Faktureringsprogram hanterar alla aspekter av faktureringsprocessen, från fakturagenerering till skatteberäkningar, betalningspåminnelser och spårning av kundfordringar i realtid. Dessa program kan hantera tusentals fakturor per månad, integreras med andra ekonomisystem för att hämta in relevanta data och till och med flagga avvikelser eller potentiella problem innan fakturor skickas till kunder. I en undersökning från 2023 sa 35 % av ekonomichefer att de prioriterade eliminering av pappersfakturor och manuella uppgifter.
Nedan diskuterar vi de typer av företag som kan dra mest nytta av faktureringsprogram, vilka funktioner man bör leta efter och hur man skapar anpassade fakturor med denna teknik.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vem har mest nytta av ett faktureringsprogram?
- Vilka funktioner ska du leta efter i ett faktureringsprogram?
- Hur kan du anpassa fakturor med hjälp av programvara?
Vem har mest nytta av ett faktureringsprogram?
Nästan alla företag kan dra nytta av faktureringsprogram, men de som hanterar frekventa, komplexa eller stora faktureringsprocesser får störst avkastning på investeringen. Här är en närmare titt på dessa sektorer och scenarier.
Frilansare och småföretagare
Frilansare, konsulter och enskilda firmor saknar ofta särskilda redovisningsavdelningar. Faktureringsprogram kan göra det möjligt för dessa företag att:
Spara tid genom att automatisera repetitiva uppgifter som återkommande fakturor
Ge ett professionellt intryck med polerade, anpassningsbara mallar
Spåra betalningar och skicka påminnelser till kunder
Tjänstebaserade företag
Branscher som fakturerar per timme eller projekt – till exempel advokatbyråer, marknadsföringsbyråer och IT-tjänster – kan ha problem med komplexa processer och riskera felberäkningar. De kan använda faktureringsprogram för att:
Specificera tillhandahållna tjänster, ibland över flera datum eller anställda
Integrera tidrapporteringsverktyg direkt i fakturor
Generera detaljerade rapporter för kunder eller interna granskningar
Abonnemangsbaserade verksamheter
Företag med abonnemangstjänster – vare sig de är molnbaserade mjukvarutjänster), gym eller innehållsplattformar – är starkt beroende av återkommande fakturering. De kan använda faktureringsprogram för att:
Automatisera månads- eller årsfakturering
Hantera proportionella betalningar för uppgraderingar eller uppsägningar
Spåra betalningsstatus för löpande abonnemang
E-handel och detaljhandel
E-handelsföretag hanterar ofta stora transaktionsvolymer och arbetar med kunder över hela världen. De kan använda programvaran för att:
Automatiskt generera fakturor för onlineköp
Tillämpa skatteregler för olika regioner
Integrera med betalningsgateways och lagerhanteringssystem
Byggverksamhet och hantverk
För entreprenörer och hantverkare kan redovisning av projektmilstolpar, material och arbetskostnader komplicera faktureringen. Faktureringsprogram kan hjälpa dem att:
Skapa detaljerade, specificerade fakturor
Hantera delbetalningar för långsiktiga projekt
Integrera med bokföringsprogram för att spåra projektets totala lönsamhet
Kreatörer
Fotografer, formgivare och skribenter arbetar ofta per projekt. Programvaran kan:
Möjliggöra flexibel fakturering som inkluderar insättningar, milstolpar och slutbetalningar
Presentera fakturor i ett visuellt tilltalande format som överensstämmer med deras varumärken
Hantera olika skatteregler för kunder i olika regioner eller länder
Vårdgivare
Från privatpraktiserande läkare till personliga tränare – leverantörer inom hälso- och sjukvård och friskvård kan använda faktureringsprogram för:
Automatiserade faktureringssystem som integreras med programvara för schemaläggning av möten
Funktioner som överensstämmer med Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) för att skydda känslig kundinformation
Anpassning för försäkringsanspråk och egenavgifter
Ideella organisationer och utbildningsinstitutioner
För ideella organisationer och utbildningsinstitutioner kan faktureringsprogram:
Förenkla fakturering för finansieringsändamål
Hantera betalningar för givare, evenemangsdeltagare eller studenter
Generera tydliga finansiella rapporter för intressenter eller revisioner
Vilka funktioner ska du leta efter i ett faktureringsprogram?
Programvara som Stripe Invoicing kan hjälpa dig att optimera din faktureringsprocess. Här är vad du bör leta efter i potentiella programvarualternativ.
Fakturakvalitet
Fakturor kan ha en effekt på kundens beslut att arbeta med dig igen. Stripe ser till att fakturorna du skickar är tydliga, intuitiva och enkla för kunderna att betala, vilket kan framhäva din professionalism och särskilja dig i konkurrensutsatta branscher.
Feldetektering
Problem som att glömma att inkludera en förseningsavgift, ta ut fel skattebelopp eller skicka fakturan till fel kund kan minska din vinst. Stripe Invoicing automatiserar dessa moment, vilket minskar risken för fel avsevärt.
Schemaläggningsalternativ
De flesta tänker inte så mycket på när de skickar fakturor, men tidpunkten är viktig. Stripe gör det enkelt att experimentera med dessa variabler och testa olika alternativ. Du kan till exempel experimentera med att skicka fakturor inom en timme efter att projektet har slutförts och upptäcka att det leder till snabbare betalningar.
Detaljerad analys
Bra faktureringsprogram kan visa dig hur dina intäkter flödar och ge dig insikt i din ekonomi. Hur stor del av dina intäkter kommer till exempel från återkommande kunder? Hur stor andel av era fakturor förblir obetalda och hur ofta behöver kunderna påminnelser för att betala?
Integration med annan programvara
Ditt faktureringsprogram ska kännas som en naturlig förlängning av den teknik du redan använder. Stripe är utformat för att integreras med bokföringsprogram för avstämning, kunddatabaser för återkommande fakturor och tidsspårningsverktyg för timfakturering.
Gränsöverskridande överväganden
Företag med internationell verksamhet måste kunna hantera olika valutor, lokala skatteregler och potentiella förseningar i betalningsprocessen. Medan vissa faktureringsprogram endast hjälper till med valutaväxling går Stripe ett steg längre med lokala skatteefterlevnads- och betalningshanteringsfunktioner som fungerar internationellt.
Hur kan du anpassa fakturor med hjälp av programvara?
Företag bör anpassa sina fakturor så att de återspeglar deras varumärken och uppfyller deras och kundernas unika behov. Så här kan du göra det med faktureringsprogram som Stripe Invoicing.
Varumärkesidentitet
Logotyper och varumärkesfärger: Stärk din identitet genom att inkludera din logotyp, matcha dina fakturafärger med din varumärkespalett och välja typsnitt som återspeglar din stil.
Personliga meddelanden: Inkludera ett anpassat tackmeddelande, betalningsinstruktioner eller användarvillkor för att ge en mänsklig touch.
Uppgifter om utfört arbete
Specifikation av debitering: Dela upp debiteringar efter produkt, tjänst eller nedlagd tid.
Anpassade beskrivningar: Redigera radpostetiketterna så att de matchar de tjänster eller produkter du levererar.
Bifogade filer: För att ge fullständig kontext kan du lägga till stöddokument som avtal, detaljerade uppdelningar och projekttidslinjer.
Skatte- och valutaberäkningar
Skatteberäkningar: Tillämpa skatter automatiskt baserat på kundens plats eller de regler som styr din verksamhet, såsom mervärdesskatt (moms) och skatt på varor och tjänster (GST).
Stöd för flera valutor: Om du arbetar med internationella kunder kan du visa belopp i deras föredragna valutor för att ge en tydligare och bekvämare användarupplevelse.
Betalningsinformation
Betalningsfrister: Justera förfallodatum så att de matchar dina avtal, oavsett om dessa är omedelbara, 30 dagar netto eller anpassade.
Betalningsmetoder: Anpassa betalningsalternativen (t.ex. kreditkort, banköverföring, digitala plånböcker) till vad dina kunder mest sannolikt kommer att använda.
Click to pay: Inkludera knappar eller länkar för betalning i realtid så att kunderna kan betala fakturor omedelbart.
Återkommande alternativ och abonnemangsalternativ
Återkommande mallar: Spara tid genom att skapa mallar för fakturor som du skickar upprepade gånger, till exempel för månatliga arvoden och abonnemangsavgifter.
Automatiserade rabatter: Anpassa återkommande fakturor med löpande rabatter eller proportionellt uppdelade avgifter för abonnemangsändringar.
Språklokalisering
Lokaliserat innehåll: Använd kundens föredragna språk för att anpassa fakturor.
Regional formatering: Justera datumformat, adresstrukturer och numreringsstilar så att de matchar lokala normer.
Bevakning och rapportering
Fakturanummer: Använd fakturanummer som du och din kund kan hänvisa till.
Interna anteckningar: Inkludera ett avsnitt som bara är synligt för dig, där du kan skriva ner viktiga detaljer att komma ihåg.
Kategorier av fakturor: Kategorisera fakturor för enklare bevakning.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.