发票制作软件处理发票流程的各个方面，从发票生成到税收计算、付款提醒和应收账款的实时跟踪。这些程序每月可以处理数千张发票，与其他财务系统集成以提取相关详细信息，甚至可以在将发票发送给客户之前标记差异或潜在问题。在 2023 年调查 中，35% 的应付账款领导者表示，他们优先考虑消除纸质发票和手动任务。

下面，我们将讨论可以从发票制作软件中受益最多的企业类型、您应该寻找哪些功能以及如何使用此技术创建自定义发票。

目录

• 谁从发票制作软件中受益最多？
  
• 您应该在发票制作软件中寻找哪些功能？
  
• 如何使用软件自定义发票？
  

谁从发票制作软件中受益最多？

虽然几乎任何企业都可以从发票制作软件中受益，但那些处理频繁、复杂或大批量计费流程的企业将获得最大的投资回报。以下是对这些行业和场景的详细介绍。

自由职业者和小型企业

自由职业者、顾问和独资经营者通常缺乏专门的会计部门。发票制作软件可以使这些企业：

• 通过自动执行重复性任务（如经常性发票）来节省时间

• 通过精美、可定制的模板保持专业性

• 跟踪付款并向客户发送提醒

服务型企业

按小时或按项目计费的行业（如律师事务所、营销机构和 IT 服务）可能会遇到复杂的流程和风险计算错误。他们可以使用发票制作软件来：

• 逐项列出提供的服务，有时跨越多个日期或多个员工

• 将时间跟踪工具直接集成到发票中

• 为客户或内部审查生成详细报告

基于订阅的商家

拥有订阅服务的公司，无论是软件即服务 (SaaS) 企业、健身房还是内容平台，都严重依赖经常性计费。他们可以使用发票制作软件来：

• 自动按月或按年开具发票

• 处理升级或取消的按比例分配

• 跟踪持续订阅的付款状态

电子商务和零售

电子商务企业经常处理大量交易并与全球客户合作。他们可以使用该软件来：

• 自动生成线上购买交易的发票

• 针对不同地区应用税收规则

• 与支付网关和库存管理系统集成

建筑和贸易

对于承包商和商人来说，核算项目里程碑、材料和人工成本可能会使发票复杂化。发票制作软件可以帮助他们：

• 创建详细的明细发票

• 管理长期项目的进度付款

• 与会计软件集成以跟踪项目的整体盈利能力

创意专业人士

摄影师、设计师和作家通常按项目获得工作报酬。该软件可以：

• 实现灵活的计费方式，包括存款、里程碑和最终付款

• 以有视觉吸引力且与其品牌相符的格式呈现发票

• 为不同地区或国家的客户管理不同的税收规则

医疗保健和健康服务提供者

从私人执业医生到私人教练，医疗保健和健康服务提供者可以使用发票制作软件实现：

• 与预约安排软件集成的自动计费系统

• 符合《健康保险流通与责任法案》(HIPAA) 的功能，以保护敏感的客户信息

• 定制保险索赔和共付额发票

非营利组织和教育机构

对于非营利组织和教育机构，发票制作软件可以：

• 简化用于资金目的的发票

• 管理捐赠者、活动参与者或学生的付款

• 为利益相关者或审计生成清晰的财务报告

您应该在发票制作软件中寻找哪些功能？

Stripe Invoicing 等软件可以帮助您充分利用开票流程。以下是您应该在潜在软件选项中寻找的功能。

发票质量

发票可能会影响客户是否再次与您合作。Stripe 可确保您发送的发票清晰、直观且易于客户支付，这可以突出您的专业性，让您在竞争激烈的行业中脱颖而出。

错误检测

忘记加入滞纳金、收取错误的税额以及向错误的客户发送发票等问题可能会降低您的利润。Stripe Invoicing 可自动执行这些元素，从而显著降低出错风险。

调度选项

大多数人在发送发票 时不会考虑太多，但时机很重要。Stripe 可以轻松试验这些变量并测试不同的选项。例如，您可以尝试在项目完成后一小时内发送发票，并发现它可以缩短付款时间。

详细分析

好的发票软件可以向您展示收入流向，并提供有关您的财务状况的可操作见解。例如，您的收入中有多少来自回头客？您的发票中有多少百分比未支付，客户多久需要提醒一次付款？

与其他软件集成

发票软件应该感觉像是您已经使用的技术的自然延伸。Stripe 旨在与用于对账的会计软件、用于经常性发票 的客户数据库以及用于按小时计费的时间跟踪工具集成。

跨境注意事项

在国际上运营的企业需要处理不同的货币、当地税收规则和潜在的付款处理延迟。虽然某些发票软件选项仅有助于货币兑换，但 Stripe 在国际上可用的本地税务合规和支付处理功能方面走得更远。

如何使用软件自定义发票？

企业应该定制他们的发票，以反映他们的品牌，并满足他们和客户的独特需求。以下是使用 Stripe Invoicing 等发票制作软件的方法。

品牌标识

• 徽标和品牌颜色：通过添加徽标、将发票颜色与品牌调色板相匹配以及选择反映您风格的字体来强化您的标识。

• 个性化消息：包括定制感谢信、付款说明或服务条款，以增加人情味。

提供的工作细节

• 收费明细：按产品、服务或花费的时间细分费用。

• 自定义描述：修改专列项标签，使其与您提供的服务或产品相匹配。

• 文件附件：要提供完整的上下文，请添加支持文档，例如合同、详细明细和项目时间表。

税费和货币计算

• 税费计算：根据客户所在的位置或管理您业务的规则自动应用税费，例如增值税 (VAT) 和商品及服务税 (GST)。

• 多币种支持：如果您与国际客户合作，请以他们的首选货币显示金额，以确保清晰方便。

付款信息

• 付款截止日期：调整到期日以匹配您的协议，无论这些日期是即时、净 30 还是自定义期限。

• 支付方式：根据客户最有可能使用的支付方式定制支付选项（例如信用卡、银行转账、数字钱包）。

• 点击支付 (Click to pay)：包括实时支付按钮或链接，以便客户可以立即结算发票。

定期和订阅选项

• 重复模板：通过为您重复发送的发票创建模板（例如月度保留金和订阅费）来节省时间。

• 自动折扣：自定义经常性发票，提供持续的折扣或按比例收取订阅变更费用。

语言本地化

• 本地化内容：使用客户的首选语言自定义发票。

• 区域格式：调整日期格式、地址结构和编号样式以符合当地规范。

跟踪和报告

• 发票号码：使用您和您的客户可以参考的发票编号。

• 内部注释：添加一个只有您才能看到的部分，您可以在其中写下要记住的重要细节。

• 发票类别：对发票进行分类以便于跟踪。