Eine Software zur Rechnungserstellung übernimmt jeden Aspekt des Rechnungsstellungsprozesses, von der Rechnungserstellung über Steuerberechnungen und Zahlungserinnerungen bis hin zur Nachverfolgung von Forderungen in Echtzeit. Diese Programme können Tausende von Rechnungen pro Monat verarbeiten, in andere Finanzsysteme integriert werden, um relevante Details abzurufen, und sogar Diskrepanzen oder potenzielle Probleme kennzeichnen, bevor Rechnungen an Kundschaft gesendet werden. In einer Umfrage aus dem Jahr 2023 gaben 35 % der Führungskräfte in der Kreditorenbuchhaltung an, dass sie der Eliminierung von Papierrechnungen und manuellen Aufgaben Priorität einräumen.

Im Folgenden erörtern wir, welche Arten von Unternehmen am meisten von einer Software zur Rechnungserstellung profitieren können, auf welche Funktionen Sie achten sollten und wie Sie mit dieser Technologie benutzerdefinierte Rechnungen erstellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wer profitiert am meisten von einer Software zur Rechnungsstellung?
  
• Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer Software zur Rechnungserstellung achten?
  
• Wie können Sie Rechnungen mithilfe von Software anpassen?
  

Wer profitiert am meisten von einer Software zur Rechnungsstellung?

Während fast jedes Unternehmen von Software zur Rechnungsstellung profitieren kann, erzielen diejenigen Unternehmen, die häufige, komplexe oder hochvolumige Abrechnungsprozesse abwickeln, den größten ROI. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf diese Sektoren und Szenarien.

Freiberufler/innen und kleine Unternehmen

Freiberufler/innen, Berater/innen und Einzelunternehmer/innen verfügen oft nicht über eigene Buchhaltungsabteilungen. Mit Software zur Rechnungserstellung können diese Unternehmen:

• Zeit sparen durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie wiederkehrende Rechnungen

• Professionell auftreten mit ausgefeilten, anpassbaren Vorlagen

• Zahlungen verfolgen und Erinnerungen an Kundinnen und Kunden senden

Dienstleistungsorientierte Unternehmen

Branchen, die stundenweise oder projektbezogen abrechnen, wie Anwaltskanzleien, Marketingagenturen und IT-Dienstleister, haben möglicherweise mit komplexen Prozessen zu kämpfen und riskieren Fehler bei der Berechnung. Sie können Software zur Rechnungserstellung für Folgendes verwenden:

• Einzelaufstellung der erbrachten Dienstleistungen, manchmal über mehrere Termine oder Mitarbeiter/innen hinweg

• Integration von Zeiterfassungstools direkt in Rechnungen

• Erstellung detaillierter Berichte für Kundschaft oder interne Überprüfungen

Unternehmen mit Abonnementmodell

Unternehmen mit Abonnementdiensten – ob Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS), Fitnessstudios oder Content-Plattformen – sind in hohem Maße auf wiederkehrende Abrechnung angewiesen. Sie können Software zur Rechnungserstellung für Folgendes verwenden:

• Automatisieren der monatlichen oder jährlichen Rechnungsstellung

• Anteilige Verrechnung von Upgrades oder Stornierungen

• Verfolgung des Zahlungsstatus für laufende Abonnements

E-Commerce und Einzelhandel

E-Commerce-Unternehmen verzeichnen oft hohe Transaktionsvolumina und haben Kundschaft auf der ganzen Welt. Sie können die Software für Folgendes verwenden:

• Automatische Erstellung von Rechnungen für Online-Einkäufe

• Anwendung von Steuerregeln für verschiedene Regionen

• Integration mit Zahlungsgateways und Bestandsverwaltungssystemen

Bau und Handwerk

Für Bauunternehmer/innen und Handwerker/innen kann die Abrechnung von Projektmeilensteinen, Material- und Arbeitskosten die Rechnungsstellung erschweren. Software zur Rechnungserstellung kann ihnen folgende Funktionen bieten:

• Erstellung detaillierter Rechnungen mit Einzelposten

• Verwaltung von Abschlagszahlungen bei langfristigen Projekten

• Integration mit Buchhaltungs-Software, um die Gesamtrentabilität eines Projekts zu verfolgen

Kreative Branchen

Kreative in den Bereichen Fotografie, Design und Schriftstellerei arbeiten oft auf Projektbasis. Die Software kann Folgendes ermöglichen:

• Flexible Abrechnung mit Anzahlungen, Meilensteinen und Restzahlungen

• Präsentation von Rechnungen in einem visuell ansprechenden Format, das zur jeweiligen Marke passt

• Verwaltung unterschiedlicher Steuerregeln für Kundinnen und Kunden in verschiedenen Regionen oder Ländern

Anbieter im Bereich Gesundheit und Wellness

Von niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten bis hin zu Personal Trainerinnen und Trainern können Anbieter im Bereich Gesundheit und Wellness Software zur Rechnungsstellung für Folgendes nutzen:

• Automatisierte Abrechnungssysteme, die in Terminplanungs-Software integriert werden können

• Funktionen, die dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) entsprechen, um sensible Kundendaten zu schützen

• Anpassung für Versicherungsansprüche und Zuzahlungsrechnungen

Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen

Für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen bietet Software zur Rechnungserstellung folgende Möglichkeiten:

• Vereinfachung der Rechnungsstellung für Finanzierungszwecke

• Verwaltung von Zahlungen für Spender/innen, Veranstaltungsteilnehmer/innen oder Studierende

• Generierung klarer Finanzberichte für Beteiligte oder Audits

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer Software zur Rechnungsstellung achten?

Software wie Stripe Invoicing kann Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrem Rechnungsstellungsprozess herauszuholen. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei potenziellen Software-Optionen achten sollten.

Rechnungsqualität

Rechnungen können sich darauf auswirken, ob Kundinnen und Kunden erneut mit Ihnen zusammenarbeiten oder nicht. Stripe sorgt dafür, dass die von Ihnen gesendeten Rechnungen klar, intuitiv und einfach zu bezahlen sind, was Ihre Professionalität unterstreichen und Sie von Wettbewerbern abheben kann.

Fehlererkennung

Probleme wie das Vergessen einer Verzugsgebühr, die Berechnung des falschen Steuerbetrags und das Senden einer Rechnung an die falsche Person können Ihren Gewinn schmälern. Stripe Invoicing automatisiert diese Elemente und senkt so das Fehlerrisiko erheblich.

Planungsoptionen

Die meisten Menschen machen sich nicht viele Gedanken darüber, wann sie Rechnungen versenden, das Timing ist aber wichtig. Mit Stripe können Sie ganz einfach mit diesen Variablen experimentieren und verschiedene Optionen ausprobieren. Wenn Sie zum Beispiel versuchen, Rechnungen innerhalb einer Stunde nach Projektabschluss zu versenden, könnten Sie feststellen, dass sich dadurch die Zahlungszeiten verbessern.

Detaillierte Analysen

Eine gute Rechnungsstellungs-Software kann Ihnen Ihre Umsatzströme zeigen und umsetzbare Einblicke in Ihre Finanzen liefern. Wie viel Ihres Einkommens stammt zum Beispiel von Stammkundschaft? Welcher Anteil Ihrer Rechnungen bleibt unbezahlt und wie oft sind Zahlungserinnerungen nötig?

Integration in andere Software

Ihre Rechnungsstellungs-Software sollte sich wie eine natürliche Erweiterung der Technologie anfühlen, die Sie bereits nutzen. Stripe ist für die Integration mit Buchhaltungs-Software für den Abgleich, Kundendatenbanken für wiederkehrende Rechnungen und Zeiterfassungstools für die stündliche Abrechnung konzipiert.

Überlegungen bei grenzüberschreitenden Geschäften

International tätige Unternehmen müssen sich mit unterschiedlichen Währungen, lokalen Steuervorschriften und möglichen Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung auseinandersetzen. Während einige Optionen für Rechnungsstellungs-Software nur bei der Währungsumrechnung helfen, geht Stripe mit Funktionen für die lokale Steuerkonformität und Zahlungsabwicklung, die international funktionieren, noch weiter.

Wie können Sie Rechnungen mithilfe von Software anpassen?

Unternehmen sollten ihre Rechnungen an ihre Marke anpassen und ihre individuellen Anforderungen sowie die ihrer Kundschaft erfüllen. Hier erfahren Sie, wie das mit einer Rechnungsstellungs-Software wie Stripe Invoicing gelingt.

Markenidentität

• Logos und Markenfarben: Unterstreichen Sie Ihre Identität, indem Sie Ihr Logo einfügen, die Rechnungsfarben an Ihre Markenpalette anpassen und Schriftarten wählen, die Ihren Stil widerspiegeln.

• Personalisierte Nachrichten: Fügen Sie individuelle Dankesschreiben, Zahlungsanweisungen oder Nutzungsbedingungen hinzu, um eine menschliche Note zu verleihen.

Details zu den erbrachten Arbeiten

• Einzelaufstellung der Posten: Schlüsseln Sie die Kosten nach Produkt, Dienstleistung oder Zeitaufwand auf.

• Nutzerdefinierte Beschreibungen: Bearbeiten Sie die Postenbezeichnungen so, dass sie zu den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen oder Produkten passen.

• Dateianhänge: Um vollständigen Kontext bereitzustellen, fügen Sie unterstützende Dokumente wie Verträge, detaillierte Aufschlüsselungen und Projektzeitpläne hinzu.

Steuer- und Währungsberechnungen

• Steuerberechnungen: Wenden Sie Steuern wie die Umsatzsteuer (USt.) und Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) automatisch auf Basis des Kundenstandorts oder der für Ihr Unternehmen geltenden Regeln an.

• Fremdwährungen: Wenn Sie mit internationalen Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten, zeigen Sie die Beträge zum einfachen Verständnis in deren bevorzugten Währungen an.

Zahlungsinformationen

• Zahlungsfristen: Passen Sie Fälligkeitstermine an Ihre Vereinbarungen an, unabhängig davon, ob es sich um sofortige Fristen, netto 30 oder benutzerdefinierte Fristen handelt.

• Zahlungsmethoden: Passen Sie die Zahlungsoptionen (z. B. Kreditkarte, Banküberweisung, Digital Wallets) je nachdem an, was Ihre Kundschaft am wahrscheinlichsten verwendet.

• Click to Pay: Binden Sie Schaltflächen und Links für Live-Zahlungen ein, damit Kundinnen und Kunden Rechnungen sofort begleichen können.

Optionen für wiederkehrende Zahlungen und Abonnements

• Vorlagen für wiederkehrende Zahlungen: Sparen Sie Zeit, indem Sie Vorlagen für Rechnungen erstellen, die Sie wiederholt senden, z. B. für monatliche Vorschüsse und Abonnementgebühren.

• Automatische Rabatte: Passen Sie wiederkehrende Rechnungen mit laufenden Rabatten oder anteilmäßig verrechneten Gebühren für Abonnementänderungen an.

Sprachliche Anpassung

• Lokal angepasste Inhalte: Passen Sie Rechnungen die bevorzugte Kundensprache an.

• Regionale Formatierung: Passen Sie Datumsformate, Adressstrukturen und Nummerierungsstile an lokale Standards an.

Nachverfolgung und Berichterstattung

• Rechnungsnummern: Verwenden Sie Rechnungsnummern, auf die Sie und Ihre Kundschaft zurückgreifen können.

• Interne Hinweise: Fügen Sie einen Abschnitt ein, der nur für Sie sichtbar ist, in dem Sie wichtige Details aufschreiben können, die Sie sich merken möchten.

• Rechnungskategorien: Kategorisieren Sie Rechnungen, um den Überblick zu behalten.