Les propriétaires d’entreprise doivent jongler avec d’innombrables priorités, dont l’une des plus importantes est d’être payé à temps. Entre mars et août 2023, 13 % des grandes entreprises britanniques ont déclaré avoir payé plus de la moitié de leurs factures en retard, ce qui peut nuire aux entreprises en attente de paiement. Les entreprises qui offrent un paiement différé pour leurs factures doivent trouver un équilibre entre la flexibilité qu’elles peuvent proposer à leurs clients et la maîtrise de leur propre trésorerie. L’un des moyens les plus courants d’y parvenir est de proposer des modalités de paiement de 30 jours nets, ce qui signifie que le payeur dispose d’un délai de 30 jours pour payer après l’envoi d’une facture.

Aller au delà de 30 jours nets peut avoir un effet sur la fidélisation des clients, mais cela peut aussi avoir d’importantes répercussions financières. Nous allons expliquer en quoi consistent les modalités de 30 jours nets, les types d’entreprises qui peuvent en bénéficier, comment les mettre en place adéquatement, et comment relever les défis éventuels. Nous allons également expliquer comment Stripe peut simplifier votre processus de facturation et vous permettre de suivre plus efficacement les fonds entrants.

Que contient cet article?

• Présentation du paiement à 30 jours nets et utilité pour votre entreprise
  
• Types d’entreprises qui ont intérêt à utiliser les paiements à 30 jours nets
  
• Mise en place des modalités de paiement à 30 jours nets
  
• Risques liés aux paiements à 30 jours nets et atténuation de ces risques
  
• Aide de Stripe aux entreprises proposant des modalités de paiement à 30 jours nets
  
• Méthode de suivi des paiements à 30 jours nets en retard
  

Présentation du paiement à 30 jours nets et utilité pour votre entreprise

La modalité de paiement à 30 jours nets accorde à l’acheteur 30 jours pour payer l’intégralité du montant de la facture, à compter de la date d’émission de celle-ci. Par exemple, si vous envoyez une facture le 1er juin, le client a jusqu’au 1er juillet pour en effectuer le paiement.

Les raisons d’accorder un paiement à 30 jours nets plutôt que d’exiger un paiement immédiat peuvent sembler obscures au premier abord. Le paiement immédiat fonctionne bien si vous vendez directement à des personnes qui font de petits achats. Mais de nombreuses entreprises qui effectuent des transactions plus importantes ou qui exercent dans le domaine du commerce interentreprises souhaitent établir des relations fondées sur la loyauté et la commodité. En accordant un délai de paiement à 30 jours, vous montrez à vos clients que vous comprenez qu’ils ont des cycles de paiement à gérer, et vous leur donnez donc une marge de manœuvre.

Avantages d’une échéance à 30 jours nets

• Fidélisation de la clientèle : Les clients apprécient que les entreprises se montrent flexibles. Au fil du temps, cela peut renforcer votre lien et vous amener à travailler de nouveau ensemble.

• Se démarquer des concurrents : Dans les secteurs où les modalités de paiement immédiat sont la norme, laisser aux clients un délai de 30 jours peut vous aider à vous démarquer et rendre vos propositions plus attrayantes.

• Élargir les possibilités : Certaines entreprises n’envisagent pas de travailler avec de nouveaux fournisseurs qui ne proposent pas de paiement à 30 jours nets. Si vous souhaitez collaborer avec de plus grandes entreprises, cette fenêtre de facturation d’un mois peut élargir vos possibilités.

• Prouver sa crédibilité : Le paiement à 30 jours nets est reconnu depuis longtemps comme une pratique commerciale établie. Cela montre que vous avez confiance dans la capacité de vos clients à payer à temps.

Malgré ces avantages, toutes les entreprises n’ont pas intérêt à passer directement au paiement à 30 jours nets. Tout d’abord, évaluez votre capacité à attendre les revenus entrants.

Types d’entreprises qui ont intérêt à accepter les paiements à 30 jours nets

Toutes les entreprises ne sont pas aptes à accepter des délais de paiement étendus. Les types d’entreprises suivants sont connus pour accepter les échéances de paiement à 30 jours nets :

• Prestataires de services interentreprises : Les agences de conseil, les sociétés de marketing, les développeurs de logiciels et les entreprises de services similaires proposent souvent des échéances de paiement à 30 jours nets parce que leurs clients (c’est-à-dire d’autres entreprises) paient généralement leurs fournisseurs sur une base mensuelle. Un délai de 30 jours s’harmonise avec les pratiques de paiement des entreprises.

• Grossistes et distributeurs : Lorsque vous expédiez des marchandises en gros à des détaillants, vous pouvez vous attendre à ce que vos partenaires aient besoin de plus de temps pour vendre ou distribuer vos produits avant de payer. Leur accorder 30 jours pour compléter le processus peut aider à établir une relation réciproque.

• Fabricants : Les grands fabricants qui expédient des produits vers de multiples canaux de distribution pourraient accorder une fenêtre de 30 jours à leurs clients fidèles, en particulier à ceux qui ont prouvé qu’ils payaient leurs factures à temps.

• Pigistes créatifs avec des contrats en cours : Les graphistes, les rédacteurs ou d’autres travailleurs créatifs engagés par des entreprises clientes peuvent accepter les paiements à 30 jours nets parce qu’ils correspondent au cycle de facturation interne que de nombreuses équipes financières d’entreprises ont déjà adopté.

Certaines petites entreprises, comme les commerçants locaux, recourent également au paiement à 30 jours nets. Réfléchissez à la capacité de votre entreprise à combler l’écart entre les fonds reçus et les fonds disponibles. Si votre entreprise est encore en train de se constituer une base de revenus fiable, ou si vous préférez une rentrée d’argent quotidienne ou hebdomadaire régulière, vous pouvez envisager des durées plus courtes ou de demander des acomptes.

Mise en place des modalités de paiement à 30 jours nets

Lorsque vous décidez de prolonger le délai de paiement à 30 jours, clarifiez les attentes dès le départ en énonçant des instructions claires et en adoptant des politiques cohérentes.

Mentionner les modalités dans les contrats

Chaque fois que vous entamez une relation avec un nouveau client, mettez vos modalités de paiement par écrit dans le contrat ou l’entente de service. Précisez que vos factures comprendront la mention « net dans 30 jours » pour indiquer que le paiement sera dû dans les 30 jours suivant la date de facture. Mentionnez tous les frais de retard ou les intérêts qui pourraient s’appliquer si vous ne recevez pas le paiement dans le délai imparti.

Indiquer la date limite sur les factures

Au moment d’envoyer une facture, ne prenez pas pour acquis que votre client est informé du délai de 30 jours. Prévoyez un rappel amical mais ferme :

« Le paiement est dû au plus tard le [date précise], soit 30 jours à compter de la date de la facture. »

Indiquez la date réelle pour aider les clients à planifier, plutôt que de les forcer à calculer la date d’échéance. Le fait de préciser la date permet également d’éviter toute confusion si la personne n’est pas informée des modalités de paiement habituelles.

Automatiser le plus possible

Gérer plusieurs factures à la fois peut devenir fastidieux. De nombreux chefs d’entreprise gagnent du temps et réduisent les tâches administratives en utilisant des logiciels ou des plateformes qui gèrent tout, de la génération des factures au suivi des échéances. Par exemple, les outils de Stripe peuvent créer des factures et vous aider à suivre les paiements en attente à partir du Dashboard de Stripe, qui affiche vos informations de manière centralisée.

Communiquer en amont

Si vous remarquez un problème potentiel dans la capacité de paiement d’un client (par exemple, s’il a laissé entendre que son budget est serré), envisagez de lui proposer des paiements partiels ou des remises spéciales s’il règle sa dette plus tôt. Gérer les retards éventuels avant d’envoyer une facture permet de maintenir une relation cordiale et d’éviter les problèmes ultérieurs.

Risques liés aux paiements à 30 jours nets et atténuation de ces risques

Bien qu’un délai de paiement de 30 jours nets puisse contribuer à tisser des relations loyales et durables avec vos clients, il s’accompagne de défis potentiels.

Calendrier de réception des fonds

L’un des principaux inconvénients du paiement à 30 jours nets réside dans le fait d’attendre jusqu’à un mois (ou plus, en cas de retard) pour recevoir des revenus provenant du travail que vous avez déjà effectué ou des produits que vous avez déjà expédiés. Cet écart peut vous mettre dans une situation difficile vis-à-vis du paiement de vos factures et des salaires, ou pour le réapprovisionnement des stocks. Si vos marges sont serrées, même une seule facture en retard peut être source de stress.

• Comment y remédier : Gardez une réserve dans votre compte bancaire professionnel. Vous pouvez également demander des acomptes pour les grosses commandes ou les projets coûteux, afin de ne pas vous retrouver sans fonds pendant une longue période. Certaines entreprises ont recours à l’affacturage ou aux marges de crédit pour combler leurs déficits à court terme.
  

Risque de retard ou d’oubli de paiement

Un délai de 30 jours peut inciter certains clients à procrastiner – ce qui peut entraîner des retards de paiement – voire à ignorer complètement la facture.

• Comment y remédier : Avant de commencer à travailler avec un nouveau client, faites des recherches sur ses antécédents de paiement. Vous pouvez effectuer des vérifications de crédit, demander des références ou commencer par des projets plus petits pour évaluer sa fiabilité. Instaurez la transparence dès le départ pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les attentes en matière de paiement.
  

Augmentation de la charge administrative

Le suivi de factures multiples avec un paiement à 30 jours nets pour de nombreux clients peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous travaillez avec un système manuel. Vous devez surveiller ce qui est en attente, envoyer des rappels et gérer des paiements partiels. Ce travail peut s’avérer fastidieux si vous n’êtes pas bien organisé.

• Comment y remédier : Les outils automatisés réduisent une grande partie de la charge administrative. Les logiciels de facturation peuvent vous indiquer quelles factures ont été envoyées, payées ou sont en retard, le tout sur une seule vue. Vous saurez exactement quand envoyer des rappels, ce qui réduit l’incertitude.
  

Risque de litiges

Lorsque les clients disposent d’un délai plus long pour payer une facture, il y a plus de chances qu’ils remettent en question les livraisons, la qualité des produits ou les modalités du contrat. Si ces questions ne sont pas réglées rapidement, vous risquez de devoir procéder à des ajustements ou à des travaux supplémentaires pour le client avant qu’il n’accepte de vous payer.

• Comment y remédier : Soyez transparent sur ce que le client recevra, comment il le recevra et à quel moment. Des propositions détaillées, des descriptions de produits ou des approbations de jalons importants peuvent clarifier les choses. Si un différend survient, gérez-le calmement et documentez chaque étape, afin que les deux parties puissent suivre le processus de résolution.
  

Aide de Stripe aux entreprises proposant des modalités de paiement de 30 jours nets

Si vous utilisez des modalités de paiement à 30 jours nets, Stripe peut vous aider à réduire le temps consacré à envoyer des factures, à consigner des données et à envoyer des rappels par courriel. Découvrez comment les outils de Stripe peuvent vous aider :

• Facturation automatisée : Avec Stripe, vous pouvez créer et programmer des factures qui sont envoyées à des heures précises. Vous pouvez personnaliser la facture pour indiquer « Paiement dû dans 30 jours » et inclure la date d’échéance exacte. Cela laisse moins de place à la confusion et élimine le risque d’oublier de cliquer sur « envoyer ».

• Plusieurs modes de paiement : La plateforme de Stripe prend en charge les cartes de crédit et de débit, les virements bancaires et les moyens de paiement locaux, afin que vos clients puissent choisir celui qui leur convient le mieux. Faciliter le paiement peut inciter les clients à payer plus tôt, au lieu d’attendre la dernière minute.

• Tableau de bord de suivi des paiements : Dès qu’une facture a été envoyée, vous pouvez la consulter dans le Dashboard de Stripe. Vous saurez quand elle a été partiellement ou entièrement payée, et vous verrez également combien de jours il reste avant la fin de la période de 30 jours.

• Rappels automatiques : Stripe peut déclencher des rappels de suivi envoyés aux clients à l’approche de la date d’échéance. Cela permet de réduire les appels téléphoniques embarrassants et donner à votre entreprise une image cohérente.

• Rapprochement facile : Stripe peut se connecter à votre logiciel comptable au travers des applications du Stripe App Marketplace, ce qui simplifie le processus de mise à jour de vos livres. Au lieu de passer d’un système à l’autre, vos données restent synchronisées, ce qui réduit le risque d’erreur humaine.

• Intégration d’analyses de crédit : Stripe Financial Connections vous permet d’accéder rapidement aux données financières des clients, avec leur consentement, afin d’effectuer une analyse de crédit et de vérifier leur fiabilité. Cette méthode combinée vous donne plus de renseignements pour offrir ou non des modalités de paiement à 30 jours nets à un nouveau client.

Méthode de suivi des paiements à 30 jours nets en retard

Même les clients responsables peuvent prendre du retard. Il se peut que la facture soit bloquée dans un processus administratif ou perdue dans un dossier de messagerie électronique. Quelle qu’en soit la raison, vous aurez besoin d’une solution pour traiter les paiements en retard. Des tactiques de suivi réfléchies peuvent sauver la relation tout en incitant à un paiement rapide.

Envoyer un rappel amical dès que la date d’échéance est passée

Un courriel simple, automatisé ou personnel, peut aider à rappeler au client que le délai de 30 jours est écoulé. Voici un exemple de message poli mais direct :

« Bonjour [nom du client],

J’espère que vous allez bien. Je voulais des nouvelles de la facture n°123, qui était due hier. Laissez-moi savoir si vous avez des problèmes ou des questions. Je vous remercie de l’attention que vous portez à cette question. »

Établir un contact personnel après une semaine

Si une semaine s’écoule sans paiement ni réponse, vous pouvez appeler ou faire un suivi par courriel, et opter pour un ton plus ferme :

« Bonjour [nom du client],

J’ai remarqué que la facture n°123 était toujours en attente de paiement. Je voulais m’assurer que tout allait bien de votre côté. Veuillez me faire savoir quand vous prévoyez effectuer le paiement, et si nous pouvons clarifier certains points. »

Il est important de garder un ton mesuré, mais direct. Vous voulez maintenir une relation de travail positive, alors un léger coup de pouce peut les encourager à régler la facture.

Mettre en pause les travaux futurs (si nécessaire)

Dans certains cas, il est prudent de suspendre tout nouveau projet ou toute nouvelle expédition jusqu’à ce que la facture soit réglée. Cette stratégie protège vos ressources et souligne le fait que le paiement en temps opportun est un aspect important de la collaboration. Soyez transparent sur cette politique dans votre contrat, afin qu’il n’y ait pas de surprises.

Envisager d’appliquer des frais de retard

Certaines entreprises facturent des frais de retard (souvent un pourcentage du montant total de la facture ou un montant fixe) pour chaque mois de retard de paiement. Si vous avez choisi d’adopter cette politique, mentionnez-la dans votre courriel de rappel. Ce n’est pas toujours nécessaire si vous savez que le client est par ailleurs fiable, mais cela peut être utile si les factures en retard deviennent un problème récurrent.

Décider quand passer à l’étape supérieure

Dans certains cas, il est possible que vous ne receviez jamais de paiement. Si malgré des rappels répétés, des appels téléphoniques et des négociations vous n’obtenez pas satisfaction, vous devrez peut-être recourir à la justice ou confier le compte à un service de recouvrement. Réfléchissez à votre seuil de tolérance, c’est-à-dire au nombre de jours ou de mois que vous pouvez attendre, avant de franchir cette étape. L’application de politiques strictes concernant les frais de retard, les rappels répétés et les derniers avertissements vous aidera à décider si d’autres mesures sont nécessaires... et si la relation vaut la peine d’être conservée.