Le logiciel de création de factures gère tous les aspects du processus de facturation, de la génération des factures au calcul des taxes, en passant par les rappels de paiement et le suivi en temps réel des comptes clients. Ces programmes peuvent traiter des milliers de factures par mois, s’intégrer à d’autres systèmes financiers pour extraire les détails pertinents, et même signaler les écarts ou les problèmes potentiels avant que les factures ne soient envoyées aux clients. Selon une enquête de 2023, 35 % des responsables des comptes fournisseurs ont déclaré donner la priorité à l’élimination des factures papier et des tâches manuelles.

Dans cet article, nous aborderons les types d’entreprises qui peuvent tirer le meilleur parti d’un logiciel de facturation, les fonctionnalités que vous devez rechercher et la manière de créer des factures personnalisées à l’aide de cette technologie.

Sommaire

• À qui profite le plus un logiciel de création de factures?
  
• Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans un logiciel de création de factures?
  
• Comment personnaliser les factures à l’aide d’un logiciel?
  

À qui profite le plus un logiciel de création de factures?

Si presque toutes les entreprises peuvent tirer profit d’un logiciel de facturation, celles qui gèrent des processus de facturation fréquents, complexes ou de gros volumes obtiennent le meilleur rendement du capital investi. Voici un examen plus approfondi de ces secteurs et scénarios.

Pigistes et petites entreprises

Les pigistes, les consultants et les entreprises individuelles n’ont souvent pas de services comptables distincts. Grâce à un logiciel de facturation, ces entreprises peuvent :

• gagner du temps en automatisant les tâches répétitives telles que les factures récurrentes

• maintenir un niveau de professionnalisme grâce à des modèles polis et personnalisables

• suivre les paiements et envoyer des rappels aux clients

Entreprises de services

Les secteurs qui facturent à l’heure ou au projet, tels que les cabinets d’avocats, les agences de marketing et les services informatiques, peuvent être confrontés à des processus complexes et à des erreurs de calcul des risques. Un logiciel de facturation leur permet d’effectuer les tâches suivantes :

• détailler les services fournis, parfois sur plusieurs dates ou employés.

• intégrer les outils de suivi du temps directement dans les factures

• générer des rapports détaillés pour les clients ou des examens internes

Entreprises proposant des services par abonnement

Les entreprises proposant des services par abonnement, qu’il s’agisse d’entreprises de logiciel-service (SaaS), de salles de sport ou de plateformes de contenu, dépendent fortement de la facturation récurrente. Un logiciel de facturation leur permet d’effectuer les tâches suivantes :

• automatiser la facturation mensuelle ou annuelle

• gérer les prorata pour les modifications ou les annulations

• suivre l’état des paiements pour les abonnements en cours

Commerce en ligne et vente au détail

Les entreprises de commerce en ligne doivent souvent jongler avec des volumes de transactions élevés et travailler avec des clients du monde entier. Un logiciel de facturation leur permet d’effectuer les tâches suivantes :

• générer automatiquement des factures pour les achats en ligne

• appliquer les règles fiscales des différentes régions

• intégrer les passerelles de paiement et les systèmes de gestion des stocks

Construction et artisans

Pour les entrepreneurs et les artisans, la prise en compte des jalons du projet, des matériaux et des coûts de main-d’œuvre peut compliquer la facturation. Un logiciel de facturation peut les aider à effectuer les tâches suivantes :

• créer des factures détaillées et précises

• gérer les paiements échelonnés pour les projets à long terme

• intégrer un logiciel de comptabilité pour suivre la rentabilité globale du projet

Professionnels de la création

Les photographes, les graphistes et les rédacteurs travaillent souvent par projet. Un logiciel de facturation leur offre les avantages suivants :

• permettre une facturation flexible qui intègre les dépôts, les étapes et les paiements finaux

• présenter les factures dans un format visuellement attrayant et cohérent avec leurs marques

• gérer les différentes règles fiscales pour les clients à travers différentes régions ou différents pays

Prestataires de soins de santé et de bien-être

Qu’il s’agisse de médecins en pratique privée ou d’entraîneurs personnels, les logiciels de création de factures leur offrent les avantages suivants :

• systèmes de facturation automatisés qui s’intègrent aux logiciels de prise de rendez-vous

• fonctionnalités conformes à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour protéger les informations sensibles des clients

• personnalisation des réclamations d’assurance et de la quote-part

Organismes à but non lucratif et établissements d’enseignement

Pour les organisations à but non lucratif et les établissements d’enseignement, les logiciels de création de factures offrent les avantages suivants :

• simplification de la facturation à des fins de financement

• gestion des paiements des donateurs, des participants à des événements ou des étudiants

• création de rapports financiers clairs pour les parties prenantes ou les audits

Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher dans un logiciel de création de factures?

Des logiciels tels que Stripe Invoicing peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre processus de facturation. Vous trouverez ci-dessous les critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel.

Qualité de la facture

Les factures peuvent avoir une incidence sur le fait que les clients travaillent ou non de nouveau avec vous. Stripe veille à ce que les factures que vous envoyez soient claires, intuitives et faciles à payer pour vos clients, ce qui peut souligner votre professionnalisme et vous démarquer dans des secteurs concurrentiels.

Détection d’erreurs

Des problèmes tels que l’oubli d’inclure des frais de retard, la facturation d’un montant de taxe erroné et l’envoi d’une facture au mauvais client peuvent réduire vos bénéfices. Stripe Invoicing automatise ces éléments, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs.

Options de planification

La plupart des gens ne réfléchissent pas beaucoup au moment où ils envoient des factures, mais le moment est important. Stripe facilite l’expérimentation de ces variables et le test de différentes options. Par exemple, vous pouvez essayer d’envoyer des factures dans l’heure qui suit la fin du projet et constater que cela augmente les délais de paiement.

Analyses détaillées

Un bon logiciel de facturation peut vous montrer comment vos revenus évoluent et vous fournir des informations exploitables sur vos finances. Par exemple, quelle part de vos revenus provient de clients réguliers? Quel pourcentage de vos factures restent impayé et à quelle fréquence les clients ont-ils besoin de rappels pour payer?

Intégration avec d’autres logiciels

Votre logiciel de facturation doit être le prolongement naturel de la technologie que vous utilisez déjà. Stripe est conçu pour s’intégrer aux logiciels comptables pour le rapprochement, aux bases de données clients pour les factures récurrentes et aux outils de suivi du temps pour la facturation horaire.

Considérations transfrontalières

Les entreprises qui exercent leurs activités à l’international doivent gérer différentes devises, les règles fiscales locales et d’éventuels retards de traitement des paiements. Alors que certaines options du logiciel de facturation ne permettent que la conversion de devises, Stripe va plus loin avec des fonctionnalités de conformité fiscale locale et de traitement des paiements qui fonctionnent à l’échelle internationale.

Comment personnaliser les factures à l’aide d’un logiciel?

Les entreprises doivent personnaliser leurs factures pour refléter leurs marques et répondre à leurs besoins uniques et à ceux de leurs clients. Voici comment vous pouvez le faire avec un logiciel de création de factures comme Stripe Invoicing.

Identité de marque

• Logos et couleurs de la marque : renforcez votre identité en incluant votre logo, en adaptant les couleurs de vos factures à la palette de votre marque et en choisissant des polices qui reflètent votre style.

• Messages personnalisés : incluez une note de remerciement personnalisée, des instructions de paiement ou des conditions d’utilisation pour ajouter une touche humaine.

Détails des travaux fournis

• Détail des charges : ventilez les frais par produit, service ou temps passé.

• Descriptions personnalisées : modifiez les libellés des postes pour qu’ils correspondent aux services ou produits que vous fournissez.

• Pièces jointes : pour fournir un contexte complet, ajoutez des documents justificatifs tels que des contrats, des ventilations détaillées et des échéanciers de projet.

Calcul des taxes et des devises

• Calcul des taxes : appliquez automatiquement les taxes en fonction de la localisation du client ou des règles régissant votre entreprise, telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les produits et services (TPS).

• Prise en charge de plusieurs devises : si vous travaillez avec des clients internationaux, affichez les montants dans leur devise préférée pour plus de clarté et de commodité.

Informations de paiement

• Délais de paiement : ajustez les dates d’échéance pour qu’elles correspondent à vos accords, qu’il s’agisse d’échéances immédiates, du délai de paiement net 30 ou de conditions personnalisées.

• Moyens de paiement : Personnalisez les options de paiement (p. ex. carte de crédit, virement bancaire, portefeuilles numériques) en fonction de celles que vos clients sont les plus susceptibles d’utiliser.

• Click to Pay: Incluez des boutons ou des liens de paiement en direct afin que les clients puissent régler leurs factures immédiatement.

Options récurrentes et d’abonnement

• Modèles récurrents : gagnez du temps en créant des modèles pour les factures que vous envoyez plusieurs fois, par exemple pour les acomptes mensuels et les frais d’abonnement.

• Remises automatisées : personnalisez les factures récurrentes avec des remises permanentes ou des frais au prorata pour les changements d’abonnement.

Localisation linguistique

• Contenu localisé : utilisez la langue préférée du client pour personnaliser les factures.

• Paramètres régionaux : ajustez les formats de date, les structures d’adresse et les styles de numérotation pour qu’ils correspondent aux normes locales.

Suivi et création de rapports

• Numéros de facture : utilisez des numéros de facture auxquels vous et votre client pouvez vous référer.

• Notes internes : incluez une section visible uniquement par vous, où vous pouvez noter les détails importants à retenir.

• Catégories de factures : classez les factures pour en faciliter le suivi.