請求書作成ソフトウェアは、請求書の生成から税金の計算、支払いのリマインドメール、売掛金のリアルタイム追跡まで、請求プロセスのあらゆる面に対応します。このようなプログラムは、月に数千件の請求書を処理し、他の財務システムと連携して関連情報を取得し、また請求書がクライアントに送信される前に不一致や潜在的な問題にフラグを立てることもできます。2023 年の調査では、買掛金担当のリーダーの 35% が、紙の請求書と手作業をなくすことを優先していると回答しています。
以下では、請求書作成ソフトウェアのメリットが最も大きい業種、注目すべき機能、およびこの技術を使用してカスタム請求書を作成する方法について説明します。
この記事の内容
- 請求書作成ソフトウェアのメリットが最も大きい事業者
- 請求書作成ソフトウェアで注目すべき機能
- ソフトウェアを使用して請求書をカスタマイズする方法
請求書作成ソフトウェアのメリットが最も大きい事業者
ほとんどすべての事業が請求書作成ソフトウェアの恩恵を受けることができますが、頻繁で複雑な、または大量の請求プロセスを扱う企業は、最大の利益を実感できます。これらのセクターとシナリオを詳しく見てみましょう。
フリーランサーと中小企業
フリーランサー、コンサルタント、個人事業主は、専任の経理部門を持たない場合がよくあります。請求書作成ソフトウェアは、これらの事業者が次のことをできるようにします。
継続請求書などの反復的な作業を自動化することで時間を節約する
洗練されたカスタマイズ可能なテンプレートでプロフェッショナリズムを保つ
支払いを追跡し、クライアントにリマインドメールを送信する
サービス業
法律事務所、マーケティング代理店、IT サービスなど、時間単位やプロジェクト単位で請求する業界では、複雑なプロセスやリスク計算における誤差に悩まされる可能性があります。これらの企業では、請求書作成ソフトウェアを使用して次のことができます。
提供するサービスを箇条書きにする (場合によっては複数の日付や従業員にまたがる)
タイムトラッキングツールを請求書に直接統合する
クライアントや社内レビューのための詳細なレポートを生成する
サブスクリプションベースの企業
サブスクリプションサービスを提供する企業は、サービスとしてのソフトウェア (SaaS) 事業、ジム、コンテンツプラットフォームなど、継続請求に大きく依存しています。これらの企業では、請求書作成ソフトウェアを使用して次のことができます。
月次または年次請求の自動化
アップグレードまたはキャンセルによる比例配分に対応する
継続的なサブスクリプションの支払いステータスを追跡する
E コマースおよび小売
多くの場合、E コマースビジネスは大量の取引をこなし、世界中に顧客を抱えています。これらの企業では、請求書作成ソフトウェアを使用して次のことができます。
オンラインでの購入に対する請求書を自動生成する
さまざまな地域の税法を適用する
ペイメントゲートウェイや在庫管理システムと連携する
建設・貿易
請負業者や技能労働者にとって、プロジェクトのマイルストーン、材料費、人件費の会計処理は、請求を複雑にする可能性があります。請求書作成ソフトウェアには、次のようなメリットがあります。
詳細な項目別請求書を作成する
長期プロジェクトの出来高部分払いを管理する
会計ソフトウェアと連携して、プロジェクト全体の収益性を追跡する
クリエイティブな専門職
写真家、デザイナー、ライターは、多くの場合、プロジェクト単位で業務を行います。このソフトウェアでは、次のことができます。
入金、マイルストーン、最終支払いを組み込んだ柔軟な請求を実現する
ブランドと一貫性のある視覚的な魅力ある形式で請求書を提示する
地域や国をまたいでクライアントのさまざまな税制を管理する
ヘルスケアおよびウェルネス事業者
開業医からパーソナルトレーナーまで、ヘルスケアおよびウェルネス事業者は、請求書作成ソフトウェアを次の目的に使用できます。
予約管理ソフトウェアと連携する自動請求システム
医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA) に準拠し、機密性の高いクライアント情報を保護する機能
保険金請求と自己負担額請求のカスタマイズ
非営利団体と教育機関
非営利団体や教育機関にとって、請求書作成ソフトウェアには次のようなメリットがあります。
資金調達を目的とした請求書作成をシンプルにする
寄付者、イベント参加者、学生の支払いを管理する
利害関係者や監査に向けて明確な財務報告書を生成する
請求書作成ソフトウェアで注目すべき機能
Stripe Invoicing などのソフトウェアを使用すると、請求プロセスを最大限に活用できます。ここでは、ソフトウェアオプションの候補について、確認すべきポイントを説明します。
請求書の品質
請求書は、クライアントが再び仕事を依頼するかどうかに影響を与える可能性があります。Stripe は、送信する請求書が明確で直感的で、クライアントにとって支払いやすいものであることを保証します。これにより、貴社のプロフェッショナリズムが強調され、競争の激しい業界で差別化を図ることができます。
エラー検出
延滞料を含めるのを忘れたり、誤った税額を請求したり、誤ったクライアントに請求書を送信するなどの問題は、利益を損なう可能性があります。Stripe Invoicing はこれらの要素を自動化し、エラーのリスクを大幅に低減します。
スケジュール設定オプション
ほとんどの人は、いつ請求書を送信するかについてあまり検討しませんが、タイミングは重要です。Stripe では、このような可変要素を簡単に試し、さまざまなオプションをテストすることができます。たとえば、プロジェクトの完了から 1 時間以内に請求書を送信すると、支払いまでの時間が短縮されることがわかる場合があります。
詳細な分析
優れた請求書作成ソフトウェアは、収益の流れを示し、財務に関する実用的なインサイトを提供します。たとえば、リピーターからの収入はどの程度の金額でしょうか。請求書の何パーセントが未払いで、どのくらいの頻度でクライアントが支払いのリマインドメールを必要としているでしょうか。
他のソフトウェアとの連携
請求書作成ソフトウェアは、すでに使用しているシステムの自然な延長線上にあるように感じられるはずです。Stripe は、照合のための会計ソフトウェア、継続請求のための顧客データベース、および時間単位の請求のための時間追跡ツールと連携するように設計されています。
グローバルな考慮事項
国際的に事業を展開するビジネスは、さまざまな通貨、現地の税法、決済処理の遅延の可能性に対処する必要があります。請求書作成ソフトウェアのオプションの中には、通貨換算のみに対応するものもありますが、Stripe は、海外で機能する現地の税務コンプライアンスと決済処理機能を備えています。
ソフトウェアを使用して請求書をカスタマイズする方法
事業者は、ブランドを反映し、企業独自のニーズと利用者のニーズを満たすために請求書をカスタマイズする必要があります。ここでは、Stripe Invoicing のような請求書作成ソフトウェアでこれを行う方法をご紹介します。
ブランドアイデンティティー
ロゴとブランドカラー: ロゴを入れたり、請求書の色をブランドパレットに合わせたり、スタイルを反映したフォントを選択したりして、アイデンティティーを強化します。
企業ごとに異なるメッセージ: カスタムのお礼状、支払い手順、または利用規約を含めて、人間的な暖かみを加えます。
提供する機能の詳細
項目別の請求: 商品、サービス、または費やした時間ごとに請求を分類します。
カスタムの説明: 提供するサービスや商品に合わせてラインアイテムのラベルを編集します。
添付ファイル: 詳細な状況を示すために、契約書、詳細な内訳、プロジェクトのタイムラインなどの補足ドキュメントを追加します。
税金と通貨の計算
税金の計算: 付加価値税 (VAT) や物品サービス税 (GST) など、利用者の所在地や事業に適用される規則に基づいて税金を自動的に適用します。
多通貨対応: 海外のクライアントと取引する場合は、明確さと利便性のために、クライアントが希望する通貨で金額を表示します。
支払い情報
支払い期限: 契約の期限が即時、30 日以内に支払い、またはカスタム条件のいずれであるかに合わせて、期日を調整します。
決済手段: 決済オプション (クレジットカード、銀行振込、デジタルウォレットなど) を、クライアントが使用する可能性が最も高いものに合わせてカスタマイズします。
Click to Pay:クライアントが請求書をすぐに決済できるように、その場での決済ボタンまたは決済用リンクを含めます。
定期購入とサブスクリプションのオプション
継続テンプレート: 月額依頼料やサブスクリプション料金など、繰り返し送信する請求書のテンプレートを作成することで、時間を節約します。
自動割引機能: 継続請求書をカスタマイズし、継続的な割引やサブスクリプション変更時の比例配分 (日割り / 秒割り計算) 料金を適用します。
各地域への言語の適応
地域に合わせたコンテンツ: クライアントの希望する言語で請求書をカスタマイズします。
地域別の形式: 日付形式、住所形式、番号付けスタイルを調整して、地域の基準に合わせます。
追跡と報告
請求書番号: お客様とクライアントが参照できる請求書番号を使用します。
内部メモ: 自分だけに表示されるセクションを設けて、覚えておくべき重要な詳細を書き留めておきます。
請求書カテゴリー: 請求書を分類して追跡しやすくします。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。