Software voor het maken van facturen verwerkt elk aspect van het facturatieproces, van het genereren van facturen tot belastingberekeningen, betalingsherinneringen en het realtime volgen van debiteuren. Deze programma's kunnen duizenden facturen per maand verwerken, integreren met andere financiële systemen om relevante gegevens op te halen en zelfs discrepanties of potentiële problemen signaleren voordat facturen naar klanten worden verzonden. In een enquête uit 2023 gaf 35% van de managers van crediteurenadministratie aan prioriteit te geven aan het afschaffen van papieren facturen en handmatige taken.

Hieronder bespreken we de soorten bedrijven die het meest kunnen profiteren van software voor het maken van facturen, naar welke functies je moet zoeken en hoe je met deze technologie facturen op maat kunt maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie heeft het meeste baat bij software voor het maken van facturen?
  
• Op welke functies moet je letten bij software voor het maken van facturen?
  
• Hoe kun je facturen aanpassen met behulp van software?
  

Wie heeft het meeste baat bij software om facturen te maken?

Hoewel vrijwel elke onderneming baat kan hebben bij software voor het maken van facturen, zien bedrijven die frequente, complexe of grote facturatieprocessen verwerken het meeste rendement op je investering. Hier is een nadere blik op deze sectoren en scenario's.

Freelancers en kleine bedrijven

Freelancers, consultants en eenmanszaken hebben vaak geen vaste boekhoudafdelingen. Software voor het maken van facturen stelt deze bedrijven in staat om:

• Bespaar tijd door repetitieve taken zoals terugkerende facturen te automatiseren

• Behoud professionaliteit met gepolijste, aanpasbare sjablonen

• Volg betalingen en stuur herinneringen naar klanten

Dienstverleners.

Branches die per uur of per project factureren, zoals advocatenkantoren, marketingbureaus en IT-diensten, kunnen te maken krijgen met complexe processen en fouten in de risicoberekening. Met software voor het maken van facturen kunnen ze het volgende doen:

• Specificeer geleverde diensten, soms over meerdere datums of werknemers

• Integreer tijdregistratietools rechtstreeks in facturen

• Genereer gedetailleerde rapporten voor klanten of interne beoordelingen

Ondernemingen die met abonnementen werken

Bedrijven met abonnementsdiensten, of het nu gaat om Software-as-a-Service (SaaS), sportscholen of contentplatforms, zijn sterk afhankelijk van terugkerende facturatie. Met software voor het maken van facturen kunnen ze het volgende doen:

• Automatiseer maandelijkse of jaarlijkse facturering

• Verwerk evenredige verdelingen voor upgrades of annuleringen

• Houd de status van betalingen bij voor lopende abonnementen

E-commerce en detailhandel

E-commerce bedrijven hebben vaak veel transacties en werken met klanten over de hele wereld. Ze kunnen de software gebruiken om:

• Genereer automatisch facturen voor online aankopen

• Pas belastingregels toe voor verschillende regio's

• Integreer met betalingsgateways en voorraadbeheersystemen

Bouw en ambacht

Voor aannemers en vakmensen kan de boekhouding van projectmijlpalen, materialen en arbeidskosten de facturering bemoeilijken. Software voor het maken van facturen kan hen helpen om:

• Maak gedetailleerde, gespecificeerde facturen

• Voortgangsbetalingen voor langlopende projecten beheren

• Integreer met boekhoudsoftware om de algehele winstgevendheid van projecten bij te houden

Creatieve professionals

Fotografen, ontwerpers en schrijvers werken vaak per project. De software kan:

• Maak flexibele facturering mogelijk met stortingen, mijlpalen en eindbetalingen

• Presenteer facturen in een visueel aantrekkelijk formaat dat consistent is met hun merken

• Beheer verschillende belastingregels voor klanten in verschillende regio's of landen

Zorgverleners en welzijnszorgverleners

Van artsen in privépraktijken tot personal trainers, zorgverleners in de gezondheidszorg en welzijn kunnen software voor het maken van facturen gebruiken voor:

• Geautomatiseerde facturatiesystemen die geïntegreerd kunnen worden met software voor het plannen van afspraken

• Functies die voldoen aan de HIPAA-wetgeving (Health Insurance Portability and Accountability Act) om gevoelige klantinformatie te beschermen

• Maatwerk voor verzekeringsclaims en co-pay facturatie

Non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen

Voor non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen kan software voor het maken van facturen:

• Vereenvoudig de facturering voor financieringsdoeleinden

• Beheer betalingen voor donateurs, deelnemers aan evenementen of studenten

• Genereer duidelijke financiële rapporten voor belanghebbenden of audits

Op welke functies moet je letten bij software voor het maken van facturen?

Software zoals Stripe Invoicing kan je helpen om het maximale uit je facturatieproces te halen. Dit is waar je op moet letten bij mogelijke software-opties.

Kwaliteit van facturen

Facturen kunnen van invloed zijn op het al dan niet opnieuw met je samenwerken van klanten. Stripe zorgt ervoor dat de facturen die je verzendt duidelijk, intuïtief en gemakkelijk te betalen zijn voor klanten, wat je professionaliteit kan benadrukken en je kan onderscheiden in concurrerende industrieën.

Foutdetectie

Problemen zoals het vergeten van een vergoeding voor te late betaling, het in rekening brengen van het verkeerde bedrag aan belasting en het sturen van een factuur naar de verkeerde klant, kunnen je winst verminderen. Stripe Invoicing automatiseert deze elementen, waardoor de kans op fouten aanzienlijk afneemt.

Planningsopties

De meeste mensen staan er niet bij stil wanneer ze facturen versturen, maar timing is belangrijk. Stripe maakt het gemakkelijk om met deze variabelen te experimenteren en verschillende opties uit te proberen. Je kunt bijvoorbeeld experimenteren met het versturen van facturen binnen een uur na voltooiing van het project en merken dat dit de betalingstermijnen verkort.

Gedetailleerde analyses

Goede facturatiesoftware laat je zien hoe je inkomsten stromen en geeft bruikbare inzichten over je financiën. Hoeveel van je inkomsten komt bijvoorbeeld uit terugkerende klanten? Welk percentage van je facturen blijft onbetaald en hoe vaak hebben klanten een betalingsherinnering nodig?

Integratie met andere software

Je facturatiesoftware moet aanvoelen als een natuurlijk verlengstuk van de technologie die je al gebruikt. Stripe is ontworpen om te integreren met boekhoudsoftware voor reconciliatie, klantendatabases voor terugkerende facturen en tijdregistratietools voor facturering per uur.

Grensoverschrijdende overwegingen

Bedrijven die internationaal opereren, hebben te maken met verschillende valuta's, lokale belastingregels en mogelijke vertragingen bij de verwerking van betalingen. Hoewel sommige facturatiesoftware alleen helpt bij het omrekenen van valuta's, gaat Stripe verder met functies voor lokale belastingcompliance en betalingsverwerking die internationaal werken.

Hoe kun je facturen aanpassen met behulp van software?

Bedrijven moeten hun facturen aanpassen aan hun merk en aan hun unieke behoeften en die van hun klanten. Dit is hoe je dit kunt doen met software voor het maken van facturen, zoals Stripe Invoicing.

Merkidentiteit

• Logo's en merkkleuren: Versterk je identiteit door je logo toe te voegen, de kleuren van je facturen af te stemmen op je huisstijl en lettertypen te kiezen die bij je stijl passen.

• Gepersonaliseerde berichten: Voeg een bedankbriefje op maat, betaalinstructies of servicevoorwaarden toe om een persoonlijk tintje toe te voegen.

Details van het geleverde werk

• Specificatie van kosten: Splits kosten uit naar product, dienst of bestede tijd.

• Aangepaste beschrijvingen: Bewerk regelitemlabels zodat ze overeenkomen met de diensten of producten die je levert.

• Bestandsbijlagen: Voeg ondersteunende documenten toe, zoals contracten, gedetailleerde overzichten en projecttijdlijnen om een volledige context te bieden.

Berekening van belasting en valuta

• Belastingberekening: Automatisch belastingen toepassen op basis van de locatie van de klant of de regels die op je bedrijf van toepassing zijn, zoals belasting over de toegevoegde waarde (btw) en belasting op goederen en diensten (GST).

• Ondersteuning voor meerdere valuta's: Als je met internationale klanten werkt, geef bedragen dan weer in de valuta van hun voorkeur voor duidelijkheid en gemak.

Betaalinformatie

• Betalingstermijnen: Pas de vervaldatums aan zodat ze overeenkomen met je overeenkomsten, of die deadlines nu onmiddellijk, netto 30 of aangepaste termijnen zijn.

• Betaalmethoden: Stem betaalopties (bijv. creditcard, bankoverschrijvingen, digitale wallets) af op wat je klanten waarschijnlijk zullen gebruiken.

• Klik om te betalen: Voeg live betaalknoppen of -links toe zodat klanten facturen direct kunnen betalen.

Opties voor terugkerende en abonnementen

• Terugkerende sjablonen: Bespaar tijd door sjablonen te maken voor facturen die je herhaaldelijk verstuurt, zoals voor maandelijkse voorschotten en abonnementskosten.

• Geautomatiseerde kortingen: Pas terugkerende facturen aan met doorlopende kortingen of evenredig verdeelde kosten voor abonnementswijzigingen.

Lokalisatie van talen

• Gelokaliseerde inhoud: Gebruik de voorkeurstaal van de klant om facturen aan te passen.

• Regionale opmaak: Pas datumnotaties, adresstructuren en nummeringsstijlen aan de lokale normen aan.

Traceren en rapporteren

• Factuurnummers: Gebruik factuurnummers waar jij en je klant naar terug kunnen verwijzen.

• Interne notities: Neem een gedeelte op dat alleen voor je zichtbaar is, waar je belangrijke details kunt opschrijven die je moet onthouden.

• Factuurcategorieën: Categoriseer facturen zodat ze gemakkelijker te traceren zijn.