar de tener que trabajar con varios proveedores, las empresas que utilizan Stripe pueden gestionar suscripciones, transacciones puntuales y calendarios de facturación escalonados. Las empresas también pueden ejecutar informes y ver qué clientes tienen pagos atrasados.

¿Cómo funcionan los servicios de facturación de tarjetas de crédito?

La mayoría de los servicios de facturación de tarjetas de crédito siguen esta secuencia de pasos:

• Recopilación de información de pago: El primer paso es recopilar los datos de la tarjeta del cliente con un formulario de confirmación de compra en línea, una aplicación móvil o un lector de tarjetas físico.

• Autorización de transacciones: Una vez que se captura la información de la tarjeta, el sistema solicita la autorización del banco del titular de la tarjeta para asegurarse de que el saldo sea adecuado y que la tarjeta sea válida. Si el banco lo aprueba, los fondos se reservan a la espera de una captura final.

• Captura y acreditación de fondos: Después de la autorización, la transacción suele pasar a la fase de captura y se transfieren los fondos. La acreditación de fondos ocurre cuando los fondos fluyen del banco emisor al banco adquirente (el banco de la empresa), una vez deducidas las comisiones de procesamiento.

• Registro y conciliación: El sistema registra cada transacción, la clasifica y la fusiona con los registros de cuenta existentes. La conciliación garantiza que los libros de la empresa coincidan con el flujo de entrada.

• Notificaciones y generación de recibos: Cuando el pago se realiza correctamente, a menudo se envía al cliente un mensaje de confirmación o un correo electrónico, y los sistemas de la empresa actualizan el estado del pedido en consecuencia.

Este patrón se repite para cualquier pago con tarjeta de crédito, ya sea una suscripción o una compra única. La diferencia está en que las plataformas de facturación recurrente automatizan muchos de estos pasos mediante el seguimiento de los calendarios de renovación, el seguimiento de las próximas fechas de vencimiento de las tarjetas y la notificación a los clientes antes de que se realice un intento de pago.

¿Cuáles son los beneficios de usar los servicios de facturación de tarjetas de crédito?

Las empresas que utilizan servicios de facturación de tarjetas en lugar de hojas de cálculo fragmentadas y procesos manuales disfrutan de muchas ventajas prácticas. Entre ellas se encuentran:

• Ahorro de tiempo: La introducción manual de datos y la conciliación consumen muchas horas valiosas. Un servicio de facturación automatiza estos pasos, liberando a tu equipo para que dedique su tiempo a crear nuevos productos en lugar de perseguir los pagos.

• Escalabilidad: A medida que crece tu lista de clientes, el seguimiento manual de cada transacción se vuelve más complicado. Los servicios de facturación de tarjetas de crédito están diseñados para manejar grandes volúmenes de transacciones, por lo que el proceso es similar, ya sea que tenga 100 clientes o 10,000.

• Transparencia: Las buenas plataformas de facturación muestran historiales de transacciones, ofrecen opciones de facturación y supervisan de cerca las comisiones. Estas funciones pueden ayudarte a detectar problemas rápidamente y a identificar sus causas.

• Mejor seguridad: Manejar información confidencial de pagos puede ser riesgoso. Los servicios acreditados pueden ayudarte a gestionar el cumplimiento normativo y el cifrado de datos, manteniendo seguros los datos de tus clientes a la vez que proteges tu reputación.

• Reducción del fraude: Un servicio de facturación suele incluir filtros para detectar compras sospechosas. Se pueden marcar las tarjetas si provienen de regiones inesperadas o si los intentos de transacción superan ciertos umbrales.

• Tipos de pago flexibles: Muchos proveedores te permiten gestionar diferentes tipos de pagos, desde pagos de crédito y débito en una variedad de redes de tarjetas hasta conversiones de monedas internacionales. Este tipo de flexibilidad amplía tu alcance, por lo que no estás limitado a aceptar un solo tipo de tarjeta o moneda.

• Análisis e información: Entender cómo pagan los clientes (y cuándo no) te ofrece una visión general del comportamiento del comprador. Es posible que descubras que ciertos grupos prefieren un plan mensual, mientras que otros pagan anualmente. Busca un servicio de facturación que recopile y analice esos datos con el mínimo esfuerzo de tu parte.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas en relación con la facturación de tarjetas de crédito?

Si bien los servicios de facturación de tarjetas de crédito ofrecen muchos beneficios, tienen ciertos inconvenientes. A continuación se presentan algunos de los obstáculos más comunes que puedes encontrar.

Fraude y contracargos

El fraude con tarjeta de crédito sigue siendo una preocupación constante. Las compras pueden dar lugar a contracargos, lo que cuesta dinero y daña la reputación de tu empresa ante las redes de tarjetas. Y si se alcanza un cierto umbral de contracargos, corres el riesgo de enfrentar sanciones o comisiones de procesamiento más altas. Los propietarios de empresas necesitan métodos actualizados de detección y verificación para luchar contra los contracargos y el fraude.

Fallos en los pagos

Hay varias razones por las que los pagos fallan, incluidas las tarjetas vencidas y los límites de gasto diario, por ejemplo. Un servicio de facturación detecta estos eventos y vuelve a intentar recuperar el pago a intervalos óptimos sin frustrar a los clientes.

Modelos de suscripción complejos

Si tu empresa tiene una estructura de pagos simple, como un nivel de suscripción mensual, la facturación es relativamente simple. Sin embargo, la introducción de varios niveles de planes o facturación de cobro por consumo significa que tienes que gestionar las actualizaciones de nivel, los prorrateos o los cambios de precios a mitad de ciclo. La gestión de estas partes móviles sin un sistema automatizado puede presentar varios riesgos.

Presión de las normativas

Las leyes fiscales y de privacidad de datos varían de una región a otra, con diferentes reglas para almacenar la información de las tarjetas, gestionar los reembolsos y recaudar impuestos. La automatización de estos procesos con un sistema de facturación de tarjetas de crédito puede aligerar la carga del cumplimiento.

Métricas limitadas

Sin un centro de datos principal, resulta difícil convertir la información de pagos diversa en información importante. Depender de demasiadas aplicaciones u hojas de cálculo desconectadas también puede dar lugar a cifras inconsistentes, lo que dificulta la planificación o medición del crecimiento a lo largo del tiempo.

Experiencia del cliente inconsistente

La experiencia de compra puede determinar el éxito o el fracaso de una venta. Los clientes esperan un proceso rápido y sencillo, sin demasiados campos que completar, además de la seguridad de que los datos de su tarjeta están protegidos. Los sistemas de facturación más antiguos pueden tener interfaces desordenadas o requerir varios pasos, y ese trabajo adicional aumenta las probabilidades de que un comprador abandone su carrito.

Problemas de integración

Un flujo de facturación eficaz funciona con los demás componentes de tu pila tecnológica, incluido tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y el software de inventario. Hacer que todas estas piezas funcionen juntas puede ser una gran tarea. Si tu servicio de facturación no comparte datos entre tus herramientas, perderás el rastro de información importante o tiempo volviendo a ingresar datos.

Stripe puede ayudarte a abordar estos desafíos con soluciones integradas para limitar el fraude, gestionar las suscripciones recurrentes y ayudar a satisfacer los estándares de cumplimiento. Por ejemplo, Stripe Radar te permite bloquear transacciones sospechosas, Stripe Tax gestiona el cobro del impuesto sobre las ventas y Stripe Billing admite la lógica de facturación avanzada para gestionar varios niveles de precios.

¿Cómo pueden las empresas simplificar el proceso de facturación de sus tarjetas de crédito?

No todas las empresas gestionan la facturación de la misma manera, pero hay pasos generales que las empresas pueden adoptar. A continuación se presentan algunos consejos para la facturación de tarjeta de crédito.

Elige un sistema que esté diseñado para evolucionar

Las empresas no son estáticas. Lo que funciona en el lanzamiento puede parecer inadecuado en uno o dos años. Elige una plataforma que se adapte a tus necesidades cambiantes, como agregar nuevos tipos de pago o implementar una lógica de suscripción avanzada. El sistema de facturación flexible de Stripe admite cargos de pago por consumo, modelos de suscripción de nivel empresarial y mucho más. También tiene interfaces de programación de aplicaciones (API) componibles, para que puedas experimentar y perfeccionar tu estrategia de facturación a medida que aprendes más sobre tus clientes.

Mantén la seguridad a la vanguardia

Una sola filtración de información confidencial puede erosionar la confianza de los clientes en una empresa. Usa un servicio de facturación que cumpla con estándares de seguridad estrictos, como el Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS), que proporciona pautas para el manejo de datos de tarjetas. Stripe invierte mucho en la prevención del acceso no autorizado y puede ayudarte a gestionar el cumplimiento de la normativa.

Simplifica el proceso de compra

El flujo del proceso de compra es uno de los momentos más importantes del proceso de ventas. Debe ser ordenado, conciso y sencillo. Recopila solo los datos que necesitas. Los procesos de compra no tienen por qué ser extravagantes. En su lugar, proporciona una experiencia coherente por la que los nuevos clientes puedan navegar fácilmente.

Configurar la lógica de reintentos inteligente

Los pagos recurrentes fallidos no siempre significan pérdida de clientes. Es posible que tengas que volver a intentar con la tarjeta en otro momento del día. Stripe Billing te permite configurar intervalos de reintento específicos y enviar recordatorios automáticos, lo que puede ahorrarte suscripciones que de otro modo perderías.

Ofrece gestión de cuentas de autoservicio

Es mucho más fácil para tu equipo si los clientes pueden manejar la gestión básica de la cuenta por sí mismos, como actualizar los datos de la tarjeta o pasar a otro nivel. Permitir a los clientes gestionar sus cuentas sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de soporte ahorra un tiempo valioso.

Revisa, analiza y ajusta

Las métricas de seguimiento, como los ingresos recurrentes mensuales, la tasa de pérdida de clientes y el tamaño medio de las transacciones, pueden ayudarte a detectar problemas antes de que se agraven. Las herramientas automatizadas de generación de informes de Stripe y el Dashboard de Stripe te permiten ver los datos importantes en un solo lugar.

Ten una buena comunicación con los clientes

Si planeas aumentar los precios o cambiar las condiciones de renovación, notifica a tus clientes con anticipación. Proporciónales canales para hacer preguntas o solicitar reembolsos. Incluso un breve artículo del centro de ayuda puede reducir la confusión. Mantener líneas de comunicación abiertas no resolverá todas las disputas de facturación, pero ayuda a fortalecer las relaciones saludables con los clientes.