Klanten gebruiken creditcards voor veel verschillende soorten transacties, van het betalen voor maandelijkse streamingabonnementen tot het kopen van een kopje koffie en het boeken van vakanties. In 2024 was de wereldwijde markt voor creditcardbetalingen meer dan $ 622 miljard dollar waard. Bij al deze transacties wordt geld overgeschreven van de rekening van een kaarthouder naar de rekening van een onderneming.

Door goed georganiseerde facturatieprocessen te implementeren, kan je onderneming chargebacks voorkomen, extra kosten verminderen en minder opzeggingen verwerken. Hoewel er niet één aanpak is die geschikt is voor elke organisatie, zijn er praktische stappen die je onderneming kan nemen om betalingen soepel te laten verlopen. Als je uitzoekt hoe deze stappen aansluiten op de specifieke behoeften van je onderneming, kun je een factureringssysteem voor creditcards ontwerpen dat voor jou werkt.

Hieronder leggen we uit hoe diensten voor facturatie via creditcard werken, waarom ze belangrijke partners zijn voor ondernemingen en hoe Stripe ondernemingen helpt bij het afhandelen van creditcardfacturatie.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn diensten voor facturatie via creditcard?
  
• Hoe werken diensten voor facturatie via creditcard?
  
• Wat zijn de voordelen van het gebruik van diensten voor facturatie via creditcard?
  
• Met welke uitdagingen worden ondernemingen geconfronteerd bij creditcardfacturatie?
  
• Hoe kunnen ondernemingen het proces voor facturatie via creditcard vereenvoudigen?
  

Wat zijn diensten voor facturatie via creditcard?

Met diensten voor facturatie via creditcard kunnen ondernemingen kaartbetalingen accepteren en elke stap van het facturatieproces volgen. Dit proces bestaat uit het valideren van betaalgegevens, het in rekening brengen van het juiste bedrag en het vastleggen van transactiegegevens. In veel gevallen ondersteunen deze diensten ook terugkerende facturen, facturatie en gegevensanalyse om betaaltrends bij te houden.

Zonder een betrouwbaar facturatiesysteem kun je mogelijk onnauwkeurige facturen versturen, met meer fraude worden geconfronteerd en meer tijd verspillen aan het zoeken naar benodigde informatie. Een goede methode voor het beheren van creditcardbetalingen kan de misgelopen inkomsten van verlopen betaalkaarten of gemiste verlengingsdatums verminderen. Ondernemingen kunnen ook alle relevante documenten op een centrale plek bewaren, zodat ze er gemakkelijk toegang toe hebben als er chargebacks zijn.

Facturatiediensten zijn er in verschillende vormen. Sommige maken deel uit van een breder financieel platform, terwijl andere meer gespecialiseerd zijn. Een detailhandel kan bijvoorbeeld een POS-systeem (POS gebruiken dat kaartfacturatie integreert in zijn afrekenschermen. Een onderneming die digitale abonnementen aanbiedt, bouwt of gebruikt een platform voor geautomatiseerde facturatie waarmee klanten maandelijks kosten in rekening brengen en een melding krijgen als een betaling mislukt.

Stripe biedt tools die deze scenario's en vele andere kunnen dekken. Ondernemingen die Stripe gebruiken, hoeven niet met meerdere leveranciers te werken, maar kunnen abonnementen, eenmalige transacties en gestaffelde facturatieschema's beheren. Ondernemingen kunnen ook rapporten uitvoeren en zien welke klanten achterstallige betalingen hebben.

Hoe werken diensten voor facturatie via creditcard?

De meeste diensten voor facturatie via creditcard volgen deze reeks stappen:

• Betaalgegevens verzamelen: De eerste stap is het verzamelen van kaartgegevens van de klant via een online afrekenformulier, een mobiele app of een fysieke kaartlezer.

• Transactie autoriseren: Zodra de kaartinformatie is vastgelegd, vraagt het systeem autorisatie aan de bank van de kaarthouder om na te gaan of het saldo toereikend is en de kaart geldig is. Als de bank de transactie goedkeurt, wordt het geld opzij gezet in afwachting van een definitieve vastlegging.

• Vastleggen en vereffenen: Na autorisatie gaat de transactie meestal naar de vastleggingsfase en wordt het geld verzonden. Vereffening is wanneer het geld van de issuing bank naar de acquiring bank (de bank van de onderneming) stroomt, minus eventuele verwerkingskosten.

• Registratie en reconciliatie: Het systeem registreert elke transactie, categoriseert deze en voegt deze samen met bestaande accountrecords. Reconciliatie zorgt ervoor dat de boeken van de onderneming overeenkomen met de inkomende instroom.

• Meldingen en een ontvangstbewijs genereren: Slaagt de betaling, dan ontvangt de klant vaak een bevestigingsbericht of e-mail. De systemen van de onderneming werken de bestelstatus dienovereenkomstig bij.

Dit patroon herhaalt zich bij elke creditcardbetaling, of het nu gaat om een abonnement of een eenmalige aankoop. Het verschil is dat platforms voor terugkerende facturatie veel van deze stappen automatiseren door verlengingsschema's bij te houden, aankomende vervaldatums van kaarten te controleren en klanten op de hoogte te stellen voordat een betaalpoging wordt gedaan.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van diensten voor facturatie via creditcard?

Ondernemingen die gebruikmaken van facturatiediensten voor betaalkaarten in plaats van allerlei verschillende spreadsheets en handmatige processen, profiteren van veel praktische voordelen. Enkele voorbeelden:

• Tijdwinst: Handmatige gegevensinvoer en reconciliatie nemen kostbare uren in beslag. Een facturatiedienst automatiseert deze stappen, zodat je team meer tijd overhoudt om nieuwe producten te ontwikkelen in plaats van betalingen na te jagen.

• Schaalbaarheid: Naarmate je lijst met klanten groter wordt, wordt het lastiger om elke transactie handmatig bij te houden. Diensten voor facturatie via creditcard zijn ontworpen om grote transactievolumes te verwerken. Dus het proces is vergelijkbaar, of je nu 100 of 10.000 klanten hebt.

• Transparantie: Goede facturatieplatforms tonen transactiegeschiedenissen, bieden facturatieopties en houden de kosten nauwlettend in de gaten. Dankzij deze functies kun je problemen snel opsporen en de oorzaken vinden.

• Betere beveiliging: Het verwerken van gevoelige betaalinformatie kan risicovol zijn. Gerenommeerde diensten kunnen helpen bij het beheren van compliance en gegevensversleuteling, waardoor de gegevens van je klanten veilig blijven en je reputatie wordt beschermd.

• Fraudebestrijding: Een facturatiedienst bevat vaak filters om verdachte aankopen te detecteren. Betaalkaarten kunnen worden gemarkeerd als betalingen uit onverwachte regio's komen of als de transactiepogingen bepaalde drempels overschrijden.

• Flexibele soorten betalingen: Bij veel aanbieders kun je verschillende soorten betalingen afhandelen, van betalingen via creditcards en betaalkaarten via verschillende kaartnetwerken tot internationale valutaomzettingen. Dat soort flexibiliteit vergroot je bereik. Je bent dus niet beperkt tot het accepteren van slechts één type kaart of valuta.

• Analyses en inzichten: Als je begrijpt hoe klanten betalen, en wanneer niet, krijg je een kijkje in het gedrag van kopers. Misschien ontdek je dat bepaalde groepen de voorkeur geven aan een maandelijks abonnement, terwijl andere jaarlijks betalen. Zoek naar een facturatiedienst die deze gegevens verzamelt en analyseert met minimale inspanning voor jou.

Met welke uitdagingen worden ondernemingen geconfronteerd bij creditcardfacturatie?

Hoewel diensten voor facturatie via creditcard veel voordelen bieden, hebben ze bepaalde nadelen. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende obstakels die je kunt tegenkomen.

Fraude en chargebacks

Creditcardfraude blijft een voortdurende zorg. Aankopen kunnen leiden tot chargebacks, die geld kosten en de reputatie van je onderneming bij kaartnetwerken schaden. En als een bepaalde drempel voor chargebacks wordt bereikt, loop je het risico op boetes of hogere verwerkingskosten. Bedrijfseigenaren hebben up-to-date detectie- en verificatiemethoden nodig om chargebacks en fraude te bestrijden.

Mislukte betalingen

Er zijn verschillende redenen waarom betalingen mislukken, zoals verlopen betaalkaarten en dagelijkse bestedingslimieten. Een facturatiedienst detecteert deze gebeurtenissen en probeert met optimale tussenpozen opnieuw om de betaling te innen zonder klanten te frustreren.

Complexe abonnementsmodellen

Als je onderneming een eenvoudige betaalstructuur heeft, zoals één maandelijks abonnement, is facturatie relatief eenvoudig. Maar als je meerdere abonnementsniveaus of facturatie op basis van gebruik invoert, moet je werken met staffelupgrades, evenredige verdelingen of prijswijzigingen halverwege de cyclus. Zulke processen met meerdere stappen zonder een geautomatiseerd systeem kunnen riskant zijn.

Regeldruk

Gegevensprivacy- en belastingwetten verschillen van regio tot regio, met verschillende regels voor het opslaan van kaartgegevens, het afhandelen van terugbetalingen en het innen van belastingen. Het automatiseren van deze processen met een creditcardfacturatiesysteem kan de compliancelast verlichten.

Beperkte statistieken

Zonder een centrale gegevenshub is het lastig om ongelijksoortige betaalinformatie om te zetten in zinvolle inzichten. Als je vertrouwt op te veel niet-verbonden apps of spreadsheets, kan dat ook leiden tot inconsistente cijfers, wat het moeilijk maakt om groei in de loop van de tijd te plannen of meten.

Inconsistente klantervaring

Het afrekenproces is cruciaal voor een verkoop. Klanten verwachten een snel en eenvoudig proces zonder al te veel velden die moeten worden ingevuld en bovendien de zekerheid dat hun kaartgegevens veilig zijn. Oudere facturatiesystemen kunnen rommelige interfaces hebben of meerdere stappen vereisen. Dat extra werk vergroot de kans dat een koper zijn winkelwagentje verlaat.

Problemen met integratie

Een effectief facturatieproces haakt in op de andere componenten van je techstack, waaronder je CRM-systeem (Customer Relationship Management) en voorraadsoftware. Het kan een hele onderneming zijn om al deze stukjes samen te laten werken. Als je facturatiedienst geen gegevens deelt met al je tools, verlies je belangrijke informatie uit het oog of verspil je tijd aan het opnieuw invoeren van gegevens.

Met Stripe kun je deze uitdagingen aanpakken via ingebouwde oplossingen om fraude te beperken, terugkerende abonnementen af te handelen en te helpen bij het voldoen aan compliancenormen. Zo kun je met Stripe Radar verdachte transacties blokkeren en met Stripe Tax de inning van btw beheren. En Stripe Billing ondersteunt geavanceerde facturatielogica om meerdere prijsniveaus te kunnen afhandelen.

Hoe kunnen ondernemingen het proces voor facturatie via creditcard vereenvoudigen?

Niet alle ondernemingen handelen facturatie op dezelfde manier af, maar er zijn algemene stappen die ondernemingen kunnen nemen. Hieronder vind je enkele tips voor facturatie via creditcard.

Kies een systeem dat is gebouwd om te evolueren

Ondernemingen zijn niet statisch. Wat bij de lancering werkt, kan over een jaar of twee ontoereikend aanvoelen. Kies een platform dat zich kan aanpassen aan je veranderende behoeften, zoals het toevoegen van nieuwe betaalmethoden of het uitrollen van geavanceerde abonnementslogica. Het flexibele facturatiesysteem van Stripe ondersteunt pay-as-you-go-betalingen, abonnementsmodellen op ondernemingsniveau en meer. Het heeft ook Application Programming Interfaces (API's) die je kunt inrichten, zodat je kunt experimenteren en de facturatiestrategie kunt verfijnen naarmate je meer over je klanten te weten komt.

Beveiliging voorop stellen

Een enkele inbreuk op gevoelige informatie kan het vertrouwen van klanten in een onderneming aantasten. Gebruik een facturatiedienst die voldoet aan strenge beveiligingsnormen, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), waarin richtlijnen zijn opgenomen voor de verwerking van kaartgegevens. Stripe investeert veel in het voorkomen van onbevoegde toegang en kan je helpen bij het beheren van compliance.

Het afrekenproces vereenvoudigen

Het afrekenproces is een van de belangrijkste momenten in het verkoopproces. Houd het overzichtelijk, beknopt en overzichtelijk, en verzamel alleen de gegevens die je nodig hebt. Afrekenen hoeft niet extravagant te zijn. Zorg in plaats daarvan voor een consistente ervaring waar een nieuwe klant gemakkelijk doorheen kan navigeren.

Logica voor Smart Retries instellen

Mislukte terugkerende betalingen betekenen niet altijd verlies van klanten; het kan zijn dat je de betaalkaart op een ander tijdstip van de dag opnieuw moet proberen. Met Stripe Billing kun je specifieke intervallen voor nieuwe pogingen configureren en automatische herinneringen sturen, waardoor abonnementen worden hersteld die je anders misschien kwijtraakt.

Zelfstandig accountbeheer aanbieden

Het is veel gemakkelijker voor je team als klanten het basisaccountbeheer zelf kunnen afhandelen, zoals het bijwerken van kaartgegevens of upgraden naar een ander niveau. Door klanten de mogelijkheid te bieden hun accounts te beheren zonder contact op te nemen met ondersteuning, bespaar je kostbare tijd.

Controleren, analyseren en herzien

Aan de hand van indicatoren zoals de maandelijks terugkerende inkomsten, het klantverloop en de gemiddelde omvang van je transacties, kun je problemen opsporen voordat ze escaleren. Met de geautomatiseerde rapportagetools en het Stripe-dashboard kun je belangrijke gegevens op één plek bekijken.

Goed met klanten communiceren

Als je van plan bent de prijzen te verhogen of de voorwaarden voor verlenging te wijzigen, breng je klanten dan van tevoren op de hoogte. Geef ze kanalen om vragen te stellen of terugbetalingen aan te vragen. Zelfs een kort artikel in het helpcentrum kan verwarring verminderen. Het onderhouden van open communicatielijnen lost niet elk factuurgeschil op, maar het helpt wel om gezonde relaties met klanten te versterken.