Los clientes usan las tarjetas de crédito para muchos tipos diferentes de transacciones, desde pagar suscripciones mensuales de transmisión hasta pagar un café y reservar vacaciones. En 2024, el mercado mundial de pagos con tarjeta de crédito alcanzó una valoración de más de 622.000 millones de dólares. Detrás de todas estas transacciones está el movimiento de fondos de la cuenta del titular de una tarjeta a la cuenta de una empresa.

La implementación de procesos de facturación bien organizados permite a tu empresa evitar disputas, reducir costes adicionales y gestionar menos cancelaciones. Aunque no hay un enfoque único para todas las organizaciones, hay medidas prácticas que tu empresa puede tomar para que los pagos se realicen sin problemas. Averiguar cómo estos pasos se ajustan a las necesidades específicas de tu negocio te ayudará a diseñar un sistema de facturación de tarjetas de crédito que funcione para ti.

A continuación explicaremos cómo funcionan los servicios de facturación con tarjeta de crédito, por qué son socios importantes para las empresas y cómo Stripe ayuda a las empresas a gestionar la facturación con tarjeta de crédito.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los servicios de facturación con tarjeta de crédito?
  
• ¿Cómo funcionan los servicios de facturación con tarjeta de crédito?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de utilizar los servicios de facturación con tarjeta de crédito?
  
• ¿A qué retos se enfrentan las empresas con la facturación con tarjeta de crédito?
  
• ¿Cómo pueden las empresas simplificar su proceso de facturación con tarjeta de crédito?
  

¿Qué son los servicios de facturación con tarjeta de crédito?

Los servicios de facturación con tarjeta de crédito permiten a las empresas aceptar pagos con tarjeta y realizar un seguimiento de cada paso del proceso de facturación. Este proceso incluye la validación de la información del pago, el cobro del importe correspondiente y el registro de los detalles de la transacción. En muchos casos, estos servicios también admiten la facturación recurrente, facturación y las funciones de análisis de datos para monitorizar las tendencias de pago.

Sin un sistema de facturación fiable, es posible que envíes facturas imprecisas, tengas que lidiar con mayores tasas de fraude y pierdas tiempo buscando la información necesaria. Tener un método adecuado para administrar los pagos con tarjeta de crédito puede reducir la pérdida de ingresos por tarjetas vencidas o fechas de renovación perdidas. También puede ayudar a las empresas a centralizar todos los documentos relevantes para facilitar el acceso en caso de que surjan disputas.

Los servicios de facturación tienen distintos formatos. Algunos forman parte de una plataforma financiera amplia, mientras que otros son más especializados. Por ejemplo, una tienda minorista puede usar un sistema de puntos de venta (POS) que integre la facturación con tarjeta en sus pantallas de pago. Otra opción: una empresa de suscripciones digitales podría crear o adoptar una plataforma de facturación automatizada que cobre a los clientes mensualmente y les notifique si falla un pago.

Stripe ofrece herramientas que pueden cubrir estos y muchos otros escenarios. En lugar de tener que trabajar con varios proveedores, las empresas que utilizan Stripe pueden gestionar suscripciones, transacciones puntuales y calendarios de facturación por niveles. Las empresas también pueden generar informes y ver qué clientes tienen pagos atrasados.

¿Cómo funcionan los servicios de facturación con tarjeta de crédito?

La mayoría de los servicios de facturación con tarjeta de crédito siguen esta secuencia de pasos:

• Recopilación de información de pago: El primer paso es reunir los datos de la tarjeta del cliente mediante un formulario del proceso de compra en línea, una aplicación móvil o un lector de tarjetas físico.

• Autorización de transacciones: Una vez que se captura la información de la tarjeta, el sistema solicita la autorización del banco del titular de la tarjeta para asegurarse de que el saldo es adecuado y la tarjeta es válida. Si el banco lo aprueba, los fondos se apartan a la espera de una captura final.

• Captura y liquidación: Después de la autorización, la transacción suele pasar a la fase de captura y los fondos se transmiten. La liquidación se produce cuando los fondos fluyen del banco emisor al banco adquirente (el banco de la empresa), menos las comisiones de procesamiento.

• Registro y conciliación: El sistema registra cada transacción, la categoriza y la fusiona con los registros de cuentas existentes. La conciliación garantiza que los libros contables de la empresa coincidan con las entradas.

• Notificaciones y generación de recibos: Cuando el pago se realiza correctamente, a menudo se envía al cliente un mensaje de confirmación o un correo electrónico, y los sistemas de la empresa actualizan el estado del pedido en consecuencia.

Este patrón se repite para cualquier pago con tarjeta de crédito, ya sea una suscripción o una compra puntual. La diferencia es que las plataformas de facturación recurrente automatizan muchos de estos pasos mediante el seguimiento de los calendarios de renovación, la supervisión de las próximas fechas de caducidad de las tarjetas y la notificación a los clientes antes de que se realice un intento de pago.

¿Qué ventajas tiene usar los servicios de facturación con tarjeta de crédito?

Las empresas que utilizan servicios de facturación con tarjeta en lugar de hojas de cálculo fragmentadas y procesos manuales disfrutan de muchas ventajas prácticas. Estas son algunas:

• Ahorro de tiempo: La entrada manual de datos y la conciliación llevan muchas horas. Un servicio de facturación automatiza estos pasos, lo que libera a tu equipo para que dedique su tiempo a desarrollar nuevos productos en lugar de tener que dedicar su tiempo a los pagos atrasados.

• Escalabilidad: A medida que crece tu lista de clientes, el seguimiento manual de cada transacción se vuelve más complicado. Los servicios de facturación con tarjeta de crédito están diseñados para manejar grandes volúmenes de transacciones, por lo que el proceso es similar, tengas 100 clientes o 10.000.

• Transparencia: Las buenas plataformas de facturación muestran historiales de transacciones, ofrecen opciones de facturación y controlan las comisiones de forma exhaustiva. Estas funciones pueden ayudarte a detectar problemas rápidamente e identificar sus causas.

• Mayor seguridad: Manejar información confidencial de pagos puede suponer un riesgo. Los servicios acreditados pueden ayudar a gestionar el cumplimiento de la normativa y el cifrado de datos, garantizando la seguridad de los datos de tus clientes y protegiendo tu reputación.

• Reducción del fraude: Un servicio de facturación suele incluir filtros para detectar compras sospechosas. Las tarjetas pueden señalarse si provienen de regiones inesperadas o si los intentos de transacción superan ciertos umbrales.

• Tipos de pago flexibles: Muchos proveedores te permiten gestionar diferentes tipos de pagos, desde pagos de crédito y débito bajo una variedad de redes de tarjetas hasta conversiones internacionales de divisas. Este tipo de flexibilidad te permite llegar a más mercados, por lo que no estás limitado a aceptar un solo tipo de tarjeta o divisa.

• Análisis e información: Entender cómo pagan los clientes (y cuándo no) te ofrece información sobre el comportamiento del comprador. Es posible que descubras que ciertos grupos prefieren un plan mensual, mientras que otros pagan anualmente. Busca un servicio de facturación que recopile y analice esos datos con un esfuerzo mínimo por tu parte.

¿A qué retos se enfrentan las empresas con la facturación con tarjeta de crédito?

Si bien los servicios de facturación con tarjeta de crédito ofrecen muchas ventajas, también presentan ciertos inconvenientes. A continuación se presentan algunos de los obstáculos más comunes que puedes encontrar.

Fraude y contracargos

El fraude con tarjeta de crédito sigue siendo motivo de preocupación. Las compras pueden dar lugar a contracargos, lo que cuesta dinero y perjudica la reputación de tu empresa ante las redes de tarjetas. Y si se alcanza un cierto umbral de contracargos, corres el riesgo de enfrentar sanciones o comisiones de procesamiento más altas. Los propietarios de empresas necesitan métodos actualizados de detección y verificación para luchar contra los contracargos y el fraude.

Fallos en los pagos

Hay varios motivos por los que los pagos fallan, como las tarjetas caducadas y los límites de gastos diarios, por ejemplo. Un servicio de facturación detecta estos eventos y vuelve a intentarlo a intervalos óptimos para recuperar el pago sin frustrar a los clientes.

Modelos de suscripción complejos

Si tu empresa tiene una estructura de pagos simple, como un nivel de suscripción mensual, la facturación es relativamente simple. Pero la introducción de múltiples niveles de planes o facturación basada en el uso significa que tienes que gestionar actualizaciones de nivel, prorrateos o cambios de precio a mitad de ciclo. La gestión de estas partes móviles sin un sistema automatizado puede ser arriesgada.

Presión regulatoria

Las leyes fiscales y de privacidad de datos varían de una región a otra, con diferentes normas para almacenar la información de las tarjetas, gestionar los reembolsos y cobrar impuestos. La automatización de estos procesos con un sistema de facturación de tarjetas de crédito puede aligerar la carga regulatoria.

Métricas limitadas

Sin un hub de datos centralizado, es difícil traducir información de pagos dispares en información significativa. Depender de demasiadas aplicaciones u hojas de cálculo desconectadas también puede generar cifras inconsistentes, lo que dificulta planificar o medir el crecimiento a lo largo del tiempo.

Experiencia de cliente incoherente

La experiencia de compra puede determinar el éxito o el fracaso de una venta. Los clientes esperan que el proceso sea rápido, sencillo y sin demasiados campos que completar, y además exigen que los datos de su tarjeta estén seguros. Los sistemas de facturación antiguos pueden tener interfaces desordenadas o requerir varios pasos, y ese trabajo adicional aumenta las probabilidades de que un comprador abandone su carrito.

Problemas de integración

Un flujo de facturación eficaz funciona con los demás componentes de tu pila tecnológica, incluido tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y el software de inventario. Hacer que todas estas piezas trabajen juntas puede ser una tarea compleja. Si tu servicio de facturación no comparte datos entre tus herramientas, no podrás hacer un seguimiento de la información importante o perderás tiempo volviendo a introducir datos.

Stripe puede ayudar a abordar estos desafíos con soluciones integradas para limitar el fraude, gestionar suscripciones recurrentes y cumplir con los estándares regulatorios. Por ejemplo, Stripe Radar te permite bloquear transacciones sospechosas, Stripe Tax gestiona el cobro del impuesto sobre las ventas y Stripe Billing admite una lógica de facturación avanzada para gestionar varios niveles de precios.

¿Cómo pueden las empresas simplificar su proceso de facturación con tarjeta de crédito?

No todas las empresas manejan la facturación de la misma manera, pero existen pasos generales que las empresas pueden adoptar. A continuación se presentan algunos consejos para la facturación con tarjeta de crédito.

Elige un sistema diseñado para evolucionar

Las empresas no son estáticas. Lo que funciona en el lanzamiento puede parecer inadecuado en uno o dos años. Elige una plataforma capaz de adaptarse a tus necesidades cambiantes (por ejemplo, que pueda añadir nuevos tipos de pago o implementar una lógica de suscripción avanzada). El flexible sistema de facturación de Stripe admite cargos de pago por consumo, modelos de suscripción de nivel empresarial y mucho más. También cuenta con interfaces componibles de programación de aplicaciones (API), para que puedas experimentar y perfeccionar tu estrategia de facturación a medida que aprendes más sobre tus clientes.

Garantiza la seguridad a toda costa

Una sola filtración de información confidencial puede erosionar la confianza de los clientes en una empresa. Usa un servicio de facturación que cumpla con estándares de seguridad estrictos, como el estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS), que proporciona pautas para el manejo de datos de tarjetas. Stripe invierte muchos esfuerzos en prevenir el acceso no autorizado y puede ayudarte a gestionar el cumplimiento de la normativa.

Simplifica el proceso de compra

El flujo del checkout es uno de los momentos más importantes del proceso de venta. Hazlo limpio, conciso y directo, y recopila solo los datos que necesitas. Los procesos de compra no tienen por qué ser extravagantes. En su lugar, proporciona una experiencia coherente que los nuevos clientes puedan navegar fácilmente.

Configura una lógica de reintentos inteligente

Los pagos recurrentes fallidos no siempre significan pérdida de clientes; a veces, solo se necesita volver a intentar utilizar la tarjeta en otro momento del día. Stripe Billing te permite configurar intervalos de reintentos específicos y enviar recordatorios automáticos, lo que protege suscripciones que de otro modo podrías perder.

Ofrece gestión de cuentas de autoservicio

Es mucho más fácil para tu equipo si los clientes pueden encargarse ellos mismos de la gestión básica de la cuenta, como actualizar los datos de las tarjetas o pasar a un nivel diferente. Permitir a los clientes gestionar sus cuentas sin necesidad de ponerse en contacto con soporte ahorra un tiempo valioso.

Revisa, analiza y repasa

Hacer un seguimiento de métricas como los ingresos recurrentes mensuales, la tasa de abandono y el tamaño medio de las transacciones puede ayudarte a detectar los problemas antes de que se agraven. Las herramientas de informes automatizados de Stripe y el Dashboard de Stripe te permiten ver datos importantes en un solo lugar.

Mantén una buena comunicación con los clientes

Si tienes previsto aumentar los precios o cambiar las condiciones de renovación, avisa a tus clientes con antelación. Facilítales canales para hacer preguntas o solicitar reembolsos. Incluso un breve artículo del centro de ayuda puede reducir la confusión. Mantener líneas de comunicación abiertas no resolverá todas las disputas de facturación, pero ayuda a consolidar las relaciones con los clientes.