Softwares para emissão de faturas gerenciam todo o processo de faturamento, da geração de faturas aos cálculos fiscais, lembretes de pagamento e acompanhamento em tempo real de contas a receber. Esses programas podem processar milhares de faturas por mês, integrar-se a outros sistemas financeiros para obter detalhes relevantes e até mesmo sinalizar discrepâncias ou possíveis problemas antes que as faturas sejam enviadas aos clientes. Em pesquisa de 2023, 35% dos líderes de contas a pagar disseram que estavam priorizavam a eliminação de faturas em papel e tarefas manuais.

Veja aqui as empresas mais beneficiadas por softwares de emissão de faturas, quais recursos procurar e como criar faturas personalizadas com essa tecnologia.

Neste artigo:

• Quem mais se beneficia de um software de emissão de faturas?
  
• Quais recursos procurar em softwares para emissão de faturas?
  
• Como personalizar faturas usando um software?
  

Quem mais se beneficia de um software de emissão de faturas?

Embora praticamente todas as empresas possam se beneficiar com o software de criação de faturas, aquelas que lidam com processos de faturamento frequentes, complexos ou de alto volume obtêm o maior retorno sobre o investimento. Veja mais detalhes sobre esses setores e cenários.

Freelancers e pequenas empresas

Freelancers, consultores e empresários individuais não costumam ter departamentos de contabilidade. Com um software para emissão de faturas, essas empresas podem:

• Economizar tempo com tarefas repetitivas, como faturas recorrentes

• Manter o profissionalismo com modelos bem acabados e personalizados

• Acompanhar pagamentos e enviar lembretes aos clientes

Empresas de serviços

Setores que faturam por hora ou projeto, como escritórios de advocacia, agências de marketing e serviços de TI, podem ter dificuldades com processos complexos e erros de cálculo de risco. Para eles, os softwares de criação de faturas podem:

• Detalhar os serviços prestados, às vezes em várias datas ou por funcionários diversos.

• Integrar ferramentas de controle de ponto diretamente nas faturas

• Gerar relatórios detalhados para clientes ou revisões internas

Empresas de assinatura

Empresas com serviços de assinatura, como software como serviço (SaaS, academias ou plataformas de conteúdo, dependem muito do faturamento recorrente. Elas podem usar softwares de criação de faturas para:

• Automatizar o faturamento mensal ou anual

• Gerenciar rateios para upgrades ou cancelamentos

• Acompanhar status de pagamentos de assinaturas em andamento

E-commerce e varejo

Empresas de e-commerce podem ter grandes volumes de transações de clientes do mundo todo. Eles podem usar o software para:

• Geração automática de faturas para compras online

• Aplicar regras fiscais para diferentes regiões

• Integração com gateways de pagamento e sistemas de gerenciamento de inventário

Construção e comércio

Para empreiteiros e comerciantes, contabilizar marcos do projeto, materiais e custos de mão de obra pode complicar o faturamento. O software de faturamento pode ajudar a:

• Criar faturas detalhadas

• Gerenciar pagamentos por entregas para projetos de longo prazo

• Integrar softwares de contabilidade para acompanhar a rentabilidade geral do projeto

Profissionais criativos

Fotógrafos, designers e escritores geralmente trabalham por projeto. O software pode:

• Flexibilizar o faturamento, incorporando depósitos, entregas e pagamentos finais

• Apresentar as faturas em um formato visualmente atraente com suas marcas

• Gerenciar regras tributárias diversas para clientes de todas as regiões ou países

Prestadores de serviços de saúde e bem-estar

Sejam eles médicos ou personal trainers, os prestadores de cuidados de saúde e bem-estar podem utilizar softwares de faturamento para:

• Sistemas automatizados de faturamento integrados ao software de agendamentos

• Cumprir a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), protegendo dados sigilosos de clientes

• Personalizar pedidos para seguradoras e pagamentos em coparticipação

Organizações sem fins lucrativos e instituições de ensino

Para organizações sem fins lucrativos e instituições de ensino, o software para emissão de faturas pode:

• Simplificar o faturamento de fundos recebidos

• Gerenciar pagamentos de doadores, participantes de eventos ou estudantes

• Gerar relatórios financeiros claros para as partes interessadas ou auditorias

Quais recursos procurar em softwares para emissão de faturas?

Um software como o Stripe Invoicing pode ajudar a otimizar o processo de faturamento. Veja aqui o que procurar nas suas opções de software.

Qualidade da fatura

As faturas podem influenciar a fidelização dos clientes. A Stripe garante faturas claras, intuitivas e fáceis de serem pagas pelos clientes, o que sinaliza profissionalismo e diferenciação em setores competitivos.

Detecção de erros

Problemas como esquecer de incluir uma multa por atraso, cobrar o valor errado de imposto e enviar uma fatura para o cliente errado podem reduzir seus lucros. O Stripe Invoicing automatiza esses elementos, reduzindo consideravelmente o risco de erros.

Opções de agendamento

Nem todos pensam no momento certo para enviar uma fatura, mas isso pode fazer a diferença. A Stripe permite testar essas variáveis e diferentes opções. Por exemplo, você pode testar enviar faturas em até uma hora após a conclusão do projeto e descobrir que isso acelera os pagamentos.

Análises detalhadas

Um bom software de faturamento pode mostrar os fluxos da sua receita e fornece informações úteis sobre suas finanças. Por exemplo, quanto da sua renda vem de clientes recorrentes? Qual porcentagem das suas faturas não é paga e com que frequência os clientes precisam de lembretes para fazer o pagamento?

Integração com outro software

Seu software de faturamento deve ser uma extensão natural das tecnologias que você já usa. A Stripe integra-se com softwares de contabilidade para reconciliação, bancos de dados de clientes para faturas recorrentes e ferramentas de controle de ponto para faturamento por hora.

Internacionalização

Empresas com operações internacionais precisam gerenciar moedas e regras tributárias diversas e possíveis atrasos no processamento de pagamentos. Algumas opções de software de faturamento ajudam apenas na conversão de moedas, mas a Stripe vai além, com recursos regionais para conformidade fiscal e processamento de pagamentos compatíveis internacionalmente.

Como personalizar faturas usando um software?

As empresas devem personalizar suas faturas usando suas marcas, conforme as necessidades exclusivas da empresa e de seus clientes. Veja como fazer isso com softwares para criação de faturas, como o Stripe Invoicing.

Identidade da marca

• Logotipos e cores da marca: reforce sua identidade incluindo seu logotipo, combinando as cores da fatura com a paleta da sua marca e escolhendo fontes que reflitam seu estilo.

• Mensagens personalizadas: inclua um agradecimento, instruções de pagamento ou termos de serviço personalizados.

Detalhes do trabalho fornecido

• Detalhamento das cobranças: divida as cobranças por produto, serviço ou tempo gasto.

• Descrições personalizadas: edite as etiquetas dos itens de linha conforme os serviços ou produtos entregues.

• Arquivos anexados: para fornecer o contexto completo, adicione documentos como contratos, detalhamentos e cronogramas do projeto.

Cálculos de impostos e moedas

• Cálculos fiscais: aplique impostos automaticamente de acordo com a localização do cliente ou as regras que regem sua empresa, como IVA (Imposto sobre Valor Agregado) e Imposto sobre Bens e Serviços (GST).

• Várias moedas: se você trabalha com clientes internacionais, apresente os valores nas moedas locais para maior clareza e conveniência.

Dados de pagamento

• Prazos de pagamento: ajuste as datas de vencimento conforme seus contratos, seja pagamento imediato, em 30 dias ou prazos personalizados.

• Formas de pagamento: personalize as opções de pagamento (por exemplo, cartão de crédito, transferência bancária, carteiras digitais) de acordo com o que os clientes têm maior probabilidade de usar.

• Clique para pagar: inclua botões ou links de pagamento em modo de produção para que os clientes possam liquidar faturas imediatamente.

Opções recorrentes e assinaturas

• Modelos recorrentes: economize tempo criando modelos para faturas enviadas repetidamente, como mensalidades e assinaturas.

• Descontos automáticos: personalize faturas recorrentes com descontos contínuos ou cobranças proporcionais para alterações na assinatura.

Localização do idioma

• Conteúdo localizado: use o idioma preferencial do cliente para personalizar faturas.

• Formatação regional: ajuste datas, endereços e números com os formatos locais.

Rastreamento e relatórios

• Números das faturas: use números de fatura que você e seu cliente possam consultar.

• Notas internas: inclua uma seção visível apenas para você com detalhes importantes.

• Categorias de faturas: categorize faturas para facilitar o rastreamento.