Les logiciels de création de factures gèrent tous les aspects du processus de facturation, de la génération des factures au calcul des taxes, en passant par les rappels de paiement et le suivi en temps réel des comptes clients. Ces programmes peuvent traiter des milliers de factures par mois, s’intégrer à d’autres systèmes financiers pour extraire les informations pertinentes, et même signaler les écarts ou les problèmes potentiels avant que les factures ne soient envoyées aux clients. Dans une enquête de 2023, 35 % des responsables des comptes fournisseurs ont déclaré donner la priorité à la suppression des factures papier et des tâches manuelles.

Ci-dessous, nous aborderons les types d’entreprises qui peuvent tirer le meilleur parti d’un logiciel de création de factures, les fonctionnalités majeures et la façon de créer des factures personnalisées avec ce type d’outil.

Sommaire

• À qui profite le plus un logiciel de création de factures ?
  
• Quelles sont les fonctionnalités à privilégier dans un logiciel de création de factures ?
  
• Comment personnaliser les factures à l’aide d’un logiciel ?
  

À qui profite le plus un logiciel de création de factures ?

Si presque toutes les entreprises peuvent bénéficier d’un logiciel de création de factures, celles qui gèrent des processus de facturation fréquents, complexes ou volumineux obtiennent le meilleur retour sur investissement. Voici un examen plus approfondi de ces secteurs et scénarios.

Indépendants et petites entreprises

Les indépendants, les consultants et les entrepreneurs individuels n’ont souvent pas de services comptables dédiés. Les logiciels de création de factures peuvent permettre à ces entreprises de :

• Gagner du temps en automatisant les tâches répétitives telles que les factures récurrentes

• Maintenir un haut niveau de professionnalisme grâce à des modèles soignés et personnalisables

• Suivre les paiements et envoyer des rappels aux clients

Entreprises de services

Les entreprises qui facturent à l’heure ou au projet, tels que les cabinets d’avocats, les agences de marketing et les services informatiques, peuvent être confrontés à des processus complexes et risquer des erreurs de calcul. Les logiciels de création de factures pour peuvent leur servir à :

• Détailler les services fournis, parfois sur plusieurs dates ou avec plusieurs employés

• Intégrer des outils de suivi du temps directement dans les factures

• Générer des rapports détaillés pour les clients ou les révisions internes

Entreprises proposant des abonnements

Les entreprises proposant des services d’abonnement, qu’il s’agisse d’entreprises de logiciels en tant que service (SaaS), de salles de sport ou de plateformes de contenu, dépendent fortement de la facturation récurrente. Les logiciels de création de factures pour peuvent leur servir à :

• Automatiser la facturation mensuelle ou annuelle

• Gérer les calculs au prorata pour les mises à niveau ou les annulations

• Suivre l’état des paiements pour les abonnements en cours

E-commerce et vente au détail

Les entreprises d’e-commerce doivent souvent jongler avec des volumes de transactions élevés et travailler avec des clients du monde entier. Ces logiciels peuvent leur servir à :

• Générer automatiquement des factures pour les achats en ligne

• Appliquer les règles fiscales des différentes régions

• Intégrer des plateformes de paiement et des systèmes de gestion des stocks

Construction et artisanat

Pour les entrepreneurs et les artisans, la prise en compte des jalons d’un projet, des matériaux et des coûts de main-d’œuvre peut compliquer la facturation. Un logiciel de création de factures peut les aider à :

• Créer des factures précises et détaillées

• Gérer les paiements échelonnés pour les projets à long terme

• Intégrer des logiciel de comptabilité pour suivre la rentabilité globale du projet

Professionnels de la création

Les photographes, les designers et les rédacteurs travaillent souvent sur la base d’un projet. Ce type de logiciel peut leur apporter les avantages suivants :

• Bénéficier d’une facturation flexible qui intègre les dépôts, les étapes et les paiements finaux

• Présenter les factures dans un format visuellement attrayant et fidèle à leur marque

• Gérer les différentes règles fiscales pour les clients à travers les régions ou les pays

Services de santé et de bien-être

Qu'il s'agisse de médecins libéraux ou d'entraîneurs personnels, les professionnels de la santé et du bien-être peuvent utiliser des logiciels de facturation pour profiter des avantages suivants :

• Systèmes de facturation automatisés qui s’intègrent aux logiciels de prise de rendez-vous

• Fonctionnalités conformes à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour la protection des informations sensibles des clients

• Personnalisation pour les indemnisations d'assurance et la facturation des co-paiements

Associations à but non lucratif et établissements d’enseignement

Pour les associations à but non lucratif et les établissements d’enseignement, les logiciels de création de factures peuvent :

• Simplifier la facturation à des fins de financement

• Gérer les paiements des donateurs, des participants à des événements ou des étudiants

• Générer des rapports financiers clairs pour les parties prenantes ou les audits

Quelles sont les fonctionnalités à privilégier dans un logiciel de création de factures ?

Des logiciels tels que Stripe Invoicing peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre processus de facturation. Voici ce que vous devriez attendre d'un tel logiciel.

Qualité de la facture

Les factures peuvent avoir un impact sur la décision des clients de retravailler avec vous. Stripe s'assure que les factures que vous envoyez sont claires, intuitives et faciles à payer pour les clients, ce qui peut souligner votre professionnalisme et vous démarquer dans des secteurs concurrentiels.

Détection des erreurs

Des problèmes tels que l'oubli des pénalités de retard, la facturation d'un montant de taxe erroné ou l'envoi d'une facture au mauvais client peuvent réduire vos bénéfices. Stripe Invoicing automatise ces éléments, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs.

Options de planification

La plupart des gens ne réfléchissent pas beaucoup au moment où ils envoient des factures. Pourtant, le timing est important. Stripe facilite l’expérimentation de ces variables et permet de tester différentes options. Par exemple, vous pouvez essayer d'envoyer les factures dans l'heure qui suit la fin du projet et constater que cela augmente les délais de paiement.

Analyses détaillées

Un bon logiciel de facturation peut vous montrer comment vos revenus circulent et vous fournir des informations exploitables sur vos finances. Par exemple, quelle part de vos revenus provient de clients réguliers ? Quel pourcentage de vos factures restent impayées et à quelle fréquence les clients ont-ils besoin de rappels pour payer ?

Intégration avec d’autres logiciels

Votre logiciel de facturation doit être une extension naturelle de la technologie que vous utilisez déjà. Stripe est conçu pour s’intégrer aux logiciels comptables pour le rapprochement, aux bases de données clients pour les factures récurrentes et aux outils de suivi du temps pour la facturation à l’heure.

Considérations transfrontalières

Les entreprises qui exercent leurs activités à l’international doivent gérer différentes devises, les règles fiscales locales et d’éventuels retards de traitement des paiements. Alors que certains logiciels de facturation ne proposent que la conversion des devises, Stripe va plus loin en proposant des fonctionnalités de conformité à la fiscalité locale et de traitement des paiements à l'international.

Comment personnaliser les factures à l’aide d’un logiciel ?

Les entreprises doivent personnaliser leurs factures afin de refléter leur image de marque et de répondre à leurs besoins uniques et à ceux de leurs clients. Voici comment vous pouvez y parvenir avec un logiciel de facturation tel que Stripe Invoicing.

Identité de marque

• Logos et couleurs de la marque : renforcez votre identité en incluant votre logo, en faisant correspondre les couleurs de vos factures à la palette de votre marque et en choisissant des polices de caractères qui reflètent votre style.

• Messages personnalisés : ajoutez une note de remerciement personnalisée, des instructions de paiement ou des conditions d’utilisation pour apporter une touche humaine.

Détails du travail fourni

• Détails des paiements : ventilez les frais par produit, service ou temps passé.

• Descriptions personnalisées : modifiez les libellés des postes pour qu’ils correspondent aux services ou produits que vous fournissez.

• Pièces jointes : afin d'établir le contexte complet, ajoutez des documents justificatifs tels que des contrats, des ventilations détaillées et les échéances du projet.

Calcul des taxes et des devises

• Calcul des taxes : appliquez automatiquement les taxes en fonction de la localisation du client ou des règles régissant votre entreprise, telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les produits et services (TPS).

• Prise en charge de plusieurs devises : si vous travaillez avec des clients internationaux, affichez les montants dans leur devise préférée pour plus de clarté et de commodité.

Informations de paiement

• Délais de paiement : ajustez les dates d’échéance pour qu’elles correspondent à vos accords, qu’il s’agisse d’échéances immédiates, de paiements le 30 du mois ou de conditions personnalisées.

• Moyens de paiement : personnalisez vos options de paiement (par ex. carte de crédit, virement bancaire, portefeuilles numériques) en fonction de celles que vos clients sont les plus susceptibles d’utiliser.

• Click to Pay : incluez des boutons ou des liens de paiement afin que les clients puissent régler leurs factures immédiatement.

Options de récurrence et d'abonnement

• Modèles récurrents : gagnez du temps en créant des modèles pour les factures que vous envoyez plusieurs fois, par exemple pour les acomptes mensuels et les frais d’abonnement.

• Remises automatisées : personnalisez les factures récurrentes en y ajoutant des remises permanentes ou des frais au prorata pour les changements d’abonnement.

Localisation linguistique

• Contenu localisé : utilisez la langue préférée du client pour personnaliser ses factures.

• Formatage régional : ajustez les formats de date, les structures d’adresse et les styles de numérotation pour qu’ils correspondent aux normes locales.

Suivi et reporting

• Numéros de facture : utilisez des numéros de facture auxquels vous et votre client pouvez vous référer.

• Notes internes : incluez une section visible uniquement par vous dans laquelle vous pouvez noter les détails importants à ne pas oublier.

• Catégories de factures : catégorisez les factures pour en faciliter le suivi.