Kreditkarten werden für viele verschiedene Arten von Transaktionen verwendet – von der Bezahlung monatlicher Streaming-Abonnements über den Kauf einer Tasse Kaffee bis hin zur Buchung von Urlauben. Im Jahr 2024 erreichte der globale Markt für Kreditkartenzahlungen einen Wert von über 622 Milliarden $. Bei all diesen Transaktionen werden Gelder vom Konto eines Karteninhabers/einer Karteninhaberin auf das Konto eines Unternehmens überwiesen.

Mit gut organisierten Abrechnungsprozessen kann Ihr Unternehmen Zahlungsanfechtungen vermeiden, zusätzliche Kosten reduzieren und weniger Stornierungen verarbeiten. Natürlich gibt es nicht den einen Ansatz, der für jede Organisation passt. Ihr Unternehmen kann jedoch einige praktische Schritte unternehmen, um einen reibungslosen Zahlungsverkehr zu gewährleisten. Um ein Kreditkartenabrechnungssystem zu entwickeln, das für Sie funktioniert, sollten Sie herausfinden, wie diese Schritte zu den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens passen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Kreditkartenabrechnungsdienste funktionieren, warum sie wichtige Partner für Unternehmen sind und wie Stripe Unternehmen bei der Kreditkartenabrechnung unterstützt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Kreditkartenabrechnungsdienste?
  
• Wie funktionieren Kreditkartenabrechnungsdienste?
  
• Was sind die Vorteile der Nutzung von Kreditkartenabrechnungsdiensten?
  
• Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Kreditkartenabrechnung?
  
• Wie können Unternehmen ihren Kreditkartenabrechnungsprozess vereinfachen?
  

Was sind Kreditkartenabrechnungsdienste?

Kreditkartenabrechnungsdienste ermöglichen es Unternehmen, Kartenzahlungen zu akzeptieren und jeden Schritt des Abrechnungsprozesses zu verfolgen. Dieser Prozess umfasst die Validierung von Zahlungsinformationen, die Berechnung des entsprechenden Betrags und die Aufzeichnung von Transaktionsdetails. In vielen Fällen unterstützen diese Dienste auch Funktionen für wiederkehrende Rechnungen, Rechnungsstellung und Datenanalysefunktionen zur Überwachung von Zahlungstrends.

Ohne ein verlässliches Abrechnungssystem versenden Sie unter Umständen ungenaue Rechnungen, haben mit höheren Betrugsraten zu kämpfen und verschwenden Zeit mit der Suche nach den benötigten Informationen. Mit den richtigen Zahlungsmethoden können Sie Umsatzeinbußen aufgrund abgelaufener Karten oder verpasster Verlängerungstermine reduzieren. Außerdem können Unternehmen damit alle relevanten Dokumente zentralisieren, um im Falle von Anfechtungen einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.

Abrechnungsdienste gibt es in verschiedenen Formen. Einige sind Teil einer breiteren Finanzplattform, während andere spezialisierter sind. Beispielsweise könnte ein Einzelhandelsgeschäft ein Point-of-Sale(POS)-System verwenden, das die Kartenabrechnung in seine Bildschirme für den Bezahlvorgang integriert. Alternativ könnte ein Unternehmen für digitale Abonnements eine automatisierte Abrechnungsplattform erstellen oder übernehmen, über die Kundinnen und Kunden monatlich Zahlungen leisten und die sie benachrichtigt, wenn eine Zahlung fehlschlägt.

Stripe bietet Tools, die diese und viele andere Szenarien abdecken können. Unternehmen müssen nicht mit mehreren Anbietern zusammenarbeiten, sondern können mit Stripe Abonnements, einmalige Transaktionen und gestaffelte Abrechnungspläne verwalten. Unternehmen können auch Berichte erstellen und sehen, welche Kundinnen und Kunden mit Zahlungen im Rückstand sind.

Wie funktionieren Kreditkartenabrechnungsdienste?

Die meisten Kreditkartenabrechnungsdienste halten sich an diese Abfolge von Schritten:

• Erfassung von Zahlungsinformationen: Der erste Schritt ist die Erfassung der Kartendaten des Kunden/der Kundin mit einem Online-Bezahlformular, einer mobilen App oder einem physischen Kartenlesegerät.

• Autorisierung von Transaktionen: Sobald die Karteninformationen erfasst wurden, fordert das System eine Autorisierung von der Bank des Karteninhabers/der Karteninhaberin an, um sicherzustellen, dass das Guthaben ausreichend und die Karte gültig ist. Wenn die Bank zustimmt, werden die Gelder bis zur endgültigen Erfassung zurückgestellt.

• Erfassung und Zahlungsabwicklung: Nach der Autorisierung geht die Transaktion in der Regel in die Erfassungsphase über, in der die Gelder übertragen werden. Zahlungsabwicklung ist der Zeitpunkt, an dem die Gelder von der ausstellenden Bank zur Händlerbank (der Bank des Unternehmens) abzüglich etwaiger Bearbeitungsgebühren fließen.

• Aufzeichnung und Abgleich: Das System protokolliert jede Transaktion, kategorisiert sie und führt sie mit vorhandenen Kontodatensätzen zusammen. Durch den Abgleich wird sichergestellt, dass die Geschäftsbücher mit dem Geldeingang übereinstimmen.

• Benachrichtigungen und Erstellung von Belegen: Nach erfolgreicher Zahlung erhält der Kunde/die Kundin häufig eine Bestätigungsnachricht oder E-Mail, und die Systeme des Unternehmens aktualisieren den Bestellstatus entsprechend.

Dieses Muster wiederholt sich bei jeder Kreditkartenzahlung, egal ob es sich um ein Abonnement oder einen einmaligen Kauf handelt. Der Unterschied besteht darin, dass Plattformen für wiederkehrende Abrechnungen viele dieser Schritte automatisieren, indem sie Verlängerungspläne verfolgen, bevorstehende Ablaufdaten überwachen und Kundinnen und Kunden benachrichtigen, bevor ein Zahlungsversuch unternommen wird.

Welche Vorteile bietet die Nutzung von Kreditkartenabrechnungsdiensten?

Unternehmen, die Kartenabrechnungsdienste anstelle von zusammengestückelten Tabellen und manuellen Prozessen nutzen, profitieren von vielen praktischen Vorteilen. Dazu gehören:

• Zeitersparnis: Die manuelle Dateneingabe und der Abgleich nehmen wertvolle Stunden in Anspruch. Ein Abrechnungsdienst automatisiert diese Schritte, sodass Ihr Team seine Zeit in die Entwicklung neuer Produkte investieren kann, anstatt Zahlungen hinterherzulaufen.

• Skalierbarkeit: Wenn Ihre Kundenliste wächst, wird die manuelle Nachverfolgung jeder Transaktion komplizierter. Kreditkartenabrechnungsdienste sind darauf ausgelegt, große Transaktionsvolumen zu verarbeiten. Das Verfahren ist also ähnlich, unabhängig davon, ob Sie 100 oder 10.000 Kundinnen und Kunden haben.

• Transparenz: Gute Abrechnungsplattformen weisen Transaktionsverläufe auf, bieten Rechnungsstellungsoptionen und überwachen die Gebühren genau. Diese Funktionen können Ihnen helfen, Probleme schnell zu erkennen und ihre Ursachen zu lokalisieren.

• Mehr Sicherheit: Der Umgang mit sensiblen Zahlungsinformationen kann Risiken bergen. Seriöse Dienste können bei der Einhaltung von Vorschriften und der Datenverschlüsselung helfen, um die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden zu schützen und gleichzeitig Ihren Ruf zu schützen.

• Betrugsbekämpfung: Abrechnungsdienste beinhalten häufig Filter, um verdächtige Käufe zu erkennen. Karten können gekennzeichnet werden, wenn sie aus unerwarteten Regionen stammen oder wenn die Transaktionsversuche bestimmte Schwellenwerte überschreiten.

• Flexible Zahlungsarten: Bei vielen Zahlungsanbietern sind verschiedene Zahlungsarten abgewickelt – von Kredit- und Debitzahlungen über verschiedene Kartennetzwerke bis hin zur internationalen Währungsumrechnung. Zudem erhöhen diese Flexibilität Ihre Reichweite, sodass Sie nicht gezwungen sind, nur einen Kartentyp oder eine Währung zu akzeptieren.

• Analysen und Einblicke: Wenn Sie wissen, wie Kundinnen und Kunden zahlen – und wann nicht –, erhalten Sie einen Einblick in das Käuferverhalten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass bestimmte Gruppen einen monatlichen Plan bevorzugen, während andere jährlich zahlen. Entscheiden Sie sich für einen Abrechnungsdienst, der diese Daten mit minimalem Aufwand auf Ihrer Seite sammelt und analysiert.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Kreditkartenabrechnung?

Kreditkartenabrechnungsdienste bieten zwar viele Vorteile, haben aber auch bestimmte Nachteile. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Hindernisse, auf die Sie stoßen können.

Betrug und Rückbuchungen

Kreditkartenbetrug ist nach wie vor ein Problem. Käufe können Rückbuchungen nach sich ziehen, die Geld kosten und das Ansehen Ihres Unternehmens bei den Kartennetzwerken beeinträchtigen. Und wenn ein bestimmter Schwellenwert für Rückbuchungen erreicht wird, riskieren Sie Strafen oder höhere Bearbeitungsgebühren. Unternehmen benötigen aktuelle Erkennungs- und Verifizierungsmethoden, um Rückbuchungen und Betrug zu bekämpfen.

Fehlgeschlagene Zahlungen

Für fehlgeschlagene Zahlungen gibt es mehrere Ursachen, wie abgelaufene Karten und tägliche Ausgabelimits. Ein Abrechnungsdienst erkennt diese Ereignisse und versucht in optimalen Abständen, die Zahlung wiederherzustellen, ohne die Kundinnen und Kunden zu verärgern.

Komplexe Abo-Modelle

Wenn Ihr Unternehmen eine einfache Zahlungsstruktur hat – z. B. eine monatliche Abonnementstufe – ist die Rechnungsstellung relativ einfach. Die Einführung mehrerer Planstufen oder einer nutzungsbasierten Abrechnung bedeutet jedoch, dass Sie sich mit stufenweisen Upgrades, anteilmäßigen Verrechnungen oder Preisänderungen in der Mitte des Zyklus beschäftigen müssen. Die Verwaltung dieser dynamischen Komponenten ohne ein automatisiertes System kann riskant sein.

Regulierungsdruck

Datenschutz- und Steuergesetze variieren von Region zu Region. Es gelten unterschiedliche Regeln für die Speicherung von Kartendaten, die Bearbeitung von Rückerstattungen und die Erhebung von Steuern. Die Automatisierung dieser Prozesse mit einem Kreditkartenabrechnungssystem kann den Compliance-Aufwand verringern.

Eingeschränkte Metriken

Ohne eine zentrale Datenschnittstelle ist es schwierig, unterschiedliche Zahlungsinformationen in aussagekräftige Einblicke zu übersetzen. Wenn Sie sich auf zu viele getrennte Apps oder Tabellenkalkulationen verlassen, kann dies auch zu inkonsistenten Zahlen führen, was es schwierig macht, das Wachstum im Laufe der Zeit zu planen oder zu messen.

Inkonsistentes Kundenerlebnis

Der Bezahlvorgang kann über Erfolg und Misserfolg eines Verkaufs entscheiden. Kundinnen und Kunden erwarten einen schnellen und einfachen Prozess ohne allzu viele Felder sowie die Gewissheit, dass ihre Kartendaten sicher sind. Ältere Abrechnungssysteme haben oft unübersichtliche Schnittstellen oder erfordern mehrere Schritte. Dieser zusätzliche Aufwand erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Käufer/innen ihren Warenkorb verlassen.

Probleme mit der Integration

Ein effektiver Abrechnungsablauf ist mit den anderen Komponenten Ihres Technologie-Stacks kompatibel, einschließlich Ihres CRM-Systems (Customer Relationship Management) und Ihrer Bestandssoftware. All diese Aspekte miteinander in Einklang zu bringen, kann eine große Herausforderung darstellen. Wenn Ihr Abrechnungsdienst Daten nicht zwischen Ihren Tools austauscht, verlieren Sie den Überblick über wichtige Informationen oder verschwenden Zeit mit der erneuten Eingabe von Daten.

Stripe kann helfen, diese Herausforderungen zu meistern – mit integrierten Lösungen zur Eindämmung von Betrug, zur Handhabung wiederkehrender Abonnements und zur Einhaltung von Compliance-Standards. Beispielsweise können Sie mit Stripe Radar verdächtige Transaktionen blockieren, Stripe Tax verwaltet den Einzug der Verkaufssteuer und Stripe Billing unterstützt eine erweiterte Abrechnungslogik für die Verarbeitung mehrerer Preisstufen.

Wie können Unternehmen ihre Kreditkartenabrechnung vereinfachen?

Nicht alle Unternehmen handhaben die Rechnungsstellung auf die gleiche Weise. Es gibt jedoch grundlegende Schritte, die Unternehmen befolgen können. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Kreditkartenabrechnung.

Entscheiden Sie sich für ein System, das auf Weiterentwicklung ausgelegt ist

Unternehmen sind nicht statisch. Was bei der Markteinführung funktioniert, könnte sich in ein oder zwei Jahren als unzureichend erweisen. Wählen Sie eine Plattform, die sich an Ihre sich ändernden Bedürfnisse anpassen kann, z. B. durch Hinzufügen neuer Zahlungsarten oder die Einführung einer fortschrittlichen Abonnementlogik. Das flexible Abrechnungssystem von Stripe unterstützt Pay-as-you-go-Zahlungen, Abonnementmodelle auf Unternehmensebene und vieles mehr. Es verfügt außerdem über zusammensetzbare Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), damit Sie experimentieren und Ihre Abrechnungsstrategie optimieren können, während Sie mehr über Ihre Kundinnen und Kunden erfahren.

Sicherheit steht an erster Stelle

Eine einzige Verletzung sensibler Informationen kann das Vertrauen der Kundinnen und Kunden in ein Unternehmen beeinträchtigen. Verwenden Sie einen Abrechnungsdienst, der strenge Sicherheitsstandards einhält, wie z. B. den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), der Richtlinien für den Umgang mit Kartendaten enthält. Stripe unternimmt große Anstrengungen, um unbefugten Zugriff zu verhindern, und kann Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften helfen.

Vereinfachen Sie den Bezahlvorgang

Der Bezahlvorgang zählt zu den wichtigsten Momenten des Verkaufsprozesses. Gestalten Sie den Ablauf übersichtlich, prägnant und unkompliziert – und erfassen Sie nur die Daten, die Sie benötigen. Bezahlvorgänge müssen nicht extravagant sein. Bieten Sie stattdessen ein einheitliches Nutzererlebnis, in dem sich neue Kundinnen und Kunden leicht zurechtfinden.

Richten Sie eine intelligente Wiederholungslogik ein

Fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen müssen nicht immer den Verlust von Kundinnen und Kunden bedeuten. Möglicherweise sollte der Zahlungsvorgang einfach zu einer anderen Tageszeit wiederholt werden. Mit Stripe Billing können Sie bestimmte Wiederholungsintervalle konfigurieren und automatische Erinnerungen versenden. Dadurch können Sie Abonnements retten, die Sie andernfalls verlieren würden.

Bieten Sie eine selbstständige Kontoverwaltung an

Es ist für Ihr Team viel einfacher, wenn Kundinnen und Kunden grundlegende Kontoverwaltungsaufgaben wie die Aktualisierung von Kartendaten oder das Upgrade auf eine andere Stufe selbst erledigen können. Wenn Ihre Kundinnen und Kunden ihre Konten verwalten können, ohne den Support kontaktieren zu müssen, sparen Sie wertvolle Zeit.

Überprüfen, Analysieren und Überarbeiten

Metriken wie der monatlich wiederkehrende Umsatz, die Abwanderungsrate und das durchschnittliche Transaktionsvolumen können Ihnen helfen, Probleme zu erkennen, bevor sie eskalieren. Mit den automatisierten Berichtstools von Stripe und dem Stripe-Dashboard können Sie wichtige Daten an einem Ort einsehen.

Sorgen Sie für eine gute Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden

Wenn Sie eine Preiserhöhung oder neue Verlängerungsbedingungen planen, informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden im Voraus. Stellen Sie ihnen Kanäle zur Verfügung, über die sie Fragen stellen oder Rückerstattungen beantragen können. Selbst ein kurzer Hilfe-Center-Artikel kann Missverständnisse reduzieren. Offene Kommunikationswege legen zwar nicht jede Zahlungsanfechtung bei, stärken aber gesunde Kundenbeziehungen.