El software de facturación gestiona todos los aspectos del proceso de facturación, desde la generación de facturas hasta los cálculos de impuestos, los recordatorios de pagos y el seguimiento en tiempo real de las cuentas por cobrar. Estos programas pueden manejar miles de facturas por mes, integrarse con otros sistemas financieros para obtener detalles relevantes e incluso señalar discrepancias o posibles problemas antes de que se envíen las facturas a los clientes. En una encuesta de 2023, el 35 % de los responsables de las cuentas por pagar afirmaron que estaban dando prioridad a la eliminación de las facturas en papel y las tareas manuales.
A continuación, analizaremos los tipos de empresas que pueden beneficiarse más del software de facturación, qué funciones debes buscar y cómo crear facturas personalizadas con esta tecnología.
¿Qué contiene este artículo?
- ¿Quién se beneficia más del software de facturación?
- ¿Qué funciones debes buscar en este tipo de software?
- ¿Cómo se pueden personalizar las facturas con un software?
¿Quién se beneficia más del software de facturación?
Si bien casi todas las empresas pueden beneficiarse del software de creación de facturas, aquellas que manejan procesos de facturación frecuentes, complejos o de gran volumen obtienen el mayor retorno de la inversión. A continuación, analizamos más de cerca estos sectores y escenarios.
Autónomos y pequeñas empresas
Los autónomos, los consultores y los propietarios únicos a menudo carecen de departamentos de contabilidad dedicados. El software de facturación puede permitirles lo siguiente:
Ahorrar tiempo automatizando tareas repetitivas como facturas recurrentes
Mantener la profesionalidad con plantillas pulidas y personalizables
Realizar un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios a los clientes
Empresas basadas en servicios
Los sectores que facturan por hora o por proyecto (como los estudios de abogados, las agencias de marketing y los servicios de TI) pueden tener problemas con procesos complejos y correr el riesgo de cometer errores de cálculo. Pueden utilizar el software de facturación para:
Detallar los servicios prestados, a veces en diferentes fechas o empleados
Integrar herramientas de seguimiento de tiempo directamente en las facturas
Generar informes detallados para clientes o revisiones internas
Empresas basadas en suscripciones
Las empresas con servicios de suscripción, ya sean empresas de software como servicio (SaaS), gimnasios o plataformas de contenido, dependen en gran medida de la facturación recurrente. Pueden utilizar el software de facturación para:
Automatizar la facturación mensual o anual
Gestionar prorrateos para actualizaciones o cancelaciones
Hacer un seguimiento de los estados de pago de las suscripciones en curso
Comercio electrónico y venta minorista
Las empresas de comercio electrónico suelen hacer malabarismos con grandes volúmenes de transacciones y trabajar con clientes de todo el mundo. Pueden utilizar el software para:
Generar automáticamente facturas para compras en línea
Aplicar las normas fiscales de las diferentes regiones.
Realizar la integración con pasarelas de pago y sistemas de gestión de inventario
Construcción y oficios
Para los contratistas y trabajadores de oficios, contabilizar los hitos del proyecto, los materiales y los costos de mano de obra puede complicar la facturación. Un software de facturación puede ayudarlos a:
Crear facturas detalladas y pormenorizadas
Gestionar los pagos de progreso de los proyectos a largo plazo
Realizar la integración con software de contabilidad para realizar un seguimiento de la rentabilidad general del proyecto
Profesionales creativos
Los fotógrafos, diseñadores y escritores a menudo trabajan por proyecto. El software puede:
Habilitar una facturación flexible que incorpore depósitos, hitos y pagos finales.
Presentar las facturas en un formato visualmente atractivo y coherente con sus marcas.
Gestionar las diferentes normas fiscales de los clientes en distintas regiones o países.
Proveedores de atención médica y bienestar
Desde médicos de práctica privada hasta entrenadores personales, los proveedores de atención médica y bienestar pueden usar software de facturación para:
Sistemas de facturación automatizados que se integran con el software de programación de citas
Funciones que cumplen con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) para proteger la información confidencial del cliente
Personalización para reclamos de seguros y facturación de copagos
Organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas
Para las organizaciones sin fines de lucro y las instituciones educativas, el software de facturación puede:
Simplificar la facturación a efectos de financiación
Gestionar los pagos de los donantes, los participantes del evento o los estudiantes
Generar informes financieros claros para las partes interesadas o auditorías
¿Qué características debe buscar en un software de creación de facturas?
Un software como Stripe Invoicing puede ayudarte a sacar el máximo provecho de tu proceso de facturación. Esto es lo que debes buscar en las posibles opciones de software.
Calidad de la factura
Las facturas pueden tener un impacto en el hecho de que los clientes vuelven a trabajar contigo o no. Stripe se asegura de que las facturas que envías sean claras, intuitivas y fáciles de pagar para los clientes, lo que puede enfatizar tu profesionalismo y diferenciarte en industrias competitivas.
Detección de errores
Problemas como olvidarse de incluir un cargo por pago atrasado, cobrar un monto incorrecto de impuestos y enviar una factura al cliente equivocado pueden reducir tus ganancias. Stripe Invoicing automatiza estos elementos, lo que reduce significativamente el riesgo de errores.
Opciones de programación
La mayoría de las personas no piensan mucho en cuándo envían las facturas, pero el tiempo es importante. Stripe hace que sea fácil experimentar con estas variables y probar diferentes opciones. Por ejemplo, puedes experimentar con el envío de facturas en el plazo de una hora después de la finalización del proyecto y descubrir que esto mejora los tiempos de pago.
Análisis detallados
Un buen software de facturación puede mostrarte el flujo de tus ingresos y proporcionarte información práctica sobre tus finanzas. Por ejemplo, ¿qué parte de tus ingresos proviene de clientes habituales? ¿Qué porcentaje de tus facturas no se pagan y con qué frecuencia los clientes necesitan recordatorios para pagar?
Integración con otro software
Tu software de facturación debe sentirse como una extensión natural de la tecnología que ya utilizas. Stripe está diseñado para integrarse con software de contabilidad para la conciliación, bases de datos de clientes para facturas recurrentes y herramientas de seguimiento del tiempo para la facturación por hora.
Consideraciones transfronterizas
Las empresas que operan a nivel internacional deben manejar diferentes monedas, normas fiscales locales y posibles retrasos en el procesamiento de pagos. Si bien algunas opciones de software de facturación solo ayudan con la conversión de monedas, Stripe va más allá con el cumplimiento de la normativa fiscal local y las funciones de procesamiento de pagos a nivel internacional.
¿Cómo se pueden personalizar las facturas con un software?
Las empresas deben personalizar sus facturas para que reflejen sus marcas y satisfagan sus necesidades únicas y las de sus clientes. A continuación, te explicamos cómo puedes hacerlo con un software de facturación como Stripe Invoicing.
Identidad de marca
Logotipos y colores de la marca: Refuerza tu identidad incluyendo tu logotipo, haciendo coincidir los colores de tus facturas con la paleta de colores de tu marca y eligiendo fuentes que reflejen tu estilo.
Mensajes personalizados: Incluye una nota de agradecimiento personalizada, instrucciones de pago o condiciones de uso para darle un toque humano.
Detalles del trabajo proporcionado
Desglose de cargos: Desglosa los cargos por producto, servicio o tiempo dedicado.
Descripciones personalizadas: Edita las etiquetas de las líneas de pedido para que coincidan con los servicios o productos que ofreces.
Archivos adjuntos: Para proporcionar un contexto completo, agrega documentos de respaldo como contratos, desgloses detallados y cronogramas del proyecto.
Cálculos de impuestos y divisas
Cálculo de impuestos: Aplica automáticamente impuestos en función de la ubicación del cliente o de las normas que rigen tu empresa, como el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST).
Admisión de varias monedas: Si trabajas con clientes internacionales, muestra los importes en sus monedas preferidas para mayor claridad y comodidad.
Información de pago
Plazos de pago: Ajusta las fechas de vencimiento para que coincidan con tus acuerdos, ya sea que esos plazos sean inmediatos, de 30 días netos o condiciones personalizadas.
Métodos de pago: Personaliza las opciones de pago (p. ej., tarjeta de crédito, transferencia bancaria, carteras digitales) en función de lo que es más probable que utilicen tus clientes.
Click to Pay: Incluye botones o enlaces de pago activos para que los clientes puedan liquidar sus facturas de inmediato.
Opciones recurrentes y de suscripción
Plantillas recurrentes: Ahorra tiempo creando plantillas para las facturas que envías repetidamente, por ejemplo, para los anticipos mensuales y las cuotas de suscripción.
Descuentos automáticos: Personaliza las facturas recurrentes con descuentos continuos o cargos prorrateados por cambios en las suscripciones.
Localización de idiomas
Contenido localizado: Utiliza el idioma preferido del cliente para personalizar las facturas.
Formato regional: Ajusta los formatos de fecha, las estructuras de direcciones y los estilos de numeración de modo que coincidan con las normas locales.
Seguimiento e informes
Números de factura: Utiliza números de factura que tú y tu cliente puedan consultar.
Notas internas: Incluye una sección que solo sea visible para ti, donde puedas anotar los detalles importantes para recordar.
Categorías de facturas: Clasifica las facturas para facilitar el seguimiento.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.